Introducción a Microsoft Places

Microsoft Places es una nueva plataforma de área de trabajo conectada que reinventa el trabajo híbrido, en persona y remoto. Le ayuda a coordinar dónde se produce el trabajo, modernizar la oficina con tecnología inteligente y optimizar el área de trabajo en función de las cambiantes necesidades de los empleados.

Coordinar dónde se produce el trabajo para lograr los resultados correctos

La programación híbrida de Microsoft Places aprovechará las señales de datos comunes de Outlook y Teams para permitirle ver la semana que viene y ver cuándo sus compañeros de trabajo y colaboradores cercanos planean estar en la oficina. Comprenderá los días con más asistencia en la oficina, lo que le permitirá ajustar su programación para aprovechar las valiosas conexiones en persona. La reserva inteligente le ayudará a descubrir los espacios disponibles con la tecnología adecuada para que coincida con su propósito de reunión y la combinación de participantes en persona o remotos.

Modernizar la oficina con tecnología inteligente

Con la orientación, ya no perderá tiempo buscando la sala de conferencias adecuada o siguiendo señales del edificio obsoletas; en su lugar, podrá acceder a un mapa en su dispositivo móvil que le guiará hasta el lugar correcto. La reserva de escritorio le permitirá ver dónde están sentados sus compañeros más cercanos y elegir el escritorio en consecuencia. Y, una vez que llegue a la sala adecuada, Salas de Microsoft Teams permite que todo el mundo participe sin importar la ubicación, gracias a sus funciones bien pensadas e inclusivas. Con el objetivo de reconstruir y reforzar los vínculos, Microsoft Places también facilitará encuentros fortuitos, lo que permitirá a los compañeros organizar fácilmente reuniones improvisadas y compartirlas con otras personas de la oficina.

Optimizar el espacio y los costes de las necesidades cambiantes

Para una administración eficaz del espacio físico, los responsables y los jefes de carteras de propiedades necesitan información sobre el espacio, como los datos de reserva y las tendencias de ocupación, para descubrir oportunidades de optimización. Estas conclusiones facilitan los ajustes de espacio dinámicos, como la conversión del exceso de salas de reuniones en espacios de colaboración para satisfacer las necesidades de colaboración en constante evolución. Además, con un conocimiento avanzado de los patrones de ocupación, los responsables de la toma de decisiones pueden ir más allá con su optimización del espacio, lo que reduce las plantas disponibles en días más ligeros, lo que ahorra gastos energéticos y mejora la experiencia del lugar de trabajo. Al agregar tendencias en toda la cartera, las organizaciones pueden crear entornos de trabajo flexibles y sostenibles que se adapten a nuevas formas de trabajo.

¿Listo para intentarlo? Los administradores pueden registrarse en el Programa de vista previa de lugares

Para empezar, vaya a la página principal de Places para obtener más información sobre Microsoft Places y lo que puede hacer por su organización. Cuando esté listo para participar, pida al administrador de TI que visite la Guía de incorporación para la vista previa de Places.

Obtenga información sobre cómo usar las características de la vista previa de Places

Una vez que el administrador de TI haya completado el proceso de incorporación de la vista previa de Places, podrá empezar a usar las características de Places.

Empezar con la aplicación web de Places en Outlook & Teams

Para obtener acceso a nuestra aplicación Places en Outlook y Teams, el administrador tendrá que registrarse en nuestra vista previa (según las instrucciones anteriores). Una vez que obtenga acceso a nuestra aplicación, siga estas instrucciones: Administrar las aplicaciones en el Centro de administración de Microsoft Teams.

Una vez que el administrador haya habilitado la experiencia de la aplicación web, podrá acceder a Places web a través de outlook.office.com/places.

Planes de trabajo

Para obtener más información sobre cómo configurar y cambiar el plan de trabajo, ver la ubicación de trabajo de otros usuarios y administrar los controles de uso compartido, consulte este artículo de soporte técnico: Obtenga más información sobre las horas de trabajo en Outlook.

Programación

Los organizadores pueden pedir a los invitados que asistan a la reunión en persona, y los asistentes pueden responder para confirmar si podrán participar en persona o si solo pueden asistir de forma virtual. Para obtener más información sobre la programación de eventos presenciales, consulte este artículo de soporte técnico: Programación de eventos presenciales.

Establecer y ver la ubicación del edificio

Avise a las demás personas si trabaja desde la oficina o de forma remota configurando su ubicación de trabajo para ese día. Ahora sabrán qué días estará en la oficina o trabajando desde casa, lo que facilita la coordinación de reuniones en persona. Siempre que aparezca algo, actualice sus planes en Outlook o Teams para reflejar su ubicación en ambos. Puede agregar detalles de la ubicación del edificio al configurar los días de la oficina.

