Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia

Usar una tabla o consulta como origen de datos

1. Abra la base de datos de origen y, en el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que desee usar como origen de datos de combinación de correspondencia.

2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Combinar word. 

   Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.

3. Seleccione si desea crear el vínculo en un documento existente o en un documento nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Si eligió vincular a un documento existente, en el cuadro de diálogo Seleccionar documento de Microsoft Word, busque y seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

   Word se inicia. Según su elección, Word abre el documento que especificó o un documento nuevo.

5. En el panel Combinar correspondencia, en Seleccionartipo de documento, haga clic en Cartas y, a continuación, haga clic en Siguiente: Iniciar documento para continuar con el paso 2.

6. En el paso 2, haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios.

   En el paso 3, cree el vínculo entre el origen de datos en Access y el documento de Word. Como inició el asistente desde Access, este vínculo se crea automáticamente. En Seleccionar destinatarios, tenga en cuenta que Usar una lista existente está seleccionado y el nombre del origen de datos se muestra en Usar una lista existente.

   

7. Haga clic en Editar lista de destinatarios si desea personalizar el contenido de la tabla o consulta.

   

   Puede filtrar, ordenar y validar los datos. Haga clic en Aceptar para continuar.

8. Haga clic en Siguiente: Escriba la carta para continuar. Siga las instrucciones restantes en el panel Combinar correspondencia y, en el paso 5, haga clic en Siguiente: Completar la combinación.

Otras formas de usar una tabla o consulta como origen de datos

Puede especificar una tabla o consulta como un origen de datos de formas adicionales. Por ejemplo, puede exportar la tabla o consulta de Access a una base de datos ODBC, un archivo de Microsoft Excel, un archivo de texto o cualquier otro formato de archivo compatible con Word y, a continuación, vincular al archivo resultante mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word.

1. Si aún no ha exportado la tabla o la consulta, haga lo mismo. En Access, en el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que desea usar y, en la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en el formato al que desea exportar y, a continuación, siga las instrucciones.

2. En Word, si no se muestra el panel Combinar correspondencia, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en la flecha situada debajo de Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso. Aparecerá el panel Combinar correspondencia.

3. En el paso 3 del panel Combinar correspondencia, en Usar una lista existente,haga clic en Examinar o Editar lista de destinatarios.

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, especifique el archivo de datos que creó en Access y, a continuación, haga clic en Abrir.

5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo siguientes. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, revise y personalice el contenido del archivo. Puede filtrar, ordenar y validar el contenido antes de continuar.

6. Haga clic enAceptar y, a continuación, haga clic en Siguiente: Escriba la carta en el panel Combinar correspondencia. Para obtener más instrucciones sobre cómo personalizar la combinación de correspondencia, vea Ayuda de Word.

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