Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Los flujos de trabajo que se incluyen con productos de SharePoint son características que puede usar para automatizar sus procesos empresariales, lo que hace que sean más coherentes y eficientes. Puede usar un flujo de trabajo de recopilar comentarios de SharePoint para enrutar documentos y otros elementos almacenados en productos de SharePoint a una o más personas para obtener sus comentarios. Y con un flujo de trabajo de SharePoint que controla su proceso para usted, tendrá más tiempo para las demás cosas que necesita hacer.

Nota: Los flujos de trabajo de SharePoint 2010 se han retirado desde el 1 de agosto de 2020 para los nuevos inquilinos y se han eliminado de los inquilinos existentes el 1 de noviembre de 2020. Si está usando flujos de trabajo de SharePoint 2010, le recomendamos migrar a automateo de energía u otras soluciones admitidas. Para obtener más información, consulte retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010.

Para obtener más información, vea información general sobre los flujos de trabajo incluidos en SharePoint.

Importante: De forma predeterminada, el flujo de trabajo para recopilar comentarios no está activado y no aparece en el cuadro de lista seleccionar una plantilla de flujo de trabajo del formulario de asociación. Para que esté disponible para su uso, el administrador del sitio debe activarlas en el nivel de la colección de sitios.

Si todo lo que debe hacer es completar una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios    Simplemente Desplácese hacia abajo hasta el segmento completo y expándalo. Por ahora, es posible que no necesites ningún otro segmento.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

Los flujos de trabajo de SharePoint son:

  • Eficaz y consistente    Un flujo de trabajo para recopilar comentarios distribuye automáticamente el documento o elemento, asigna tareas de revisión y realiza el seguimiento de su progreso, y envía recordatorios y notificaciones cuando es necesario. La actividad de un flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de eventos de una ejecución de flujo de trabajo se mantiene durante 60 días después de la finalización.

  • Menos trabajo para usted    Un flujo de trabajo para recopilar comentarios le permite ahorrar tiempo y problemas a usted y a sus compañeros y, al mismo tiempo, simplifica y estandariza el proceso de comentarios.

Este es un diagrama de una versión muy simple del flujo de trabajo para recopilar comentarios.

Diagrama de flujo de trabajo simple para recopilar comentarios

Sugerencias para usar este artículo

La información de este artículo se presenta en diez segmentos expansibles.

Haga clic aquí para ver algunas sugerencias sobre cómo sacar el máximo provecho de este artículo

Si todo lo que debe hacer es completar una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios    Simplemente Desplácese hacia abajo hasta el segmento completo y expándalo. Por ahora, es posible que no necesites ningún otro segmento.

Si quiere agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, le resultará útil trabajar a través de este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que estés familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrás ir directamente al segmento que necesitas en las visitas de retorno.

Una nota sobre los gráficos    Las imágenes de pantalla y los diagramas conceptuales de esta serie de artículos de flujo de trabajo se basan generalmente en el tipo de flujo de trabajo de aprobación. Sin embargo, siempre que sea necesario para la claridad conceptual o de las instrucciones, las imágenes y los diagramas de este artículo se han personalizado para los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

Una palabra acerca de la impresión de este artículo    Este es un artículo largo. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que solo se expandan esos segmentos al imprimir. (Además, si desea incluir los gráficos completos en la copia impresa, imprima en orientación horizontal y no en orientación vertical).

Y una palabra acerca de la búsqueda    Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que todos los segmentos en los que desea buscar están expandidos.

¿Qué desea hacer?

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Obtener más información sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Obtener más información sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Un flujo de trabajo para recopilar comentarios es una característica de SharePoint que enruta un documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint a una o más personas para sus comentarios. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

Flujo de trabajo que redirige un elemento a los participantes

El flujo de trabajo básico para recopilar comentarios que se incluye con los productos de SharePoint funciona como una plantilla. Con esta plantilla puede agregar varios flujos de trabajo para recopilar comentarios a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo de recopilar comentarios básico, cada uno con su propia forma especializada de trabajar, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

Secciones de este segmento

  1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

  2. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

  3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

  4. ¿Cómo se planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

  • Al agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios a la lista, biblioteca o colección de sitios por primera vez, puede especificar el número de participantes que se van a incluir e indicar si sus tareas se asignan una después de otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, así como especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para cada tarea. Cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual en un elemento, puede modificar cualquiera de estos valores de configuración.

  • El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: para enviar comentarios sobre el elemento, solicitar un cambio en el elemento, reasignar la tarea o eliminarla.

  • Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

  • Durante 60 días después de que se complete el flujo de trabajo, la lista de todos los eventos de flujo de trabajo que se produjeron en el curso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página estado del flujo de trabajo, para referencia informal.

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2. ¿qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

El flujo de trabajo para recopilar comentarios no está diseñado para recopilar aprobaciones ni rechazos de un elemento, o para controlar la publicación de páginas web para un sitio Web. Si quiere agregar un flujo de trabajo en el que los participantes aprueban o rechazan el elemento que revisan, vea el artículo sobre los flujos de trabajo de aprobación, en la sección vea también .

Además, los flujos de trabajo para recopilar comentarios no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículo sobre cómo recopilar flujos de trabajo de firmasen la sección vea también .

Para obtener más información sobre cómo usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar aún más cualquiera de los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint, consulte el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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3. ¿quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un    flujo de trabajo de forma predeterminada, debe tener el permiso administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un    flujo de trabajo también de forma predeterminada, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se haya agregado. (El grupo miembros y el grupo propietarios tienen el permiso editar elementos de forma predeterminada; el grupo visitantes no).

Como alternativa, los propietarios pueden elegir configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar miembros del grupo propietarios. (Para ello, active la casilla requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

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4. ¿cómo se planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las fases básicas:

  • Antes de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
    Antes de agregar un flujo de trabajo, puede planear dónde quiere agregarlo (para una sola lista o biblioteca o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o dos de los dos eventos desencadenantes: cuando se agrega o se crea un elemento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier elemento de una lista o biblioteca.

  • Mientras se ejecuta el flujo de trabajo (completa, monitor, ajuste)   
    Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas que tienen asignadas. Los avisos automáticos se envían a los participantes que no cumplen las fechas límite de las tareas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página de estado del flujo de trabajo central para la instancia específica del flujo de trabajo. Se pueden realizar ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta desde esa misma página. y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

  • Después de que se ejecuta el flujo de trabajo (revisar, informar, cambiar)   
    Cuando el flujo de trabajo se complete, el historial completo de esa ejecución (o instancia) puede revisarse durante un máximo de 60 días en la página de estado del flujo de trabajo. Desde la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión de flujo de trabajo. Por último, si alguna vez desea cambiar la forma en que las funciones de flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

En el siguiente diagrama de flujo se muestran estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

Proceso del flujo de trabajo

¿Y ahora qué?

Antes de planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios, revise primero el segmento permitir de este artículo y, a continuación, vaya al segmento plan .

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PERMITIR comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el elemento

Permitir comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el elemento

Las dos preguntas siguientes pueden ayudarle a llegar a una decisión fundamental sobre su flujo de trabajo:

  • ¿Los participantes pueden enviar comentarios solo en el campo comentarios del formulario de tareas, o también pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento?

  • Si los participantes pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, ¿lo hacen en un entorno de colaboración en el que varios participantes pueden editar el documento al mismo tiempo, o cada participante retira el documento y tiene derechos de edición únicos para la duración de su propia opinión?

Este es un diagrama que puede ayudar a aclarar estas alternativas.

Diferentes modos de permitir y proporcionar comentarios

A medida que continúe leyendo, tenga en cuenta estos puntos:

  • No se puede iniciar ningún flujo de trabajo en un elemento actualmente desprotegido.

