En este artículo se describe el elemento web Preguntas más frecuentes con tecnología de Microsoft 365 Copilot (versión preliminar pública) que puede usar para crear y administrar preguntas frecuentes en SharePoint con la eficacia de Microsoft 365 Copilot.
Información general
¿Qué es el elemento web Preguntas más frecuentes en SharePoint?
El elemento web Preguntas más frecuentes es una característica con tecnología de IA que ayuda a los propietarios de contenido de SharePoint a crear y mantener secciones de preguntas más frecuentes actualizadas en sus páginas y noticias de SharePoint. Ayuda a los autores en el camino de generación, curación y refinamiento de las preguntas más frecuentes, aprovechando orígenes de bases (como Word, PowerPoint, PDF, Loop y reuniones de Teams) para generar categorías, preguntas y respuestas relevantes.
En un nivel alto, la característica toma contenido estructurado y no estructurado como entrada, aplica procesamiento basado en IA para extraer y sugerir entradas de preguntas más frecuentes significativas, y produce secciones de preguntas frecuentes organizadas y categorizadas como resultado. Los autores pueden refinar manualmente estas entradas, lo que garantiza contenido de alta calidad y confianza.
¿Qué puede hacer el elemento web Preguntas más frecuentes?
El elemento web Preguntas más frecuentes ofrece varias capacidades:
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generación de AI-Assisted preguntas frecuentes: genera automáticamente categorías de preguntas frecuentes, preguntas y respuestas basadas en archivos seleccionados.
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Edición humana en la Loop: los creadores de contenido pueden revisar, editar, quitar y reordenar categorías, preguntas y respuestas antes de publicar la página.
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Conexión a tierra multi-origen: admite varios tipos de contenido (reuniones de Word, PowerPoint, PDF, Loop y Teams) para mejorar la precisión y la relevancia.
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Opciones de visualización configurables: admite diferentes diseños (cheurón, signo más/menos) y permite a los usuarios personalizar el comportamiento de expansión.
¿Cuáles son los requisitos de licencia de Copilot para esta característica?
- Visores: no se requiere ninguna licencia de Copilot.
- Creators & Editores: se requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot para crear y editar elementos web de preguntas más frecuentes.
Echemos un vistazo más detenidamente a cómo esta nueva experiencia simplifica y mejora la creación de preguntas más frecuentes en SharePoint.
¿Qué son los usos previstos del elemento web Preguntas más frecuentes?
El elemento web Preguntas más frecuentes está diseñado para ayudar a las organizaciones a generar fácilmente secciones de preguntas frecuentes precisas y accesibles en sus páginas de SharePoint.
Entre los casos de uso principales se incluyen:
Evento : por ejemplo: Detalles del evento, programaciones y logística
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Resuma los detalles de eventos para próximas conferencias, entrenamientos o reuniones de toda la empresa.
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Proporcione programaciones, bios del orador, información general de la sesión e información logística para los asistentes.
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Aborde las preguntas comunes de los asistentes antes del evento para reducir las consultas repetitivas.
Producto : por ejemplo: anuncios de productos, actualizaciones de características y guías de usuario
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Cree preguntas más frecuentes sobre el lanzamiento de productos directamente desde conjuntos de documentos informativos, notas de la versión o documentación técnica.
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Admita la habilitación de ventas internas o los portales orientados al cliente con información actualizada del producto.
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Cree guías de características y preguntas frecuentes de solución de problemas para mejorar la adopción de usuarios y reducir las solicitudes de soporte técnico.
Directiva : por ejemplo: directivas de recursos humanos, TI, cumplimiento y operaciones estándar
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Genere preguntas más frecuentes sobre directivas de RR. HH. para temas como permisos, beneficios, incorporación y trabajo híbrido.
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Crea preguntas más frecuentes de TI sin soporte técnico para guiar a los empleados en la configuración de software, los protocolos de seguridad y la solución de problemas de dispositivos.
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Documente procedimientos de cumplimiento, directivas corporativas y directrices operativas para garantizar la coherencia.
Agregar un elemento web Preguntas más frecuentes a una página de SharePoint
Paso 1: Insertar un elemento web Preguntas más frecuentes
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Abra el cuadro de herramientas en el lienzo o en el panel de contenido.
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Busca "Preguntas frecuentes" en la categoría IA.
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Haga clic para agregar el elemento web Preguntas más frecuentes a la página.
Paso 2: Configurar un elemento web Preguntas más frecuentes
Una vez agregado el elemento web Preguntas más frecuentes, configúrelo con el Panel de contenido:
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Seleccione sus archivos de origen - Haga clic en 'Add+' para elegir los archivos de conexión a tierra. Puede seleccionar varios archivos (tipos admitidos: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Reunión, Páginas de SharePoint). En el futuro se admitirán más tipos de archivo.
