Si tiene vínculos en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico que apuntan a archivos almacenados en OneDrive o SharePoint, Outlook muestra varios tipos de información sobre estos vínculos y le permite controlar quién puede tener acceso a los archivos vinculados.
Cómo Saber qué vínculos apuntan a los archivos almacenados en OneDrive o SharePoint?
Al agregar un vínculo a un archivo en OneDrive o SharePoint en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, Outlook muestra ese vínculo con un fondo gris. Si hace clic en el vínculo, verá un pequeño cuadro de diálogo que le permite saber quién podrá acceder al vínculo.
Nota: La información aquí se aplica a los vínculos insertados solo en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. Aunque puede adjuntar archivos directamente al mensaje de correo electrónico desde OneDrive o SharePoint y controlar los permisos de esos archivos de forma similar, la información de este tema solo se aplica a los vínculos insertados en el cuerpo del mensaje.
Cómo insertar un vínculo a un archivo OneDrive o SharePoint?
Hay varias maneras de insertar un vínculo en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
-
Copie el vínculo de OneDrive o SharePoint y péguelo en el cuerpo del mensaje.
-
Con un nuevo mensaje de correo electrónico, responda o reenvíe el mensaje abierto, seleccione Mensaje > vínculo > Insertar vínculo. A continuación, selecciona un archivo almacenado en OneDrive o SharePoint.
-
Responda o reenvíe un mensaje con vínculos existentes.
Outlook establecerá automáticamente los permisos del vínculo a lo que el administrador de inquilinos haya elegido como permiso predeterminado para su organización.
Cómo cambiar los permisos de mi vínculo?
Si desea cambiar quién puede acceder al vínculo a un OneDrive o SharePoint documento, haga clic en el vínculo del cuerpo del mensaje de correo electrónico y, a continuación, seleccione el símbolo de> en el cuadro de diálogo permisos para mostrar la configuración del vínculo.
Seleccione o haga clic en cualquiera de las opciones enumeradas.
Además de elegir un nivel de acceso, también puede permitir la edición (o desactivar la casilla para deshabilitar la edición) e incluso bloquear la descarga. En este caso, el archivo vinculado se abrirá solo en una ventana del explorador.
Nota: Para bloquear la descarga de un archivo, debe desactivar la opción Permitir edición .
Seleccione Aplicar para guardar los cambios. Puede establecer niveles de permisos independientes para cada vínculo que agregue al cuerpo del mensaje de correo electrónico.
¿Mis destinatarios tendrán acceso al archivo vinculado?
Outlook comprueba si los destinatarios del mensaje podrán acceder a los vínculos que tiene en el mensaje a archivos almacenados en OneDrive o SharePoint. Este proceso se realiza rápidamente, pero puede tardar más tiempo si envía un mensaje a un gran número de destinatarios. No podrá enviar el mensaje hasta que Outlook complete esta comprobación.
Si Outlook confirma que uno o más destinatarios no podrán acceder al vínculo, el vínculo cambiará de color a rojo y aparecerá un pequeño signo de exclamación rojo junto al nombre del vínculo. Si hace clic en el vínculo, verá información sobre qué destinatarios no pueden acceder al vínculo y por qué.
Desde el elemento emergente, podrá Administrar el acceso y cambiar el nivel de acceso del vínculo, adjuntar el archivo como una copia en lugar de un vínculo o ignorar la advertencia.
Sugerencia: Si tiene varios vínculos en el mensaje de correo electrónico con errores de acceso, puede navegar entre los vínculos con errores mediante el método abreviado de teclado Ctrl+Alt+F1.
Si Outlook no puede comprobar si los destinatarios tienen acceso al vínculo, verá un pequeño signo de exclamación junto al nombre del vínculo, pero el vínculo no cambiará de color. Al hacer clic en el vínculo, podrá optar por ignorar este aviso.
Antes de enviar el mensaje, Outlook le avisará si algunos de los destinatarios no tienen acceso a uno o más vínculos. Puede Enviar de todos modos o elegir No enviar para volver a ver los permisos de acceso al vínculo.
Enviar el mensaje
Si intenta enviar su mensaje de correo electrónico antes de que Outlook termine de comprobar si todos los destinatarios pueden acceder a los vínculos de y nuestro mensaje, verá un mensaje de advertencia. Puede Enviar de todos modos o No enviar y permitir que Outlook terminen de comprobar los permisos. Si no hace nada, el mensaje de advertencia cambiará en cuanto Outlook termine de comprobar los vínculos.
