Usar un lector de pantalla para crear tablas en bases de datos de escritorio de Access

En este tema

• Tablas en Access

• Agregar una tabla

  • Cambiar el nombre de un encabezado de campo

  • Insertar un campo

  • Agregar un campo

• Guardar una tabla

• Cambiar el nombre de una tabla

• Eliminar una tabla

Tablas en Access

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Por ejemplo, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacena los nombres de proveedores, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Antes de crear tablas, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si necesita ayuda para planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Una base de datos relacional, como Access, normalmente tiene varias tablas conectadas lógicamente. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas), campos (columnas) y valores de campo (celdas) para cada registro.

• Un registro (fila) contiene datos específicos, como información sobre un determinado empleado o un producto.

• Un campo (columna) contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre, la dirección de correo electrónico o el precio.

• Un valor de campo (celda) de un registro contiene diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema específico, las tablas de una base de datos relacional como Access, almacenan datos sobre temas relacionados. Por ejemplo, una base de datos podría contener lo siguiente:

• Una tabla Clientes que muestra los clientes de la empresa y sus direcciones

• Una tabla productos que enumera los productos que vende, incluidos los precios e imágenes de cada elemento

• Una tabla Pedidos que realiza un seguimiento de los pedidos de los clientes

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común. Para obtener información sobre cómo crear relaciones entre tablas en una base de datos de escritorio de Access, consulte Crear, modificar o eliminar una relación.

Agregación de una tabla

1. Abra una base de datos nueva o existente.

2. Para crear una tabla, presione Alt+C, T, N para seleccionar Tabla en la pestaña Crear de la cinta de opciones. Se agregará una nueva tabla y oirá lo siguiente: "Tabla N". El foco se encuentra en el segundo valor de campo del primer registro. (El nombre predeterminado del primer campo es Id.)

3. Escriba los datos en la tabla. También puede pegar los datos de otro origen, como un libro de Excel. Para obtener más información, consulte Copiar y pegar con el Portapapeles de Office.

   Al escribir un valor de campo en el nuevo campo y desplazarse al siguiente valor de campo con las teclas de dirección, Access asigna un nombre automáticamente al campo CampoN.

Guardar una tabla

Después de crear una tabla o modificar una tabla existente, guarde el trabajo.

1. Para guardar una tabla, presione Ctrl+G o Alt+F, S.

   Cuando guarde una tabla por primera vez, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como y escuchará "Guardar como" y el nombre predeterminado de la tabla.

   Notas: 

   • Si intenta cerrar una tabla sin guardar los cambios, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Para guardar la tabla antes de cerrarla, presione Alt+Y. Para descartar los cambios, presione Alt+N.

   • Al guardar los cambios en una tabla existente, la tabla tiene el nombre que le proporcionó anteriormente. Para cambiar el nombre de la tabla al guardarla, presione F12. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como y puede escribir un nombre nuevo.

2. Escriba un nombre para la tabla y presione Entrar.

   Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene, por ejemplo, Clientes, Inventario de piezas o Productos.

   Sugerencia: Decídase por una convención de nomenclatura para los objetos de la base de datos y úselo regularmente.

Cambiar el nombre de una tabla

1. En el panel navegación , presione la tecla Tab hasta que oiga "Tablas" y, después, presione la tecla flecha abajo hasta que oiga la tabla que quiere.

2. Para abrir el menú contextual de la tabla, presione Mayús+F10.

3. Para seleccionar Cambiar nombre en el menú contextual, presione M dos veces y, después, presione Entrar. Oirá lo siguiente: "Cambiar nombre".

4. Escriba el nuevo nombre y pulse Entrar.

Eliminar una tabla

1. En la vista Hoja de datos , cierre todas las tablas. El foco cambia al panel de navegación.

2. Presione la tecla flecha abajo hasta que oiga la tabla que quiere eliminar.

3. Pulse Suprimir. Se abrirá una ventana en la que se le pedirá que confirme la eliminación. El foco estará en el botón Sí.

4. Para eliminar la tabla, presione Entrar.

Vea también

Usar un lector de pantalla para iniciar Access

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Métodos abreviados de teclado de Access

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