Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que actúa como evidencia de una actividad o transacción realizada por la organización y que requiere retención durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:
- Determina qué tipos de información deben considerarse registros.
- Determina cómo deben controlarse los documentos activos que se convertirán en registros mientras se usan, y determina cómo se deben recopilar después de que se declaren como registros.
- Determina de qué manera y durante cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro para cumplir los requisitos legales, empresariales o normativos.
- Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos empresariales para ayudar a garantizar que la organización cumpla con sus obligaciones de gestión de registros de forma rentable y no intrusiva.
- Realiza tareas relacionadas con los registros, como la eliminación de registros caducados o la localización y protección de registros relacionados con eventos externos, como demandas.
Determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de su organización son registros es responsabilidad de los responsables de cumplimiento corporativo, administradores de registros y abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido empresarial de su organización, estas personas pueden ayudarle a asegurarse de que los documentos se conservan durante el período de tiempo adecuado. Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger legalmente una organización, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones normativas y aumenta la eficiencia organizativa al promover la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.
Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:
- Análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, que proporciona ubicaciones de origen y que describe cómo se moverá el contenido a la aplicación de administración de registros.
- Un plan de archivos que indica, para cada tipo de registro de la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a ellas, cuánto tiempo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es responsable de administrarlas.
- Un documento de requisitos de cumplimiento que define las reglas que deben seguir los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento y los métodos que se usan para garantizar la participación de los miembros del equipo empresarial.
- Un método para recopilar registros que ya no están activos de todos los orígenes de registros, como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.
- Un método para auditar registros mientras están activos.
- Un método para capturar los metadatos y los historiales de auditoría de los registros y para mantenerlos.
- Un proceso para retener registros (suspender su eliminación) cuando se producen eventos como litigios.
- Un sistema de supervisión e informes sobre el tratamiento de registros para garantizar que los empleados los archivan, acceden y administran de acuerdo con las directivas y procesos definidos.
SharePoint incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de administración de registros integrados.
Información general sobre la planeación de la administración de registros
En este tema se describen los pasos de planeación que debe seguir para asegurarse de que el sistema de administración de registros que implementa en función de SharePoint logrará los objetivos de administración de registros de su organización. A continuación se muestra una vista previa del proceso de planificación de administración de registros:
Identificar roles de administración de registros La administración correcta de registros requiere roles especializados, como los siguientes:
- Los administradores de registros y los responsables de cumplimiento normativo deben clasificar los registros de la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.
- Personal de TI para implementar los sistemas que admitan de forma eficaz la administración de registros.
- Los administradores de contenido buscan dónde se guarda la información de la organización y se aseguran de que sus equipos siguen las prácticas de administración de registros.
Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los administradores de contenido encuestan el uso de documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
Desarrollar un plan de archivos Después de analizar el contenido de la organización y determinar las programaciones de retención, rellene el resto del plan de archivos. Los planes de archivos difieren de una organización a otra, pero por lo general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dónde están almacenados, describen los períodos de retención y proporcionan otra información, como quién es responsable de administrarlos y a qué categoría más amplia de registros pertenecen.
Desarrollar programaciones de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo ya no está activo (en uso), cuánto tiempo debe conservarse después de eso y cómo se debe eliminar en última instancia.
Evaluar y mejorar las prácticas de administración de documentos Asegúrese de que las políticas necesarias se están aplicando en repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que el contenido se audite correctamente para que se conserven auditorías adecuadas junto con los registros.
Diseñar la solución de administración de registros Determine si desea crear un archivo de registros, administrar registros localmente o usar una combinación de los dos enfoques. En función de su plan de archivos, diseñe el archivo de registros o determine cómo usar sitios existentes para contener registros. Defina tipos de contenido, bibliotecas, directivas y, cuando sea necesario, metadatos que determinen la ubicación a la que redirigir un documento.
Planear cómo el contenido se convierte en registros Si usa SharePoint tanto para la administración de documentos activos como para la administración de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover documentos a un archivo de registros. Si usa SharePoint o un sistema de administración de documentos externos, puede planear y desarrollar interfaces que muevan contenido de esos sistemas al archivo de registros, o que declaren que un documento es un registro pero no lo mueven. También puede crear un plan de aprendizaje para enseñar a los usuarios a crear y trabajar con registros.
Planear la integración del correo electrónico Determine si administrará los registros de correo electrónico en SharePoint o si administrará los registros de correo electrónico dentro de la propia aplicación de correo electrónico.
Planear el cumplimiento de contenido social Si su organización usa redes sociales como blogs o wikis, determine cómo se convertirá este contenido en registros.
Planear la documentación y los informes de cumplimiento Para comprobar que su organización está realizando las prácticas de administración de registros necesarias y comunicar estos procedimientos, debe documentar los planes y procesos de administración de registros. Si su empresa se involucra en litigios relacionados con registros, es posible que tenga que producir estas directrices de administración de registros, planes de implementación y métricas sobre la eficacia.