Cómo cerrar el año fiscal en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express y en Accounting Professional

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Resumen

En este artículo se describe cómo cerrar un año fiscal en Microsoft Office Small Business Accounting 2006, Microsoft Office Accounting Express y Microsoft Office Accounting Professional con un procedimiento paso a paso. Se incluyen los pasos siguientes: 1. realice manualmente un tasks2 de final de año. Ajustar el diario entries3. Examine la base de datos para errors4. Haga una copia de seguridad de la base de datos de la empresa antes de cerrar el year5 fiscal. Imprima un saldo de prueba antes de cerrar el year6 fiscal. Imprimir las statements7 financieras de fin de año. Configurar un nuevo year8 fiscal. Cerrar la year9 fiscal. Imprima un informe de saldo de prueba después de cerrar la Year10 fiscal. Hacer una copia de seguridad de la base de datos de la compañía después de cerrar el artículo yearThis también responde a algunas de las preguntas más frecuentes sobre los problemas que se pueden producir al cerrar el año fiscal.

INTRODUCCIÓN

Al cerrar un año fiscal en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express y en Accounting Professional, debe realizar el siguiente procedimiento en el equipo en el que está almacenada la base de datos de la empresa. Para llevar a cabo los pasos que se describen en este artículo, debe tener asignado el rol de propietario en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express o en Accounting Professional, o debe haber iniciado sesión como administrador en el equipo donde se ejecutan estos programas.

Más información

Para cerrar el año fiscal en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express y en Accounting Professional, siga este procedimiento paso a paso:

Paso 1: realizar manualmente algunas tareas de fin de año

Antes de cerrar el año fiscal, realice manualmente las siguientes tareas:

  • Borrar gastos prepago

  • Conciliar cuentas bancarias

  • Conciliar cuentas de tarjetas de crédito

  • Registrar amortizaciones

  • Ajustar inventario

Paso 2: ajustar las entradas del diario

Realice los siguientes ajustes en las entradas del diario:

  • Corrija los errores que se hayan producido al grabar una transacción.

  • Asignar ingresos al período en el que se obtuvieron los ingresos.

  • Asignar cargos al período en el que se produjeron los gastos.

Para realizar ajustes en las entradas del diario, haga clic en nueva entrada del diario en el menú de la empresa .

Paso 3: comprobar si hay errores en la base de datos

NOTAS

  • Asegúrese de que nadie tiene la base de datos de la compañía abierta.

  • Realice este paso en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

Para examinar la base de datos en busca de errores, siga estos pasos:

  1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, a continuación, abra cualquier base de datos de la compañía excepto la que desee examinar.

  2. En el menú archivo , seleccione utilidadesy, a continuación, haga clic en utilidades de datos.

  3. Haga clic en la pestaña herramientas avanzadas y, después, haga clic en reparar.

  4. Seleccione la base de datos en la que desee examinar los errores y, a continuación, haga clic en reparar.

  5. Si recibe un mensaje que indica que se cerrarán todas las conexiones a la base de datos, haga clic en .

  6. Si no se encuentran errores, haga clic en Aceptar. Si se encuentran errores, los revise y realice los ajustes necesarios.

  7. Haga clic en cerrar dos veces.

Paso 4: realizar una copia de seguridad de la base de datos de la compañía antes de cerrar el año fiscal

Notas

  • Asegúrese de que nadie tiene la base de datos de la compañía abierta, excepto en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

  • Realice este paso en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

Para hacer una copia de seguridad de la base de datos de la empresa, siga estos pasos:

  1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, a continuación, abra la base de datos de la compañía de la que desea hacer una copia de seguridad.

  2. En el menú archivo , seleccione utilidadesy, a continuación, haga clic en utilidades de datos.

  3. En la pestaña herramientas básicas , haga clic en copia de seguridad.

  4. Haga clic en Examinar.

  5. Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. Nota El tipo de archivo predeterminado es archivo de copia de seguridad comprimido (*. zip). La ubicación predeterminada del archivo se encuentra en la siguiente ruta de acceso:

    Mi Documents\Small empresa Accounting\Backups

  6. Si desea restringir el acceso a la copia de seguridad, escriba una contraseña en el cuadro contraseña y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña en el cuadro comprobar contraseña .

