Como jefe de proyecto, se comunica con muchas partes interesadas del proyecto, desde los miembros del equipo que realizan las tareas del proyecto hasta los ejecutivos de la organización y los clientes del proyecto. Puesto que la comunicación es tan crucial para el éxito de su proyecto, y como comunica diferentes tipos de información a diferentes tipos de partes interesadas, necesita un plan de comunicación de proyecto sólido. Puede usar Project Web App a través de su suscripción de Project Online para implementar muchos aspectos de su plan de comunicación e intercambiar los tipos de información adecuados con las personas adecuadas.
En este artículo
- ¿Por qué es tan importante la comunicación del proyecto?
- Procedimientos recomendados para la comunicación en un proyecto
- Publicar el plan de comunicación en Project Online
- Mostrar a los miembros del equipo cómo obtener acceso a la programación del proyecto
- Identificar y configurar los informes adecuados
¿Por qué es tan importante la comunicación del proyecto?
Con tantas personas involucradas en un solo proyecto, grandes o pequeños, la comunicación tiene un papel enorme en el éxito o fracaso del proyecto. Cuando faltan comunicaciones, el proyecto puede experimentar pasos erróneos como suposiciones, duplicación de esfuerzo o lo contrario, lagunas en el esfuerzo. Además, las partes interesadas podrían sentir que están en silos aislados, insólitos y no compatibles, lo que puede provocar una baja moral y una disminución de la productividad.
Por otro lado, cuando la comunicación es buena, su proyecto puede experimentar eficiencias en el proceso, identificación y prevención de problemas y riesgos, resolución innovadora de problemas y toma de decisiones basadas en hechos sonoros. Fomentar una buena comunicación en un proyecto mejora la probabilidad de que el proyecto se ajuste a la programación y dentro de su presupuesto.
¿Qué es una buena comunicación? Está intercambiando la información correcta con las personas adecuadas. Garantizar que se escucha a las partes interesadas en todos los niveles. Disponer de canales para conversaciones formales e informales que muevan el proyecto hacia su objetivo.
Procedimientos recomendados para la comunicación en un proyecto
El momento adecuado para pensar en la comunicación del proyecto es cuando está en la fase de planeación del proyecto. De hecho, agregar el desarrollo de procesos de comunicación entre las primeras tareas del proyecto puede indicar al equipo que la comunicación eficaz es el trabajo de todos los miembros del equipo y es clave para el éxito del proyecto.
En las siguientes secciones se detallan cuatro preguntas a tener en cuenta sobre cómo se administrará la comunicación a lo largo de la vida del proyecto y cómo compilar las respuestas en un plan de comunicación que funcione para todos los usuarios.
¿Con quién necesita comunicarse?
Debe comunicarse con todos los usuarios que tengan un interés o que tengan una participación en el éxito del proyecto, es decir, las partes interesadas del proyecto. Piense en quiénes son esas partes interesadas. Es probable que estén en varios niveles de la organización y algunos podrían ser externos a su organización. Estas son algunas de las posibles partes interesadas del proyecto:
- Miembros del equipo del proyecto. Estas personas están realizando el trabajo real del proyecto.
- Jefe de cartera de proyectos. Si la suya es una organización más grande que ejecuta una gran cantidad de proyectos a la vez, es posible que deba comunicarse con un jefe de cartera.
- Administrador de recursos. Al igual que con un jefe de cartera, si su organización está basada en proyectos en gran medida, es posible que tenga que trabajar estrechamente con un administrador de recursos que garantice que las personas con los conjuntos de aptitudes adecuados para los distintos proyectos estén disponibles.
- Administración ejecutiva. La administración superior normalmente necesita saber cómo va el proyecto, especialmente en términos de programación y costo.
- Patrocinador o cliente. Es posible que haya un patrocinador o cliente diferente de la administración y que esté pagando por el proyecto.
- Representante del usuario final. Esta persona representa a las personas que es probable que el proyecto se beneficie o que afecte de otro modo cuando se complete.
¿Qué tipos de información necesitan?
Dado que la primera regla de comunicación es conocer a su audiencia, obtendrá el máximo rendimiento de su inversión en comunicación al adaptar la comunicación a lo que cada conjunto de partes interesadas necesita saber.
Por ejemplo, los miembros del equipo del proyecto necesitan conocer las tareas a las que están asignados y quién depende de sus tareas para, a su vez, realizar su trabajo. Es probable que también necesiten ver ocasionalmente la programación completa del proyecto para mantener un buen sentido del ámbito y una dirección enfocada.
A diferencia de los miembros del equipo que necesitan los detalles vitales, los ejecutivos o los patrocinadores del proyecto requieren un resumen muy alto de cómo va el proyecto. Están más preocupados por el rendimiento en función de la programación y el presupuesto del proyecto, y quieren saber si el proyecto va por buen camino para cumplir sus objetivos.
Mire la lista de partes interesadas y piense en el proyecto desde sus puntos de vista. Esto le ayudará a determinar qué información intercambiar con ellos y qué forma debe tomar esa comunicación. Además, hable con las partes interesadas y averigüe qué y cómo prefieren comunicarse.
¿Con qué frecuencia deben suceder los distintos tipos de comunicación?
