Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física en una organización que sirve como evidencia de una actividad o transacción realizada por la organización y que requiere retención durante algún período de tiempo. La administración de registros es el proceso mediante el cual una organización:
- Determina qué tipos de información deben considerarse registros.
- Determina cómo se deben controlar los documentos activos que se convertirán en registros mientras se usan y determina cómo se deben recopilar después de que se declaren registros.
- Determina de qué manera y durante cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro para cumplir con los requisitos legales, empresariales o reglamentarios.
- Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos comerciales para ayudar a garantizar que la organización cumpla con sus obligaciones de gestión de registros de una manera rentable y no intrusiva.
- Realiza tareas relacionadas con los registros, como deshacerse de registros vencidos o localizar y proteger registros relacionados con eventos externos, como demandas.
Determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de su organización son registros es responsabilidad de los responsables de cumplimiento corporativo, los administradores de registros y los abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido empresarial de su organización, estas personas pueden ayudarle a garantizar que los documentos se conserven durante el período de tiempo adecuado. Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger legalmente a una organización, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones normativas y aumenta la eficiencia de la organización al promover la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.
Un sistema de gestión de registros incluye los siguientes elementos:
- Análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, que proporciona ubicaciones de origen y que describe cómo se moverá el contenido a la aplicación de administración de registros.
- Un plan de archivos que indique, para cada tipo de registro de la empresa, dónde se deben conservar como registros, las directivas que se les aplican, cuánto tiempo se deben conservar, cómo se deben eliminar y quién es responsable de administrarlos.
- Un documento de requisitos de cumplimiento que define las reglas que deben seguir los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento y los métodos que se usan para garantizar la participación de los miembros del equipo empresarial.
- Un método para recopilar registros que ya no están activos de todos los orígenes de registros, como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.
- Método para auditar los registros mientras están activos.
- Un método para capturar metadatos e historiales de auditoría de registros y para mantenerlos.
- Un proceso para mantener los registros (suspender su disposición) cuando ocurren eventos como litigios.
- Un sistema para monitorear e informar sobre el manejo de registros para garantizar que los empleados los archiven, accedan y administren de acuerdo con políticas y procesos definidos.
SharePoint incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos integrados de administración de registros.
Información general sobre la planificación de la administración de registros
En este tema se describen los pasos de planeación que debe seguir para asegurarse de que el sistema de administración de registros que implemente basado en SharePoint logre los objetivos de administración de registros de su organización. A continuación se muestra una vista previa del proceso de planeación de la administración de registros:
Identificar roles de administración de registros Para que la administración correcta de registros se requieran roles especializados, como los siguientes:
- Administradores de registros y oficiales de cumplimiento para categorizar los registros en la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.
- Personal de TI para implementar los sistemas que soportan de manera eficiente la gestión de registros.
- Responsables de contenido para encontrar dónde se guarda la información de la organización y asegurarse de que sus equipos siguen las prácticas de gestión de registros.
Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los administradores de contenido examinan el uso de documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
Desarrollar un plan de archivos Después de analizar el contenido de la organización y determinar las programaciones de retención, rellene el resto del plan de archivo. Los planes de archivos difieren de una organización a otra, pero por lo general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dónde se almacenan, describen sus períodos de retención y proporcionan otra información, como quién es responsable de administrarlos y a qué categoría más amplia de registros pertenecen.
Desarrollar programas de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo ya no está activo (usándose), cuánto tiempo debe conservarse después y cómo se debe eliminar en última instancia.
Evaluar y mejorar las prácticas de administración de documentos Asegúrese de que se aplican las directivas necesarias en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que el contenido se audite adecuadamente para que se conserven las auditorías adecuadas junto con los registros.
Diseñar la solución de administración de registros Determine si desea crear un archivo de registros, administrar los registros en el lugar o utilizar una combinación de los dos enfoques. En función del plan de archivos, diseñe el archivo de registros o determine cómo usar los sitios existentes para contener registros. Defina tipos de contenido, bibliotecas, directivas y, cuando sea necesario, metadatos que determinen la ubicación a la que se redirigirá un documento.
Planear cómo el contenido se convierte en registros Si usa SharePoint para la administración de documentos activos y la administración de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover documentos a un archivo de registros. Si usa SharePoint o un sistema de administración de documentos externo, puede planear y desarrollar interfaces que muevan el contenido de esos sistemas al archivo de registros, o que declaren que un documento es un registro, pero no muevan el documento. También crea un plan de aprendizaje para enseñar a los usuarios a crear y trabajar con registros.
Planear la integración del correo electrónico Determine si administrará los registros de correo electrónico en SharePoint o si los administrará en la propia aplicación de correo electrónico.
Planear el cumplimiento del contenido social Si su organización usa redes sociales, como blogs o wikis, determine cómo se convertirá este contenido en registros.
Planificación de informes y documentación de cumplimiento Para comprobar que su organización está llevando a cabo sus prácticas de administración de registros requeridas y para comunicarlas, debe documentar sus planes y procesos de administración de registros. Si su empresa se involucra en litigios relacionados con los registros, es posible que deba producir estas pautas de administración de registros, planes de implementación y métricas sobre la efectividad.