Nota: Para obtener información sobre la recopilación de datos en Access 2016 y versiones posteriores, vea Importar, exportar SQL Server.
Puede recopilar o actualizar información mediante correos electrónicos mediante Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access le guiará por la creación de un formulario de recopilación de datos y el envío del formulario en un mensaje de correo electrónico. Cuando los destinatarios de correo electrónico devuelven los formularios completados, puede elegir que los datos recopilados se procesen y almacenen automáticamente en una base de datos de Access especificada. Este método de recopilación de datos puede ahorrarle tiempo y esfuerzo que suele implicar una copia y pegado o un proceso de entrada manual de datos. A continuación se muestran algunos escenarios en los que puede usar este proceso para recopilar datos:
Encuestas Para realizar una encuesta y compilar los resultados, cree primero una base de datos de Access con las tablas necesarias para almacenar los resultados, use el asistente para generar un formulario de encuesta y, después, envíelos por correo electrónico a los participantes de la encuesta. Cuando los participantes responden, los datos de la encuesta se almacenan automáticamente en la base de datos.
Informes de estado Ya sea el estado de nivel de inventario más reciente o la información actualizada sobre problemas pendientes, su equipo puede mantenerle informado enviándole mensajes de correo electrónico que contengan la información actual a intervalos regulares.
Administración de eventos Al organizar una conferencia, un entrenamiento u otros eventos, puede enviar uno o varios formularios como mensaje de correo electrónico para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel, etc. Si decide que las respuestas se procesen automáticamente, los participantes podrán cambiar sus preferencias en cualquier momento sin tener que notificarle y siempre tendrá acceso a los datos más recientes con fines de toma de decisiones.
Este artículo explica lo que necesita para usar este proceso, cómo empezar a usar el asistente y, a continuación, le proporciona información adicional sobre varios pasos para que pueda realizar la selección más informada a medida que sigue al asistente.
Nota: No podrá agregar los datos recopilados si el destinatario usó Hotmail o Yahoo para enviarle el formulario de recopilación de datos.
Antes de empezar
Si es la primera vez que recopila datos mediante mensajes de correo electrónico, siga estos pasos:
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Asegúrese de que ha instalado las siguientes aplicaciones en el equipo:
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Access 2007 o Access 2010.
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Outlook 2007 o Outlook 2010. Debe tener Outlook instalado y configurado en el equipo que usa para enviar los mensajes de correo electrónico. Si tiene Outlook instalado pero aún no configurado, inicie Outlook y siga las instrucciones del Asistente para inicio de Outlook. Para obtener ayuda con el asistente, consulte la Ayuda de Outlook.
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Si tiene previsto usar un formulario de InfoPath, asegúrese de que tiene instalado InfoPath 2007 o una edición posterior y que los destinatarios también tendrán que tener InfoPath instalado en sus equipos.
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Los destinatarios de correo electrónico deben tener InfoPath o un cliente de correo electrónico compatible con el formato HTML instalado en sus equipos para poder ver y editar el formulario.
El formulario que se usa para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un formulario especial en formato HTML o InfoPath.
Identifique una base de datos de destino. La base de datos puede estar en formato .mdb o .accdb. Además, se admiten archivos .mde y .accde. Si no desea usar una base de datos existente, debe crear una nueva.
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Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos de las respuestas de correo electrónico. Si va a recopilar datos para las tablas existentes, asegúrese de que las tablas no son de solo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido.
Nota: Los tipos de campo Datos adjuntos, Autonumeración, OLE y Multivalor no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrónico
Si la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, debe crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario. Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos necesarios de las tablas subyacentes. Si usa una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de solo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en dos o más tablas, vea el artículo Introducción a las consultas.
Almacene los datos como registros nuevos en las situaciones siguientes:
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Si los datos rellenarán varias tablas.
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Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo ahora o asigne un campo existente que tenga valores únicos como clave principal.
