Comprender los flujos de trabajo de aprobación en SharePoint Server

SharePoint Server incluye un conjunto de flujos de trabajo de aprobación que puede usar para administrar los procesos empresariales de su organización. Estos flujos de trabajo hacen que los procesos empresariales sean más eficientes al administrar y realizar un seguimiento de las tareas humanas relacionadas con un proceso y, después, proporcionar un registro de ese proceso cuando se completa. Puede usar un flujo de trabajo de aprobación para administrar la creación de documentos, los informes de gastos, las vacaciones de los empleados y mucho más.

Para configurar los flujos de trabajo, simplemente aplique uno de ellos a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Al hacerlo, puede cambiar los atributos del flujo de trabajo, como quién lo aprobará, las fechas de vencimiento de cada tarea y el mensaje que se muestra en el flujo de trabajo. Cuando haya terminado con esta configuración, puede empezar a usar el flujo de trabajo de aprobación inmediatamente. Para personalizar aún más los flujos de trabajo, puede editarlos directamente en SharePoint Designer 2010 o 2013. Con SharePoint Designer, puede personalizar los formularios de flujo de trabajo, los resultados de las tareas, las condiciones de finalización y todas las fases del proceso de tarea. Es una manera eficaz de modelar un flujo de trabajo de aprobación para cualquier proceso empresarial.

En este artículo, echaremos un vistazo a los flujos de trabajo de aprobación que puede usar tal cual o personalizar en SharePoint Designer 2010 o 2013.

Acerca de los flujos de trabajo de aprobación

Un flujo de trabajo de aprobación redirige los elementos de un sitio de SharePoint a usuarios especificados para su aprobación. Administra y realiza un seguimiento de todas las tareas humanas relacionadas con el proceso y proporciona un registro del proceso cuando se completa. Los flujos de trabajo de aprobación admiten cualquier proceso empresarial que requiera el envío de documentos o elementos a compañeros o administradores para su aprobación.

Una vez configurado un flujo de trabajo de aprobación para una lista o un tipo de contenido, los usuarios profesionales pueden iniciar el flujo de trabajo en cualquier momento (a menos que el flujo se haya configurado para iniciarse automáticamente al crear o cambiar el documento). Pueden iniciar el flujo de trabajo desde SharePoint Server o desde la aplicación de Office que se usó para crear el documento. Cuando inician el flujo de trabajo, pueden elegir a quién enviarlo (los aprobadores), las fechas de vencimiento, las instrucciones relevantes y mucho más. Cuando se inicia el flujo de trabajo, asigna automáticamente una tarea al primer participante del flujo de trabajo. Si las alertas de correo electrónico están habilitadas, se enviará un mensaje de correo electrónico a los participantes.

Si el flujo de trabajo tiene varios participantes, se puede enviar de uno en uno (serie) o a varios participantes al mismo tiempo (en paralelo), pasando por todos los participantes hasta que finalice el flujo. Especifique tareas en serie o paralelas al configurar o iniciar el flujo de trabajo. Incluso puede configurar el flujo de trabajo por fases, con una serie de tareas seriales y tareas paralelas que contienen diferentes participantes.

Participantes en orden de serie

Participantes en orden paralelo

Cuando los participantes reciben el correo electrónico de la tarea o van directamente a la lista de tareas, pueden ver el elemento o documento y, a continuación, aprobar, rechazar, solicitar cambios o reasignarlo. Los participantes pueden trabajar con estas tareas directamente en SharePoint o desde una aplicación de Office, como Word, Excel y Outlook.

Mientras el flujo de trabajo se está ejecutando, los participantes y el propietario del flujo pueden ver en qué punto del proceso de aprobación se encuentra mediante la página Estado del flujo de trabajo. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica al propietario que el flujo de trabajo está completo.

Flujos de trabajo de aprobación predeterminados

Microsoft SharePoint Server 2010 incluye varios flujos de trabajo de aprobación que puede empezar a usar inmediatamente para administrar flujos de trabajo humanos en su organización. Cada flujo de trabajo se puede agregar a una lista, biblioteca o tipo de contenido y, a continuación, se puede usar para que los usuarios profesionales administren los elementos o documentos de las listas o bibliotecas asociadas.

