Información general: Gobierno, permisos y uso compartido de sitios para propietarios de sitios

Gobierno de sitio moderno

En el sharePoint moderno, el gobierno del sitio es más importante que en versiones anteriores porque hay más control y opciones para la creación de sitios. El gobierno de su organización depende de cuánto control necesite su organización sobre el contenido, lo que determinará los detalles para la creación de sitios y el gobierno del propietario del sitio. El administrador de SharePoint puede ayudarle a comprender las directivas relacionadas con los requisitos de seguridad, las normativas gubernamentales, la personalización de la marca corporativa, la accesibilidad y las directrices de formación. Trabaje con su administrador de SharePoint para obtener más información acerca de la creación de sitios y las políticas de uso de su organización antes de crear el plan de gobierno del sitio.

Estructura de navegación del sitio de SharePoint moderno

Los sitios de SharePoint más efectivos ayudan a los usuarios a encontrar lo que necesitan rápidamente, de modo que puedan usar la información que encuentren para tomar decisiones, obtener información sobre lo que está sucediendo, tener acceso a las herramientas que necesitan o colaborar con compañeros para que ayuden a resolver un problema. Obtenga más información sobre planear la navegación del sitio en SharePoint.

Parte de la arquitectura de la información puede incluir la clasificación de la información. Si la información que está publicando tiene un alto valor para la empresa, requiere seguridad especial o está cubierta por reglas de cumplimiento normativo, considere la posibilidad de configurar un esquema de clasificación para identificar tipos específicos de contenido que deben administrarse cuidadosamente. Después de organizar la información en listas y bibliotecas específicas, puede usar características de gobierno para administrar cómo se ve el contenido.

La arquitectura moderna de SharePoint se diseñó para ser flexible y adaptable a las necesidades cambiantes de la organización. Los sitios modernos se pueden asociar a sitios de concentrador. Los sitios asociados comparten la navegación y la personalización de marca con el hub. Si el propietario del sitio de concentrador y los propietarios del sitio lo aprueban, los sitios asociados también pueden compartir permisos de concentrador.

Considere lo siguiente al determinar la estructura de navegación del sitio:

• ¿Qué tipo de contenido tendrá en el sitio? ¿Cómo se traducirá en páginas, listas y bibliotecas?
• ¿Cómo se presentará la información en el sitio?
• ¿Cómo navegarán los usuarios por el sitio?
• ¿Cómo se dirigirá la información a audiencias específicas?
• ¿Cómo se configurará y optimizará la búsqueda?

Administrar permisos en sitios modernos

La integridad, la confidencialidad y la privacidad de la información esencial de su organización depende de la seguridad que tenga para crear su sitio, específicamente, a quién decida conceder acceso al sitio. La administración de permisos en sitios modernos implica tanto usuarios como grupos de usuarios. Los permisos en los sitios de equipo y comunicaciones modernos provienen de las plantillas de sitio que proporcionan diferentes opciones. para cada sitio.

Los sitios de comunicación no están asociados a grupos de Microsoft 365 y tienen tres roles predeterminados: propietarios de sitios, miembros del sitio y visitantes del sitio.

Estas son algunas sugerencias que debe tener en cuenta al desarrollar una estrategia de permisos:

• Siga el principio del privilegio mínimo: Conceda a los usuarios los niveles de permisos más bajos que necesitan para realizar las tareas asignadas.
• Usar grupos predeterminados estándar: Conceda acceso a los usuarios agregándolos a grupos predeterminados estándar (como Miembros, Visitantes y Propietarios).
• Considere la posibilidad de segmentar el contenido por nivel de seguridad: Cree un sitio o una biblioteca específicamente para documentos confidenciales, en lugar de tenerlos dispersos en una biblioteca más grande y protegidos por permisos exclusivos.

Permisos de sitio modernos por título

Más recursos para propietarios del sitio:

• Personalizar su sitio de SharePoint
• Personalización de la navegación en el sitio de SharePoint
• Buscar en SharePoint moderno
• Configurar un sitio concentrador de SharePoint
• Administrar el sitio de comunicación de SharePoint
• Administrar la configuración del sitio de SharePoint
• Compartir el sitio
• Editar los permisos de una lista, biblioteca o elemento individual

Gobierno del sitio

Una parte importante pero a menudo invisible de cualquier sitio es su modelo de gobierno, o sea, el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que se establecen para determinar cómo los integrantes de un grupo usan SharePoint.