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Si la tabla de destino no tiene registros. Si la tabla está vacía, el asistente asume que desea agregar registros.
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Si las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no se almacenan como un campo en la base de datos. Al recopilar datos para actualizar registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por el asistente. El campo de dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla que tenga una relación con la tabla de destino.
Introducción
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Abra la base de datos en la que se almacenarán los datos recopilados.
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Para agregar los datos a una sola tabla, seleccione la tabla en el panel de navegación. Para rellenar varias tablas relacionadas, seleccione la consulta que está enlazada a estas tablas.
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Siga uno de estos procedimientos para iniciar el asistente:
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En la pestaña Datos externos , en el grupo Recopilar datos , haga clic en Crear correo electrónico.
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Haga clic con el botón secundario en la tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Recopilar y actualizar datos por correo electrónico.
Nota: Si la tabla no contiene ningún campo o solo tiene los tipos de campo Autonumeración, Objeto OLE, Datos adjuntos o Búsqueda multivalor, Access muestra el siguiente mensaje: La tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo que admita la recopilación de datos mediante correo electrónico.
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Si la tabla contiene campos que admiten la recopilación de datos, se inicia el asistente. Si la tabla de destino admite tanto la adición como la actualización de datos, el asistente le guiará por los pasos necesarios para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico.
Use las siguientes secciones como referencia para cualquier pregunta que pueda tener en los siete pasos principales siguientes del proceso.
Elija el tipo de formulario de entrada de datos que desea enviar
Seleccione el tipo de formulario en función de la facilidad de uso para usted y los destinatarios.
Seleccionar formulario HTML Cualquier usuario cuyo cliente de correo electrónico admita HTML puede ver y editar un formulario HTML
Seleccionar formulario de Microsoft InfoPath Solo verá esta opción si InfoPath está instalado en el equipo. Seleccione esta opción solo si todos los destinatarios tienen InfoPath y Outlook instalados en sus equipos. Un formulario de InfoPath ofrece un mejor entorno de entrada y edición de datos,
La página del asistente que se muestra a continuación depende de si el objeto de destino admite la actualización de datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más tablas, o si es una tabla que no tiene un campo de clave principal o no contiene ningún registro, el asistente asume que desea agregar nuevos registros y le pide que seleccione los campos de formulario. En todos los demás casos, el asistente le pide que especifique si desea agregar o actualizar datos antes de pedirle que seleccione los campos de formulario.
Elegir si desea recopilar datos nuevos o actualizar datos existentes
Especifique qué desea hacer con los datos. El tipo de formulario que usa afecta al número de registros nuevos que un destinatario puede enviarle en una sola respuesta. Al actualizar los datos, el número de registros que debe actualizar un destinatario identifica el número de formularios previamente completados que se incluirán en un mensaje.
Nota: Para agregar nuevos registros, escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección del mensaje de correo electrónico cuando se cree el mensaje. Para actualizar los datos existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben almacenarse como un campo en la tabla o consulta subyacente, o en una tabla relacionada.
Especificar los datos que desea recopilar
Al elegir los campos que se van a incluir en el formulario, no es necesario incluir todos los campos que existen en la tabla o consulta subyacente del formulario. Sin embargo, deben cumplirse las siguientes condiciones:
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Campos obligatorios: Los campos marcados con un símbolo de asterisco (*) son campos obligatorios. Si va a recopilar nuevos registros, el asistente incluirá automáticamente todos los campos cuya propiedad Requerido esté establecida en Sí. Si los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no puede agregar el registro a la tabla.
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Tipos de campo no admitidos: No podrá incluir determinados tipos de campo en el formulario, como Autonumeración, Datos adjuntos, Objeto OLE o campos de búsqueda multivalor.
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Campo de clave principal: Sin embargo, el usuario podrá escribir un valor en el campo al agregar registros; la respuesta no se procesará si el valor especificado ya está en uso.
