Resumen: Decida qué método de administración de registros elegir en SharePoint Server 2013.
En SharePoint puede administrar registros en un archivo, o bien puede administrar registros en el mismo repositorio de documentos que los documentos activos. Al usar el SharePoint local, cuando declara que un documento se ha convertido en un registro, el registro permanece en su lugar, pero SharePoint ahora lo administra como un registro. Por ejemplo, un documento puede obtener una directiva de retención diferente cuando se declara como un registro, o es posible que los usuarios no puedan editarlo.
También es posible un enfoque híbrido. Por ejemplo, puede mantener los registros en su lugar con documentos activos durante dos años y, después, mover registros a un archivo de registros cuando se complete un proyecto.
Cuando piense si desea administrar registros en un sitio independiente del Centro de registros o en el mismo sitio de colaboración en el que se crearon los documentos, tenga en cuenta las siguientes preguntas:
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¿El gobierno del sitio de colaboración es adecuado para administrar registros? ¿Su sector está sometido a requisitos reglamentarios que obligan a separar los registros de los documentos activos? ¿Se debe confiar en el administrador de un sitio de colaboración para que administre un sitio que contiene registros? Puede que desee almacenar los registros en un sitio que usa un acceso más restringido que el sitio de colaboración o en un sitio cuya copia de seguridad se hace siguiendo una programación distinta.
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¿Durante cuánto tiempo se usará el sitio de colaboración? Si los registros tendrán que conservarse durante más tiempo de lo que el proyecto está en curso, seleccionar una estrategia de administración de registros local significa que tendrá que mantener el sitio de colaboración incluso después de que ya no se utilice.
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¿Los integrantes del proyecto necesitarán acceso frecuente a los documentos tras convertirse en registros? Si usa un enfoque de administración de registros en su ubicación, los integrantes del proyecto podrán tener acceso a los documentos de la misma manera, independientemente de si están activos o son registros.
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¿Los administradores de registros de su organización solo se encargan de los registros o también de toda la información, independientemente de si está activa o es un registro? Si los administradores de registros son responsables solo de los registros oficiales, tener un sitio independiente del Centro de registros puede ser más fácil para ellos.
En la tabla siguiente se describen las diferencias entre lo que puede hacer con los registros de un centro de registros y con los registros que se administran localmente en un sitio de colaboración. Las diferencias se presentan desde el punto de vista de los administradores de registros y los empleados que colaboran en un equipo de proyecto.
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Factor |
Archivo de registros |
Registros en la posición |
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Administrar la retención de registros |
El organizador de contenido coloca automáticamente nuevos registros en la carpeta correcta en el plan de archivos del archivo, en función de los metadatos. |
Puede haber directivas diferentes para registros y documentos activos en función del tipo de contenido o la ubicación actual. |
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Restringir qué usuarios pueden ver los registros |
Sí. El archivo especifica los permisos para el registro. |
No. Los permisos no cambian cuando un documento se convierte en un registro. Sin embargo, puede restringir qué usuarios pueden editar y eliminar registros. |
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Facilidad de localización de registros (para administradores de registros) |
Más fácil. Todos los registros están en una ubicación. |
Más difícil. Los registros se extienden por varios sitios de colaboración. |
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Mantener todas las versiones del documento como registros |
El usuario debe enviar explícitamente cada versión de un documento al archivo. |
Automático, suponiendo que el control de versiones esté activado. |
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Facilidad de localización de información (para colaboradores del equipo) |
Más difícil, aunque se puede agregar un vínculo al documento al sitio de colaboración cuando el documento se convierte en un registro. |
Más fácil. |
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Otros sitios de colaboración |
El sitio de colaboración solo contiene documentos activos. |
El sitio de colaboración contiene documentos activos e inactivos (registros), aunque puede crear vistas para mostrar solo los registros. |
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Capacidad para auditar registros |
Sí. |
Depende de la directiva de auditoría del sitio de colaboración. |
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Seguridad administrativa |
Un administrador de registros puede administrar el archivo de registros. |
Los administradores del sitio de colaboración tienen permiso para administrar registros y documentos activos. |
En la tabla siguiente se describen las diferencias entre los dos enfoques de administración de registros que pueden afectar a la forma en que administra los recursos de TI.
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Factor |
Archivo de registros |
Registros en la posición |
|---|---|---|
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Número de sitios para administrar |
Más sitios. Es decir, hay un archivo independiente además de sitios de colaboración. |
Menos sitios. |
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Escalabilidad |
Alivia la presión del tamaño de la base de datos en los sitios de colaboración. |
Tamaño máximo de la colección de sitios alcanzado antes. |
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Facilidad de administración |
Separe el sitio o la granja de servidores para los registros. |
No hay trabajo adicional de aprovisionamiento de sitios más allá de lo que ya se necesita para los sitios que tienen documentos activos. |
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Almacenamiento |
Puede almacenar registros en diferentes medios de almacenamiento. |
Documentos y registros activos almacenados juntos. |