  • El tipo de flujo de trabajo de recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento que se está revisando.

  • Solo puede insertar comentarios y marcas de revisión en un elemento cuando está abierto en la versión instalada del programa en el que se creó, y no cuando está abierto en una versión de aplicación Web de ese programa.

Secciones de este segmento

  1. Permitir comentarios solo en el formulario de tareas

  2. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de colaboración)

  3. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de acceso único)

1. permitir comentarios solo en el formulario de tareas

Este acuerdo tiene la ventaja de ser el más simple de forma mecánica. Los participantes solo tienen dos formas de sugerir cambios, que incluyen el formulario de tareas:

  • Enviar comentarios.

  • Solicitar que se realice un cambio en el elemento mientras el flujo de trabajo aún se está ejecutando.

El principal inconveniente, por supuesto, es que los participantes no pueden indicar cambios específicos directamente en el elemento. Cuanto mayor sea el número de cambios sugeridos, más probabilidades estarán de poder trabajar directamente en el elemento.

Una nota sobre cómo proteger los elementos de los cambios    La manera más sencilla de asegurarse de que los participantes norealicen cambios en el elemento en sí es desprotegerlo durante la ejecución. Pero, como dijimos muy poco, los flujos de trabajo no se pueden iniciar en ningún elemento desprotegido.

Hay dos formas de solucionar este error:

  • Puede esperar hasta que se haya iniciado el flujo de trabajo y, a continuación, desproteger el elemento durante la ejecución. (Si el flujo de trabajo se inicia automáticamente, asegúrese de que aparece en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación. Después, cuando reciba una notificación de que el flujo de trabajo se ha iniciado en un elemento, compruebe el elemento. Una limitación de este método es que ningún otro flujo de trabajo podrá iniciarse en el mismo elemento mientras lo tenga desprotegido.

  • Como alternativa, puede dejar el elemento protegido, pero asegúrese de que los participantes saben que es importante que no Desproteja el elemento ni realice ningún cambio en él. Por supuesto, es una buena idea incluir esta instrucción entre las notas que se incluyen en las notificaciones de tareas. Si los participantes son nuevos para recopilar los flujos de trabajo de comentarios, puede ser una buena idea hacer que el punto sea aún más claro: mediante el envío de un mensaje de correo electrónico por separado antes de que se inicie el flujo de trabajo, tal vez, o hablando con los participantes en persona.

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2. permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de colaboración)

Esta disposición mantiene el elemento a disposición de todos los participantes en todo momento. Nadie tiene que esperar a que otra persona finalice su opinión antes de comenzar su propia opinión. Esta flexibilidad es posible gracias a las características de colaboración de los productos de SharePoint.

Asegúrese de que los participantes saben que deben hacer lo siguiente:

  • Dejar el elemento protegido mientras realiza los cambios.

  • Abra el elemento en la versión instalada del programa en el que se creó, y no en una versión de aplicación Web de ese programa.

  • Activar el seguimiento de cambios antes de realizar cambios o insertar comentarios.

  • Guardar los cambios en el servidor.

Recuerde que el tipo de flujo de trabajo para recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento que se está revisando. Si esta opción está seleccionada, la primera vez que cualquier participante guarda los cambios en el elemento (incluso los cambios realizados o comentarios), el flujo de trabajo se cancelará inmediatamente.

Además, si desea permitir cambios en el propio elemento, asegúrese de que en la configuración de versiones de la lista o biblioteca, requerir que los documentos estén desprotegidos para poder editarlos está establecido en no.

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3. permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de acceso único)

En este acuerdo, solo un participante puede desproteger el elemento y realizar cambios en él en cualquier momento:

  • Si las tareas del flujo de trabajo se asignan una por una (en serie), probablemente no se trate de un problema.

  • Si las tareas se asignan todas a la vez (en paralelo), los participantes pueden, a veces, esperar a que el acceso al elemento se encuentre mientras otro participante termina de trabajar en él.

Como el flujo de trabajo no puede comenzar en un elemento cuando el elemento está desprotegido, debe asegurarse de que los elementos estén protegidos antes de ejecutar este flujo de trabajo.

Permita que los participantes sepan que deben hacer lo siguiente:

  • Desproteger el elemento antes de abrirlo.

  • Abra el elemento en la versión instalada del programa en el que se creó, y no en una versión de aplicación Web de ese programa.

  • Activar el seguimiento de cambios antes de realizar cambios o insertar comentarios.

  • Guarde los cambios en el servidor y vuelva a proteger el elemento en cuanto haya terminado de trabajar con él.

De nuevo, recuerde que el tipo de flujo de trabajo para recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento que se está revisando. Si esta opción está seleccionada, la primera vez que cualquier participante guarda los cambios en el elemento (incluso los cambios realizados o comentarios), el flujo de trabajo se cancelará inmediatamente.

¿Y ahora qué?

Si está listo para planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios, vaya al segmento planear de este artículo.

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PLANEAR un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios

Planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita reunir antes de agregar una versión del flujo de trabajo para recopilar comentarios.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Secciones de este segmento

  1. Plantillas y versiones

  2. Presentación del formulario de asociación

  3. Doce preguntas que responder

1. plantillas y versiones

Los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint funcionan como las plantillas principales en las que se basan los flujos de trabajo específicos que usted puede Agregar a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo para recopilar comentarios, por ejemplo, está agregando una versión de la plantilla general de flujo de trabajo para recopilar comentarios. Se asigna a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De ese modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones basadas en la plantilla de maestro de flujo de trabajo de recopilar comentarios, pero cada versión con un nombre y una adaptación para la forma específica que usará.

En esta ilustración, se han agregado tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo de aprobación: uno para todos los tipos de contenido en una única biblioteca, otro para un único tipo de contenido en una única biblioteca y otro para un único tipo de contenido en una colección de sitioscompleta.

Tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo aprobación

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2. presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar cómo desea que funcione la nueva versión.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. Sin embargo, en primer lugar, dedique un momento o dos para buscar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Primera página del formulario de iniciación

Segunda página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación con los campos del formulario de inicio identificados

Nota: Los campos en el cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que se presenta cada vez que el flujo de trabajo se inicia de forma manual, y se puede editar allí para esa única ejecución.

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3. doce preguntas que responder

En cuanto tenga las respuestas a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar el flujo de trabajo.

  1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

  2. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? y ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

  3. ¿Qué es un buen nombre?

  4. Listas de tareas e historial: existentes o nuevas

  5. ¿Cómo (y quién) puede iniciar este flujo de trabajo?

  6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

  7. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

  8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

  9. Comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el elemento?

  10. ¿Cuándo vencen las tareas?

  11. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

  12. ¿A quién se le debe notificar?

01. ¿es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como recopilar comentarios: SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo es la mejor opción para usted, consulte el segmento aprender de este artículo. Para obtener más información sobre otras plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePointen la sección vea también .

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02. una lista o biblioteca o toda la colección de sitios? y ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo para recopilar comentarios esté disponible en una sola lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

  • Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.

  • Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute en un solo tipo de contenido de sitio.

Mapa de la colección de sitios con los 3 procedimientos explicados para agregar un flujo de trabajo

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno o a otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser como básico y genérico como una hoja de cálculode documento o Excel, o como una especificaciónde contrato legal o de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar a otros usuarios.

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03. ¿Qué es un buen nombre?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

  • Indica claramente para qué se usa.

  • Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. Su grupo quiere usar dos flujos de trabajo de recopilar comentarios diferentes:

  • Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado por un miembro de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila los comentarios únicamente delAdministrador del grupo.

  • Ejecutará el segundo flujo de trabajo en cada documento enviado por personas fuera de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila los comentarios detodos los miembros de tu grupo.