Nota: Para cada campo incluido, en Propiedades del campo, especifique una etiqueta y haga clic en Solo lectura si no desea que el usuario cambie los datos en ese campo.
Especificar el procesamiento de datos automático o manual
Puede seleccionar un procesamiento automático o manual de las respuestas. El procesamiento automático significa que, cuando obtiene las respuestas, Outlook y Access trabajan conjuntamente para exportar los datos a las tablas de destino de la base de datos. El procesamiento automático puede ahorrarle tiempo y esfuerzo. El procesamiento manual solo significa que inicia la operación de exportación para transferir los datos de una carpeta especificada en Outlook a la tabla de destino en Access.
Las respuestas se exportan correctamente a la tabla de destino siempre que se cumplan las siguientes condiciones en el momento en que las respuestas lleguen a su buzón:
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Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si Outlook no se está ejecutando, el procesamiento se inicia la próxima vez que inicie Outlook.
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El acceso no debe estar protegido por contraseña y no debe estar abierto en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no deben haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Los nombres de las tablas y consultas, así como las propiedades de los campos incluidos en el formulario, no deben haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y consultas subyacentes.
Nota: Si se produce un error en el procesamiento automático, intente corregir los problemas y exporte manualmente las respuestas con errores. Las respuestas que lleguen a la bandeja de entrada después de resolver los problemas seguirán procesándose automáticamente.
Establecer propiedades para controlar el procesamiento automático de respuestas
Para especificar una carpeta de Outlook diferente donde se almacenan las respuestas, en la página Especificar cómo desea procesar las respuestas del asistente, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta , seleccione una carpeta diferente o haga clic en Nuevo para crear una nueva carpeta.
Si hace clic en Establecer propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas para cambiar o ajustar la configuración de importación, vea la tabla siguiente para obtener información sobre las opciones disponibles:
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Opción |
Resultado |
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Descartar respuestas de las personas a las que no envió el mensaje |
Active esta casilla si solo quiere que se procesen automáticamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje. Las respuestas de otras personas se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. |
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Aceptar varias respuestas de cada destinatario |
Active esta casilla si solo quiere que la primera respuesta de cada destinatario se procese automáticamente. La segunda respuesta y las siguientes se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. Nota: Esta configuración solo controla el número de respuestas y no el número de registros de una sola respuesta que se procesan. En otras palabras, si envía un formulario de InfoPath, un usuario puede enviarle varios registros en una sola respuesta y Access procesa automáticamente todos los registros de la respuesta, incluso si esta casilla no está seleccionada. |
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Permitir solo actualizaciones a datos existentes |
Cuando los destinatarios usan un formulario de InfoPath para actualizar datos, pueden enviar registros nuevos, además de actualizaciones a los registros existentes. Seleccione esta casilla para procesar solo las actualizaciones de los registros existentes. |
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Número de respuestas que se procesarán |
Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que quiere que se procese automáticamente. Si quiere que todas las respuestas se procese automáticamente, escriba un valor grande, como 5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciben después de alcanzar el valor especificado se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. |
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Fecha y hora para detener |
Especifique cuándo debe detenerse el procesamiento automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las respuestas recibidas después de esta fecha y hora se almacenan en la carpeta de destino, pero no se procesan automáticamente. |
Para cambiar estas opciones más adelante, en la pestaña Datos externos , en el grupo Recopilar datos , haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos , seleccione el mensaje para el que desea cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensaje. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas posteriores que reciba para ese mensaje.
Procesamiento manual de respuestas
Para controlar cuándo y qué respuestas se procesan, no seleccione la opción Proceso automático. Las respuestas se almacenarán en una carpeta especificada en Outlook hasta que seleccione y haga clic con el botón derecho en cada respuesta de la carpeta y, a continuación, haga clic en Exportar datos a Microsoft Access en el menú contextual.
En algunos casos, es posible que también tenga que procesar manualmente las respuestas que no se procesaron automáticamente.