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Cuando reciba el mensaje de que la copia de seguridad se completó correctamente, haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Cerrar.

Paso 5: imprimir un informe de saldo de prueba antes de cerrar el año fiscal

Especifique todas las transacciones del año antes de imprimir el informe de saldo de prueba. Si escribe transacciones adicionales más adelante, debe imprimir un nuevo saldo de prueba. Este informe muestra todas las cuentas y saldos de una fecha específica.

  1. En el menú informes , seleccione compañía y Finanzasy, a continuación, haga clic en saldo de prueba.

  2. En la lista a la de la barra de herramientas, haga clic en personalizado.

  3. En el cuadro fecha , escriba la fecha que desee o seleccione la fecha en el calendario.

  4. En el menú vista , haga clic en Actualizar Informe.

  5. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Paso 6: imprimir los extractos financieros de fin de año

Los Estados financieros más comunes son los siguientes:

  • Hoja de balance

  • Pérdidas y ganancias

  • Declaración de flujo de efectivo

Para localizar estos informes, seleccione compañía y Finanzas en el menú informes y, a continuación, haga clic en el informe que desee.

  • Imprima el informe de balance general para el último día del año fiscal. Para establecer la fecha, seleccione los valores correctos en las listas "a" y " fecha " de la barra de herramientas. En la lista base del informe , seleccione efectivo o ajuste, según el método contable que use la empresa.

  • Para el informe pérdidas y ganancias, seleccione un intervalo de fechas que se corresponda con el primer y último día del año fiscal. Para ello, seleccione los valores correctos de la lista intervalo de fechas , de la lista de y de la lista para de la barra de herramientas. En la lista base del informe , seleccione efectivo o ajuste, según el método contable que use la empresa.

  • Para el informe Extracto de flujo de efectivo, seleccione un intervalo de fechas que se corresponda con el primer y último día del año fiscal. Para ello, seleccione los valores correctos de la lista intervalo de fechas , de la lista de y de la lista para de la barra de herramientas.

Paso 7: configurar un nuevo año fiscal

Debe configurar un nuevo año fiscal para que esté preparado para insertar transacciones del año siguiente.

  1. En el menú de la empresa , haga clic en administrar año fiscal.

  2. Haga clic en nuevo año fiscal. Una fecha predeterminada rellena el cuadro Inicio del año fiscal . Esta fecha se basa en la última fecha del año fiscal anterior. No puede cambiar esta fecha.

  3. En el cuadro cierre del año fiscal , escriba el último día del año fiscal siguiente o seleccione la fecha en el calendario.

  4. Haga clic en Aceptar.

Paso 8: cerrar el año fiscal

Puedes tener un número ilimitado de años fiscales abiertos. Cuando cierras años fiscales, debes cerrarlos en orden cronológico. Cuando se cierra un año fiscal, se producen las siguientes actividades:

  • Se suman los totales de las cuentas de balance y el saldo se transfiere como saldo inicial del año siguiente.

  • Las entradas del diario se crean en cero todas las cuentas de ingresos y gastos. La diferencia se contabiliza en la cuenta reparto de ganancias.

  • El estado del año fiscal se establece en cerrado.

Para cerrar el año fiscal, siga estos pasos:

  1. En el menú de la empresa , haga clic en administrar año fiscal.

  2. En la lista lista de períodos , seleccione el año que desea cerrar y, a continuación, haga clic en cerrar año fiscal.

  3. Si se le solicita que mueva los ingresos netos a la cuenta de ganancias retenidas, haga clic en .

Paso 9: imprimir un informe de saldo de prueba después de cerrar el año fiscal

Para imprimir el informe de saldo de prueba, siga estos pasos:

  1. En el menú informes , seleccione compañía y Finanzasy, a continuación, haga clic en saldo de prueba.

  2. En el cuadro como de , haga clic en personalizado.

  3. En el cuadro fecha , escriba el primer día del siguiente año fiscal o seleccione la fecha en el calendario.

  4. En el menú vista , haga clic en Actualizar Informe.

  5. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

  6. Compare este informe con el Informe saldo de prueba que creó en la sección "imprimir un informe de saldo de prueba antes de cerrar el año fiscal". Compruebe lo siguiente:

    • El saldo se transfiere al año siguiente.

