Crear una combinación de catálogos

Publisher ofrece la posibilidad de conectarse a un origen de datos, como una base de datos, una hoja de cálculo o incluso un archivo de texto, y usar los datos para crear fácilmente un catálogo de sus productos o servicios. También puede usar la combinación de catálogos para crear directorios, álbumes de fotografías o cualquier otro tipo de publicación que muestre uno o más elementos en cada página.

• Cómo funciona la combinación de catálogos
• Planear el catálogo
• Crear una publicación de plantilla
• Conectarse al origen de datos
• Insertar campos de combinación
• Completar, imprimir y guardar la publicación del catálogo

Cómo funciona la combinación de catálogos

La combinación de catálogos es similar a la combinación de correspondencia. Al usar la combinación de catálogos, crea una publicación de plantilla de combinación de catálogos y, a continuación, combina la plantilla con información de un origen de datos para generar páginas combinadas.

1 Origen de datos con información de registro, como nombres de elementos y descripciones.

2 Publicación de plantilla de combinación de catálogos con área de combinación de catálogos y campos de combinación que son marcadores de posición para información de registros.

3 Páginas combinadas resultantes que muestran varios registros por página.

Puede guardar la combinación de catálogos como una publicación nueva o agregarla al final de una publicación existente. También puede guardar la plantilla de combinación de catálogos y usarla de nuevo, siempre que actualice la información en el origen de datos, para crear conjuntos adicionales de páginas combinadas.

Antes de empezar

Las siguientes sugerencias le ayudarán a crear una combinación de catálogos correcta:

• Inicie la combinación de catálogos en una publicación nueva.

• Además de páginas como una portada, una tabla de contenido y formularios de pedidos, proporcione una página para los campos de combinación, incluso a través del catálogo probablemente tendrá varias páginas una vez que cree el documento combinado.

• Configure la plantilla de combinación de catálogos con las dimensiones de página que desee para las páginas combinadas finales.

• Si tiene previsto agregar las páginas combinadas que cree al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)
  • Vista de página (vista de una página o vista de dos páginas)
  • Tipo de publicación (web o impreso)
  • Orden de página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Principio de página

Planear el catálogo

Antes de comenzar la combinación de catálogos, piense en qué tipo de información desea incluir en las páginas combinadas finales.

• ¿Desea enumerar los nombres y precios de los elementos?
• ¿Desea incluir una descripción de cada elemento?
• ¿Desea incluir una imagen de cada elemento?

Planear el origen de datos

Después de decidir el tipo de información que desea incluir en el catálogo, puede crear el origen de datos que usará para la combinación de catálogos. Si ya tiene un origen de datos, puede asegurarse de que contiene toda la información que desea incluir en la combinación.

La combinación de catálogos de Publisher puede usar diversos formatos de origen de datos. Si aún no tiene un origen de datos para usar para la combinación, puede generar uno en Publisher. También puede crear un origen de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o en una tabla de Word de Microsoft Office.

Los campos de datos que incluya en el origen de datos se corresponden con los campos de combinación que inserte en la plantilla de combinación de catálogos.

Al configurar el origen de datos, cree una columna para cada tipo de información, como el nombre del elemento, el número de cotizaciones y el precio. Cada fila, o registro, corresponde a la información de un elemento.

Importante Asegúrese de que el origen de datos incluye un campo de datos o una columna para cada tipo de información que combinará. Según el tipo de origen de datos, es posible que pueda realizar algunos cambios en los datos después de conectarse a ellos en Publisher, pero es mejor finalizar la información antes de empezar.

Si tiene previsto combinar fotos en las páginas del catálogo, debe incluir una columna para la ruta de acceso de cada archivo de imagen que planea usar. No incluya las imágenes ni las imágenes reales en el origen de datos.

Si tiene previsto crear el origen de datos en Publisher, puede hacerlo después de crear la publicación de la plantilla.

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Crear una publicación de plantilla

Ahora puede crear la publicación de la plantilla de combinación de catálogos, donde podrá diseñar el diseño de las páginas combinadas finales. Cuando complete la combinación, use esta plantilla de combinación de catálogos para generar páginas combinadas, que puede guardar como una publicación nueva o agregar al final de una publicación existente.

