Cómo evaluar las solicitudes de cambio de proyecto

Por Jane Suchan, PMP

El cambio descontrolado es uno de los mayores enemigos de un jefe de proyecto.     Por eso un sólido proceso de administración de cambios puede ser el mejor amigo de un jefe de proyecto. Poner en marcha este tipo de proceso le permite entregar lo que el cliente ha solicitado, en la escala de tiempo necesaria y dentro del presupuesto acordado. Sin control de cambios, el ámbito del proyecto se convierte en un destino móvil y corre el riesgo de perder uno o varios de los factores de éxito del proyecto. La capacidad para administrar y controlar el cambio, especialmente la del ámbito del proyecto, es clave para alcanzar los objetivos y un indicador de rendimiento típico para un jefe de proyecto. El cambio en el proyecto es inevitable y debe estar preparado para lidiar con él cuando, no si, ocurre.

Equilibrio entre la administración de cambios y la burocracia

Un reto para los jefes de proyecto es equilibrar la necesidad de controlar el cambio de proyectos y evitar una burocracia excesiva. La pregunta es: ¿Dónde está el punto de inflexión? Dado que cada proyecto es único, el punto en el que el control de cambios deja de agregar valor y se convierte en cinta roja variará de un proyecto a otro.

Es posible que algunas de las partes interesadas, o incluso los miembros del equipo del proyecto, sientan que establecer el control de cambios es su manera de evitar el temido espeluznante ámbito, y que no está dispuesto a ser flexible y hacer lo que es mejor para su cliente y la empresa. Es importante disipar esta percepción. Hágales saber que lo que está haciendo es exactamente lo contrario: está implementando un proceso eficaz para evaluar coherentemente los cambios solicitados. Si hacer la alteración se considera una buena idea, entonces tendrá procesos en su lugar para responder cuando sea necesario.

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El plan de administración de cambios del proyecto

Para ayudarle a responder rápidamente, un plan de administración de cambios del proyecto describe lo que ocurre cuando se producen las desviaciones. No pretende evitar el cambio; más bien, su objetivo es trazar un proceso que aclara cómo se comunicará el cambio, cómo se tomarán decisiones y cómo se adaptará el proyecto en consecuencia.

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Colocar el control de cambios en su lugar

Debe poner en vigor el proceso de control de cambios tan pronto como cree una línea base para entregas clave, como los requisitos empresariales y la programación. El equipo del proyecto y las partes interesadas (y cualquier otra persona afectada por los cambios en el proyecto) deben revisar y aprobar el plan de administración de cambios antes de ponerlo en marcha.

Los pequeños cambios que tienen poco impacto en el éxito general del proyecto no deben implicar los mismos rigores que los realizados en los requisitos o hitos de programación de ruta crítica. El plan de administración de cambios del proyecto debe indicar cuándo se requiere una solicitud formal de cambio de proyecto (PCR). Por ejemplo:

• ¿Cuáles son los umbrales para los cambios de programación y presupuesto?

• ¿Hay cambios que requieran siempre una solicitud de cambio?

• ¿Qué alteraciones puede omitir el proceso de gestión de cambios?

Tenga cuidado: a menudo son muchos los cambios de pequeño alcance los que hacen el daño, en lugar de los grandes y obvios. Ten en cuenta esto al definir los criterios de PCR. Por ejemplo, el plan de administración de cambios debe definir categorías de solicitud de cambio, como lo que es importante o secundario:

• Cambios importantes    Estos deben ser documentada como UN PCR. Cambios importantes en los proyectos:

  • Afecte a los requisitos o elementos de trabajo en la ruta crítica, retrasando hitos significativos o la fecha de finalización general del proyecto en un determinado porcentaje de tiempo o duración. Los criterios de cambio principales deben definirse para cada proyecto.

  • Requiere financiación adicional (en dólares o porcentaje del presupuesto). De nuevo, el importe debe definirse para cada proyecto.

• Cambios menores    Estos cambios de rutina no requieren un PCR. Cambios menores:

  • No afecte significativamente al plan. No amplían la fecha de finalización de hitos o tareas con dependencias del proyecto.

  • No tienen un impacto financiero negativo. Como resultado, no se producirá ninguna variación de presupuesto del proyecto.

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Sugerencias para evaluar solicitudes de cambio

El plan de administración de cambios del proyecto también debe incluir información sobre cómo se evalúan las solicitudes de cambio. Es vital que los criterios para esta evaluación se determinen antes de que sea necesaria para que el tiempo no se desa perder el consenso. Establecer estos parámetros ayudará a equilibrar el cambio con los objetivos y beneficios empresariales generales.

Estas son algunas preguntas típicas que debe tener en cuenta al evaluar una solicitud de cambio:

• ¿Este cambio agrega o modifica los requisitos empresariales?

• ¿Hay alguna solución alternativa o este cambio es necesario para el éxito general del proyecto?

• ¿Requiere este cambio un aumento de la financiación?

• ¿Se retrasará la fecha de finalización del proyecto?

• Aunque este cambio puede tener un impacto negativo en este proyecto, ¿tiene como resultado unas ventajas empresariales significativas que hacen que valga la pena?

• ¿La promulgación de este cambio tiene ahora más sentido que retrasarlo? ¿El retraso terminará cuestan más dinero a la empresa al final?

• ¿Se han considerado todas las partes interesadas afectadas y apoyan el cambio?

• ¿Hay ramificaciones contractuales que considerar? Por ejemplo, ¿no se rellenarán los compromisos con proveedores externos debido a este cambio?

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Aprobar solicitudes de cambio de proyecto

También es importante definir quién puede aprobar o no aprobar los cambios solicitados. Es común definir varios niveles de autoridad para que los cambios de rutina se puedan atender de forma eficiente, mientras que los cambios significativos reciben el nivel necesario de atención gerencial.

Cuando un cambio propuesto afecta al ámbito del proyecto, debe considerarlo como una decisión empresarial que requiere la aprobación del patrocinador del proyecto. Cuando el ámbito no se ve afectado, el equipo del proyecto y el patrocinador pueden decidir que el jefe de proyecto tiene la capacidad de aprobar el cambio dentro de determinados límites. Para algunos proyectos, los paneles de control de cambios se crean y se convocan de forma periódica para considerar y aprobar las solicitudes de cambio. Puede haber diferentes paneles de control de cambios en la organización, que administran varios tipos de solicitudes de cambio. Por ejemplo, un panel de control técnico de cambios podría analizar los problemas tecnológicos.

Una forma sencilla de resumir las directrices para aprobar solicitudes de cambio es en una tabla como la siguiente, que se basa en un proyecto de ejemplo:

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La gran recompensa

Los equipos de proyectos siempre están ansiosos por obtener la ejecución del proyecto, a veces a expensas de una planeación eficaz. Es tentador tomar accesos directos y suponer que las cosas se averiguarán a medida que avanza. Tener un proceso de control de cambios bien desarrollado, antes de que se produzcan, tendrá grandes beneficios y mejores resultados generales del proyecto. Quitar la subjetividad del control de cambios permitirá al equipo del proyecto controlar las fluctuaciones de forma eficaz y eficaz. Un plan de administración de cambios bien pensado y detallado que han aceptado los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas ahorrará tiempo y dinero, algo de lo que los jefes de proyecto nunca tienen suficiente.

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