Cómo comunicarse a través de diferentes canales de distribución

Microsoft Viva Amplify le permite enviar un mensaje a través de múltiples plataformas de comunicación para amplificar su comunicación interna. A través de Viva Amplify, puede crear un mensaje y modificarlo para que se ajuste a diferentes canales de distribución, como Outlook, páginas y noticias de SharePoint, Teams y Viva Engage (próximamente). Con tantas opciones, puede ser difícil identificar el mejor formato para cada canal. Identificar qué formatos funcionan mejor puede ayudar a mejorar la participación en toda la organización.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email es ideal para los mensajes formales programados periódicamente que pueden afectar a varios grupos de personas. Los correos electrónicos son mensajes estáticos que no se pueden actualizar una vez enviados, por lo que es mejor compartir contenido que no requiera actualizaciones constantes y cambios a través del correo electrónico. Considere la posibilidad de usar el correo electrónico para comunicar cosas como actualizaciones empresariales, introducciones de nuevos empleados y actualizaciones rápidas de estado.

Ventajas de la comunicación por correo electrónico

Email la comunicación es escalable. Los destinatarios de un correo electrónico pueden compartir con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico y sus lectores pueden comunicarse respondiendo o reenviando el correo electrónico a un público más amplio. Como resultado, los destinatarios directos pueden leer el correo electrónico y también pueden verlo los destinatarios reenviados. Los correos electrónicos también son excelentes herramientas para guardar registros y realizar un seguimiento de conversaciones valiosas.

Al elaborar un correo electrónico, puede agregar vínculos a otro contenido, como páginas e imágenes de SharePoint, para proporcionar un valor adicional.

Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse por correo electrónico

Email mensajes no se pueden enviar. Si se comete un error, el remitente debe enviar un correo electrónico de seguimiento con las correcciones o recuperación previstas y, después, volver a enviar el mensaje con correcciones. Se recomienda revisar cuidadosamente el correo electrónico antes de enviarlo para asegurarse de que toda la información sea precisa.

Email mensajes son estáticos, lo que significa que la información no se puede quitar ni actualizar, y cualquier información enviada representa la información más precisa disponible en ese momento.

Los correos electrónicos se pueden filtrar fuera de la bandeja de entrada de un lector, lo que hace que los mensajes se pasen por alto o no se puedan leer.

Obtenga más información sobre los procedimientos recomendados para escribir correos electrónicos excelentes con Outlook.

Procedimientos recomendados para comunicarse con Outlook

Tono de voz	Mantener los correos electrónicos profesionales, informativos y descriptivos Considere la posibilidad de que el público elabore el mensaje y base su tono en torno al tema.
Longitud	Mantenga los correos electrónicos breves y sencillos. Resuma los puntos principales en las primeras oraciones, empezando por las más importantes.
Estructura	Si hay un elemento de acción claro para la audiencia, use la línea de asunto para indicarlo claramente. Identifique a la persona a la que está dirigiendo el saludo. Comience con el mensaje principal, seguido de cualquier información adicional. Use el espaciado, la numeración o las viñetas adecuados para separar los puntos clave. Mantenga su firma de correo electrónico corta, profesional y libre de gráficos si es posible.
Formas de aumentar la participación	Enfatice la llamada a la acción agregándola a la línea de asunto, agregándola al primer tercio del correo electrónico, instalándolo por separado y fácilmente visible, y en negrita o resaltado. Engage al público haciendo preguntas en el correo electrónico.
Formas de medir la participación	Email participación se puede medir mediante el seguimiento de las respuestas y las terminaciones de la llamada a la acción.

SharePoint

Al comunicarse a través de SharePoint, los mensajes se pueden elaborar con contenido dinámico que puede cambiar con frecuencia. La comunicación en SharePoint le permite incorporar temas de página, elementos web y personalización de marca para crear elementos interactivos que aumentarán las oportunidades de participación de los lectores.

Usar una página de SharePoint para comunicarse con el público

Una página de SharePoint es una página web dentro de un sitio de SharePoint que usa una amplia variedad de elementos como botones, vínculos, vídeos, imágenes y mucho más para redactar y publicar un mensaje que se puede actualizar y cambiar a medida que pasa el tiempo (por ejemplo, eventos importantes o cambios de directiva). Cualquier persona que tenga acceso a ver el sitio en el que se ha creado la página puede visitar las páginas.

Obtenga más información sobre cómo crear una página de SharePoint moderna.