La plantilla de combinación de catálogos debe tener el mismo diseño (tamaño de página y orientación) que desea para las páginas combinadas finales. Además, debe contener cualquier texto o gráfico que desee que aparezca en cada página de la publicación final, por ejemplo, una imagen de fondo o el nombre y el número de teléfono de su empresa. Lo mejor es usar una página principal para estos elementos de la plantilla de combinación.

Si tiene previsto agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

• Tamaño de página (alto y ancho)
• Vista de página (vista de una página o vista de dos páginas)
• Tipo de publicación (web o impreso)
• Orden de página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Crear la plantilla de combinación de catálogos

1. Elija una plantilla de publicación adecuada para el catálogo.
2. En la pestaña Insertar, haga clic en Páginas del catálogo.
   
3. Las páginas del catálogo se crearán con un área de combinación de catálogo predeterminada y la pestaña Herramientas del catálogo aparecerá en la cinta de opciones. En este momento, puede colocar el Área de combinación de catálogoscomo desee en la página y agregar cualquier texto o imagen que desee que aparezca en todas las páginas del catálogo. Cuanto menor sea el área de combinación, más elementos del catálogo se podrán combinar con la página. Por ejemplo, un área de combinación de 2"x2" se repetirá más veces que un área de combinación de 4"x4". No se preocupe demasiado por hacerlo exactamente bien, ya que puede volver atrás y editar estos elementos en cualquier momento.
   Propina No configure el Área de combinación de catálogos en este momento, espere hasta que llegue el momento de insertar los campos de combinación y use uno de los diseños predefinidos de la galería Presentación.

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Conectarse al origen de datos

Después de dar formato a la página de la plantilla de combinación de catálogos, el siguiente paso es crear o buscar y conectarse al origen de datos. La opción que elija a continuación dependerá de si ya tiene un origen de datos o si desea crear una nueva lista en Publisher.

1. En la pestaña Herramientas del catálogo, haga clic en Agregar lista y siga uno de estos procedimientos:

   • Seleccione Escribir una nueva lista si necesita crear el origen de datos para la combinación.
   • Haga clic en Usar una lista existente si ya tiene un origen de datos que desea usar.
   • Haga clic en Seleccionar de contactos de Outlook si desea crear un directorio de sus contactos.

Escribir una lista nueva

1. En el cuadro de diálogo Nueva lista de productos, escriba la información del primer elemento o registro que desea incluir en el catálogo.
   Si desea agregar o quitar columnas (por ejemplo, si no va a incluir imágenes), haga clic en Personalizar columnas y realice los cambios que desee.
2. Después de escribir toda la información del primer registro, haga clic en Nueva entrada y, a continuación, escriba la información para el registro siguiente. Continúe hasta que haya escrito la información de todos los registros que desea incluir.
3. Una vez completada la nueva lista, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la nueva lista y, a continuación, haga clic en Guardar.

Usar una lista existente

1. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, busque y haga clic en el origen de datos que desee.
   De forma predeterminada, Publisher guarda los orígenes de datos en la carpeta Mis orígenes de datos. Es posible que tenga que ir a la carpeta Mis orígenes de datos para buscar el origen de datos.
2. Haga clic en Abrir.
   Según el tipo de origen de datos que seleccione, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel que tiene información sobre varias pestañas, debe seleccionar la pestaña que contiene la información que desea y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

Seleccionar de contactos de Outlook

1. Siga uno de estos procedimientos:

   • En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desea usar.
   • En el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione el perfil correcto para los contactos que desea usar.

2. Haga clic en Aceptar.

Agregar más listas

Si desea usar más de una lista en la combinación de catálogos, puede agregar listas.

1. Haga clic en Editar lista y, en la lista Combinar productos del catálogo, en Agregar a la lista de productos, haga clic en Seleccionar una lista existente, Seleccionar de contactos de Outlook o Escribir una lista nueva.
   Publisher le pedirá que corrija errores de coincidencia entre los campos de las distintas listas de origen abriendo el cuadro de diálogo Agregar a la lista de productos.
2. En el cuadro de diálogo Agregar a la lista de productos, seleccione un campo que no esté marcado en la columna Coincidencias, seleccione el campo al que desea que se corresponda en la lista Campos de lista de productos con campos coincidentes y, a continuación, haga clic en Coincidir.
3. En el cuadro de diálogo Asignar campo, compruebe que el campo seleccionado aparece en Coincidir con un campo de lista de productos o seleccione otro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para hacer una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar en la nueva lista (la lista de la izquierda en el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   Los campos agregados se muestran en Nuevos campos para agregar a la lista de destinatarios

