Las propiedades de documento, también conocidas como metadatos, son detalles sobre un archivo que lo describen o identifican. Incluyen datos como el título, el nombre del autor, el asunto o las palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.
Si incluye las propiedades del documento de sus archivos, más adelante podrá organizarlos e identificarlos con facilidad. Además, podrá hacer búsquedas de documentos en función de sus propiedades o insertarlas en los documentos.
Más información sobre las propiedades del documento
Existen cuatro tipos de propiedades de un documento:
- Propiedades Standard: de forma predeterminada, los documentos de Microsoft 365 están asociados a un conjunto de propiedades estándar, como autor, título y asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el fin de facilitar la organización e identificación de los documentos. Por ejemplo, en Word, puede usar la propiedad Palabras clave (también denominadas Etiquetas) para agregar la palabra clave "clientes" a los documentos de ventas. A continuación, puede buscar todos los documentos de ventas con esa palabra clave.
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Propiedades actualizadas automáticamente : estas propiedades incluyen tanto las propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas en que se creó o modificó un archivo por última vez) como las estadísticas que los programas de Microsoft 365 mantienen (por ejemplo, el número de palabras o caracteres de un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización automática.
Puede usar las propiedades actualizadas automáticamente para identificar o buscar archivos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados después del 3 de agosto de 2015 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez. -
Propiedades personalizadas : puede definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Microsoft 365. Puede asignar un texto, una hora o un valor numérico a las propiedades personalizadas y también les puede asignar los valores sí o no. Puede elegir un nombre de una lista de sugerencias o definir uno propio.
Para obtener más información, consulte Ver o crear propiedades personalizadas para un archivo. - Propiedades de biblioteca de documentos : se trata de propiedades asociadas a documentos en una biblioteca de documentos en un sitio web o en una carpeta pública. Cuando cree una biblioteca de documentos, podrá definir una o varias propiedades de la biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue documentos a la biblioteca, se le pedirá que incluya los valores de todas las propiedades obligatorias o que actualice las propiedades incorrectas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos, se pueden solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categoría y Descripción. Al abrir un documento desde una biblioteca de documentos en Word, Excel o PowerPoint, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos seleccionandoInformaciónde archivo>. Todas las propiedades necesarias de la biblioteca de documentos están resaltadas con bordes rojos en la pestaña Información de Word, Excel y PowerPoint.
Si quiere insertar cualquiera de estas propiedades en el documento de Word, vea Agregar el nombre de archivo, la fecha, el autor u otras propiedades del documento a un encabezado o pie de página.
Ver y cambiar las propiedades estándar del archivo actual
¿Qué programa de Office usa?
Access
- Seleccione la pestaña Archivo.
- Selecciona Información.
- Seleccione el vínculo Ver y editar las propiedades de la base de datos en la parte superior de la página.
- En el cuadro de diálogo Propiedades , seleccione las pestañas para seleccionar las propiedades que desea ver o actualizar.
- Seleccione Aceptar. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
- Vuelva a seleccionar la pestaña Archivo para volver a la base de datos.
Excel
Seleccione la pestaña Archivo.
Seleccione Información para ver las propiedades del libro.
Para agregar o cambiar las propiedades, mueva el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
Seleccione la pestaña Archivo de nuevo para volver al libro. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Pasos opcionales:- Para ver más propiedades, selecciona el enlace Mostrar todas las propiedades en la parte inferior de la página.
- Para abrir un cuadro de diálogo de propiedades en el que pueda agregar o editar todas las propiedades a la vez y ver información y estadísticas del documento, seleccione Propiedades en la parte superior de la página y luego seleccione Propiedades avanzadas.
En la pestaña Resumen, puede agregar o editar las propiedades Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (también llamada “Etiquetas”) y Comentarios.
PowerPoint
Seleccione la pestaña Archivo.
Seleccione Información para ver las propiedades de la presentación.
Para agregar o cambiar las propiedades, mueva el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
Seleccione de nuevo la pestaña Archivo para volver a la presentación. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Pasos opcionales:- Para ver más propiedades, selecciona el enlace Mostrar todas las propiedades en la parte inferior de la página.
