En este artículo se explica cómo ver las respuestas de recopilación de datos, cómo comprobar la configuración de procesamiento del correo electrónico y los pasos que puede seguir para solucionar los tipos comunes de mensajes de error o problemas con las respuestas.
El cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos le ayuda a administrar tanto los mensajes de recopilación de datos que ha enviado a los destinatarios de correo electrónico como las respuestas que ha recibido de cada uno de esos mensajes en la Bandeja de entrada de Outlook.
Si el cuadro de diálogo no está visible, haga lo siguiente para abrirlo:
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Abra la base de datos que contiene el mensaje que desea administrar.
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En la pestaña Datos externos , en el grupo Recopilar datos , haga clic en Administrar respuestas.
¿Qué desea hacer?
Ver respuestas
Esto es lo que ocurre después de enviar el formulario de recopilación de datos por correo electrónico. Los destinatarios responden al mensaje haciendo clic en Responder, rellenando el formulario y, a continuación, haciendo clic en Enviar. En esta sección se explica cómo puede ver las respuestas y qué hacer si alguna de ellas no se procesa correctamente. Tanto si decide que las respuestas se procesan de forma automática o manual, puede abrir las respuestas manualmente o averiguar quién ha respondido. Para obtener más información sobre cómo configurar las opciones de procesión de respuesta, vea el artículo Agregar los datos recopilados por correo electrónico a la base de datos de Access.
Para ver las respuestas, haga lo siguiente:
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Abra Microsoft Outlook 2007 o 2010 y vaya a la carpeta que ha designado para almacenar las respuestas de recopilación de datos.
Sugerencia: Si no recuerda el nombre de la carpeta, en la pestaña Datos externos , en el grupo Recopilar datos , haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos , encontrará el nombre de la carpeta en la columna Carpeta de Outlook , en la fila correspondiente al mensaje cuyas respuestas desea ver.
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Para abrir una respuesta en Outlook, haga doble clic en la respuesta. Verá el formulario, ya que lo completó el remitente.
Access no procesará las respuestas a un mensaje de respuesta. Por lo tanto, si ve que uno o más formularios de los destinatarios están vacíos, incompletos o no se han completado correctamente, debe volver a enviar el mensaje de correo electrónico original a esos usuarios, en lugar de usar el comando Responder . Para obtener más información sobre cómo reenviar un mensaje de recopilación de datos, vea Reenviar un mensaje de recopilación de datos.
De forma similar, si desea enviar la solicitud a otras personas, debe volver a enviar el mensaje original, en lugar de reenviarlo.
Comprobar la configuración para procesar respuestas automáticamente
Si decide que las respuestas se procese automáticamente, haga lo siguiente para asegurarse de que las respuestas se procesan correctamente:
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Para cada respuesta, revise los valores de las columnas Marca de seguimiento, Estado de la recopilación de datos y Categorías .
Sugerencia: Si no ve las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías en la vista, agréguelas con el Selector de campos. Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Selector de campos. En el cuadro de diálogo Selector de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o izquierda de un encabezado de columna existente.
En la carpeta de Outlook, si la marca de seguimiento se establece en La operación de recopilación de datos se ha realizado correctamente, la columna Estado de la recopilación de datos está en blanco y hay un indicador verde en la columna Categorías , la respuesta se ha procesado correctamente.
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Además, es posible que desee revisar el contenido de las tablas de destino para asegurarse de que ve los datos recopilados almacenados como registros nuevos o como actualizaciones de registros existentes.
Nota: No podrá agregar los datos de una respuesta por correo electrónico si el destinatario usó Hotmail o Yahoo para enviarle el formulario de recopilación de datos.
Solucionar problemas de respuestas procesadas automáticamente
Es posible que los destinatarios de correo electrónico informen de que han rellenado los formularios y se los han devuelto como respuestas. Sin embargo, no ve los resultados esperados en Access o Outlook. Por ejemplo:
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No verá los datos en las tablas de destino en Access. No se agregan registros nuevos o los registros existentes no se actualizan.
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La columna Estado de la recopilación de datos del mensaje en Outlook muestra un mensaje de error o la cadena "Mensaje sin procesar". Además, la columna Categorías del mensaje muestra un cuadrado rojo o está en blanco.
Si encuentra estos tipos de problemas, consulte los pasos de solución de problemas en Mis respuestas de recopilación de datos no se procesan automáticamente.
Además, vea Agregar los datos recopilados por correo electrónico a la base de datos de Access si desea comprobar que ha configurado correctamente el procesamiento automático.
Procesar respuestas manualmente
El procesamiento manual de una respuesta implica iniciar la operación de exportación desde Outlook. Solo puede exportar una respuesta a la vez. Evite las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos está establecida en Recopilar datos mediante correo electrónico. Este estado indica que la respuesta ya se ha procesado correctamente. Las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos está establecida en Mensaje sin procesar deben procesarse manualmente. Una respuesta que tiene un mensaje de error en esta columna no se ha procesado automáticamente y requerirá algún tipo de solución de problemas antes de poder exportarla manualmente. Para obtener ayuda con la solución de problemas, consulte Mis respuestas de recopilación de datos no se procesan automáticamente.
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En Outlook, haga clic con el botón derecho en la respuesta que desea procesar manualmente.
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Haga clic en Exportar datos a Microsoft Office Access.