Seleccione los registros que desea incluir

1. Haga clic en Editar lista.

2. En el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos, siga uno de estos procedimientos:

   • Active las casillas situadas junto a los registros que desea incluir y desactive las casillas situadas junto a los registros que desea excluir.
     Propina Si desea incluir solo unos cuantos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

   • Para filtrar la lista por un criterio específico, haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento por el que desea filtrar y, a continuación, haga clic en el valor que desea usar como filtro.

     • (Espacios en blanco)muestra todos los registros en los que el campo correspondiente está en blanco.
     • (No en blanco) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.
       Nota Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de propiedades en venta y hay varios registros de propiedades que muestran Buffalo como la ciudad o la ubicación, puede filtrar por Buffalo.
       El cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos muestra solo los registros designados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos).

   • Para ordenar los elementos de la lista, haga clic en el encabezado de columna del elemento por el que quiere ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por ciudad/ubicación, haga clic en el encabezado de columna Ciudad/Ubicación.

3. Haga clic en Aceptar.

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Insertar campos de combinación

Ahora es el momento de organizar la información que desea mostrar en la publicación. Para diseñar la página, agregue campos de combinación al área de combinación del catálogo. Cada campo de combinación representa una columna del origen de datos y el área de combinación del catálogo muestra cómo se mostrará la información de un registro.

Organice el área de combinación del catálogo de la manera que desee y, a continuación, especifique cuántas veces se repite el área de combinación en cada página. Por ejemplo, puede que quiera mostrar cuatro elementos en cada página. Cada elemento se mostrará del mismo modo, en función de cómo organice el área de combinación de catálogos. Puede ajustar el tamaño de cada elemento y cambiar el tamaño del área de combinación del catálogo.

Importante Si inserta campos de combinación fuera del área de combinación de catálogos, no se repetirán cuando complete la combinación.

Seleccionar el diseño del área de combinación

1. En el grupo Diseño, siga uno de estos procedimientos:

   • Seleccione una de las galerías de diseño predefinidas.
     
   • Seleccione el número de filas y columnas de cada página en la lista desplegable Filas y columnas.
     

Insertar campos de combinación de texto en el área de combinación de catálogos

1. Haga clic en el botón Campo de texto y en el primer campo de combinación que desee insertar.
   

2. En el área de combinación del catálogo, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mueva y cambie el tamaño del campo de combinación haciendo lo siguiente:

   • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que el puntero cambie a y, a continuación, arrastre el campo de combinación a una nueva posición.
   • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores de tamaño del cuadro de texto o del marco de imagen hasta que el puntero cambie al puntero Cambiar tamaño y, después, arrastre el mouse hasta que el cuadro de texto o marco de imagen tenga el tamaño que desee.

3. Haga clic fuera del campo de combinación para que ya no esté seleccionado.

4. Repita los pasos del 1 al 3 hasta que haya insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Importante Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente del punto de inserción). Si no hay ningún punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y el campo de combinación se colocará en este nuevo cuadro de texto.

Dar formato a los campos de combinación de texto

Puede dar formato a los datos del catálogo combinado aplicando formato a los campos de combinación de la plantilla de combinación de catálogos. Estos campos se pueden tratar como cualquier cuadro de texto y puede incluir texto y formato no combinados, así como los elementos combinados.

1. En la plantilla de combinación de catálogos, seleccione el campo que contiene la información a la que desea dar formato, incluidos los caracteres de campo de combinación adyacentes («« »»).
2. En la pestaña Herramientas de cuadro de texto, seleccione las opciones que desee.

Insertar campos de combinación de imágenes en el área de combinación de catálogos

1. Haga clic en el botón Campo de imagen y en el primer campo de combinación que desee insertar.

2. En el área de combinación del catálogo, seleccione el campo de combinación y, a continuación, mueva y cambie el tamaño del campo de combinación haciendo lo siguiente:

   • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que el puntero cambie a y, a continuación, arrastre el campo de combinación a una nueva posición.
   • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del cuadro de texto o del marco de imagen hasta que el puntero cambie al tamaño del puntero y, después, arrastre el mouse hasta que el cuadro de texto o marco de imagen tenga el tamaño que desee.

