Microsoft Access 2010 de forma predeterminada usa la extensión de formato de archivo .accdb introducida en Access 2007. Access sigue proporcionando cierta compatibilidad con el formato de archivo usado en versiones anteriores de Access. En este artículo se explica por qué debería usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible y por qué es posible que necesite usar el formato de archivo de la versión anterior en algunos casos. También aprenderá explícitamente cómo convertir una base de datos al nuevo formato de archivo.
En este artículo
El nuevo formato de archivo (.accdb)
Access 2010 emplea un formato de archivo que admite una serie de mejoras de productos. Al crear una base de datos, la base de datos usa el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y se le asigna la extensión de archivo .accdb.
Siempre que sea posible, debe usar el nuevo formato de archivo, ya que admite nuevas características, como campos multivalor y datos adjuntos. Además, si desea convertir la base de datos de escritorio a una base de datos web mediante Access Services, el archivo de base de datos de escritorio debe tener el formato .accdb.
Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir ni vincular con versiones anteriores de Access, no admite replicación y no admite seguridad a nivel de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita usar replicación o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de versión anterior.
Características proporcionadas por el formato de archivo .accdb
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Publicación web con Servicios de Access
Si tiene un servidor que ejecuta Servicios de Access, un componente de SharePoint Server, puede publicar un formato de archivo .accdb en la Web, lo que puede suponer ciertas restricciones de compatibilidad. Algunas características de diseño y paradigmas son diferentes para las bases de datos web que para las bases de datos de escritorio: algunas bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la Web sin realizar primero cambios de diseño.
Después de publicar una base de datos en la Web, aún puede abrir el archivo .accdb para realizar cambios de diseño y, a continuación, sincronizar dichos cambios con la versión publicada. Personas puede usar la base de datos web publicada en un explorador, sin tener Access instalado.
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Campos multivalor
Supongamos que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados, pero decide que tiene que asignarla a más de una persona. En Access 2010 puede crear un campo multivalor en el que los nombres de los empleados se pueden seleccionar o escribir en un cuadro.
Al hacer clic en la casilla, las casillas que están seleccionadas indican sus opciones. Los empleados seleccionados se almacenan en el campo multivalor y se separan con comas (de forma predeterminada) cuando se muestran.
La idea de los campos multivalor es facilitar la selección y el almacenamiento de más de una opción, sin tener que crear un diseño de base de datos más avanzado. Los campos multivalor también son importantes para la integración con Microsoft SharePoint Foundation, ya que las listas de SharePoint también admiten campos multivalor.
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Tipo de datos datos adjuntos
El nuevo tipo de datos Datos adjuntos le permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en la base de datos sin un crecimiento excesivo del tamaño físico de la base de datos. Los datos adjuntos se comprimen automáticamente, cuando sea necesario, para maximizar el uso de espacio. Puede adjuntar un Word documento a un registro o guardar una serie de imágenes digitales. Incluso puede mantener varios datos adjuntos adjuntos en un único registro.
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Integración mejorada con SharePoint y Outlook
En el pasado, SharePoint o Outlook bloqueaba los archivos de Access en formato de .mdb debido al hecho de que el código no seguro se puede incluir en una base de datos de Access. Access 2010 permite comprobar el código como seguro o deshabilitado. Esto permite integrar las bases de datos de Access de forma más completa con SharePoint o Outlook.
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Seguimiento del historial de campos memo
Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Access 2007, puede establecer una propiedad (AppendOnly) que obliga a Access a conservar un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo. A continuación, puede ver un historial de esos cambios. Esta característica también es compatible con la característica de control de versiones de Windows SharePoint Services 3.0 para que pueda usar Access para realizar el seguimiento de cambios en varias líneas de un campo de texto almacenado en una lista de SharePoint (siempre que el campo tenga la opción Anexar cambios a texto existente establecida en Sí).
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Cifrado mejorado
Puede establecer una contraseña de base de datos y cifrar el contenido de la base de datos. Cuando lo hace usando Access 2007 y un archivo que usa el nuevo formato de archivo, Access usa la API Crypto de Windows para cifrar los datos. También se pueden usar herramientas de cifrado de terceros.
El formato de archivo de la versión anterior (.mdb)
Las versiones de Access anteriores a Office Access 2007 admiten formatos de archivo que usan la extensión de archivo .mdb. En Access 2010 aún puedes abrir .mdb archivos. Si el archivo está almacenado en el formato de archivo Access 2002-2003 o Access 2000, puede abrirlo y usarlo en Access 2010 como lo haría normalmente. Sin embargo, no puede aprovechar las nuevas características que requieren el formato de archivo .accdb.
Si el archivo está almacenado en el formato de archivo de Access 95 o Access 97, al abrirlo por primera vez en Access 2010, Access ofrece actualizar la base de datos al formato de archivo establecido actualmente como formato de archivo predeterminado (normalmente, el formato de archivo .accdb, a menos que usted o un administrador haya cambiado la configuración). Si no tiene previsto usar la base de datos con versiones de Access anteriores a Access 2007 y no compartirá la base de datos con otros usuarios que usen versiones de Access anteriores a Access 2007 y no use replicación ni seguridad a nivel de usuario, debe actualizar el archivo de base de datos al nuevo formato .accdb. Después de actualizar la base de datos al formato de archivo .accdb, ya no podrá abrir la base de datos con una versión de Access anterior a Access 2007.
Si el archivo está almacenado en los formatos Access 95 o Access 97 y elige no actualizar al formato .accdb, no podrá realizar cambios de diseño. Puede ver objetos y realizar cambios en los datos a través de Access 2010, pero no puede realizar cambios de diseño.
Convertir al nuevo formato de archivo
Para convertir explícitamente una base de datos de Access al nuevo formato de archivo .accdb, primero debe abrir la base de datos y después guardarla con el formato de archivo .accdb.
Importante: El procedimiento siguiente es para archivos creados en Access 97, Access 2000, Access 2002 o Access 2003.
En primer lugar, abra la base de datos:
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Haga clic en la pestaña Archivo.
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A la izquierda, haga clic en Abrir.
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En el cuadro de diálogo Abrir , seleccione y abra la base de datos que desea convertir.
Ahora, convierta la base de datos:
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Haga clic en la pestaña Archivo.
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A la izquierda, haga clic en Compartir.
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En Guardar toda la base de datos, haga clic en Guardar base de datos como.
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A la derecha, en Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Base de datos de Access.
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En el cuadro de diálogo Guardar como , en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre de archivo proporcionado.
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Haga clic en Guardar.
Se crea una copia de la base de datos en el formato de archivo .accdb.