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En el cuadro de diálogo Exportar datos a Microsoft Access , revise los detalles de la respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar para exportar. Si la operación de exportación se realiza correctamente, verá el mensaje Datos exportados correctamente a la base de datos. Si se produce un error en la operación, verá el mensaje No se pueden importar datos debido a errores, seguido de una descripción de los problemas que causaron el error. En la tabla siguiente se enumeran los problemas que podrían provocar errores en una operación de exportación.
Solucionar problemas para las respuestas procesadas manualmente
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Mensaje de la columna Problema o Estado de la colección de datos |
Causa |
Resolución |
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Al hacer clic con el botón derecho en una respuesta, no veo el comando Exportar datos a Microsoft Access . |
El mensaje seleccionado no es una respuesta válida a la recopilación de datos. |
Elimine los mensajes que no sean respuestas de recopilación de datos de la carpeta designada. |
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Una respuesta no va a la carpeta correcta. |
Solo las respuestas originales a un mensaje irán a la carpeta designada. Las respuestas a sus propios mensajes (a menos que haya usado la copia del mensaje en la carpeta Elementos enviados para generar la respuesta) y las respuestas que forman parte de una conversación de mensajes de correo electrónico no se muevan a la carpeta designada. Otras posibles razones son: que Access no está instalado o que falta el complemento necesario para procesar las respuestas o está dañado. |
Si una de sus respuestas no se está procesando, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado que se encuentra en la carpeta Elementos enviados. Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, pídale que responda al mensaje original. Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook y siga estos pasos:
Si ve la entrada en Complementos de aplicaciones deshabilitadas, haga clic en la flecha del cuadro Administrar , seleccione Elementos deshabilitados y, a continuación, en el cuadro de diálogo Elementos deshabilitados , seleccione Complemento de Microsoft Access para recopilación y publicación de datos y haga clic en Habilitar. Si no ve el complemento de Microsoft Access para recopilación y publicación de datos , intente instalar Access de nuevo. |
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No puede encontrar la base de datos. Busque la base de datos e importe manualmente los datos. |
La base de datos se ha movido a otra ubicación, se le ha cambiado el nombre o se ha eliminado, o se ha dañado. |
Restaure la base de datos a la ubicación original y vuelva a intentarlo. |
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La base de datos ya está en uso. |
La base de datos está abierta en modo exclusivo y no se pueden realizar cambios en la base de datos hasta que se libere el bloqueo exclusivo. |
Pida al usuario que tiene la base de datos abierta en modo exclusivo que cierre y abra la base de datos en modo normal. A continuación, intente exportar manualmente la respuesta. |
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Falta una tabla, una consulta o un campo. |
Se ha eliminado o se ha cambiado el nombre de una tabla o consulta de destino, o bien su estructura se ha modificado de tal manera que el contenido del formulario no se pueda agregar a las tablas. |
Cree las tablas y consultas de destino que faltan, o cree y envíe un nuevo mensaje de recopilación de datos. |
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El formulario está dañado o se ha modificado. |
El formulario de la respuesta está dañado o alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario. |
Si el destinatario ha modificado el formulario, pídale que le vuelva a enviar el formulario y, después, exporte manualmente la respuesta. Si el formulario del mensaje original está dañado o no es válido, debe crear y enviar un mensaje nuevo. |
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Falta información necesaria para completar el procesamiento. |
Falta la información necesaria para asignar la respuesta al registro existente que debe actualizarse. |
La configuración de mensajes debe sincronizarse con Outlook. En Access, en la pestaña Datos externos , en el grupo Recopilar datos , haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar respuestas , seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia. Haga clic en la advertencia para sincronizar la configuración y cierre el cuadro de diálogo. Vuelva a Outlook y, a continuación, intente exportar manualmente la respuesta. |
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No se pueden agregar ni actualizar datos porque los datos darían como resultado un valor duplicado en un campo que solo acepta valores únicos. |
Un campo cuya propiedad Indizado se establece en Sí (Sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo de formulario ya existe en el campo correspondiente de la tabla, se producirá un error en la operación. |
Pida a los destinatarios que envíen otra respuesta, con un valor diferente en el campo de formulario. |
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El valor introducido no es un elemento de la lista de opciones. |
El formulario incluye un campo obligatorio que busca valores, pero el usuario no ha especificado un valor para el campo, o bien la propiedad LimitToList del campo se establece en Sí y el usuario especifica un valor que no está en la lista. |
Pida a los destinatarios que vuelvan a enviar la respuesta después de rellenar todos los campos, o rellene y guarde el formulario y, después, intente exportar de nuevo. |
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Valor no válido en un campo de formulario. |
El destinatario escribió datos no válidos en uno o más campos. |
Pida a los destinatarios que vuelvan a enviar la respuesta después de rellenar todos los campos, o rellene y guarde el formulario e intente exportar de nuevo. |
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La opción Responder contiene un formulario que debe rellenar. Cuando haya terminado, envíelo al remitente de este mensaje de correo electrónico. |
El destinatario no ha rellenado el formulario. |
Pida a los destinatarios que envíen otra respuesta después de rellenar el formulario. |
Si el mensaje original no llegó a algunos usuarios, intente reenviar el mensaje en lugar de reenviarlo. Para obtener más información sobre cómo reenviar un mensaje, vea Reenviar un mensaje de recopilación de datos.
