Buscar registros que tengan las fechas más o menos recientes

Considere la posibilidad de usar un filtro en lugar de una consulta de valores principales

Un filtro suele ser mejor si tiene en mente una fecha específica. Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

• Si desea devolver todos los registros en los que coincide la fecha, es anterior o posterior a una fecha específica, use un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de ventas entre abril y julio, aplique un filtro.

• Si desea devolver una cantidad especificada de registros que tienen las fechas más recientes o más recientes en un campo y no conoce los valores de fecha exactos o no son importantes, cree una consulta de valores superiores. Por ejemplo, para ver los cinco mejores trimestres de ventas, use una consulta de valores principales.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar filtros, vea el artículo Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access.

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Pegar los datos de ejemplo en hojas de cálculo de Excel

1. Inicie Excel. Se abrirá un libro vacío.

2. Presione MAYÚS+F11 para insertar una hoja de cálculo (necesitará cuatro).

3. Copie los datos de cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo vacía. Incluya los encabezados de columna (la primera fila).

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

1. Seleccione los datos de la primera hoja de cálculo, incluidos los encabezados de columna.

2. Haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Pegar.

3. Haga clic en Sí para confirmar que la primera fila contiene encabezados de columna.

4. Repita los pasos 1-3 para cada una de las hojas de cálculo restantes.

Crear una consulta de valores superiores básicos

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en la tabla Empleados y, a continuación, haga clic en Cerrar.

   Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.

3. Agregue los campos que desee usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo .

   Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellidos y Fecha de nacimiento.

4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.

   El criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente y el criterio de ordenación ascendente devuelve la primera fecha.

   Importante: Debe establecer un valor en la fila Ordenar solo para los campos que contengan las fechas. Si especifica un criterio de ordenación para otro campo, la consulta no devolverá los resultados que desee.

5. En la pestaña Diseño , en el grupo Herramientas , haga clic en la flecha abajo situada junto a Todos (la lista Valores superiores ) y escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

7. Guarde la consulta como NextBirthDays.

Puede ver que este tipo de consulta de valores principales puede responder preguntas básicas, como quién es la persona más antigua o más joven de la empresa. En los pasos siguientes se explica cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestran en el paso siguiente devuelven los tres próximos cumpleaños de los empleados.

Agregar criterios a la consulta

En estos pasos se usa la consulta creada en el procedimiento anterior. Puede seguir una consulta de valores superiores diferente siempre que contenga datos de fecha y hora reales, no valores de texto.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta NextBirthDays y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de FechaNacimiento, escriba lo siguiente:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate])).
   Esta expresión extrae el mes de FechaNacimiento mediante la función ParcFecha .

3. En la siguiente columna de la cuadrícula de diseño de la consulta, escriba lo siguiente:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Esta expresión extrae el día del mes de BirthDate mediante la función DatePart .

4. Desactive las casillas de la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir.

5. Haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, después, seleccione Ascendente.

6. En la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento , escriba la siguiente expresión:
   Mes([Fecha de nacimiento]) > Month(Date()) OR Month([Fecha de nacimiento])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())
   Esta expresión hace lo siguiente:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) especifica que la fecha de nacimiento de cada empleado corresponde a un mes futuro.

   • El Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha()) especifica que si la fecha de nacimiento tiene lugar en el mes actual, el cumpleaños corresponde al día actual o posterior al día actual.

     En resumen, esta expresión excluye los registros en los que el cumpleaños tiene lugar entre el 1 de enero y la fecha actual.

     Sugerencia:  Para obtener más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

7. En la pestaña Diseño , en el grupo Configuración de consulta , escriba 3 en el cuadro Retorno .

8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar .

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Crear una consulta de totales

Este procedimiento usa la tabla de ejemplo Events y la tabla de ejemplo EventType para responder a esta pregunta:

¿Cuándo fue el evento más reciente de cada tipo de evento, excluyendo los conciertos?

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en las tablas Events y EventType.
   Cada tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.

3. Haga doble clic en el campo EventType de la tabla EventType y el campo EventDate de la tabla Events para agregar los campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios del campo TipoDe Event, escriba <>Concierto.

   Sugerencia:  Para obtener más ejemplos de expresiones de criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

5. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

6. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la fila Total del campo FechaDe Event y, a continuación, haga clic en Máx.

7. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista SQL.

8. En la ventana SQL, al final de la cláusula SELECT, justo después de la palabra clave AS, reemplace MaxOfEventDate por MostRecent.

9. Guarde la consulta como MostRecentEventByType.

Crear una segunda consulta para agregar más datos

Este procedimiento usa la consulta MostRecentEventByType del procedimiento anterior para responder a esta pregunta:

¿Quién fue el cliente en el evento más reciente de cada tipo de evento?

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. En la pestaña Consultas , haga doble clic en la consulta MostRecentEventByType.

3. En la pestaña Tablas , haga doble clic en la tabla Eventos y en la tabla Clientes.

4. En el diseñador de consultas, haga doble clic en los siguientes campos:

   1. En la tabla Eventos, haga doble clic en EventType.

   2. En la consulta MostRecentEventByType, haga doble clic en MostRecent.

   3. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Ordenar de la columna TipoDe Event , seleccione Ascendente.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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