- Para abrir un cuadro de diálogo de propiedades en el que pueda agregar o editar todas las propiedades a la vez y ver información y estadísticas del documento, seleccione Propiedades en la parte superior de la página y luego seleccione Propiedades avanzadas.
En la pestaña Resumen, puede agregar o editar las propiedades Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (también llamada “Etiquetas”) y Comentarios.
Project
- Seleccione la pestaña Archivo.
- Seleccione Información para ver las propiedades del proyecto.
- Para agregar o cambiar las propiedades, mueva el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
- Vuelva a seleccionar la pestaña Archivo para volver al proyecto. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Pasos opcionales:
Para ver más propiedades o estadísticas, seleccione Información del proyecto en la parte superior de la página y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas o Estadísticas del proyecto.
En la pestaña Resumen, en el cuadro de diálogo Propiedades, puede agregar o editar las propiedades Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (también llamada “Etiquetas”) y Comentarios.
Publisher
- Seleccione la pestaña Archivo.
- Seleccione Información para ver las propiedades.
- Seleccione de nuevo la pestaña Archivo para volver a la publicación. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Pasos opcionales:
Para abrir un cuadro de diálogo de propiedades en el que pueda agregar o editar todas las propiedades a la vez y ver información y estadísticas del documento, seleccione Propiedades de publicación en la parte superior de la página y luego seleccione Propiedades avanzadas.
En la pestaña Resumen, puede agregar o editar las propiedades Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (también llamada “Etiquetas”) y Comentarios.
Visio
Seleccione la pestaña Archivo.
Seleccione Información para ver las propiedades.
Para agregar o cambiar las propiedades, mueva el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información.
Seleccione de nuevo la pestaña Archivo para volver a la publicación. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Pasos opcionales:- Para abrir un cuadro de diálogo de propiedades en el que pueda agregar o editar todas las propiedades a la vez y ver la información del documento, seleccione Propiedades en la parte superior de la página y, a continuación, elija Propiedades avanzadas.
En la pestaña Resumen, puede agregar o editar propiedades como Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (también llamada “Etiquetas”) y Comentarios. - Para agregar un vínculo a documentos relacionados, seleccione Documentos relacionados en la parte inferior de la página Información y seleccione Agregar un vínculo a un documento relacionado.
- Para abrir un cuadro de diálogo de propiedades en el que pueda agregar o editar todas las propiedades a la vez y ver la información del documento, seleccione Propiedades en la parte superior de la página y, a continuación, elija Propiedades avanzadas.
Word
Seleccione la pestaña Archivo.
Seleccione Información para ver las propiedades del documento.
Para agregar o cambiar las propiedades, mueva el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información. Tenga en cuenta que, para algunos metadatos, como la propiedad Autor, tendrá que hacer clic con el botón derecho en la propiedad y elegir Quitar o Editar.
Seleccione la pestaña Archivo de nuevo para volver al documento. Los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Pasos opcionales:- Para ver más propiedades, selecciona el enlace Mostrar todas las propiedades en la parte inferior de la página.
- Para abrir un cuadro de diálogo de propiedades en el que pueda agregar o editar todas las propiedades a la vez y ver información y estadísticas del documento, seleccione Propiedades en la parte superior de la página y, a continuación, elija Propiedades avanzadas.
En la pestaña Resumen, puede agregar o editar las propiedades Título, Asunto, Autor, Administrador, Compañía, Categoría, Palabras clave (también llamada “Etiquetas”) y Comentarios.
Ver o crear propiedades personalizadas del archivo actual
Las propiedades personalizadas son propiedades que se definen para un documento de Microsoft 365. Puede asignar un texto, una hora o un valor numérico a las propiedades personalizadas y también les puede asignar los valores sí o no. Puede elegir de una lista de nombres sugeridos o definir los propios.
Seleccione la pestaña Archivo.
Selecciona Información.
Seleccione Propiedades en la parte superior de la página y luego Propiedades avanzadas.
Nota
- En Access, seleccionaría Ver y editar las propiedades de la base de datos
- En Project, seleccionaría Información del proyecto
- En Publisher, seleccionaría Propiedades de la publicación
- Actualmente no puede ver ni crear propiedades personalizadas para los archivos de Visio
Seleccione la pestaña Personalizado .
- En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.
- En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
- En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
Seleccione Aceptar.