Ver la ubicación de trabajo de otros usuarios

Comprender la ubicación en la que trabajan otros usuarios puede ser esencial para una colaboración eficaz. Puede ver las ubicaciones de otros usuarios en Teams al ver su información de perfil.

• Ver la ubicación de los detalles de la tarjeta de perfil.

  Nota

  Si no puede ver información relacionada con la ubicación en la tarjeta de perfil, podría deberse a la configuración de privacidad establecida por esa persona.

• Ver la lista de personas del chat de grupo.

  • Seleccione un chat grupal existente que incluya a personas cuya ubicación quiera conocer.
  • Seleccione Ver y agregue participantes debajo de su imagen de perfil en la esquina superior derecha de Teams.
  • Mantenga el puntero sobre las personas de esa lista. Las personas que hayan indicado su ubicación de trabajo para ese día verán esa información debajo de su nombre.

  Nota

  Un chat grupal está limitado a 250 personas, la lista está ordenada alfabéticamente de forma predeterminada y es posible que no pueda ver la información de ubicación de personas de distintas organizaciones.

• Ver quién está cerca de usted desde la ventana de chat 1:1

Mientras mantiene una conversación en una ventana de chat uno a uno, Teams mostrará la indicación Cerca en la parte superior de la ventana de chat si la otra persona está cerca de usted. Esta información solo aparece cuando el remitente y el destinatario están en el mismo edificio de oficinas en ese momento.

Empezar con Places en dispositivos móviles

Para obtener acceso a nuestra aplicación de Places para iOS, el administrador tendrá que registrarse en nuestra vista previa (según las instrucciones anteriores). Descargue la aplicación TestFlight de Apple desde el App Store: TestFlight en el App Store. Una vez que el administrador haya completado los pasos de incorporación, le proporcionará una URL de Apple para descargar la aplicación a través de la aplicación TestFlight de Apple. Abra ese vínculo en el explorador web de su iPhone. Siga las instrucciones para instalar la aplicación Places para iOS.

Reserva de escritorio (área de trabajo)

Con Places, las organizaciones pueden configurar clústeres de escritorios individuales para empleados, conocidos como grupos de escritorios (también denominados áreas de trabajo). Después, los empleados pueden reservar un espacio dedicado en un grupo de escritorio para trabajar desde el momento en que visitan la oficina.

Reservar un área de trabajo es lo mismo que reservar una sala. Puede reservar un área de trabajo a través de Outlook (Outlook para Windows, Outlook para iOS y Android, Outlook en la Web y Outlook para Mac). La diferencia clave es elegir "área de trabajo" en lugar de "sala de conferencias" en la lista desplegable Tipo de buscador de salas.

Estos son los pasos para reservar un área de trabajo:

1. Abra el calendario de Outlook y seleccione Nueva reunión (le recomendamos que use la opción Todo el día ).
2. Establezca el estado Mostrar como: en Libre para que la reserva del espacio de trabajo no bloquee el calendario.
3. En el panel Buscador de salas, seleccione un edificio de la lista desplegable Edificio y, a continuación, seleccione Espacios de trabajo en la lista desplegable Tipo, como se indica a continuación:

Guía del equipo

Hoy en día, los líderes tienen dificultades para establecer expectativas y normas claras sobre dónde, cuándo y cómo trabaja su equipo. Esto da lugar a una falta de alineación y a preocupaciones sobre la conexión, la productividad y la implicación de los empleados, especialmente en el contexto del trabajo híbrido. Creemos que este problema se puede resolver para nuestros clientes proporcionando herramientas completas para el ritmo de la empresa, un conjunto de funcionalidades que ayudarán a los líderes a impulsar la alineación dentro de sus equipos y a comunicar las normas en sus organizaciones. La guía del equipo ofrece a los líderes la posibilidad de crear directivas híbridas para sus equipos sin esfuerzo.

Nota: la guía del equipo solo está disponible para usuarios con licencia de Teams Premium. Los administradores pueden configurar quién tiene acceso a la característica.

Crear un grupo de trabajo

1. Cree un grupo de trabajo haciendo clic en + nuevo grupo de trabajo en la barra izquierda de la página People de Places.
2. Asigne un nombre y una foto al grupo de trabajo, y agregue propietarios y miembros.
3. Cuando se guarda el grupo de trabajo, se agrega a la barra izquierda de la página People de Places para todos los propietarios y miembros. Un grupo de trabajo es una vista compartida de los planes de trabajo de otras personas; puede ver dónde planean trabajar los propietarios y los miembros. También se pueden crear instrucciones en persona para el grupo de trabajo.

Crear y editar instrucciones para un grupo de trabajo

Los propietarios pueden crear y editar instrucciones para un grupo de trabajo.