Intente encontrar el equilibrio adecuado: muy poca comunicación y el proyecto corre el riesgo de sufrir más contratiempos de los que debería; demasiada comunicación y las partes interesadas molestas sienten que los esfuerzos están ocupados que interfieren con el tiempo para implementar o supervisar el proyecto.
Los informes de estado semanales y las planillas de horas trabajadas son algo estándar para las actualizaciones del equipo del proyecto en la programación, aunque a menudo se prefieren las reuniones "de pie" diarias de 20 minutos. Del mismo modo, es posible que los patrocinadores y clientes también quieran un resumen semanal de la programación del proyecto y el rendimiento de costos. Si está consultando con un jefe de cartera o un representante del usuario final, quizás la comunicación puede ser mensual o incluso trimestral.
Cada proyecto y sus necesidades de comunicación son diferentes. Considere detenidamente la frecuencia de comunicación con las distintas partes interesadas del proyecto. De nuevo, hable con las partes interesadas sobre lo que necesitan y esté dispuesto a hacer ajustes que se ajusten al proyecto y a sus personas.
¿Qué tecnología se usará para intercambiar información?
Comprender los recursos tecnológicos de la organización disponibles para usted y las partes interesadas. Las reuniones cara a cara periódicas y el intercambio de información por correo electrónico suelen ser la norma. Sin embargo, la reunión con una herramienta como Skype Empresarial puede ser esencial para las partes interesadas dispersas geográficamente y puede incluir audio, vídeo, pantalla compartida y una pizarra virtual. La mensajería instantánea (MI) puede ser más inmediata que el correo electrónico, y puede ayudar a las partes interesadas a obtener más rápidamente la información que necesitan. Con una herramienta como Yammer, su equipo puede conectarse entre sí en una red social privada. Puede compartir información, chatear sobre procesos, resolver problemas y tomar decisiones.
Independientemente de lo que decidas, intenta usar las herramientas tecnológicas con las que todos se sientan cómodos. Pero no sea reacio a probar una nueva tecnología si se adapta a las necesidades del proyecto y el equipo, o a volver a un método de comunicación "a la antigua" si es lo mejor. El punto es facilitar una mejor colaboración en el equipo del proyecto.
Crear un plan de comunicación del proyecto
Una vez que haya identificado a las partes interesadas y determinado qué tipos de intercambios de información se necesitan con ellos y con qué frecuencia, está listo para crear el plan de comunicación del proyecto. No es necesario elaborarlo. Puede ser simplemente un resumen de una página o una tabla simple que destila lo que ha aprendido y establece el escenario para una buena comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Publique el plan de comunicación con el proyecto para que todas las partes interesadas tengan acceso a él en cualquier momento. Vuelve a visitarla periódicamente. Cambiar las condiciones del proyecto puede justificar un cambio en sus estrategias de comunicación normales. Moverse entre las fases del proyecto, por ejemplo, de la planificación a la ejecución o de la ejecución al cierre, también puede llamar a diferentes necesidades de comunicación.
Publicar el plan de comunicación en Project Online
Tiene muchas opciones para facilitar una buena comunicación al trabajar con Project Web App en Project Online. Para empezar, puede agregar el plan de comunicación, así como cualquier otro documento asociado con el proyecto, a la biblioteca de documentos del proyecto.
- En Inicio rápido, elija Proyectos.
- En el Centro de proyectos, elija el nombre del proyecto al que desea agregar el plan de comunicación.
- En Inicio rápido, elija Documentos. Se abrirá la página Documentos del proyecto.
- En la barra de menús, elija Cargar.
- Navegue por el sistema de archivos para buscar y elegir el plan de comunicación y, a continuación, elija Abrir. El archivo se agrega a la biblioteca de documentos del proyecto.
Mostrar a los miembros del equipo cómo obtener acceso a la programación del proyecto
Los miembros del equipo usan principalmente Project Online para enviar sus partes de horas o introducir el progreso de las tareas. Pero también pueden acceder a la programación completa, algo esencial para ver la visión general del proyecto, así como para comprender quién está esperando a que se completen sus tareas.
- En Inicio rápido, elija Proyectos.
- En el Centro de proyectos, elija el nombre del proyecto. El proyecto se abre y muestra todas las tareas que están asignadas a ellas, cuándo están programadas para empezar y finalizar, qué tareas dependen entre sí y mucho más.
Identificar y configurar los informes adecuados
Un aspecto importante de la comunicación del proyecto es la creación de informes. Identifique, configure y ejecute periódicamente los informes necesarios para los miembros del equipo, el jefe de cartera, el administrador de recursos, la administración superior, los clientes y otras partes interesadas.
Project Web App incluye un conjunto de informes de ejemplo para empezar con algunos conceptos básicos sobre informes. Estos informes de ejemplo son:
- Panel de información general del proyecto
- Información general del proyecto
- Visión general de los recursos
- Para ver los informes de ejemplo, en Inicio rápido, elija Informes.
- En la página Informes de PWA que aparece, elija su idioma. Se muestran los tres informes de ejemplo.
- Para abrir el informe en Excel para la Web, haga clic en un nombre de informe.
Vea también:
Configurar planilla de horas trabajadas
¿Qué pueden hacer los miembros del equipo en Project Online?
Informes de ejemplo en Project Online
¿Qué herramientas de creación de informes puedo usar con datos del proyecto?