    • Los saldos de las cuentas ingresos y gastos son cero y la diferencia se contabiliza en la cuenta reparto de ganancias.

    • El total de débitos y el total de créditos en el informe de saldo de prueba que imprimió después de cerrar el año fiscal coincide con el total de débitos y el total de créditos en el informe de saldo de la prueba que imprimió antes de cerrar el año fiscal.

  7. Si necesita ajustar las entradas, haga clic en nueva entrada del diario en el menú de la empresa .

Paso 10: realizar una copia de seguridad de la base de datos de la compañía después de cerrar el año fiscal

Notas

  • Asegúrese de que nadie tiene la base de datos de la compañía abierta.

  • Realice este paso en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

Para hacer una copia de seguridad de la base de datos de la empresa, siga estos pasos:

  1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, a continuación, abra la base de datos de la compañía de la que desea hacer una copia de seguridad.

  2. En el menú archivo , seleccione utilidadesy, a continuación, haga clic en utilidades de datos.

  3. En la pestaña herramientas básicas , haga clic en copia de seguridad.

  4. Haga clic en Examinar.

  5. Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.Nota Use otro nombre de archivo de la que usó cuando creó el archivo de copia de seguridad antes de cerrar el año fiscal. El tipo de archivo predeterminado es archivo de copia de seguridad comprimido (*. zip). La ubicación predeterminada del archivo se encuentra en la siguiente ruta de acceso:

    Mi Documents\Small empresa Accounting\Backups

  6. Si desea restringir el acceso a la copia de seguridad, escriba una contraseña en el cuadro contraseña y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña en el cuadro comprobar contraseña .

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Cuando reciba el mensaje de que la copia de seguridad se completó correctamente, haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Cerrar.

Preguntas más frecuentes (p + f)

Q1: ¿Puedo guardar una transacción Si cierro el año fiscal? ¿Se pueden guardar las transacciones en un año cerrado?A1: No puede guardar una transacción después de cerrar el año. Sin embargo, puede volver a abrir el año y, a continuación, guardar una transacción. Si deposita un año que no es el año actual, debe volver a abrir ese año y todos los años cerrados que intervienen en orden cronológico inverso comenzando con el año más reciente y trabajando hacia atrás. Después de realizar los cambios, debe cerrar todos los años abiertos en orden cronológico empezando por el año más antiguo y trabajando hacia adelante. Para volver a abrir un año cerrado, debe estar asignado a una o haber iniciado sesión como uno de los siguientes roles:

  • Propietario en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express o en Accounting Professional

  • Contable de Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional

  • Administrador en el equipo que ejecuta Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional

T2: ¿Cuántos años fiscales puedo mantener abiertos?A2: No hay ningún límite en el número de años fiscales que puedes mantener abiertos. T3: ¿tengo que cerrar un año fiscal antes del primer día del próximo año fiscal?A3: Puede cerrar un año fiscal en cualquier momento después del último día del año. Sin embargo, hasta que se cierre un año fiscal, el saldo de apertura de las cuentas de balance no se transferirá al nuevo año. Además, las cuentas de cargos no se mostrarán con ceros y la diferencia no se aplicará a la cuenta de utilidades retenidas.Cuarto trimestre: ¿Qué sucede con una cuenta inactiva cuando cierro un año fiscal?A4: Si tiene una cuenta inactiva al cerrar el año fiscal, el estado de la cuenta no cambiará. Esto es cierto independientemente de si la cuenta inactiva tiene un saldo. Q5: ¿Cómo puedo ver la entrada del diario que representa las cuentas de ingresos y gastos que se pusieron por cero y después se contabilizó en la cuenta de utilidades retenidas?A5: Para ver la entrada del diario, siga estos pasos:

  1. En el menú empresa , seleccione listas de compañíasy, a continuación, haga clic en plan de cuentas.

  2. En la lista plan de cuentas , haga doble clic en la cuenta ingresos de utilidades retenidas para abrir el registro de cuenta.

  3. Haga doble clic en la línea que cumpla los siguientes criterios:

    • La fecha es el último día del año fiscal cerrado.

    • La descripción del cuadro Memo está cerrando el año fiscal.

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