Usar una publicación de noticias de SharePoint para comunicarse con el público

Una publicación de noticias de SharePoint es una página de SharePoint que se mostrará en la fuente de Viva Connections y en otras páginas que usan elementos web de noticias, incluida la página central de una organización. Puede convertir fácilmente cualquier página de SharePoint en una publicación de noticias. Las publicaciones de noticias también le permiten dirigir su información a datos demográficos específicos que se han clasificado dentro de su organización, como un equipo de marketing, un equipo de RR. HH. o el liderazgo ejecutivo. Esta segmentación de audiencia concede al autor la capacidad de personalizar quién ve su publicación de noticias una vez publicada.

Obtenga más información sobre cómo crear y compartir una publicación de noticias de SharePoint.

Obtenga más información sobre la segmentación de audiencia en SharePoint.

Ventajas de la comunicación a través de SharePoint

Los mensajes elaborados en SharePoint se pueden cambiar o actualizar fácilmente tantas veces como sea necesario. SharePoint también le permite ver análisis de páginas y cambiar la configuración de permisos. Aún más importante, SharePoint proporciona al usuario la capacidad de incluir llamadas a acciones mediante el elemento web Llamar a la acción, lo que inspira a los espectadores a participar. El uso de elementos web dinámicos le permite pedir al lector que interactúe aún más con las imágenes, la interacción con los gráficos, el acceso a recursos externos a través de vínculos y permitir a los lectores indicar que les gusta la página de SharePoint y dejar comentarios. SharePoint también le permite ver análisis de páginas y cambiar la configuración de permisos para controlar quién tiene acceso a su sitio.

Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse a través de SharePoint

Los lectores deben tener acceso para ver el sitio donde se publica la página o la publicación de noticias. Aunque los usuarios pueden solicitar acceso a su sitio, su solicitud estará pendiente hasta que alguien responda.

Procedimientos recomendados para comunicarse con SharePoint

Tono de voz	El tono de la comunicación a través de SharePoint debe estar en consonancia con las directrices de marca de su empresa. Tono también dependerá del tema y el objetivo de la comunicación. Normalmente, la comunicación a través de SharePoint es sencilla e informal. El tono de cualquier página o publicación de noticias de SharePoint debe coincidir con el tono del sitio de SharePoint en el que se publicará la página o la publicación de noticias.
Longitud	Las páginas de SharePoint se adaptan a mensajes más largos que constan de dos o más temas. Considere dividir los mensajes grandes en secciones más pequeñas y con segmentos visuales en la página de SharePoint para que el mensaje sea digerible para el público.
Estructura	Use secciones de página de SharePoint, plantillas y elementos web para animar a los lectores a interactuar con la información a través de botones, vídeos, galerías de imágenes, formularios, bibliotecas de documentos y mucho más. Las plantillas son una buena base desde la que empezar. Use elementos web para generar mensajes atractivos e interactivos.
Formas de aumentar la participación	Use los elementos web y el formato de texto para crear algo fácil de leer y atractivo visualmente. Incluya un título de página que proporcione suficiente información sobre el asunto y cualquier llamada a la acción. Use el elemento web llamada a la acción para inspirar a los usuarios a actuar haciendo clic en un vínculo de su elección.
Formas de medir la participación	Puede usar análisis de páginas de SharePoint para medir la interacción.

Teams

Teams es ideal para una comunicación rápida que llega a los miembros de su organización sin interrumpir su flujo de trabajo.

Ventajas de la comunicación a través de Teams

Los empleados de muchas organizaciones pasan la mayor parte de su jornada laboral con Teams abierto. Por lo tanto, cuando se comunica a través de Teams, es probable que se ponga en contacto con las personas rápidamente, ya que no tienen que abrir otra aplicación o página para ver su publicación.

Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse a través de Teams

En función de cómo su organización use Teams, es posible que los usuarios reciban muchas notificaciones de Teams cada hora. Es importante que sus publicaciones de Teams destaquen para que atraigan la atención y no se ignoren.