Es posible que el nombre del primer flujo de trabajo esté incluido en los comentarios del envío y el segundo de los comentarios de envío.

Sugerencia: Como de costumbre, es una buena idea establecer convenciones de nomenclatura coherentes y asegurarse de que todos los participantes en los flujos de trabajo estén familiarizados con esas convenciones.

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04 en las listas de tareas y en el historial: ¿es nuevo o existente?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas y la lista de historial predeterminada del sitio, que use otras listas existentes o solicitar listas nuevas solo para este flujo de trabajo.

  • Si su sitio tiene varios flujos de trabajo, o si algunos flujos de trabajo implican numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. (La administración de listas más largas es una de las cosas que pueden reducir el rendimiento. Es más rápido y más fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga.)

  • Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contienen datos confidenciales o confidenciales que desea conservar separados de las listas generales, debe indicar definitivamente que desea listas nuevas y independientes para este flujo de trabajo. (Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se han establecido los permisos adecuados para las nuevas listas).

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05. ¿Cómo (y quién) puede iniciar este flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo puede configurarse para iniciarse manualmente solo, automáticamente o de ambas maneras:

  • Cuando se inicia manualmente un flujo de trabajo para recopilar comentarios en un documento o elemento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la mayor parte de la configuración de la segunda página del formulario de Asociación . De ese modo, si la persona que inicia el flujo de trabajo quiere cambiar cualquiera de estas configuraciones (solo para la instancia actual), pueden hacerlo antes de que hagan clic en iniciar.

  • Por supuesto, con un inicio automático, no hay oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que se usa la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación sin cambios.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre los inicios manuales y los inicios automáticos.

Comparación de las formas de inicio manual y automático

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplican durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanentedel flujo de trabajo, modifique el formulario de Asociación original,tal y como se explica en el artículo cambiar de este artículo.

Inicio manual

Si permite el inicio manual, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier elemento elegible en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desea, y que cada vez que lo ejecute tendrá la posibilidad de cambiar algunas opciones de configuración con el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si desea ejecutar el flujo de trabajo solo en los elementos creados por un escritor de fuera de su equipo, iniciarlo solo de forma manual le impedirá que se ejecute automáticamente en los elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantener una lista o biblioteca para elementos de los autores de su equipo y una lista o biblioteca independiente para los elementos de todos los demás autores. De ese modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero solo en la lista de autores externos).

La principal desventaja de los inicios manuales es que alguien tiene que recordar que debe ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea adecuado.

Inicio automático

Puede configurar el flujo de trabajo para que lo inicie automáticamente cualquiera de los siguientes eventos o cada uno de ellos:

  • Se crea un nuevo elemento o se carga en la lista o biblioteca.

  • Se cambia un elemento que ya está almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que recordar para iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento de activación.

Un ejemplo rápido    Imagine que el contable de su organización debe revisar todos los presupuestos que se cargan o se crean en la biblioteca de presupuestos. Puede Agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios a esa biblioteca y especificar el contable como único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que se agregue un nuevo elemento a la lista ("creado en"). De ese modo, tu contable siempre se mantendrá al día.

Dos desventajas de iniciar automáticamente:

  • No se puede impedir que el flujo de trabajo se ejecute siempre que se produzca un evento de activación.

  • No puede cambiar ninguna configuración al principio de una instancia individual.

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06. ¿los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Al agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que está agregando el flujo de trabajo. (Si va a agregar un flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, esta opción no aparecerá en el formulario de asociación).

Notas

  • La operación que realiza todas las agregaciones adicionales puede tardar mucho tiempo en completarse.

  • Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios donde quiere que se agregue este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

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07. participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignarán tareas de revisión.

¿ Una o varias    fases? Puede elegir tener solo una etapa de las tareas de revisión o tener varias fases. Si tiene más de una etapa, las fases se realizarán una después de otra.

Revisiones en paralelo o    revisiones en serie? En el caso de los participantes de cualquier etapa, puede elegir que sus tareas de revisión se asignen al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas de revisión se asignen una después de otra (en serie) en el orden que indique. La opción serie puede resultar útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice después del primer rechazo, o si desea que los participantes más adelante puedan ver los comentarios de los participantes anteriores como parte del contexto de sus opiniones.

Un ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas ventajas de varias fases y revisiones en serie:

Imagínese que Frank está agregando un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios. Quiere que sus compañeros de trabajo Ana y Juan revisen primero cada elemento antes de que éste lo revise. De ese modo, podrá ver sus comentarios antes de que comience su propia opinión. Frank puede configurarlo de dos maneras:

  • Al usar una    revisión en serie Frank, se configura una revisión en serie de una sola etapa en la que Ana y Juan son los dos primeros participantes y es el tercero.
    En este acuerdo, Ana debe enviar sus comentarios antes de que se asigne la tarea de Juan; y, a continuación, Juan debe enviarnos sus comentarios antes de que se asigne la tarea de Francisco.
    Así es como Frank configura su revisión en serie en una etapa.
    Formulario con la configuración de fases en serie resaltada

  • Al utilizar dos    etapas si Fernando quiere que Ana y Juan tengan asignadas sus opiniones al mismo tiempo, de modo que Juan no tiene que esperar a que Ana finalice para poder comenzar, puede configurar dos fases en el flujo de trabajo: la primera etapa paralela para las opiniones de Ana y Juan, y la segunda, solo para su propio resumen. Si la primera fase no se completa, la segunda fase nunca se inicia.
    Así es como Frank configura sus dos fases en paralelo.
    Formulario con configuración para fase en paralelo resaltada

Estos son los diagramas de ambas soluciones.

Visualización simultánea de flujo de trabajo en serie y flujo de trabajo en dos fases

Participantes externos    Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como un proxy para el participante externo.

Este es un diagrama de ese proceso:

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

¿Asignar una tarea a cada grupo completo o una a cada miembro del grupo?    Si incluye una dirección de grupo o una lista de distribución entre los participantes de su flujo de trabajo, puede hacer que el flujo de trabajo asigne una tarea a cada miembro del grupoo que asigne solo una tarea a todo el Grupo (pero también envíe una notificación de esa única tarea a cada miembro). Cuando solo se asigna una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo).

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08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Hay un campo de texto en el formulario de asociación donde puede proporcionar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos, etc.

Preguntas que puede resolver en este campo de texto:

  • Si los participantes tienen dificultades o preguntas, ¿con quién deben ponerse en contacto?

  • ¿Los revisores pueden enviar comentarios solo en el formulario de tareas, o también pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el artículo itself?

  • Si los revisores pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, ¿deben desproteger el elemento antes de realizar cambios en él? ¿o deben dejarlo protegido para que varios revisores puedan trabajar simultáneamente?

  • Si su flujo de trabajo va a asignar solo una tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un solo miembro de cada grupo debe reclamar la tarea antes de completarla. De ese modo, los demás miembros del grupo no desperdiciarán tiempo al comenzar la misma tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo).

Principio del segmento

09. comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el elemento?

Hay varias consideraciones relacionadas con esta pregunta importante. Si aún no lo ha hecho, abra y lea el segmento permitir de este artículo para obtener más información.

Principio del segmento

10. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas del flujo de trabajo de dos formas:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha del calendario en la que vencerán todas las tareas.

  • Si configura su flujo de trabajo para que se inicie automáticamente, normalmente no debeusar esta opción. Esto se debe a que el valor de fecha que especifique no se ajustará automáticamente en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicie automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar un número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea, empezando por la tarea asignada.

  • Una fecha de vencimiento del calendario reemplaza a la duración especificada de una tarea. Es decir: Si hoy es el 10 de junio y se me asigna una tarea que tiene una duración de tres días, pero que también tiene una fecha de vencimiento del calendario del 11 de junio, la tarea vencerá el 11 de junio (la fecha de vencimiento del calendario) y no el 13 de junio (el último día de la duración de tres días).