Muchas organizaciones tienen un modelo de gobierno para sitios en el nivel de Administración central o en el de colección de sitios, que un departamento o equipo de TI puede crear y mantener. Como propietario de un sitio, necesita averiguar si ya existe un modelo de gobierno para la colección de sitios o la granja de servidores. Si es así, puede usarlo para guiar a los usuarios del sitio o crear un modelo de gobierno adicional para resolver los problemas específicos. Por ejemplo, si es propietario de un subsitio de una colección de sitios, como un sitio de equipo clásico, puede ser una buena idea crear su propio modelo de gobierno adicional. para solucionar problemas específicos en un subsitio.

Un modelo de gobierno para un sitio facilita que los usuarios del sitio sepan cuándo deben crear un nuevo subsitio, una lista o cualquier otro contenido del sitio. Se asegura de que los subsitios y el contenido se retiren cuando estén obsoletos para ahorrar espacio de almacenamiento y mantener la precisión de los resultados de búsqueda. Permite que los usuarios tengan acceso al contenido adecuado, mantiene la misma personalización de marca en el sitio mostrando a los propietarios de los subsitios cuáles son las plantillas y los temas disponibles. También hace que sea más fácil cambiar el propietario del sitio cuando las personas dejan la organización o cambian sus funciones.

Un buen modelo de gobierno para un sitio debería centrarse en las siguientes partes:

• Creación de sitios
• Administración de permisos
• Arquitectura de la información
• Ciclo de vida y retirada del sitio
• Límites de almacenamiento
• Clasificación de la información
• Personalización
• Protección de los datos
• Navegación
• Búsqueda
• Roles y responsabilidades de soporte del sitio

Es posible que algunas partes de la lista anterior ya se hayan decidido por usted en función del modelo de gobierno en el nivel de organización o la colección de sitios, como la cantidad de espacio de almacenamiento que tiene para su sitio o el tipo de personalización que puede hacer para la apariencia del sitio. Es posible que otras cuestiones no sean relevantes, según la complejidad del sitio de grupo y la cantidad de usuarios. Pero incluso si no tiene que tomar decisiones sobre estos temas, es una buena idea saber qué decisiones se han tomado, para que pueda informar a los usuarios del sitio y aplicar las directivas adecuadamente.

Creación de subsitios

Quizás quiera que los integrantes del grupo puedan crear subsitios debajo del sitio de grupo para usarlos en proyectos específicos.

Poder crear espontáneamente nuevos subsitios puede suponer una importante ventaja para el grupo, pero es posible que la creación de sitios sin restricciones se le vaya de las manos. Cuando los subsitios proliferan libremente, pueden surgir problemas. Por ejemplo:

• Es difícil para los usuarios encontrar el subsitio adecuado o asegurarse de si lo han hecho.
• La información puede duplicarse en varios subsitios, lo que consume un espacio de almacenamiento valioso y exige el doble de esfuerzo de mantenimiento.
• Puede haber información obsoleta en subsitios, a veces durante años, que aparece en los resultados de búsqueda. Puede ser difícil determinar qué versión de la información es la correcta.
• La administración de permisos para una multitud de subsitios puede convertirse en una tareaios importante, y los usuarios podrían accidentalmente terminar teniendo acceso a información que realmente no deberían tener.
• A medida que los empleados dejan de pertenecer al grupo, los subsitios que hayan creado pueden quedar abandonados, lo que crea confusión y confunde los resultados de la búsqueda para los restantes usuarios del sitio.

Puede ahorrar tiempo y energía si establece algunas directivas para la creación de sitios que se ocupen de las siguientes áreas:

• ¿Quiénes pueden crear subsitios?
• ¿Los nuevos subsitios deben aprobarse previamente? En ese caso, ¿cuáles son los criterios para la aprobación y quiénes otorgan la aprobación?
• ¿Los subsitios nuevos deben usar plantillas y temas establecidos?
• ¿Cuánta información puede almacenarse en un sitio? O sea, ¿cuánto espacio en disco de servidor puede ocupar?
• ¿Cuáles son las reglas para incluir estrategias de navegación en el sitio?
• ¿Durante cuánto tiempo debe almacenarse la información en subsitios antes de eliminarla o archivarla?