Procedimientos recomendados para comunicarse con Teams

Tono de voz	Aplique un tono agradable e informal al escribir mensajes de Teams. Considere la posibilidad de usar emojis para ilustrar emociones y agregar elementos coloridos y divertidos al mensaje.
Longitud	Deje que las publicaciones de Teams sean breves y fáciles de examinar. Resuma los puntos clave y vincule a información adicional cuando sea necesario.
Estructura	Empiece las publicaciones con su punto clave. Use la herramienta de formato para estilizar el texto y agregar viñetas a las publicaciones con varios puntos clave. Proporcione un breve resumen y vínculo al hacer referencia a contenido existente (por ejemplo, una página o un artículo de SharePoint). Considere la posibilidad de agregar caracteres a sus mensajes con el uso de GIF, ilustraciones e imágenes proporcionadas por Teams.
Formas de aumentar la participación	Haga preguntas a los lectores para que se involucren con su publicación de Teams o anímelos a que les gusten y realicen comentarios en su publicación. Cree sondeos o publique preguntas para que todos los usuarios puedan ver e interactuar con las respuestas de otros lectores. Use @mentions para llamar la atención de individuos o grupos específicos de personas.
Formas de medir la participación	Realice un seguimiento de las reacciones de Teams, como los pulgares hacia arriba. Tome nota de las conversaciones que se producen en su publicación.

Viva Engage (próximamente)

Viva Engage es una plataforma de comunicación que conecta a las personas de una organización permitiéndoles crear comunidades, compartir información e involucrar a los empleados, unir a las personas para completar objetivos comunes y acceder a la información rápidamente. Viva Engage permite a todos los miembros de una organización hacer preguntas públicamente, participar en expertos y participar en discursos sociales sobre diversos temas.

Los líderes de la organización pueden usar Viva Engage para impulsar la cultura y alinear una organización al hospedar eventos para toda la empresa a través de vídeo en directo y bajo demanda. Los comunicadores también pueden crear campañas sociales que puedan informar e iniciar conversaciones impactantes en toda la organización.

Ventajas de la comunicación a través de Viva Engage

Viva Engage es una gran plataforma de comunicación para dar energía y promover la colaboración entre los empleados de una organización. Los miembros de la comunidad pueden colaborar abiertamente, compartir ideas, información y conectarse en intereses comunes.

Al comunicarse con los empleados a través de Viva Engage, los comunicadores pueden animar y medir fácilmente la participación...

Su organización puede ver cuánta participación genera un tema en particular por el número de personas que han visto la publicación y dar a los lectores una forma de reaccionar al contenido del mensaje mediante comentarios, me gusta o reacciones. La participación puede promoverse aún más etiquetando personas usando @ y su nombre; notificándoles de la conversación en curso y animándoles a participar.

Obtenga más información sobre los recuentos de vistas.

Aspectos que debe tener en cuenta al comunicarse a través de Viva Engage

Al comunicarse a través de Viva Engage, es importante que la información sea breve y sencilla. Comparta vínculos a formas de contenido más largas y anime a los usuarios a interactuar planteando preguntas al público, animando a los lectores a gustar, comentar y compartir su publicación de Viva Engage, e incorporando elementos interactivos como sondeos y encuestas.

Mantenga el tono de sus publicaciones Viva Engage amables, informativas e informales. Según el tamaño de la organización y la escala de comunicación, puede ser útil disponer de un moderador o dos que pueda supervisar publicaciones y guiar la conversación si empieza a salir del tema, adendirse en un tema polarizado o deshabilitar los comentarios si es necesario.

Sea respetuoso si critique la visión de otro, no cubra temas que podrían avergonzar o alienar a otros, y evite temas polarizados como la política y la religión. No publique nada que sea privado, confidencial o que desalinee a una parte específica de forma negativa.

Tono de voz	Consulte las directrices de marca de su empresa específicas para su organización. El tono de su publicación debe ser amable, informativo e informal. Sea respetuoso si es critiquing. No incluyas temas que puedan avergonzar o enajenar a tus lectores y evitar temas polarizados como la política o la religión. No publiques nada que sea privado o confidencial. Evite cantar una parte específica de forma negativa.
Longitud	Mantén las publicaciones breves y fáciles de examinar. Resuma los puntos clave y vincule a información adicional cuando sea necesario.
Estructura	Empiece las publicaciones con su punto clave. Proporcione un breve resumen y vínculo al hacer referencia a contenido existente (por ejemplo, una página o un artículo de SharePoint). Use imágenes y vídeo cuando sea necesario. Use @mentions y hashtags para llamar la atención de determinados individuos o grupos de personas.
Formas de aumentar la participación	Haga preguntas o anímelos a que le gusten, compartan y dejen comentarios para que los lectores interactúen con su publicación. Anime a los miembros a invitar a otras personas a su Viva Engage comunidad. Cree sondeos o publique preguntas para que todos los usuarios puedan ver e interactuar con las respuestas de otros lectores.
Formas de medir la participación	Tome nota de las conversaciones que se producen en su publicación.