Principio del segmento

11. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

Para evitar perder el tiempo invertido en revisiones innecesarias, puede elegir que el flujo de trabajo se cancele inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento.

Si selecciona esta opción, los participantes pueden proporcionar comentarios solo en sus formularios de tareas. Es decir, no pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, porque eso cambiaría el elemento, lo cual, a su vez, cancelará el flujo de trabajo. Si selecciona esta opción, asegúrese de incluir una nota en el campo de solicitud indicando a los participantes que no realicen cambios directamente en el elemento para su revisión.

Nota: No se puede iniciar un flujo de trabajo en un elemento desprotegido. Una vez que se inicie el flujo de trabajo, se puede desproteger el elemento para protegerlo de los cambios. (Aunque el elemento está desprotegido, no obstante, no se puede iniciar ningún otro flujo de trabajo en él).

Principio del segmento

12. ¿a quién se debe notificar?

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir los nombres o las direcciones de los usuarios a los que se debe notificar cada vez que se inicia o finaliza este flujo de trabajo.

  • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Parte superior del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Agregar

Agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios (solo para una lista o biblioteca)

Agregar un flujo de trabajo
para recopilar comentarios (solo para una lista o biblioteca)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar los segmentos de aprendizaje, permitiry plan anteriores en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. antes de empezar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario que haya dos cuestiones en orden:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte al administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada requiere que tenga el permiso administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, consulte el segmento de información de este artículo.)

Principio del segmento

2. agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Abra la lista o biblioteca para la que desea agregar el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina calendario.

  3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, especifique un único tipo de contenido para que el flujo de trabajo se ejecute o todo (para todos los tipos de contenido) y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.
    Página Agregar un flujo de trabajo con las opciones Todos y Agregar un flujo de trabajo resaltadas

  5. Complete la primera página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

Primera página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Tipo de contenido

Mantenga la selección predeterminada como todoso seleccione un tipo de contenido específico.

Segunda sección resaltada

Flujo de trabajo

Seleccione la plantilla recopilar comentarios-SharePoint 2010 .

Nota: Si la plantilla recopilar comentarios-sharepoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o el área de trabajo.

Tercera sección resaltada

Nombre

Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta lista o biblioteca.

Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Lista de tareas

Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en tareas (nuevo) para crear una nueva lista.

Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

Quinta sección resaltada

Lista de historial

Seleccione una lista de historial para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en nueva lista de historial para crear una nueva lista.

Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

Sexta sección resaltada

Opciones de inicio

Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo.

Para obtener información sobre las distintas opciones, vea el segmento planear de este artículo.

  1. Cuando toda la configuración de este formulario sea la que desee, haga clic en siguiente.

  2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Nota: Productos de SharePoint le presenta las primeras opciones de esta segunda página del formulario de asociación (los números del uno al siete de la siguiente ilustración, de asignar a a a través de CC ) cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual, para que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

Segunda página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

  • Si se asignan las tareas una por una (en serie)   
    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas.

  • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
    El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

  • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
    de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

  • Para que solo se asigne unatarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicita

Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas

  • Si los comentarios solo se pueden enviar en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si está en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o dejarlo protegido)
    . Para obtener más información, consulte el segmento permitir de este artículo.

  • Si corresponde, una nota sobre la reclamación de tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución.
    Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

  • Si este flujo de trabajo se inicia automáticamente, generalmente es una buena idea dejar el campo fecha de vencimiento para todas las tareas en blanco y usar solo los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento exacta en el formulario de inicio si y al iniciar el flujo de trabajo de forma manual.

Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

  • Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

Octava sección resaltada

Finalización del flujo de trabajo

Seleccione esta opción para que el flujo de trabajo se detenga y se cancele en cuanto se realice un cambio en el elemento que se está revisando.

Recuerde que si selecciona esta opción, los revisores no podrán agregar marcas de revisión ni comentarios en el elemento sin finalizar el flujo de trabajo.

  1. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página según sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Productos de SharePoint crea su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento iniciar de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Parte superior del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Agregar

Agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios (para toda una colección de sitios)

Agregar un flujo de trabajo
para recopilar comentarios (para toda una colección de sitios)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar los segmentos de aprendizaje, permitiry plan anteriores en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. antes de empezar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario que haya dos cuestiones en orden:

Correo electrónico para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte al administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, consulte el segmento de información de este artículo.)

Principio del segmento

2. agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Vaya a la Página principal de la colección de sitios (no a la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías del diseñador web, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota: Un flujo de trabajo agregado a toda la colección de sitios debe agregarse solo a los elementos de un único tipo de contenido.

    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

    1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.
      Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      Vínculo Agregar un flujo de trabajo

    3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

Primera página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Flujo de trabajo

Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2013 .

Nota: Si la plantilla aprobación-sharepoint 2013 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o el área de trabajo.

Segunda sección resaltada

Nombre

Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta colección de sitios.

Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Lista de tareas

Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en tareas (nuevo) para crear una nueva lista.

Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Lista de historial

Seleccione una lista de historial para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en nueva lista de historial para crear una nueva lista.

Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

Quinta sección resaltada

Opciones de inicio

Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo.

Para obtener información sobre las distintas opciones, vea el segmento planear de este artículo.

Sexta sección resaltada

¿Actualizar los tipos de contenido de lista y sitio?

Especifique si este flujo de trabajo se debe agregar a todos los demás tipos de contenido de lista y sitio que heredan de este tipo de contenido.

  • La operación que realiza todas las agregaciones adicionales puede tardar mucho tiempo en completarse.

  • Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios donde quiere que se agregue este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

  1. Cuando la configuración de esta página sea la que desee, haga clic en siguiente.

  2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Nota: Productos de SharePoint le presenta las primeras opciones de esta segunda página del formulario de asociación (los números del uno al siete de la siguiente ilustración, de los revisores a través de CC ) cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual, para que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

Segunda página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

  • Si se asignan las tareas una por una (en serie)   
    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas.

  • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
    El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

  • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
    de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Especifique si desea asignar las tareas de esta fase una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

  • Para que solo se asigne una tarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicita

Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas

  • Si los comentarios solo se pueden enviar en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si está en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o dejarlo protegido)
    . Para obtener más información, consulte el segmento permitir de este artículo.

  • Si corresponde, una nota sobre la reclamación de tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución.
    Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

  • Si este flujo de trabajo se inicia automáticamente, generalmente es una buena idea dejar el campo fecha de vencimiento para todas las tareas en blanco y usar solo los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento exacta en el formulario de inicio si y al iniciar el flujo de trabajo de forma manual.

Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

  • Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

Octava sección resaltada

Finalización del flujo de trabajo

Seleccione esta opción para que el flujo de trabajo se detenga y se cancele en cuanto se realice un cambio en el elemento que se está revisando.

Recuerde que si selecciona esta opción, los revisores no podrán agregar marcas de revisión ni comentarios en el elemento sin finalizar el flujo de trabajo.

  1. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página según sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Productos de SharePoint crea su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento iniciar de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Parte superior del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Iniciar

INICIAR un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Iniciar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Un flujo de trabajo puede configurarse para iniciarse manualmente solo, automáticamente o de ambas maneras:

  • Manualmente en cualquier momento, cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

  • Automáticamente cuando se produce un evento desencadenador especificado, es decir, siempre que se agrega un elemento a la lista o biblioteca y/o cuando un elemento que ya está en la lista se modifica de alguna forma.
    (El evento o los eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la adición y configuración del flujo de trabajo original. Para obtener más información, consulte el segmento planear de este artículo).

Nota: Un flujo de trabajo no se puede iniciar en ningún elemento actualmente desprotegido. (Un elemento se puede desproteger cuando se ha iniciado un flujo de trabajo en él; pero después, no se pueden iniciar más flujos de trabajo en ese elemento hasta que vuelva a protegerse).

