Almacenar la fecha y la hora cuando se modifica un registro

En este artículo

• Información general

• Antes de empezar

• Paso 1: Agregar campos de marca de tiempo a una tabla

• Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y hora

• Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de entrada de datos

Información general

Para registrar la fecha y hora en que se modifican los registros de una tabla, debe completar los pasos siguientes:

Paso 1: Agregar campos a una tabla    Necesita un lugar para almacenar la fecha y la hora antes de poder grabarla. El primer paso es crear campos en la tabla que contengan los registros de los que desea realizar el seguimiento. Para capturar la fecha y la hora, cree un campo para la fecha y un campo para la hora. Si solo desea capturar una u otra, puede crear solo el campo que necesite.

Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y hora    Dependiendo de si desea grabar la fecha, la hora o ambas, la macro tendrá una o dos acciones. Cuando escriba la macro, especifique solo los campos que almacenarán la fecha y hora, no la tabla que contiene esos campos. De este modo, puede volver a usar fácilmente la macro con otras tablas y formularios.

Paso 3: Agregar la macro a un formulario de entrada de datos    La macro se agrega a la propiedad de formulario Antes de la actualización del formulario que se usa para editar registros en la tabla. Si usa otros formularios para editar registros en la tabla, también puede agregar la macro a cada uno de ellos. De este modo, puede capturar la fecha y la hora independientemente del formulario que use para editar el registro.

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Antes de empezar

Antes de empezar, tenga en cuenta lo siguiente:

• Los usuarios deben habilitar macros en la base de datos. Si un usuario abre la base de datos y no habilita macros, la macro no marcará la hora de los registros. Si almacena la base de datos en un ubicación de confianza, las macros se habilitan automáticamente.

• Si un usuario edita registros, pero no usa un formulario de entrada de datos que contiene la macro que marca la hora, los registros que modifique el usuario no se marcarán con una marca de tiempo.

• Dado que la fecha y hora se almacenan en campos de tabla, los valores de esos campos se sobrescriben cada vez que se modifica un registro. En otras palabras, solo puede almacenar la fecha y hora de la modificación más reciente.

• Si solo desea capturar la fecha y hora en que se crea un registro, agregue un campo a la tabla y establezca la propiedad Valor predeterminado de ese campo en Ahora() o Fecha().

• Si el archivo de base de datos tiene un formato de archivo anterior y usa seguridad por usuarios, debe tener permisos para cambiar el diseño de la tabla y los formularios que se usan para editar sus registros.

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Paso 1: Agregar campos de marca de tiempo a una tabla

Cree campos para almacenar la información.

1. Abra la tabla en la vista Diseño.

2. Siga uno de los siguientes procedimientos o ambos:

   • Cree un campo para almacenar la fecha.    En la columna Nombre de campo de la ventana de diseño, escriba Fecha de modificación en una nueva fila y, después, seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos .

   • Cree un campo para almacenar la hora.    En la columna Nombre de campo de la ventana de diseño, escriba Modificación de hora en una nueva fila y, después, seleccione Fecha y hora en la columna Tipo de datos .

3. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

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Paso 2: Crear una macro que registre la fecha y hora

Después de crear los campos, cree una macro para aplicar una marca de tiempo a esos campos. Para que la macro sea reutilizable con otras tablas, haga referencia solo a los nombres de campo, no a los nombres de tabla.

1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo los botones Módulo o Módulo de clase y luego haga clic en Macro.

2. En la pestaña Diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Mostrar todas las acciones.

3. En la ventana de la macro, abra la lista de acciones de macro y seleccione SetValue.

   

   1. En primer lugar, mostrar todas las acciones de macro disponibles. La acción SetValue se considera potencialmente no segura y se oculta de forma predeterminada, ya que puede cambiar los datos.

   2. Después, seleccione la acción SetValue de esta lista.

4. En el cuadro de acción EstablecerValor , en el cuadro Elemento , escriba o pegue [Fecha de modificación].

5. En el cuadro Expresión , escriba Fecha().

6. Abra la siguiente lista de acciones de macro y seleccione SetValue.

7. En el cuadro de acción EstablecerValor , en el cuadro Elemento , escriba o pegue [Fecha de modificación].

8. En el cuadro Expresión , escriba Time().

9. Presione CTRL+G y, después, en el cuadro de diálogo Guardar como , escriba Última modificación.

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Paso 3: Agregar los campos y la macro a un formulario de entrada de datos

Después de crear la macro, agréguela a cada formulario de entrada de datos que los usuarios usarán para escribir datos en la tabla relevante.

1. Abra el formulario de entrada de datos en la vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

3. En la Lista de campos, en Campos disponibles para esta vista, arrastre los campos Fecha de modificación y Fecha de modificación hasta el formulario. Ajuste el tamaño y la ubicación de los campos del formulario según sea necesario.

4. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

5. En la hoja de propiedades, asegúrese de que tipo de selección está establecido en Formulario.

   Sugerencia: Para cambiar el tipo de selección, haga clic en el tipo de selección que desee en la lista desplegable.

6. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Evento .

7. En la pestaña Evento , haga clic en la flecha del cuadro Antes de la actualización y, a continuación, haga clic en Última modificación.

8. Si usa varios formularios para editar registros, repita este procedimiento para cada uno de ellos.

9. Para comprobar que la macro funciona correctamente, abra el formulario en la vista Formulario, edite un registro y, después, presione MAYÚS+F9. Se mostrará la fecha y hora en la que editó el registro.

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