Puede usar los flujos de trabajo para ejecutar aprobaciones de documentos, recopilar comentarios, recopilar firmas, administrar la publicación de activos, administrar disposiciones y crear aprobaciones de tres estados. Al asociar e iniciar el flujo de trabajo, puede cambiar los comportamientos básicos del flujo de trabajo, como quién lo aprueba, cómo se asignan las tareas, la duración, las fechas de vencimiento, los mensajes del flujo de trabajo, etc. Para la mayoría de los flujos de trabajo, también puede personalizarlos en SharePoint Designer 2010 o 2013.

Tabla de flujos de trabajo de aprobación predeterminados

A continuación se describe cada flujo de trabajo, incluidas las diferencias principales entre los flujos de trabajo y si son compatibles con la personalización en SharePoint Designer 2010 o 2013.

Flujo de trabajo	Descripción	En Designer de SharePoint
Aprobación	El flujo de trabajo aprobación redirige un documento o elemento a un grupo de personas para su aprobación. Admite aprobaciones preconfiguradas en las que el primer conjunto de aprobadores puede revisar y aprobar, entonces el siguiente conjunto de aprobadores puede revisar y aprobar, y así sucesivamente. Cada fase de los aprobadores puede realizar la revisión en orden serial (de uno en uno), en orden paralelo (todos a la vez) y asignaciones de tareas normales en serie o en paralelo. La duración y las fechas de vencimiento de la tarea se pueden especificar en días, semanas y meses, así como una fecha de vencimiento final para todas las tareas del flujo de trabajo. Los usuarios pueden ir al campo CC (copia carbón). El flujo de trabajo se puede configurar para finalizar cuando el primer aprobador lo rechace. Puede finalizar si se cambia el documento que se está revisando. Además, el flujo de trabajo puede habilitar la aprobación de contenido, si lo desea. Las tareas y los correos electrónicos del flujo de trabajo solicitan la aprobación de contenido, por lo que el formulario de tareas incluye botones para Aprobar, Rechazar, Solicitar cambio y Reasignar. Para los aprobadores, los comentarios admiten un comentario consolidado que muestra la lista completa de comentarios de aprobadores anteriores. Los flujos de trabajo de aprobación también se pueden usar para establecer el estado de aprobación de contenido al final. El flujo de trabajo Aprobación está asociado de forma predeterminada al tipo de contenido Documento, por lo que está disponible para las bibliotecas de documentos. NOTA: Este flujo de trabajo solo está disponible en SharePoint Server.	Sí
Recopilar comentarios	El flujo de trabajo para recopilar comentarios es muy similar al flujo de trabajo aprobación. Redirige elementos o documentos a un grupo de personas, pero en este caso, el flujo de trabajo está diseñado para recibir comentarios de los aprobadores. El comentario se compila y se envía a la persona que inició el flujo de trabajo. Al igual que el flujo de trabajo Aprobación, este flujo admite aprobaciones preconfiguradas y le permite especificar la duración y las fechas de vencimiento en días, semanas y meses, así como la fecha de vencimiento final. El flujo de trabajo también se puede configurar para finalizar si se cambia el documento y puede agregar personas al campo CC (copia carbón). A diferencia del flujo de trabajo aprobación, no hay ninguna opción para finalizar el flujo de trabajo en el primer rechazo, ya que esto no se aplica aquí y no hay ninguna opción para habilitar la aprobación de contenido. Dado que las tareas y correos electrónicos del flujo de trabajo solicitan la aprobación de contenido, el formulario de tareas incluye botones para Enviar comentarios, Solicitar cambio y Reasignar. El flujo de trabajo para recopilar comentarios está asociado con el tipo de contenido Documento, por lo que está disponible en bibliotecas de documentos. NOTA: Este flujo de trabajo solo está disponible en SharePoint Server.	Sí