Secciones de este segmento

  1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

  2. Iniciar el flujo de trabajo de forma manual

  3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produzca un evento de activación, el flujo de trabajo se ejecutará en el elemento que lo ha desencadenado.

Cuando se inicia, el flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada uno de ellos. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que originalmente agregó el flujo de trabajo y a cualquiera que figure en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Nota: Cuando se agrega por primera vez un nuevo flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del campo todas las tareas (en la segunda página del formulario de asociación) debería estar en blanco, porque cualquier valor de fecha explícito especificado no se ajusta automáticamente en relación con la fecha en la que el flujo de trabajo se inicia cada vez. Para obtener más información, vea el segmento planear de este artículo.

Principio del segmento

2. iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Por lo general, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo miembros y el grupo propietarios tienen este permiso, pero el grupo visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, en un flujo de trabajo para cada flujo, permiso de administración de listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, los propietarios pueden especificar esencialmente que solo ellos y otros propietarios puedan iniciar un flujo de trabajo en particular. Para obtener más información, consulte el segmento de información de este artículo.)

Dos lugares desde donde empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo de forma manual desde cualquiera de dos lugares:

  • De la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento

  • Desde dentro del propio elemento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que debe ser el programa instalado completo y no una versión de la aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

Principio del segmento

3. iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

  2. Haga clic en el icono que está delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña archivos de la cinta, en el grupo flujos de trabajo , haga clic en flujos de trabajo.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en iniciar un nuevo flujode trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
    Vínculo para iniciar el flujo de trabajo

  4. En el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento de cambio de este artículo.

Formulario de inicio con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

  • Si se asignarán las tareas una por una   
    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

  • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo   
    El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

  • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
    de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de las tareas de cada segmento de una en una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

  • Para que solo se asigne una tarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicita

Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas

  • Si los comentarios solo se pueden enviar en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si está en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o dejarlo protegido)
    . Para obtener más información, consulte el segmento permitir de este artículo.

  • Si corresponde, una nota sobre la reclamación de tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución.
    Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que:

  • Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  1. Cuando haya todos los valores de configuración en el formulario de inicio como desee, haga clic en iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios que aparecen en el campo CC del formulario de inicio.

Principio del segmento

4. iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

  1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en el equipo.

  2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña archivo , haga clic en Guardar & enviary, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

  3. Si ve el siguiente mensaje, que le indica que el flujo de trabajo necesita que el archivo esté protegido, haga clic en el botón proteger .

  4. Haga clic en el botón grande de flujo de trabajo de inicio .

  5. En la página cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento de cambio de este artículo.

    Formulario de inicio con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

  • Si se asignarán las tareas una por una   
    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

  • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo   
    El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

  • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
    de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de las tareas de cada segmento de una en una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

  • Para que solo se asigne una tarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicita

Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas

  • Si los comentarios solo se pueden enviar en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si está en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o dejarlo protegido)
    . Para obtener más información, consulte el segmento permitir de este artículo.

Si corresponde, una nota sobre la reclamación de tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución.
Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que:

  • Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  1. Cuando la configuración en el formulario de inicio sea la que desea, haga clic en iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios que aparecen en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

  • Si esta es la primera vez que se ha ejecutado este flujo de trabajo, ¿los demás participantes necesitan información y asistencia para completar las tareas que tienen asignadas? Es posible que le resulte útil el segmento completo de este artículo.

  • Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben las notificaciones de correo electrónico y, en particular, que los filtros de correo electrónico no deseado no son controlados por ellos.

  • Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse. Para obtener más información, visita el segmento completo de este artículo.

  • Mientras tanto, para averiguar cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento supervisar de este artículo.

Parte superior del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Finalizar

COMPLETAR una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios

Completar una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios

Si esta es la primera vez que se le ha asignado una tarea en un flujo de trabajo para recopilar comentarios, puede que le resulte útil revisar este segmento completo antes de completar la tarea. De ese modo, conocerá todas las opciones que pueden estar abiertas para usted.

Nota: Si sabe que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo, pero el mensaje de notificación no ha aparecido en la bandeja de entrada del correo electrónico, asegúrese de que el filtro de correo electrónico no deseado no haya podido enrutar la notificación. Si es así, ajuste la configuración del filtro según corresponda.

En primer lugar, asegúrese de que tiene el artículo adecuado

Diferentes tipos de flujos de trabajo requieren acciones de tareas diferentes.

Por tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que tiene asignada es una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Busque el texto Revise en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

  • En la línea de asunto del Texto Apruebe en la línea Asunto de la notificación de tarea de notificación de tarea

  • En la barra de mensajes del elemento que se va a revisar
    Texto Apruebe en la barra de mensajes del elemento

  • En el título de la tarea de la página de estado del flujo de trabajo
    Texto Revise en los nombres de las tareas en la página de estado

Si no ve el texto Revise en estas ubicaciones, consulte a la persona que ha iniciado o agregado originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla de flujo de trabajo se basa, o si es un flujo de trabajo personalizado. Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujos de trabajo incluidos en los productos de SharePoint en la sección vea también de este artículo.

Sin embargo, si la tarea es una tarea para recopilar comentarios, mantenga el derecho sobre la lectura.

Secciones de este segmento

  1. Información general del proceso

  2. Obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

  3. Obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

  4. Revisar el elemento

  5. Completar y enviar el formulario de tareas

  6. Notificaciones vencidas

  7. Reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

  8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

  9. Reasignar la tarea a otro usuario (opcional)

  10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, por lo general, encontrará más información sobre la tarea de una de las tres maneras siguientes:

  • Recibe una notificación de tarea por correo electrónico.

  • Abra un documento de Microsoft Office y verá una barra de mensajes que le informará de que se le ha asignado una tarea relacionada.

  • Debe comprobar el sitio de SharePoint y descubrir que ya tiene asignadas una o más tareas.

Cuando descubra que tiene asignada una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios, normalmente hace dos cosas:

  • Revisar el elemento    Abra y revise el elemento.

  • Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de la revisión.

Por lo tanto, a menudo, los tres elementos siguientes participan en la finalización de la tarea:

  • El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)

  • El elemento enviado para su opinión (que usted abre y revisa)

  • Formulario de tareas (que se abre, completa y envía)

Este es el aspecto de los tres elementos.

Mensaje de notificación de tarea, elemento para revisión y formulario de tareas

Nota: El botón abrir esta tarea de la cinta de opciones del mensaje de notificación de la tarea solo aparece cuando el mensaje se abre en la versión instalada completa de Outlook y no cuando se abre en la aplicación Web de Outlook Web Access.

Principio del segmento

2. obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

Siga estos pasos:

  1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al elemento.

  2. En el elemento abierto, haga clic en el botón abrir esta tarea en la barra de mensajes.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de correo electrónico

Nota: El botón abrir esta tarea de la cinta de opciones del mensaje de notificación de la tarea solo aparece cuando el mensaje se abre en la versión instalada completa de Outlook y no cuando se abre en la aplicación Web de Outlook Web Access.

Principio del segmento

3. obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

Siga estos pasos:

  1. En la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento que se va a revisar, haga clic en el vínculo en curso asociado al elemento y al flujo de trabajo.

  2. En la página estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

  3. En el formulario de tareas, en la barra de mensajes esta tarea de flujo de trabajo se aplica a , haga clic en el vínculo al elemento.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Principio del segmento

4. revisar el elemento

En este ejemplo, el elemento es un documento de Microsoft Word.