3. Haga clic fuera del campo de combinación para que ya no esté seleccionado.

4. Repita los pasos del 1 al 3 hasta que haya insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

Importante Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente del punto de inserción). Si no hay ningún punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y el campo de combinación se colocará en este nuevo cuadro de texto.

Mover o cambiar el tamaño del área de combinación de catálogos

Si los campos de combinación con formato ya no caben en el área de combinación del catálogo, puede cambiar su tamaño.

Nota Si aumenta el tamaño, es posible que tenga que ajustar menos elementos o registros en cada página.

1. Haga clic en el Área de combinación de catálogos para seleccionarla.
2. Coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del Área de combinación de catálogos y arrastre el mouse.
3. Especifique cuántos elementos deben aparecer en cada página escribiendo los números que desee para los elementos en la página y a lo largo de la página en la barra de herramientas Diseño de combinación de catálogos.

Finalizar y obtener una vista previa de la plantilla

1. Haga clic en Vista previa de resultados.
2. Haga clic en las flechas para ver cada página de datos combinados.
   
   Si decide no incluir un elemento, haga clic en el elemento con vista previa y, a continuación, haga clic en Excluir entrada en el grupo Vista previa de página.

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Completar, imprimir y guardar la publicación del catálogo

Para completar la combinación, tiene tres opciones:

• Puede imprimir la publicación combinada directamente.
• Puede crear e imprimir una publicación que contenga el contenido combinado. Puede realizar cambios en el contenido de esta publicación como lo haría con cualquier otra publicación de Publisher.

Propina Si desea incluir varias combinaciones de catálogos en una publicación, deberá crear una publicación para las páginas combinadas, ya que solo puede haber un conjunto de páginas del catálogo por publicación.

• Puede agregar el contenido combinado a una publicación existente.

Si desea agregar una portada y una carcasa posterior a la publicación, o si desea agregar otras páginas, debe crear una publicación nueva o agregar el contenido a una publicación existente.

Combinar con una publicación nueva

Si desea editar las páginas combinadas, guardarlas para su uso posterior o imprimirlas más adelante, puede recopilar y guardar todas las páginas combinadas como una única publicación combinada nueva que contiene los datos reales (por ejemplo, nombres de productos y precios) en lugar de campos de combinación.

1. En el grupo Combinar, haga clic en Combinar en nuevo.
   
   Publisher crea una publicación que puede guardar y editar. Incluso puede agregar portadas delanteras y posteriores.
    Nota Si tiene previsto imprimir el catálogo como folleto, asegúrese de que el número total de páginas sea múltiplo de cuatro.
2. En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Guardar esta publicación.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva publicación y, a continuación, haga clic en Guardar.
4. Si es necesario, guarde también los cambios realizados en la plantilla de combinación de catálogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinación de catálogos para crear páginas combinadas adicionales siempre que actualice la información en el origen de datos.

Agregar a una publicación existente

Si ya tiene las portadas configuradas en una publicación independiente, o si desea colocar el catálogo al final de una publicación más larga, puede agregar el contenido combinado directamente.

Antes de agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

• Tamaño de página (alto y ancho)
• Vista de página (vista de una página o vista de dos páginas)
• Tipo de publicación (web o impreso)
• Orden de página (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Nota Publisher no puede agregar páginas combinadas a una publicación abierta. Si está trabajando en la publicación en la que desea combinar, asegúrese de guardarla y cerrarla antes de completar la combinación.

1. En el grupo Combinar, haga clic en Agregar a existente.
   
2. En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque y seleccione la publicación a la que desea agregar las páginas combinadas y, a continuación, haga clic en Abrir.
   Publisher agrega las páginas combinadas al final de la publicación existente.
   Propina Para reorganizar las páginas de la publicación actualizada, haga clic en cualquier página que desee mover en el panel de navegación de la página y arrástrela a la ubicación que desee.
3. En la publicación existente, haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.
4. Si es necesario, guarde también los cambios realizados en la plantilla de combinación de catálogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinación de catálogos para crear páginas combinadas adicionales siempre que actualice la información en el origen de datos.

Imprimir la publicación combinada

• En el grupo Combinar, haga clic en Imprimir.
  
  Publisher abre la página de impresión en la vista BackStage.

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