Recopilar firmas	El flujo de trabajo para recopilar firmas redirige los documentos creados en una aplicación de Microsoft a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. Puede agregar firmantes en orden serial o paralelo, y puede agregarlos por fases. También puede agregar personas al campo CC (copia carbón). No hay otros campos ni comportamientos para este flujo de trabajo (a diferencia de los flujos de trabajo de aprobación y recopilación de comentarios). Cuando los firmantes del flujo de trabajo reciban la tarea, podrán firmarla desde la lista de tareas de SharePoint o desde el documento host, como Microsoft Word, Excel y PowerPoint. El formulario de tareas incluye botones para Firmar o Reasignar solo la tarea. El mecanismo de firma usa el control de línea de firma de Microsoft Office. La imagen de firma la puede proporcionar el usuario o aplicarla automáticamente mediante la lógica del formulario (específicamente, regla y acción en el formulario de InfoPath). El flujo de trabajo para recopilar firmas está asociado con el tipo de contenido Documento, por lo que está disponible en bibliotecas de documentos Sin embargo, el flujo de trabajo solo aparecerá en la biblioteca si ese documento contiene una o más líneas de firma de Microsoft Office. NOTA: Este flujo de trabajo solo está disponible en SharePoint Server.	Sí
Publicación	El flujo de trabajo de publicación redirige el contenido para su aprobación en el mismo flujo de trabajo de aprobación, excepto que está diseñado para sitios de administración de contenido empresarial con características de publicación habilitadas. Otra diferencia está en los formularios de flujo de trabajo. Los formularios de asociación e inicio ocultan la opción de agregar aprobadores, finalizar flujo de trabajo al primer rechazo, finalizar flujo de trabajo si se cambian documentos y habilitar la aprobación de contenido. NOTA: El flujo de trabajo de publicación solo está disponible en SharePoint Server donde está habilitada la característica publicación.	Sí
Tres estados	El flujo de trabajo con tres estados realiza un seguimiento del estado de un problema o elemento a través de tres estados y dos transiciones entre los estados, que ayudan a realizar un seguimiento de problemas de alto volumen. El flujo de trabajo está diseñado para trabajar con la plantilla de lista Seguimiento de problemas, pero se puede usar con cualquier lista que tenga una columna Opción con tres o más valores que funcionen como el estado del flujo de trabajo. Los participantes en el flujo de trabajo pueden trabajar con la lista directamente o con proyectos externos relacionados con la lista. El flujo de trabajo actualiza el estado de la lista y crea una nueva tarea para el siguiente participante y este proceso continúa. Los participantes del flujo de trabajo pueden cambiar la terminación de la tarea o cambiar el estado del elemento de flujo de trabajo. NOTA: Este flujo de trabajo está disponible tanto en SharePoint Foundation 2010 como en SharePoint Server.	No
Aprobación de disposición	El flujo de trabajo Aprobación de disposición realiza un seguimiento del contenido que ha expirado o está obsoleto y debe evaluarse o eliminarse. Este flujo de trabajo es especialmente útil en un sitio del centro de registros o en un sitio compatible con directivas de retención de documentos de administración de registros. El flujo de trabajo se puede configurar para que se inicie automáticamente cuando los documentos o elementos expiren o los inicien manualmente los participantes. El flujo de trabajo usa tareas de aprobación de disposición para documentos y elementos específicos de la lista de tareas en lugar de asignarlos a participantes específicos. Solo aquellos que tienen permisos para esta lista de tareas pueden completar la tarea aprobando o rechazando elementos para su eliminación. El flujo de trabajo también incluye la finalización de tareas masivas para que los usuarios puedan procesar grandes cantidades de elementos para su eliminación en un solo paso. Esto suele ser necesario debido al gran volumen de tareas generadas por el flujo de trabajo. NOTA: Este flujo de trabajo solo está disponible en SharePoint Server.	No

Usar los flujos de trabajo en SharePoint Server

Para usar los flujos de trabajo en SharePoint Server, primero agregue el flujo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Una vez hecho esto, el flujo de trabajo estará disponible para los usuarios de la lista o biblioteca, tanto si asoció el flujo de trabajo a ellos directamente como si lo asoció a un tipo de contenido usado por la lista o biblioteca. Al asociar un flujo de trabajo con un tipo de contenido, puede asociarlo a un tipo de contenido de sitio o a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se agregó a una lista o biblioteca específica). Los tipos de contenido de sitio son beneficiosos porque el flujo de trabajo pasa a estar ampliamente disponible en las listas o bibliotecas de una colección de sitios para los elementos de un tipo de contenido específico.