Sugerencia: Si se trata de una tarea de grupo (es decir, una sola tarea asignada a un grupo completo o una lista de distribución para que un solo miembro del grupo pueda completar la tarea para todo el grupo), es una buena idea reclamar la tarea antes de revisar el elemento. De ese modo, reducirás las posibilidades de que otro miembro de tu grupo Revise también el artículo. Para obtener instrucciones, consulte la sección 7 de este segmento, reclamar una tarea de grupo antes de completarla.

Elemento para revisión con dos barras de mensajes amarillas

Observe las dos barras de mensajes amarillas situadas en la parte superior del documento:

Servidor de solo lectura   Solo este documento está abierto en modo de solo lectura; es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar cambios en él.

La persona que ejecuta el flujo de trabajo tiene la opción de permitir comentarios solo en el formulario de tareas, o también permitir cambios realizados y comentarios en el propio elemento. Si no está seguro de si se supone que va a trabajar en el propio elemento, consulte a la persona que lo inició o a la persona que lo ha agregado originalmente. Si se supone que va a insertar marcas de revisión y comentarios, haga clic en el botón Editar documento .

Algunas cosas para garantizar:

  • Asegúrese de saber si se supone que debe desproteger el documento antes de insertar los cambios realizados y los comentarios, o si se supone que va a dejarlo protegido para que varios revisores puedan trabajar simultáneamente.

  • Asegúrese de activar el seguimiento de cambios antes de insertar cambios o comentarios. Para obtener más información, consulte el segmento permitir en este artículo.

  • Asegúrese de guardar los cambios en el servidor cuando termine de trabajar en el elemento. Si ha desprotegido el elemento, vuelva a comprobarlo.

Flujo de trabajo    Tarea cuando esté listo para completar y enviar el formulario de tareas, haga clic en el botón abrir esta tarea .

Principio del segmento

5. completar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios tiene un aspecto similar a este.

Formulario de tareas para recopilar comentarios con campos resaltados

Tenga en cuenta que los dos primeros controles (Eliminar elemento y esta tarea de flujo de trabajo se aplican al título del elemento) no aparecen en el formulario de tareas cuando se abre desde dentro del elemento para su revisión.

Primera sección resaltada

Eliminar elemento

Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo aquí.

  • La eliminación de la tarea no elimina el elemento que se va a revisar.

  • Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área tareas de la página de estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, la eliminación continúa registrada en el área historial de la página).

Nota: Si no ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo, es posible que desee consultar a la persona que la inició antes de eliminar la tarea.

Segunda sección resaltada

Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del artículo

Para abrir el elemento para revisar, haga clic en el vínculo aquí.

Tercera sección resaltada

Estado, solicitado por, comentarios consolidados, fecha de vencimiento

No puede editar ni cambiar entradas en estos cuatro campos, pero puede que le resulte útil la información que contengan.

Observe que el cuadro comentarios consolidados contiene no solo instrucciones adicionales sobre cómo completar la tarea, sino también todos los comentarios enviados en el formulario por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo.

De la misma manera, después de enviar su propio formulario, el texto que incluya en el cuadro comentarios (4) también aparecerá en el cuadro comentarios consolidados para los participantes subsiguientes.

Cuarta sección resaltada

Comentarios

Escriba o pegue sus comentarios aquí.

Todo el texto que escriba aquí se registrará en el historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo comentarios consolidados (3) para los participantes subsiguientes.

Quinta sección resaltada

Enviar comentarios

Cuando haya escrito los comentarios que desea aportar en el campo comentarios (4) o insertado los cambios realizados y comentarios en el propio elemento, haga clic en este botón para enviar sus comentarios y completar la tarea.

Nota: Antes de realizar cambios en elpropioobjeto, asegúrese de que se supone que lo hace. Para obtener más información, consultesección 4de este segmento, Revise el elemento.

Sexta sección resaltada

Cancelar

Para cerrar el formulario de tareas sin guardar ningún cambio ni ninguna respuesta, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y se le asignará.

Séptima sección resaltada

Solicitar cambio

Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón.

Para obtener una ilustración del formulario en el que debe especificar los detalles de la solicitud y obtener más instrucciones, vaya a la sección 8 de este segmento y solicite un cambio en el elemento.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Octava sección resaltada

Reasignar tarea

Para reasignar esta tarea a otra persona, haga clic en este botón.

Para obtener una ilustración de la página en la que especificará los detalles de la reasignación y obtener más instrucciones, vaya a la sección 9 de este segmento, reasignar la tarea a otro usuario.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Principio del segmento

6. notificaciones vencidas

Si una tarea o una instancia completa de flujo de trabajo vence para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

  • La persona a la que está asignada la tarea.

  • La persona que ha iniciado el flujo de trabajo (o, si el inicio fue automático, a la persona que lo ha agregado originalmente).

Principio del segmento

7. reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea en nombre de todo el grupo.

Reclamar la tarea antes de revisar el elemento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo puede completarla. (De esta manera, solo una persona hace el trabajo necesario).

  1. En la página estado del flujo de trabajo, señale el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

  2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón reclamar tarea .
    Cómo reclamar una tarea de grupo

Cuando se actualice la página de estado del flujo de trabajo, podrá ver que la tarea ya no está asignada al grupo, pero ahora para usted.

Más adelante, si desea volver a publicar la tarea en el grupo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tareas, pero ahora haga clic en el botón liberar tarea .

Botón Liberar tarea del formulario de tareas

Volver a revisar el elemento

8. solicitar un cambio en el elemento (opcional)

Antes de comenzar este proceso, tenga en cuenta que el flujo de trabajo puede estar configurado para finalizar inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea comprobar con la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para asegurarse de que todo es correcto para que se realice un cambio y para que el flujo de trabajo termine en ese punto.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio al colocarla en un escenario:

En primer lugar, imagínese que su nombre es Frank.

Después, Imagine que un compañero de trabajo denominado Ana ha iniciado un flujo de trabajo para recopilar comentarios en un documento que ha creado.

Cuando revisa el nuevo documento de Ana, siente que la introducción es demasiado larga.

Haga clic en el botón solicitar cambio de la parte inferior del formulario de tareas de flujo de trabajo y, a continuación, rellene este formulario.

Formulario de solicitud de cambios en elemento

Primera sección resaltada

Solicitar cambio de

Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona de la que desea solicitar el cambio.

(Para enviar su solicitud a la persona que inició la ejecución del flujo de trabajo, o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que originalmente agregó este flujo de trabajo para recopilar comentarios, también puede dejar este campo en blanco).

Segunda sección resaltada

Solicitud nueva

Describa el cambio que desea realizar y proporcione la información que necesitará la persona que realiza el cambio.

(Todo el texto que escriba aquí se agregará en el área comentarios consolidados ).

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por    completo escriba el número 0.

  • Para especificar una fecha de vencimiento nueva    escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de duración nuevas

Si está especificando una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el nuevo campo Duración para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas).

Cuando tenga todas las entradas de formulario de la forma deseada, haga clic en Enviary la tarea actual se marca como completada. (Pero aún no lo has hecho. Se le asignará una tarea de revisión una vez que Ana complete la tarea de cambio.)

Mientras tanto, Ana recibe la siguiente notificación de correo electrónico:

La notificación se envía cuando se solicita un cambio en el elemento

Ana puede saber, después de un vistazo a la línea de asunto (número 1 en la ilustración), que no se trata de una notificación ordinaria de recopilación de comentarios, sino una solicitud de cambio de algo sobre el elemento. Encuentra la información sobre el cambio específico que se ha solicitado en el cambio solicitado de texto (número 2).

Ana consulta el elemento, realiza los cambios solicitados (o no) y, a continuación, guarda los cambios (si los hay) y vuelve a proteger el elemento. (Recuerde que si el flujo de trabajo está configurado para finalizar tan pronto como se realice un cambio en el elemento, esta acción hará que el flujo de trabajo finalice).

