La fórmula para sitios exitosos y usuarios satisfechos es un enfoque bien planeado y sostenible para la administración de sitios y usuarios. Estas son algunas tareas y conceptos clave que puede usar para planear sitios y administrar usuarios de su organización.
Acerca de las colecciones de sitios
Independientemente de si es la primera vez que usa SharePoint o si ha usado muchas versiones, la experiencia moderna de SharePoint ofrece mayor flexibilidad, navegación más sencilla y todos los sitios son compatibles con dispositivos móviles. Se recomienda crear colecciones de sitios para cada carga de trabajo de su organización. La experiencia moderna de SharePoint facilita la navegación y el mantenimiento, ya que cada sitio es ahora una colección de sitios. Obtenga más información sobre la experiencia moderna de SharePoint y las ventajas de usar los sitios de Concentrador. Se recomienda crear colecciones de sitios para cada carga de trabajo y, después, asociarlas todas a un sitio de concentrador. Esto proporciona mayor flexibilidad y se adopta fácilmente para cambiar las necesidades de su organización. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio central de SharePoint?.
El administrador de SharePoint delega la administración de colecciones de sitios a diferentes personas de la organización. El modelo de permisos de SharePoint le permite asignar permisos a diferentes roles, como el administrador de la colección de sitios, el propietario del sitio y otros roles. Vea Administrar administradores de colecciones de sitios para obtener información sobre cómo agregar y quitar administradores de colecciones de sitios.
El administrador de la colección de sitios tiene el nivel de permisos Control total en la colección de sitios. Esto significa que puede agregar o eliminar sitios, así como cambiar la configuración de cualquier sitio de una colección. Asimismo, puede ver, agregar, eliminar o cambiar todo el contenido de los sitios. El administrador de la colección de sitios secundaria puede designar al administrador de la colección de sitios de reserva. Como administrador de la colección de sitios, puede agregar otro administrador de la colección de sitios o cambiarlo, a través de la página Configuración. Para obtener más información sobre esta tarea, vea Administrar administradores de la colección de sitios.
Una colección de sitios tradicional es un grupo de sitios de SharePoint que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración, como los permisos. Los subsitios heredan la navegación, los permisos y el diseño del sitio de la colección de sitios. por lo que, siempre que cambien los miembros y proyectos del sitio, los sitios también deben cambiar,
Elegir sitios para cada carga de trabajo
Es importante que planee el tipo de colección de sitios de SharePoint que necesita para sus cargas de trabajo. A continuación, desea que sea más fácil para los usuarios navegar y encontrar lo que necesitan. En esta sección se proporcionan detalles sobre algunos de los sitios de SharePoint modernos que están disponibles y también se habla sobre la navegación de estos sitios. Un artículo excelente sobre cómo planear la navegación es Planear la navegación para la experiencia moderna de SharePoint.
Piense en un sitio central de SharePoint como un marco o una base que le ayude a organizar diferentes sitios de grupo y comunicación. Al crear colecciones de sitios para cada carga de trabajo de su organización, un sitio de concentrador conecta estas colecciones de sitios de maneras lógicas que facilitan la búsqueda y la administración. Después, puede mover y administrar colecciones de sitios entre sitios de concentrador siempre que cambien las cargas de trabajo. Para obtener más información, vea Planear los sitios de concentrador de SharePoint.
Un sitio de grupo de SharePoint y las páginas que cree debajo de este solo están disponibles para los usuarios a los que invite dándoles permiso para hacerlo. También puede conectar el sitio de grupo a un grupo de Microsoft 365. Con un sitio de grupo, su organización, equipo o grupo puede conectarse entre sí y colaborar en documentos y otros archivos, publicar anuncios, programar reuniones, mantener tareas, realizar un seguimiento de problemas o elementos de acción y almacenar información en listas. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio de grupo de SharePoint?
Un sitio de comunicación de SharePoint le permite compartir información como noticias, informes y estado con otros usuarios. Un sitio de comunicación suele tener algunos colaboradores, pero muchos miembros.
Gobierno
El gobierno es un conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan el modo en que las divisiones comerciales y los equipos técnicos de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales. Con respecto a la colección de sitios de SharePoint, un plan de gobierno puede ser una guía para ayudar a planear los roles, responsabilidades y directivas necesarios para admitir la colección de sitios. Esto puede incluir, sin limitación, las siguientes consideraciones:
- Arquitectura de la información, que incluye páginas web, documentos, listas y datos
- Actividades de mantenimiento, incluida la administración de cuentas de usuario
- Directivas de marca y personalización
- Aprendizaje
Es importante preparar un plan de gobierno para su organización. Participar en el desarrollo de un plan de gobierno puede ayudar a identificar la propiedad de los grupos comerciales y técnicos, al definir quién es responsable de cada área del sistema. Para obtener más información sobre cómo desarrollar un plan de gobierno, vea Información general: procedimientos recomendados para administrar la forma en que los usuarios usan el sitio de grupo.