Si tiene permisos de Administración de listas, tiene la opción de agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Siga los pasos que se indican a continuación para configurar el flujo de trabajo inicial.

Agregar un flujo de trabajo a una lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca donde desea agregar el flujo de trabajo.
2. Haga clic en la pestaña Lista si es una lista o en la pestaña Biblioteca si es una biblioteca.
3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca que contiene una instancia del tipo de contenido de lista que desea modificar.
2. Haga clic en la pestaña Lista si es una lista o en la pestaña Biblioteca si es una biblioteca.
3. Haga clic en Configuración de lista si se trata de una lista o configuración de biblioteca si es una biblioteca.
4. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desea asociar el flujo de trabajo.
   Si no ve Tipos de contenido en la página, es posible que tenga que elegir Configuración avanzada y permitir la administración de tipos de contenido.
5. En Configuración, elija Configuración del flujo de trabajo.
6. Haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio

1. En la página principal de la colección de sitios, elija Acciones del sitio y, después, Configuración del sitio.
2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio al que desea agregar o asociar el flujo de trabajo.
4. Haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
5. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

Página Agregar un flujo de trabajo

Realizar cualquiera de los pasos anteriores le lleva a la página Agregar un flujo de trabajo, donde puede elegir el tipo de flujo de trabajo, el nombre del flujo de trabajo, la lista de tareas que desea usar, etc.

En esta página, puede configurar las siguientes opciones de flujo de trabajo:

• Elija una plantilla de flujo de trabajo, como Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas.
• Especifique un nombre para el flujo de trabajo.
• Especifique la lista de tareas que se usará para las tareas de este flujo de trabajo.
• Especifique la lista Historial que se usará para este flujo de trabajo.
• Permitir que los usuarios inicien manualmente el flujo de trabajo.
• Es necesario administrar los permisos de listas para iniciar el flujo de trabajo.
• Inicie el flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento.
• Inicie el flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento.
• Iniciar el flujo de trabajo cuando se cambia un elemento.

El formulario de asociación

En la página siguiente se muestran los comportamientos del flujo de trabajo que puede cambiar, como los aprobadores, el mensaje de flujo de trabajo y las fechas de vencimiento. Los valores que elija se convierten en valores predeterminados cuando los usuarios inician el flujo de trabajo( es decir, rellena el formulario de asociación exactamente una vez, cuando agrega el flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, y esos valores se usan en todas las instancias posteriores del flujo de trabajo.

El formulario de asociación es diferente para cada uno de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint. Esto es lo que ve al asociar flujos de trabajo de aprobación.

En esta página, puede especificar los siguientes comportamientos de flujo de trabajo:

• Aprobadores para el flujo de trabajo.
• Orden de aprobadores: serie o paralelo
• Etapas de aprobación.
• Expanda los grupos asignando tareas a cada miembro del grupo.
• Mensaje de solicitud que aparece en el flujo de trabajo.
• Fecha de vencimiento para todas las tareas.
• Duración por tarea.
• Unidades de duración: días, semanas o meses.
• CC, quién copiará las tareas asignadas.
• Finalizar el flujo de trabajo al primer rechazo.
• Finalice el flujo de trabajo si cambia el documento.
• Habilite la aprobación de contenido actualizando el estado de aprobación cuando se complete el flujo de trabajo.

Iniciar el flujo de trabajo

Una vez que el flujo de trabajo se ha asociado a una lista, biblioteca o tipo de contenido, usted y otros usuarios están listos para empezar a usar el flujo de trabajo. Si decide iniciar el flujo de trabajo cuando se crean o cambian elementos (en la página Agregar un flujo de trabajo), los usuarios no verán la diferencia o incluso sabrán que un flujo de trabajo se ha iniciado al crear y actualizar documentos o elementos de lista en el sitio. Cuando estas opciones no están seleccionadas, los usuarios inician el flujo de trabajo de forma manual.