A continuación, Ana va a la página de estado del flujo de trabajo y abre su tarea de solicitud de cambio desde el área tareas .


El formulario se envía cuando se ha completado el cambio solicitado

Ana agrega la información que desee en el campo comentarios y, a continuación, hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

  • Marca la tarea de solicitud de cambio de Ana como completada.

  • Le asigna una nueva tarea de revisión (con los comentarios de Ana agregados en el área comentarios consolidados ) y le envía una notificación sobre esa tarea.

Ahora puede completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todas estas acciones y las ve en la sección historial del flujo de trabajo de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

Historial del flujo de trabajo que muestra las acciones de la solicitud de cambio

Este es un diagrama de todo el proceso.

Diagrama de flujo de una solicitud de cambio

Principio del segmento

9. reasignar la tarea a otro usuario (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le ha asignado, haga clic en el botón reasignar tarea en el formulario de tareas de flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

Formulario de reasignación de tareas

Primera sección resaltada

Reasignar tarea a

Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea.

Para asignar esta tarea a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo, o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que originalmente agregó este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Solicitud nueva

Proporcione la información que la persona a la que va a asignar la tarea tendrá que completar la tarea. (Todo el texto que escriba aquí se agregará en el área comentarios consolidados ).

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por    completo escriba el número 0.

  • Para especificar una fecha de vencimiento nueva    escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de duración nuevas

Si está especificando una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el nuevo campo Duración para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas).

Cuando el formulario esté completo, haga clic en Enviar. La tarea se marca como completada, se asigna una tarea nueva a la persona que ahora es responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Toda la información que proporcione se incluirá en el texto delegado por en la nueva notificación de tarea (número 1 de la siguiente ilustración).

Notificación de tarea de una tarea reasignada

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todos estos cambios y se ven en las secciones tareas e historial de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra aquí.

Áreas Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo de la tarea reasignada

Principio del segmento

10. completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como un proxy para el participante externo:

  1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase asignar a correspondiente de la segunda página del formulario de asociación.

  2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que inicia el flujo de trabajo, o bien, si el flujo de trabajo se inicia automáticamente, al miembro que originalmente agregó el flujo de trabajo. Esta persona a la que está asignada la tarea realmente actúa como proxy del participante externo.

  3. Este miembro de sitio recibe una notificación de tarea, con instrucciones para enviar una copia del elemento para su revisión al participante externo. Mientras tanto, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea, que puede funcionar como una alerta o un aviso útil.

  4. El miembro del sitio al que está asignada la tarea realmente envía una copia del elemento al participante externo.

  5. El participante externo revisa el elemento y devuelve su respuesta al miembro del sitio.

  6. Cuando llega la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completa la tarea en productos de SharePoint en nombre del participante externo.

Este es un diagrama del proceso.

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

Parte superior del segmento | Principio del artículo

Icono de la sección Supervisar

SUPERVISAR, ajustar o detener un flujo de trabajo para recopilar comentarios en ejecución

Supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo para recopilar comentarios en ejecución

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página de estado del flujo de trabajo de esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, le mostraremos cómo ir a esa página y, a continuación, le mostraremos cómo usar las opciones y la información que encuentra allí. Por último, le mostraremos otras dos páginas en las que puede obtener información de supervisión adicional.

Secciones de este segmento

  1. Ir a la página de estado del flujo de trabajo

  2. Usar la página estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

  3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

  4. Cambiar las tareas futuras (tareas aún no asignadas)

  5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

  6. Averiguar qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

  7. Supervisar los flujos de trabajo para toda la colección de sitios

1. ir a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo en curso correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado borrador del discurso y el flujo de trabajo es aprobación 3.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

Se abrirá la página estado del flujo de trabajo.

Notas: 

  • Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede usar la ordenación o el filtrado para buscar el elemento que busca más rápidamente. Si encuentra que va a ordenar y/o filtrar varias veces de la misma forma, es posible que le resulte útil crear una vista personalizada que automatice esa disposición en particular.

  • Para ir a la página de estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo ver el estado de este flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha comenzado" o ver el vínculo del historial del flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha completado" para la instancia específica que le interesa.

Principio del segmento

2. usar la página estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

Aquí, debajo de la ilustración de cada sección de la página de estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección información del flujo de trabajo

Sección Información del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?

  • ¿Cuándo se inició esta instancia?

  • ¿Cuándo se produjo la última acción en esta instancia?

  • ¿En qué elemento se ejecuta esta instancia?

  • ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección tareas

Área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué tareas ya se han creado y asignado y cuál es su estado actual?

  • ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado de cada una de esas tareas?

  • ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado?

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección historial del flujo de trabajo

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

  • Observe que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Principio del segmento

3. cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas que ya están asignadas pero que aún no se han completado:

  • Cambiar una única tarea activa

  • Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos para realizar cambios en una única tarea asignada a alguien que no sea usted mismo, debe tener el permiso administrar listas. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Por ejemplo, es posible tener permisos que le permitan iniciar un flujo de trabajo, pero no para realizar cambios en la tarea de otro participante.)

Si tiene los permisos necesarios:

  1. En la página estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea en la lista tareas .
    Clic en el título de una tarea de la lista

  2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea, o para solicitar un cambio en el elemento.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento completo de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el fin de este vínculo de flujo de trabajo not aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

  1. En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo actualizar las tareas activas de recopilar comentarios .

  2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Los mensajes que reflejan sus cambios se envían a las personas que actualmente tienen asignadas tareas de esta ejecución.

    • Las tareas ya completadas o eliminadas, y las tareas que aún no sehan asignado, no seven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

    • Si desea realizar cambios en las tareas que aún no se han asignado, consulte la siguiente sección en este segmento, cambiar las tareas futuras.

      Formulario de cambio de tareas activas

Primera sección resaltada

Duración por tarea, unidades de duración

Para mantener la fecha de vencimiento existente deje la   duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en unidades de duración.

Para quitar la fecha de vencimiento para que no    haya ninguno, escriba el número 0 en duración por tarea.

Para desplazar la fecha de vencimiento extendiendo la duración de la tarea,    use ambos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades según las cuales desea ampliar la duración.

Segunda sección resaltada

Solicita

Para cambiar el texto de la solicitud    , realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

  1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Se actualizan todas las tareas activas de la instancia actual.

Principio del segmento

4. cambiar las tareas futuras (tareas aún no asignadas)

Permisos los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculofinalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

  1. En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar revisores de recopilar comentarios .

  2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Nota: Las tareas que ya se hayan creado y asignado no se verán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

Formulario de cambio para futuras tareas

Primera sección resaltada

Participantes, pedido, expandir grupos

  • Para agregar o quitar participantes, o para cambiar el orden de las tareas    Agregue, quite o reorganice el orden de los nombres o las direcciones de los participantes en el campoparticipantes .

  • Para quitar un escenario completo Haga clic en el campoasignar a correspondiente a la fase y presione Ctrl + suprimir.

Nota: Puede usar la casilla expandir grupos para especificar si los grupos de distribución solo deberían tener asignada una tarea para todo el grupo o una tarea por miembro.

Para obtener más información sobre el uso de estos campos, vea el segmento del plan y el segmento de adición correspondiente (lista/Biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Segunda sección resaltada

Solicita

  • Para cambiar el    texto de la solicitud realice los cambios que desee en el texto del cuadro.

Tercera sección resaltada

Fecha de vencimiento para todas las tareas, duración por tarea, unidades de duración

  • Para cambiar o quitar la fecha de vencimiento del calendario    , elimine la fecha existente y, después, proporcione una nueva, o bien, para quitar la fecha de vencimiento específica, deje el campo en blanco. (NoEscriba un cero en este campo. Este campo debe contener un valor de fecha de calendario o estar vacío.)

