Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia

Usar una tabla o consulta como origen de datos

1. Abra la base de datos de origen y, en el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que desee usar como origen de datos de combinación de correspondencia.

2. En la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en combinar palabras. 

   Se inicia el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word.

3. Seleccione si desea crear el vínculo en un documento existente o en un documento nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Si decide vincular a un documento existente, en el cuadro de diálogo seleccionar un documento de Microsoft Word , busque y seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en abrir.

   Se inicia Word. En función de su elección, Word abre el documento que especificó o un documento nuevo.

5. En el panel combinación de correspondencia , en Seleccionar tipo de documento, haga clic en cartas y, a continuación, haga clic en siguiente: inicie el documento para continuar con el paso 2.

6. En el paso 2, haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.

   En el paso 3, cree el vínculo entre el origen de datos en Access y el documento de Word. Como inició el asistente desde Access, este vínculo se crea automáticamente. En seleccionar los destinatarios, observe que está seleccionada la opción usar una lista existente y se muestra el nombre del origen de datos en utilizar una lista existente.

   

7. Haga clic en Editar lista de destinatarios si desea personalizar el contenido de la tabla o consulta.

   

   Puede filtrar, ordenar y validar los datos. Haga clic en Aceptar para continuar.

8. Haga clic en siguiente: escriba la carta para continuar. Siga las instrucciones restantes en el panel combinar correspondencia y, en el paso 5, haga clic en siguiente: complete la combinación.

Otras maneras de usar una tabla o consulta como origen de datos

Puede especificar de otra manera una tabla o una consulta como origen de datos. Por ejemplo, puede exportar la tabla o consulta de Access a una base de datos ODBC, un archivo de Microsoft Excel, un archivo de texto o cualquier otro formato de archivo que sea compatible con Word y, a continuación, crear un vínculo al archivo resultante mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word.

1. Si aún no ha exportado la tabla o la consulta, hágalo. En Access, en el panel de navegación, seleccione la tabla o consulta que desee usar y, en la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en el formato al que desea exportar y, a continuación, siga las instrucciones.

2. En Word, si no se muestra el panel combinar correspondencia, en el grupo iniciar combinar correspondencia de la pestaña correspondencia , haga clic en la flecha situada bajo iniciar combinaciónde correspondencia y, a continuación, haga clic en paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Aparece el panel combinar correspondencia .

3. En el paso 3 del Panel combinación de correspondencia , en usar una lista existente, haga clic en examinar o en Editar lista de destinatarios.

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , especifique el archivo de datos que ha creado en Access y, a continuación, haga clic en abrir.

5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo siguientes. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, revise y personalice el contenido del archivo. Puede filtrar, ordenar y validar el contenido antes de continuar.

6. Haga clic en Aceptary, a continuación, haga clic en siguiente: escriba la carta en el panel combinar correspondencia . Para obtener más información sobre cómo personalizar la combinación de correspondencia, consulte la ayuda de Word.

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