Para ello, eligen la opción Flujos de trabajo desde la aplicación de Office 2010 usada para crear el documento, o pueden elegir las opciones flujos de trabajo de la lista o biblioteca donde se almacena el elemento, como el menú desplegable junto al elemento de lista.

Al hacer clic aquí, lleva al usuario a la página Iniciar un nuevo flujo de trabajo, donde se muestran los flujos de trabajo disponibles que se pueden iniciar más el estado de otros flujos de trabajo que se están ejecutando y se han completado.

Por último, ven el formulario de inicio del flujo de trabajo donde pueden especificar los comportamientos principales del flujo de trabajo. En contraste con el formulario de asociación, que se completa exactamente una vez cuando el flujo de trabajo se agrega por primera vez a una lista, biblioteca o tipo de contenido, el formulario de inicio se completa una vez que el flujo de trabajo se inicia manualmente, por lo que cada instancia del flujo de trabajo puede usar diferentes valores de formulario de inicio, pero todos usan los mismos valores de formulario de asociación.

El formulario es diferente para cada uno de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint y los valores predeterminados aparecerán en el formulario si se agregaron al formulario de asociación (como se describió anteriormente). El formulario de inicio del flujo de trabajo de aprobación, sin valores predeterminados, tiene este aspecto.

La persona que inicie el flujo de trabajo puede agregar nuevos valores o dejar los valores predeterminados y, después, elegir Iniciar. Esto crea una tarea y la asigna al primer aprobador de la lista.

Aprobar el flujo de trabajo

Los aprobadores que aparecen en el flujo de trabajo reciben una tarea asignada y reciben una notificación por correo electrónico. Pueden aprobar o rechazar la tarea directamente desde determinadas aplicaciones de Office 2010, como Outlook, o pueden ir directamente a la lista Tareas, donde verán la nueva tarea asignada.

Cuando abren la tarea, ven el formulario de tarea que pueden usar para aprobar, rechazar, solicitar un cambio o reasignar la tarea. El formulario de tareas del flujo de trabajo Aprobación tiene este aspecto.

Según las acciones del aprobador, la tarea podría asignarse al siguiente aprobador, que se enviará al autor con los cambios solicitados o aprobados, lo que completa el flujo de trabajo.

Editar los flujos de trabajo en SharePoint Designer 2010 o 2013

Al configurar flujos de trabajo en SharePoint, puede cambiar algunos de los comportamientos básicos, como quiénes son los aprobadores, las fechas de vencimiento de las tareas y los mensajes del flujo de trabajo. Esta es una forma útil de empezar rápidamente con los flujos de trabajo de aprobación y, en su mayoría, abordar muchas necesidades comunes de procesos empresariales.

Además de usar los flujos de trabajo de esta forma, puede abrir muchos de ellos en SharePoint Designer 2010 o 2013 y personalizar por completo la apariencia, el comportamiento y los resultados del flujo de trabajo. Puede personalizar los formularios que los usuarios ven, las condiciones de finalización y todas las fases de las tareas y procesos de tareas del flujo de trabajo.

Personalización en el explorador frente a la personalización en SharePoint Designer 2010 o 2013

En la tabla siguiente verá una comparación de los tipos de personalización que puede hacer en el explorador con los tipos de personalización que puede hacer en SharePoint Designer2010. Esto se basa en el flujo de trabajo de aprobación de SharePoint Server 2010.

Personalización del flujo de trabajo en SharePoint

Personalización del flujo de trabajo en SharePoint Designer

Especificar el nombre del flujo de trabajo Especificar la lista de tareas y la lista de historial asociadas Permitir que el flujo de trabajo se inicie automáticamente cuando se creen nuevos elementos Permitir que el flujo de trabajo se inicie automáticamente cuando se cambian los elementos Permitir que el flujo de trabajo se inicie manualmente y, opcionalmente, requerir administrar permisos de listas Hacer que el flujo de trabajo apruebe la publicación de una versión principal de un elemento Especificar los aprobadores para el flujo de trabajo Especificar el orden de aprobación: serie o paralelo Agregar fases de aprobación Expandir grupos y asignar tareas a cada miembro Especificar el mensaje en el flujo de trabajo Especificar la fecha de vencimiento para todas las tareas Especificar la duración por tarea y unidades de duración: días, semanas o meses Agregar usuarios al campo de copia carbón (CC) Finalizar el flujo de trabajo al primer rechazo Finalizar flujo de trabajo si hay cambios en el documento Habilitar la aprobación de contenido en el flujo de trabajo