Elija el propósito de preguntas más frecuentes: seleccione el tipo de preguntas más frecuentes más relevante entre las siguientes opciones:
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Evento : para preguntas más frecuentes relacionadas con los detalles del evento, los horarios, la logística, etc.
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Producto: para anuncios de productos, actualizaciones de funciones, guías de usuario, etc.
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Directiva: para RRHH, TI, cumplimiento y directivas de funcionamiento estándar, etc.
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Otros : para cualquier otro tipo de preguntas frecuentes.
(Opcional) Proporcionar detalles adicionales: agregue cualquier propósito, audiencia de destino o detalles clave en el campo proporcionado. Esto ayuda a que la IA comprenda y genere preguntas más frecuentes relevantes para satisfacer sus necesidades.
Genera tus preguntas frecuentes: una vez completada la configuración, haz clic en "Iniciar" para generar el contenido de las preguntas más frecuentes.
Nota: también puedes empezar con la importación de las preguntas más frecuentes existentes copiando y pegando para empezar.
Paso 3: Refinar y organizar categorías
Una vez que la IA genera las categorías de preguntas más frecuentes iniciales en el lienzo, puede:
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Refinar manualmente las categorías para que se alineen mejor con el contenido.
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Agregue nuevas categorías si es necesario.
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Quita las categorías no deseadas para mantener las preguntas más frecuentes enfocadas.
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Reordene las categorías según la secuencia que prefiera.
Una vez que esté satisfecho con la configuración de la categoría, haga clic en "Borrador de preguntas" para continuar.
Paso 4: Generar y refinar preguntas
Una vez que la IA genera las preguntas en cada categoría, puedes:
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Refinar manualmente las preguntas para mejorar la claridad y la relevancia.
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Agregue nuevas preguntas si es necesario.
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Elimine las preguntas no deseadas para simplificar las preguntas más frecuentes.
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Reordene las preguntas según la secuencia que prefiera.
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Mover preguntas a otra categoría.
Cuando haya terminado, haga clic en "Borrador de respuestas" para permitir que la IA genere respuestas para cada pregunta o haga clic en el botón "Atrás" en el paso anterior.
Paso 5: Revisar respuestas y proporcionar comentarios
Una vez que la IA genera las respuestas para cada pregunta, ya has completado todos los pasos, haz clic en 'Mantenla' y las preguntas más frecuentes están configuradas.
No olvide hacer clic en "👍/👎" y agregar sus comentarios para ayudarnos a mejorar las respuestas de Copilot y elevar la experiencia.
Paso 6: Refinar aún más las preguntas más frecuentes
Cuando se hayan agregado las preguntas más frecuentes a Canvas, podrás seguir:
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Modifique las respuestas para mejorar la precisión o el tono con Reescribir con Copilot.
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Agregue una nueva categoría y pregunta según sea necesario.
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Personalice el diseño de las preguntas más frecuentes.
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Comparta la página por correo electrónico.
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Importe preguntas más frecuentes copiando y pegando.
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Copie el vínculo para compartir preguntas&A específicas con el público.
Recibir comentarios y preguntas adicionales de los visores de preguntas más frecuentes
Como propietario del contenido de las preguntas más frecuentes, ahora puede recopilar comentarios directamente de los visores de preguntas más frecuentes. Un nuevo campo debajo de cada elemento web preguntas más frecuentes permite a los visores enviar preguntas adicionales si no pueden encontrar la información que buscan en la lista de preguntas más frecuentes actual.
Cómo funciona
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Habilitar o deshabilitar envíos de visor
Como autor de las preguntas más frecuentes, puede activar o desactivar esta funcionalidad en el panel de propiedades de la derecha con el valor de alternancia.
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Los visores envían preguntas adicionales
Una vez habilitada esta característica, los visores pueden escribir su pregunta en el campo proporcionado y hacer clic en "Enviar al autor".
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Revisar preguntas relevantes
Cuando el autor de las preguntas más frecuentes entre en el modo de edición y seleccione Agregar una pregunta, todas las preguntas enviadas por el visor aparecerán en una lista desplegable. Las preguntas no relevantes se filtran automáticamente por diseño.
Actualizar las preguntas más frecuentes con sugerencias de IA
Paso 1: Comprobar si hay actualizaciones disponibles
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Abrir el elemento web Preguntas más frecuentes en el modo de edición .
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En el panel de contenido, seleccione Revisar sugerencias de IA. Nota: Las sugerencias de IA solo aparecen cuando se detectan actualizaciones, por ejemplo, si se encuentran cambios en el archivo de referencia o si los visitantes hacen preguntas similares repetidamente.