Para crear instrucciones:

1. Seleccione el grupo de trabajo para el que desea crear instrucciones.
2. En la vista de grupo de trabajo, haga clic en + Guía para el día de la semana para el que está destinada la guía.
3. Asigne a la guía un título, una fecha de finalización, una ubicación y una descripción (opcional). Las instrucciones se repetirán semanalmente hasta la fecha de finalización especificada.
4. Haga clic en Enviar para guardar la guía y notificar a los propietarios y miembros el grupo de trabajo. Los propietarios y miembros recibirán una invitación de calendario para todo el día con las indicaciones.

Para editar la guía:

1. En la vista del grupo de trabajo de la página People de Places, seleccione la guía.
2. Haga clic en el botón Editar para abrir el cuadro de diálogo de edición de las indicaciones. Hay opciones para editar y enviar las indicaciones actualizadas a todos los propietarios y miembros, o para eliminarlas.

Alineación con la guía

1. Los miembros recibirán una invitación de calendario de todo el día para obtener instrucciones.
2. Desde la invitación, los miembros ven los detalles sobre las instrucciones y actualizan su ubicación de trabajo para que se alinee con la guía. Al hacer clic en "actualizar ubicación" en la invitación, se abre la página People de Places con el grupo de trabajo seleccionado. Desde ahí, los miembros pueden actualizar su ubicación de trabajo recurrente para alinearla con la ubicación indicada.

Explorar Places

Una vez que el administrador de TI haya agregado edificios a su inquilino, estará disponible la página Explorar Places.

Mapas

Los administradores pueden agregar la experiencia de mapas para mejorar Places, lo que permite a los empleados ver los diseños de edificios y suelos, comprender qué puntos de interés están cerca y visualizar la ubicación de los grupos de escritorios y las salas de conferencias. Se puede acceder a los mapas en varias partes de la experiencia de Places cuando los usuarios van a reservar salas o escritorios, incluido el Buscador de Places.

Los mapas son una experiencia opcional y es posible que no estén disponibles para todos los edificios. Si no ve los mapas habilitados para su ubicación en Places, póngase en contacto con su administrador.

Análisis de espacio

Places Analytics está diseñado para administradores y responsables de bienes inmuebles que buscan información basada en datos para una gestión eficaz del espacio. Ahora tiene acceso a una perspectiva unificada de los espacios administrados, que abarca grupos de escritorios, salas de conferencias y edificios completos, todos ellos presentados en un único panel. Gracias a la perfecta integración de los datos de programación y reserva con el sensor y la información de ocupación, nuestra plataforma le permite detectar infrautilización, identificar ineficiencias e implementar estrategias controladas por datos para optimizar la eficiencia del espacio. Las sólidas capacidades de generación de informes de la plataforma permiten a los usuarios identificar desequilibrios entre la oferta y la demanda y asignar recursos de forma eficaz. Microsoft Places ofrece a los profesionales del sector inmobiliario datos útiles para optimizar el uso del espacio e impulsar decisiones fundamentadas, lo que marca una nueva forma de gestionar los espacios de trabajo.

Introducción a Places Analytics

El primer paso es obtener acceso a Places Analytics. Para obtener acceso, debe ponerse en contacto con el administrador de TI que gestiona Microsoft Places. Podrán agregarle a los grupos de acceso requeridos y concederle permiso para ver Analytics.

Una vez que disponga del acceso, podrá ver Analytics a través de la aplicación web de Places, Outlook y Teams.

Puede acceder a Places en outlook.office.com/places.

Conozca y haga un seguimiento de las tendencias de uso

Una vez que tenga acceso y llegue a Places Analytics, puede seleccionar el edificio que le interese en la barra de búsqueda de edificios. Una vez seleccionado, podrá conocer la información registrada sobre el edificio y las salas y los grupos de escritorios asociados al edificio. Estos datos le ayudan a obtener una vista general rápida de los distintos espacios, su capacidad y los servicios asociados a cada espacio.

Una vez que comprenda la cobertura de espacio, puede ir más allá para comprender el uso de espacios. Se tratan las métricas de uso de edificios, salas y grupos de escritorio. Cada uno de estos espacios tiene métricas de uso basadas en la intención y métricas de uso reales. El uso basado en la intención se basa en la intención del usuario para hacer uso del espacio y el uso real se basa en el uso real del espacio.

Al comparar la intención y los datos reales de estos distintos tipos de espacio, podrá comprender el comportamiento del usuario y las áreas de oportunidad que se van a optimizar. Con la ayuda de los datos de intención, podrá comprender las preferencias del usuario en torno a los planes híbridos y las reservas de espacio. Al combinarlo con los datos reales, podrá comprender el cumplimiento de la intención del usuario con los comportamientos reales y tomar medidas de optimización y administración de cambios para mejorar la experiencia de los empleados y reducir los costes.

La intención del usuario para los edificios se deriva de los planes de trabajo establecidos por los empleados y la intención de las salas, los grupos de escritorio se basan en las reservas realizadas por los empleados. Los datos reales se calculan en función de las señales de los sensores de ocupación, las señales de las tarjetas de acceso y las señales de red.

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