Especificar el nombre, la descripción y el propietario del flujo de trabajo Habilitar visualizaciones en la página de estado del flujo de trabajo Deshabilitar el inicio automático del flujo de trabajo cuando se crean nuevos elementos Deshabilitar el inicio automático del flujo de trabajo cuando se cambian los elementos Deshabilitar el inicio manual de flujos de trabajo Agregar y quitar campos en el formulario de finalización de tareas Personalizar la apariencia y el comportamiento de todos los formularios de flujo de trabajo: asociación, inicio y tarea Especificar que solo los destinatarios de las tareas y los propietarios de los procesos puedan leer y editar tareas Permitir la reasignación de tareas Permitir solicitudes de cambio de tareas Cambiar los botones de resultado de la tarea, como aprobar y rechazar Cambiar los parámetros de los formularios de asociación e inicio Agregar y personalizar variables locales usadas en el flujo de trabajo Cambiar las condiciones de finalización del flujo de trabajo Personalizar cada fase de la tarea individual: cuando se asigna, está pendiente, expira, se elimina y se completa Personalizar cada fase del proceso de tarea general: al iniciarse, ejecutarse, cancelarse y completarse Agregue más funcionalidad de flujo de trabajo encima y alrededor del proceso de aprobación para integrarlo en flujos de trabajo existentes. Cree copias del flujo de trabajo para personalizar. Guarde el flujo de trabajo personalizado como plantilla. Publique el flujo de trabajo globalmente para que esté disponible para todos los sitios de la colección de sitios.

Abrir los flujos de trabajo de aprobación en SharePoint Designer 2010 o 2013

Al abrir SharePoint Designer 2010 o 2013 y, después, abrir Flujos de trabajo desde el panel de navegación, verá todos los flujos de trabajo disponibles para el sitio. Verá flujos de trabajo de lista, flujos de trabajo de sitio y flujos de trabajo reutilizables. Además de estos, verá los flujos de trabajo reutilizables globalmente, que es donde se muestran los flujos de trabajo de aprobación predeterminados en SharePoint Server.

Observará que aquí solo se muestran los flujos de trabajo de aprobación, recopilación de comentarios, recopilación de firmas y publicación. Esto se debe a que estos flujos de trabajo se crearon con características compatibles con SharePoint Designer 2010 o 2013. Por ejemplo, usan la acción de flujo de trabajo OfficeTask, formularios integrados de InfoPath y compatibilidad con flujos de trabajo basados en Visio. Sin embargo, el flujo de trabajo con tres estados y el de aprobación de disposición no son compatibles porque son flujos de trabajo compilados que requerirían una aplicación de desarrollo como Microsoft Visual Studio para replicar las actividades del flujo de trabajo. El resto de este artículo se centrará en los flujos de trabajo compatibles con SharePoint Designer 2010 o 2013.

Hay dos formas de editar los flujos de trabajo. Edítelos directamente y realice cambios en el flujo de trabajo original, o bien cree una copia del flujo de trabajo y personalícelo. Ambas opciones están disponibles si es administrador de una colección de sitios. Si es propietario o diseñador de un sitio, los flujos de trabajo son de solo lectura, por lo que tendrá que crear una copia y editar la copia. De todos modos, es recomendable editar una copia del flujo de trabajo en caso de que el flujo de trabajo original esté en uso y sirva para una función empresarial.

Página de resumen del flujo de trabajo de aprobación

Al abrir el flujo de trabajo de aprobación (tanto si edita el original como si edita una copia), aparece la página de resumen, la primera capa de interfaz de usuario del flujo de trabajo. Esta página muestra la configuración principal del flujo de trabajo y los objetos relacionados con el flujo de trabajo.