Recuerde lo siguiente antes de exportar datos
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La base de datos de Access no debe estar abierta en modo exclusivo y el nombre o la ubicación de la base de datos no deben haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Los nombres de las tablas y consultas, así como las propiedades de los campos incluidos en el formulario, no deben haber cambiado desde que envió el mensaje de correo electrónico.
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Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y consultas subyacentes.
Seleccione cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
Si solo recopila información nueva, puede especificar las direcciones de correo electrónico de dos maneras:
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Escriba las direcciones de correo electrónico individualmente en el mensaje de correo electrónico de Outlook o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones.
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Use el campo dirección de correo electrónico en la tabla o consulta de la base de datos actual de Access.
Nota: Al recopilar datos para actualizar los registros existentes, no verá este cuadro de diálogo, ya que las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar primero disponibles como un campo en la base de datos.
Introducir las direcciones de correo electrónico directamente en Outlook
Si especifica los destinatarios en Outlook, puede obtener una vista previa y personalizar el mensaje antes de enviarlo. En el cuerpo del mensaje de correo electrónico se incluye una breve introducción y un formulario. Se recomienda no realizar ningún cambio en el formulario. Los cambios en la estructura del formulario pueden provocar que la respuesta no se procese.
Usar las direcciones de correo electrónico almacenadas en un campo de la base de datos
La opción para seleccionar Una tabla asociada hace referencia a las tablas que están relacionadas. Para ver o editar relaciones de tabla en la base de datos, en Herramientas de base de datos. en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones
Para obtener más información sobre las relaciones, vea el artículo Guía de relaciones de tabla.
Revisar y especificar la lista de destinatarios
El último paso principal consiste en obtener una vista previa y personalizar el mensaje de correo electrónico, ajustar la lista de destinatarios y, a continuación, enviar el mensaje de recopilación de datos.
Crear y enviar el mensaje de correo electrónico
Cuando el asistente le informe de que ahora puede crear el mensaje de correo electrónico y le muestra cómo ver el estado del correo electrónico mediante el comando Administrar respuestas , es posible que aparezcan algunos mensajes de advertencia. En la tabla siguiente se describen cada advertencia y la acción que puede realizar para resolverla:
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Mensaje de advertencia |
Descripción |
S olution |
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Algunos registros no contienen una dirección válida en el campo de dirección de correo electrónico especificado. No se devolverán datos para estas filas. |
El campo dirección de correo electrónico que ha seleccionado contiene valores nulos. |
Si desea recopilar datos para cada registro, salga del asistente y reemplace los valores nulos por direcciones de correo electrónico. A continuación, vuelva a iniciar el asistente. |
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Actualmente tiene un bloqueo exclusivo en la base de datos; el procesamiento automático fallará hasta que se libere el bloqueo. |
Actualmente tiene la base de datos abierta en modo exclusivo. |
Si decide que las respuestas se procesen automáticamente, el procesamiento no se podrá realizar porque Access no puede agregar ni actualizar una base de datos con un bloqueo exclusivo. Cerrar y volver a abrir la base de datos en modo no exclusivo inmediatamente después de enviar el mensaje |
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Estos mensajes de correo electrónico pueden contener datos de carácter confidencial o confidencial. |
Está recopilando datos para actualizar los registros existentes y el formulario que va a enviar se rellenará previamente con los datos existentes. |
Si algunos campos de formulario incluyen datos confidenciales, vuelva al paso del asistente en el que seleccionó los campos y quite los campos que contienen datos confidenciales del formulario. |
Después de obtener una vista previa y personalizar el mensaje, puede filtrar el campo de dirección de correo electrónico y seleccionar los destinatarios. Elija las direcciones de correo electrónico que desea usar activando las casillas correspondientes. Si ve un cuadro de diálogo que enumera direcciones de correo electrónico no válidas, anote las direcciones de la lista y haga clic en Salir. Compruebe las direcciones no válidas, realice la corrección necesaria e intente reenviar el mensaje.