Para obtener más información, vea Crear un sitio o subsitio.

Administración de permisos

La integridad, la confidencialidad y la privacidad de la información esencial de su organización depende de la seguridad que tenga para crear su sitio, específicamente, a quién decida conceder acceso al sitio.

Conceder y restringir el acceso al sitio se denomina administrar permisos y es una de sus responsabilidades más importantes como propietario del sitio.

Estas son algunas sugerencias que debe tener en cuenta al desarrollar una estrategia de permisos.

• Siga el principio de privilegios mínimos: conceda a los usuarios los niveles de permisos más bajos que necesiten para hacer las tareas que tienen asignadas.
• Al conceder acceso a los usuarios, agréguelos a grupos predeterminados estándar (como Integrantes, Visitantes y Propietarios). Incluya a la mayoría de usuarios en los grupos Integrantes o Visitantes, y limite el número de usuarios incluidos el grupo Propietarios.
• Use la herencia de permisos para crear una jerarquía ordenada y fácil de visualizar. O sea, evite conceder permisos a individuos y trabaje con grupos. Cuando sea posible, haga que los subsitios simplemente hereden los permisos del sitio de grupo, en lugar de tener permisos exclusivos.
• Organice el contenido para aprovechar la herencia de permisos: contemple la posibilidad de segmentar el contenido por nivel de seguridad: cree un sitio o una biblioteca específicamente para los documentos confidenciales, en lugar de mantenerlos dispersos en una biblioteca más grande y bajo la protección de permisos exclusivos.

Para obtener más información sobre cómo configurar los permisos, vea Información sobre los niveles de permisos en SharePoint o Modificar permisos de listas, bibliotecas o elementos individuales.

Arquitectura de la información

La arquitectura de información de un sitio es como la tabla de contenido de un libro: determina cómo se organiza y presenta la información de ese sitio (sus páginas web, documentos, listas y datos) a los usuarios del sitio. La arquitectura de la información suele registrarse como una lista jerárquica del contenido del sitio, palabras clave de búsqueda, tipos de datos y otros conceptos.

Para crear una arquitectura de la información, asegúrese de analizar la información que desea presentar en el sitio. Estas son algunas de las preguntas que puede usar para desarrollar una arquitectura de la información:

• ¿Qué tipo de contenido tendrá en el sitio? ¿Cómo se traducirá en subsitios, listas, bibliotecas, etc.?
• ¿Cómo se presentará la información en el sitio?
• ¿Cómo navegarán los usuarios por el sitio?
• ¿Cómo se dirigirá la información a audiencias específicas?
• ¿Cómo se configurará y optimizará la búsqueda?

Parte de la arquitectura de la información puede incluir la clasificación de la información.

Si la información con la que trata tiene un gran valor para la empresa, requiere seguridad especial o está cubierta por reglas de cumplimiento normativo, es posible que desee configurar un esquema de clasificación para identificar tipos específicos de contenido que deben administrarse cuidadosamente.

Después de organizar la información en listas y bibliotecas específicas, puede usar características de gobierno para administrar la forma en que se administra el contenido. Por ejemplo:

Obligatoriedad de la desprotección de archivos

Si necesita extraer un archivo del repositorio, asegúrese de que sea el único usuario que pueda editar el archivo hasta que se vuelva a insertar. Exigir la extracción de documentos del repositorio evita que varios usuarios puedan realizar cambios de forma simultánea, lo que crearía conflictos de edición y llevaría a la confusión. Exigir la extracción del repositorio también puede ayudar a que los miembros del equipo se acuerden de agregar un comentario al extraer un documento del repositorio (de esta forma, se podrá realizar un seguimiento fácilmente de lo que se cambió en cada versión). Para obtener más información, vea Configurar una biblioteca para exigir la extracción de archivos del repositorio.

Hacer un seguimiento de las versiones

Si necesita mantener versiones anteriores de archivos, las bibliotecas pueden resultarle útiles para realizar un seguimiento de los archivos, almacenarlos y restaurarlos. Puede elegir realizar un seguimiento de todas las versiones de la misma forma. También puede elegir designar algunas versiones como principales (por ejemplo, agregar un capítulo manual) y algunas versiones como secundarias (por ejemplo, para corregir un error ortográfico). Para que le resulte más fácil administrar el espacio de almacenamiento, puede elegir el número de cada tipo de versión que quiera almacenar. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?