  • Para mantener la duración existente deje la   duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en unidades de duración.

  • Para quitar la duración de modo que no haya ninguno,    escriba el número 0 en duración por tarea.

  • Para ampliar la duración de la tarea    , use ambos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades según las cuales desea ampliar la duración. Para obtener más información sobre la configuración de fechas de vencimiento y duraciones, consulte el segmento planear de este artículo.

  1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Todas las futuras tareas de la instancia actual reflejarán los cambios.

Principio del segmento

5. cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Hay dos maneras de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de su finalización normal:

  • Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas, pero se conservan en el área tareas de la página de estado del flujo de trabajo.

  • Finalizar este flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas y se eliminan del área tareas de la página de estado del flujo de trabajo. (No obstante, se reflejan en el área historial de flujo de trabajo).

Las instrucciones para ambos métodos siguen.

Cancelar (todas las tareas se cancelan, pero se conservan en la lista de tareas y en el historial)

Permisos los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el fin de este vínculo de flujo de trabajo not aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria o desea, puede detenerla.

  • En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo cancelar todas las tareas para recopilar comentarios .

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área tareas y en el área historial de flujo de trabajo .

Finalizar (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas pero retenidas en el historial)

Permisos los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el fin de este vínculo de flujo de trabajo not aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

Si se produce un error, o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, se puede finalizar.

  • En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo finalizar este flujo de trabajo .

Se cancelan todas las tareas creadas por el flujo de trabajo y se eliminan del área tareas de la página de estado del flujo de trabajo, aunque seguirán reflejándose en el área historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo termina con el estado cancelado.

Principio del segmento

6. más información sobre los flujos de trabajo que se están ejecutando en un elemento

En la página de flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Haga clic en el icono que está delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña archivos de la cinta, en el grupo flujos de trabajo , haga clic en flujos de trabajo.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de las instancias de flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Nota: Tenga en cuenta que no se pueden ejecutar varias instancias de una sola versión de flujo de trabajo en el mismo elemento al mismo tiempo. Por ejemplo: se han agregado dos flujos de trabajo, ambos basados en la plantilla recopilar comentarios. Una se denomina comentarios del plan y la otra se denomina comentarios del presupuesto. En cualquier elemento a la vez, se puede ejecutar una instancia de cada uno de los comentarios del plan y los comentarios presupuestarios, pero no dos instancias de ninguno de los flujos de trabajo.

Principio del segmento

7. supervisar los flujos de trabajo de toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

  • Cuántos flujos de trabajo existen actualmente en la colección de sitios en cada plantilla de flujo de trabajo.

  • Si cada plantilla de flujo de trabajo está actualmente activa o inactiva en la colección de sitios.

  • ¿Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios?

Para ello, siga estos pasos:

  1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en flujos de trabajo.

Se abre la página flujos de trabajo, que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si esta es la primera vez que se ejecuta esta versión de flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento de revisión de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si el flujo de trabajo funciona según lo desee.

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Icono conceptual de la sección Revisar

REVISAR los resultados del flujo de trabajo para recopilar comentarios y crear informes

Revisar los resultados del flujo de trabajo para recopilar comentarios y crear informes

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede acceder al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

Importante: Tenga en cuenta que el historial del flujo de trabajo se proporciona solo para referencia informal. No puede usarse para auditorías oficiales ni para ningún otro propósito legal, evidentiary.

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo entre instancias.

Secciones de este segmento

  1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

  2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

  3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. revisar los eventos de la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca, y se ejecute el mismo flujo de trabajo de nuevo en el mismo elemento, se puede obtener acceso al historial de la instancia más reciente desde la lista o la biblioteca.

Para ver la página de estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de un flujo de trabajo que se ejecuta en cualquier elemento:

  • En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado borrador y el flujo de trabajo es aprobación de documento nuevo.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

En la página estado del flujo de trabajo, la sección historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Principio del segmento

2. historial de instancias de Access por hasta 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo hasta 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo. (60 días es el tiempo que los productos de SharePoint conservan el historial de tareas para los flujos de trabajo).

De la lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Haga clic en el icono que está delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña archivos de la cinta, en el grupo flujos de trabajo , haga clic en flujos de trabajo.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
    Lista Flujos de trabajo completados en la página de flujos de trabajo del elemento
    Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

En la notificación de finalización del flujo de trabajo

  • Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo de la instancia que desee revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo ver el historial del flujo de trabajo .

Notificación de flujo de trabajo completado con vínculo al historial resaltado
Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar todos los mensajes entrantes que hayan completado el texto en la línea de asunto a su propia carpeta independiente. (Asegúrese de que su regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no los mueve simplemente o tampoco aparecerán en la bandeja de entrada). Para obtener más información sobre cómo crear reglas de Outlook, vea el artículo administrar mensajes de correo electrónico con reglas.

Principio del segmento

3. crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre cómo una de las versiones de su flujo de trabajo se realiza generalmente (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

  • Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios de cuánto tarda cada actividad en un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que se completa cada ejecución o instancia completa de ese flujo de trabajo.

  • Informe de cancelación y errores    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela o se encuentra con errores antes de que se complete.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

  1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
    Clic en el estado del flujo de trabajo

  2. En la página estado del flujo de trabajo, en historial del flujode trabajo, haga clic en ver informes de flujo de trabajo.
    Clic en el vínculo Ver informes de flujo de trabajo de la sección Historial del flujo de trabajo

  3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
    Clic en el vínculo del informe de duración de la actividad

  4. En la página personalizar, mantenga o cambie la ubicación en la que se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Clic en Aceptar en la ubicación para guardar el archivo
    El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

  5. Cuando el informe se haya completado, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior)
    . Clic en el vínculo para ver el informe

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está todo listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que desee cambiar sobre cómo funciona, consulte el segmento de cambio de este artículo.

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Gráfico conceptual de la sección Ajustar

CAMBIAR, deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Cambiar, deshabilitar o quitar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Después de ejecutar la primera instancia de su nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o varios cambios en la forma en que se configura el flujo de trabajo.

Además, es posible que desee realizar más cambios en la configuración en el futuro.

Por último, puede que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no eliminarlo, o puede que, de hecho, prefiera quitarlo por completo.

Secciones de este segmento

  1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

  2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que se usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina calendario.

  3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

    Nota: Si el flujo de trabajo para recopilar comentarios que desea no aparece en la lista, es posible que esté asociado a un solo tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controlan mediante el control Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo , que se encuentra justo encima de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido en el menú desplegable para descubrir cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desee aparezca en la lista, haga clic en el nombre del flujo de trabajo.

  5. En el mismo formulario de Asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y los controles del formulario de asociación, consulte el segmento plan y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

  7. En el mismo formulario de Asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y los controles del formulario de asociación, consulte el segmento plan y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Principio del segmento

2. deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina calendario.

  3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar un flujo de trabajo .
    Página Configuración del flujo de trabajo con vínculo Quitar un flujo de trabajo resaltado

  5. Use el formulario de la página quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

Hay cinco columnas en el formulario:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Las    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen todas las instancias del flujo de trabajo que se estén ejecutando, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. ( Esta acción noes reversible) .

Principio del segmento

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar un flujo de trabajo .

  7. Use el formulario de la página quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

Hay cinco columnas en el formulario:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Las    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen todas las instancias del flujo de trabajo que se estén ejecutando, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción esn't reversible).

¿Y ahora qué?

Si ha realizado cambios, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para volver a comprobar los efectos de los cambios.

Principio del segmento

Personalizar más

Hay una gran variedad de formas para personalizar aún más los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint.

Incluso puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar cualquiera de los programas siguientes o todos ellos:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar los formularios, las acciones y los comportamientos de los flujos de trabajo.

  • Microsoft Visual Studio    Crear sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, vea el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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