Paso 2: Revisar Novedades sugeridas
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Revisa las actualizaciones sugeridas por IA en el panel.
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Elija Reemplazar, Insertar debajo o Descartar las sugerencias. Puede seguir modificando manualmente el contenido según sea necesario después de revisar todas las sugerencias.
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Una vez que se hayan revisado y resuelto todas las actualizaciones sugeridas, aparecerá un mensaje de confirmación, como se muestra a continuación.
Notas de IA responsable
¿Cómo se evaluó el elemento web Preguntas más frecuentes? ¿Qué métricas se usan para medir el rendimiento?
Entre los métodos de evaluación principales se incluyen:
Pruebas manuales y automatizadas: el sistema realizó amplias revisiones manuales y pruebas automatizadas en diferentes escenarios de preguntas frecuentes, aprovechando los datos internos de Microsoft y los casos de uso del mundo real.
Métricas de calidad automatizadas: el rendimiento se evaluó mediante mediciones clave como:
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Tasa guardada: el porcentaje de preguntas frecuentes sugeridas por IA que los usuarios conservan o publican.
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Métricas de participación: permite hacer un seguimiento de cómo interactúan los usuarios con las preguntas más frecuentes, incluidas las vistas, los clics y los comentarios.
Mejoras iterativas & los comentarios de los usuarios: el elemento web se ha probado con usuarios reales, recopilando comentarios sobre la precisión del contenido, la legibilidad y la facilidad de uso, conduciendo mejoras continuas.
Aunque el sistema funciona bien en los casos comunes de uso de las preguntas más frecuentes, el rendimiento puede variar para temas altamente especializados. Se recomienda a los autores revisar el contenido generado por IA antes de publicarlo.
¿Cuáles son las limitaciones del elemento web Preguntas más frecuentes? ¿Cómo pueden los usuarios minimizar el impacto de las limitaciones del elemento web Preguntas más frecuentes al usar el sistema?
Aunque el elemento web Preguntas frecuentes mejora la administración de preguntas frecuentes con automatización con tecnología de IA, se deben tener en cuenta determinadas limitaciones:
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Dependencia del contexto: la IA se basa en los documentos cargados y las transcripciones de reuniones como fuentes de conexión.
Cómo los usuarios pueden mitigar estas limitaciones:
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Comprobar y editar las preguntas más frecuentes: revisa siempre las preguntas más frecuentes generadas por IA antes de publicarlas.
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Usar High-Quality material de origen: asegúrese de que los documentos y las notas de reunión sean completos y estén actualizados para mejorar la precisión.
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Use Supervisión humana para temas de Compliance-Sensitive: el contenido generado por IA siempre debe validarse para temas reglamentarios o de alto riesgo.
¿Qué factores operativos y configuraciones permiten el uso eficaz y responsable del elemento web Preguntas más frecuentes?
El elemento web Preguntas más frecuentes proporciona varias características y controles integrados que admiten un uso responsable y ayudan a garantizar la calidad del contenido durante el proceso de creación:
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Entrada contextual para una relevancia mejorada: los autores de preguntas frecuentes pueden agregar descripciones detalladas y seleccionar el tipo de preguntas frecuentes adecuado para guiar al sistema en la generación de preguntas y respuestas que estén mejor alineadas con el escenario previsto.
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Refinamiento iterativo y personalización: los autores pueden editar, regenerar, ajustar categorías y refinar preguntas (en la interfaz del generador) y respuestas (en el lienzo), lo que permite una mejora iterativa del conjunto de preguntas frecuentes antes de la publicación.
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AI-Generated aviso de revisión de contenido: se recuerda claramente a los autores que "el contenido generado por IA puede ser incorrecto" antes de elegir aceptar y publicar unas preguntas frecuentes sugeridas, lo que fomenta la revisión cuidadosa y la supervisión humana.
Cómo proporcionar comentarios sobre el elemento web Preguntas más frecuentes?
El elemento web Preguntas más frecuentes recopila los comentarios de los autores (que crean y administran las preguntas más frecuentes) para garantizar una mejora continua.
Comentarios & métricas de autores a Microsoft:
Los autores pueden proporcionar comentarios directos sobre las preguntas más frecuentes generadas por IA a Microsoft a través de varias señales, que ayudan a mejorar la precisión y facilidad de uso del sistema:
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Clasificaciones pulgares hacia arriba o hacia abajo: los autores pueden clasificar el conjunto de preguntas más frecuentes generadas por IA.
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Informe de problemas o solicitudes de características a través del Centro de Administración de Microsoft 365 o canales de soporte técnico a SharePoint.