Verá, por ejemplo, los campos de nombre y descripción, así como su tipo de flujo de trabajo y tipo de contenido. Verá algunas de las configuraciones de flujo de trabajo comunes, como el idioma y si se habilita la visualización del flujo de trabajo, que es la visualización visual basada en web del estado del flujo de trabajo proporcionada por Servicios de Visio en SharePoint Server 2010. También puede ver las opciones de inicio, donde puede deshabilitar el inicio manual de un flujo de trabajo, el inicio automático de un flujo de trabajo cuando se crean nuevos elementos y el inicio automático de un flujo de trabajo cuando se cambian los elementos. Si elige cualquiera de estas opciones, se deshabilitará la opción de inicio del flujo de trabajo correspondiente en SharePoint.

También puede ver los formularios asociados al flujo de trabajo: el formulario de asociación e inicio (el mismo formulario se usa para ambos fines) y el formulario de tareas. Estos son formularios de InfoPath 2010 que se pueden abrir desde aquí y personalizarse directamente en el editor de formularios de InfoPath. En la cinta de opciones, puede personalizar los parámetros del formulario de inicio, las variables locales y las columnas asociadas para el flujo de trabajo, todos los cuales se usan para recopilar, almacenar y recuperar datos durante todo el proceso del flujo de trabajo. Con la cinta de opciones, también puede cambiar las listas y los tipos de contenido asociados, así como exportar e importar el flujo de trabajo a Visio 2010 y desde él.

Para profundizar en el flujo de trabajo y empezar a personalizar su definición y lógica, elija Editar flujo de trabajo en el grupo Personalización.

Actividad de aprobación en el editor de flujo de trabajo

En esta pantalla, verá el editor de flujo de trabajo estándar en SharePoint Designer 2010 o 2013. Es un área de trabajo de pantalla completa donde puede crear y personalizar flujos de trabajo de todo tipo. Normalmente, se usa este espacio para crear flujos de trabajo personalizados que automatizan procesos del sistema o aquellos que actualizan, cambian o mueven datos automáticamente en función de un origen de datos que cambia.

En el caso del flujo de trabajo aprobación, el flujo de trabajo contiene solo una línea, que inicia el proceso de aprobación en un elemento determinado con un grupo de aprobadores (que se especifican cuando se configura el flujo de trabajo).

Aunque esto puede parecer relativamente sencillo al principio, esta acción "Iniciar proceso de aprobación" es en realidad una acción de flujo de trabajo compuesta que contiene la jerarquía de tareas y la lógica de enrutamiento principal de todo un proceso de aprobación. En efecto, es una acción de flujo de trabajo con varias capas y comportamientos, incluidas las asignaciones de tareas, detalles de enrutamiento y enlace de datos al contenido de SharePoint.

Si estaba creando un nuevo flujo de trabajo de aprobación desde cero, simplemente podría agregar esta acción "Iniciar proceso de aprobación" desde la galería de acciones y tener al instante el marco y la lógica de un proceso de aprobación.

Para ver y editar el contenido de este flujo de trabajo de aprobación, haga clic en el vínculo Aprobación . Esto le llevará a la página de resumen del proceso de tareas.

Página de resumen del proceso de tareas

La página de resumen del proceso de tareas muestra todos los objetos relacionados con el proceso de tareas del mismo modo que la página de resumen del flujo de trabajo muestra todos los objetos relacionados con el flujo de trabajo. Casi puede considerar el proceso de tarea como un sub workflow anidado en el flujo de trabajo principal. La página de resumen del proceso de tareas está un nivel debajo de la página de resumen del flujo de trabajo en la jerarquía de objetos.

En la página de resumen, puede cambiar el nombre y el propietario. Puede especificar que solo los destinatarios de tareas y los propietarios de los procesos puedan agregar y editar tareas de flujos de trabajo. Puede permitir la reasignación y cambiar las solicitudes del flujo de trabajo. Puede agregar y quitar campos individuales de finalización de tareas, y puede cambiar los resultados de la tarea, como Aprobar y Rechazar.

Sin embargo, la configuración más importante se encuentra en el grupo Personalización, donde puede cambiar las condiciones de finalización del flujo de trabajo, los comportamientos de las tareas individuales y los comportamientos del proceso general de tareas. (También hay un vínculo "Volver al flujo de trabajo" en esta sección que simplemente le lleva al editor de flujo de trabajo en la pantalla anterior).