Requerir la aprobación de documentos

Puede especificar que sea necesario aprobar un documento. Los documentos permanecen en estado pendiente hasta que sean aprobados o rechazados por usuario que tenga los permisos necesarios. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un documento antes de su aprobación. Esta característica puede resultar útil si la biblioteca contiene instrucciones o procedimientos importantes que necesitan considerarse como finales antes de que puedan verlos otros usuarios. Para obtener más información sobre la aprobación de documentos, vea Requerir la aprobación de elementos en una lista de sitios o biblioteca de sitios.

Mantenerse informado acerca de los cambios

Las bibliotecas son compatibles con la tecnología RSS, que permite a los miembros del grupo de trabajo recibir y ver automáticamente actualizaciones (también llamadas fuentes) de noticias e información en una ubicación unificada. Puede usar la tecnología RSS para recibir alertas de los cambios realizados en una biblioteca (por ejemplo, cuando cambian los archivos que se almacenan en la biblioteca). Las fuentes RSS permiten a los miembros del grupo de trabajo ver una lista unificada de los archivos modificados. También puede crear alertas por correo electrónico para recibir notificaciones cuando se modifiquen archivos. Para obtener más información sobre las fuentes RSS, vea Administrar las fuentes RSS de un sitio o de una colección de sitios.

Crear flujos de trabajo

Una biblioteca de documentos o un tipo de contenido pueden usar flujos de trabajo que se hayan definido en la organización para procesos empresariales, como administrar la aprobación o revisión de documentos. El grupo puede aplicar procesos empresariales a sus documentos (lo que se conoce como flujos de trabajo), que especifican acciones que es necesario realizar de forma secuencial, como aprobar o traducir documentos. Un flujo de trabajo es una forma automatizada de transferir documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas. En las bibliotecas hay disponibles tres flujos de trabajo de forma predeterminada: Aprobación, que dirige un documento a un grupo de usuarios para su aprobación; Recopilar comentarios, que dirige un documento a un grupo de usuarios para recibir comentarios y devuelve el documento al usuario que inició el flujo de trabajo como una recopilación; y Recopilar firmas, que dirige un documento a un grupo de usuarios para recopilar sus firmas digitales. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, vea Información general sobre los flujos de trabajo incluidos en SharePoint.

Definir tipos de contenido

Si su grupo trabaja con varios tipos de archivo, como hojas de cálculo, presentaciones y documentos, puede ampliar las funciones de la biblioteca se habilita y define varios tipos de contenido. Los tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia en varias bibliotecas. Cada tipo de contenido puede especificar una plantilla e incluso procesos de flujo de trabajo. Las plantillas funcionan como un punto de inicio, para formato y texto reutilizable, así como para propiedades que se aplican en los documentos de ese tipo, como el nombre del departamento o el número de contrato. Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y a la publicación del tipo de contenido.

Seguimiento de auditoría

Si tiene un grupo de archivos confidenciales y quiere conocer cómo se usan los documentos, puede definir una directiva que le permita habilitar el seguimiento de auditoría de eventos, como cambios en archivos, copias o eliminaciones. Para obtener información sobre cómo configurar la auditoría, vea Definir la configuración de auditoría de una colección de sitios.

Ciclo de vida y retirada del sitio

Algunos sitios, como los sitios de trabajo en documentos y los sitios de discusión, suelen continuar existiendo mucho tiempo después de que hayan dejado de ser útiles, lo que ocupa espacio de almacenamiento valioso y confunde los resultados de la búsqueda. Es una buena idea establecer una programación para revisar los sitios y su contenido (al menos una vez al año) para ver si vale la pena conservarlos.

También es bueno tener en cuenta que el modelo de gobierno más grande de su organización también podría estar atento a sitios obsoletos. Por ejemplo, un administrador podría eliminar automáticamente sitios que no se usaron en los últimos 90 días. Como propietario del sitio, recibiría una advertencia por correo electrónico de que se va a eliminar el sitio. Para obtener más información sobre las directivas de retirada y ciclo de vida, vea Directivas de cierre de sitio.