Administrar usuarios
Nota
Es posible que deba trabajar con su administrador de SharePoint para administrar usuarios. Por ejemplo, el administrador de SharePoint administra los perfiles de usuario.
Cuentas de usuario en Microsoft 365
El administrador global agrega nuevos usuarios a Microsoft 365 mediante el Centro de administración de Microsoft 365, que es el portal para administrar usuarios y configurar servicios. Para obtener más información, vea Usuarios y roles. Al agregar un nuevo usuario, el administrador global realiza los pasos siguientes:
- Especifica si ese usuario también puede obtener acceso al centro de administración.
- Establece la ubicación geográfica del usuario.
- Selecciona el tipo de licencia del usuario.
- Crea un nombre de usuario y una contraseña para el usuario.
Usuarios del sitio de grupo
Puede agregar usuarios al sitio de grupo y ajustar los permisos de los usuarios. Encontrará los niveles de permisos y la pertenencia a grupos de SharePoint en Configuración. Sin embargo, Microsoft 365 crea ahora un grupo de seguridad denominado Todos excepto los usuarios externos que contiene todos los usuarios del directorio de Microsoft 365 (excepto las personas que son externas a la organización y a las que se les invita a través de la característica de uso compartido externo). Este grupo de seguridad obtiene acceso automáticamente como miembro en SharePoint. Esto significa que los usuarios que agregue al directorio de Microsoft 365 pueden editar sitios, listas y bibliotecas de forma predeterminada.
Niveles de permisos y pertenencia a grupos
Los niveles de permisos son colecciones de derechos de SharePoint que permiten a los usuarios realizar un conjunto de tareas relacionadas. Por ejemplo, el nivel de permisos de lectura incluye los permisos Ver elementos, Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones (entre otros), todos ellos necesarios para ver páginas, documentos y elementos en un sitio de SharePoint. Los permisos pueden incluirse en varios niveles de permisos. Para obtener más información, consulte Planear la estrategia de permisos.
No se recomienda asignar niveles de permisos directamente a usuarios individuales, pues de hacerlo resultaría muy complicado realizar un seguimiento y administrar quién tiene acceso a los sitios. A veces es necesario hacerlo, aunque esta práctica debe realizarse lo mínimo posible para reducir la complejidad. En su lugar, asigne permisos a grupos y, a continuación, asigne usuarios individuales a los grupos correspondientes. Un grupo es un conjunto de usuarios definido en el nivel de la colección de sitios para administrar fácilmente los permisos. Para obtener más información, vea Grupos de SharePoint predeterminados y Personalizar permisos de sitio. A todos los grupos se les asigna un nivel de permisos predeterminado. Por ejemplo, algunos de los grupos predeterminados de SharePoint principales incluyen los siguientes niveles de permisos:
| Grupo | Nivel de permisos |
|---|---|
| Propietarios | Control total |
| Visitantes | Lectura |
| Integrantes | Colaborar |
Cualquier usuario con el permiso Control total puede crear grupos personalizados.
Al asignar niveles de permisos a grupos de SharePoint en el nivel de la colección de sitios, de forma predeterminada, todos los sitios y el contenido de los mismos heredan esos niveles de permisos. Este comportamiento predeterminado se denomina herencia de permisos. Es posible especificar si se van a establecer permisos exclusivos para crear un subsitio o si se va a interrumpir la herencia de permisos para un sitio, una lista, una biblioteca o un elemento. Para obtener más información, vea ¿Qué es la herencia de permisos?
Como el nivel de permisos de un usuario determina lo que puede ver y el acceso dentro de un sitio, debe considerar detenidamente la pertenencia a grupos. Por ejemplo, un usuario responsable de la creación y la personalización de sitios debe ser miembro del grupo Diseñador como mínimo. Por otro lado, un usuario que solo necesita leer y descargar contenido y que solo puede necesitar ser miembro del grupo Visitantes. Para obtener más información, consulte Comprender los niveles de permisos en SharePoint.
Plan para usar las características de los sitios y las colecciones de sitios
Como administrador de la colección de sitios, es posible que necesite SharePoint para administrar características en los niveles de sitio y colección de sitios. Entre estas tareas, se pueden incluir la activación o la desactivación de características, en función de su plan de gobierno. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar características de colecciones de sitios. Vea también Administrar la Papelera de reciclaje de una colección de sitios de SharePoint.