Para personalizar los comportamientos del flujo de trabajo y las condiciones de finalización, use el editor de procesos de tareas, que actúa como un editor de sub workflow dentro del editor de flujo de trabajo más grande de SharePoint Designer. En el editor de procesos de tareas, verá el marco de flujo de trabajo de aprobación con sus capas de tareas y procesos de tareas, a la vez que puede agregar y personalizar la lógica que le guste mediante los comandos de flujo de trabajo disponibles.

Cambiar las condiciones de finalización del proceso de tarea

La primera opción disponible es cambiar las condiciones de finalización del proceso de tarea. Al abrir las condiciones de finalización del flujo de trabajo Aprobación, verá todas las condiciones que deben cumplirse para que el flujo de trabajo se considere completado. Por ejemplo, si el número de tareas aprobadas es igual al recuento de tareas completadas, la variable aprobada se establece en Sí. Puede agregar más lógica aquí para que se requiera un conjunto de condiciones diferente para que el flujo de trabajo esté completo o puede dejar las condiciones existentes en su lugar.

Cambiar el comportamiento de una sola tarea

Puede cambiar el comportamiento de cada fase de las tareas individuales mediante el editor del proceso de tareas. En concreto, puede cambiar lo que ocurre cuando se asigna una tarea, cuando está pendiente, cuándo expira, cuándo se elimina y cuándo se completa. En el flujo de trabajo Aprobación, verá la lógica que se ha agregado a cada una de estas fases.

Por ejemplo, si la tarea expira (específicamente si la tarea está incompleta después de su fecha de vencimiento), envía una notificación por correo electrónico a la persona a la que se le ha asignado la tarea actual.

Cambiar el comportamiento del proceso de tareas general

Además de cambiar los comportamientos de las tareas individuales, puede cambiar los comportamientos del proceso de tareas general, que encapsula las tareas individuales. En concreto, puede cambiar lo que ocurre cuando se inicia el proceso de tarea, cuando se está ejecutando (lo que incluye eliminado y cambiado), cuando se cancela y cuando se completa. En el flujo de trabajo Aprobación, verá que se ha agregado mucha más lógica a estas fases del flujo de trabajo.

Por ejemplo, hay varias cosas que suceden cuando se completa el proceso de tarea. Si la variable aprobada es igual a sí, el estado del flujo de trabajo se establece en Aprobado. Si el parámetro habilitar aprobación de contenido es Sí, la aprobación de contenido para el elemento de flujo de trabajo se establece en Aprobado. Estos son solo un pequeño ejemplo de la lógica que se ha agregado al proceso de tareas general.

De nuevo, puede cambiar esta lógica o agregar su propia lógica a esta fase o a cualquiera de las fases del proceso de tarea. Examinar la lógica existente es una forma excelente de aprender a crear y aplicar diseños de flujo de trabajo.

Pasos siguientes

Los flujos de trabajo de aprobación de SharePoint Server se pueden usar para una amplia variedad de procesos empresariales, desde revisiones de contenido informal hasta informes de gastos estructurados, ya que siguen patrones de enrutamiento similares. Por lo tanto, puede usar los flujos de trabajo predeterminados como están para abordar estas necesidades, cambiando solo el tipo de flujo de trabajo, los aprobadores, las fechas de vencimiento, etc.

Donde las empresas y departamentos pueden diferir es en los comportamientos específicos de cada fase del proceso de flujo de trabajo. Y aquí es donde puede usar SharePoint Designer 2010 o 2013 y sus editores de flujo de trabajo para agregar y personalizar nueva lógica en cada fase del proceso conservando los comportamientos comunes del flujo de trabajo empresarial en general.

La mejor forma de empezar con los flujos de trabajo de aprobación es aplicarlos a su sitio mediante un pequeño grupo de aprobadores, observar los formularios y correos electrónicos, el documento o elementos que se aprueban y las listas de tareas e historial asociadas. Después, empiece a realizar cambios usando primero SharePoint en el explorador y, a continuación, SharePoint Designer 2010 o 2013.