Cómo usar la combinación de correspondencia para crear una carta modelo en Word 2000

Para obtener una versión de Microsoft Word 2002 de este artículo, consulte294683. Para obtener una versión de Microsoft Word 97 de este artículo, consulte141922.

EN ESTA TAREA

RESUMEN
- ¿Qué es la combinación de correspondencia?
REFERENCIAS
- Recursos adicionales
- Artículos relacionados

Resumen

En este artículo paso a paso se describe qué es la combinación de correspondencia y cómo realizar una combinación de correspondencia básica para crear una carta de formulario en Microsoft Word. Para obtener información adicional sobre cómo realizar otros tipos de combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y solucionar problemas, revise la lista de artículos de la sección Artículos relacionados de este artículo. Para obtener una descripción de los términos usados en este artículo, consulte la sección glosario de este artículo.

¿Qué es la combinación de correspondencia?

La combinación de correspondencia es una característica de Word. Con la combinación de correspondencia puede combinar información reutilizable (como una carta de formulario) con información variable (como una base de datos de nombres y direcciones de clientes). De esta forma, puede tener documentos que sean prácticamente iguales: la esencia de los documentos es la misma para cada cliente, pero cada documento está personalizado para una persona en particular de la base de datos. Hay tres componentes principales en una combinación de correspondencia:

El documento principal que contiene la información reutilizable: texto y gráficos. El documento principal también determina el formato del documento combinado resultante; por ejemplo, carta de formulario, sobres o etiquetas.
El origen de datos que contiene la información variable: una lista de nombres y direcciones, por ejemplo.
El documento combinado que contiene la combinación de texto reutilizable e información de variables.

El documento principal contiene el texto reutilizable y los gráficos que desea en todas las versiones del documento combinado. En el documento principal, inserta instrucciones especiales, denominadas campos de combinación, para indicar dónde desea que aparezca la información de las variables. Al combinar la información del origen de datos con el documento principal, la información de la variable reemplaza los campos de combinación por la información individualizada. El resultado es el documento combinado que contiene la combinación de texto reutilizable e información de variables. El origen de datos contiene la información (como nombres, direcciones y números de teléfono) que varía con cada versión del documento. La mayoría de las veces, puede almacenar los datos en un documento Word; sin embargo, Word también reconoce otros formatos. Por ejemplo, el origen de datos puede ser una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de variables separadas por comas (CSV). El origen de datos se configura con una fila de encabezado (también denominada registro de encabezado) y registros de datos. La fila de encabezado es el primer elemento del origen de datos. Contiene los nombres de campo que identifican la información de variables. Los registros de datos contienen la información individualizada. Cada registro de datos se compone de uno o más campos, dependiendo de la cantidad de información variable que tenga para cada individuo. Este conjunto de información constituye un registro de datos. El proceso de combinación de correspondencia tiene cuatro pasos principales:

Abra o cree el documento principal.
Abra o cree el origen de datos.
Editar el documento principal.
Realice la combinación.

El procedimiento siguiente muestra cómo crear una carta de formulario, adjuntarla a un origen de datos, darle formato y combinar los documentos. El procedimiento para crear sobres o etiquetas combinados es similar. Para obtener información adicional, consulte el artículo correspondiente enumerado en la secciónArtículos relacionados de este artículo.

Paso 1: Abrir o crear el documento principal

Si tiene un documento que contiene el texto reutilizable que desea usar, ábralo. O bien, si desea crear una nueva carta de formulario y no se muestra ningún documento en blanco actualmente, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas Standard.
En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
En el área Documento principal del cuadro de diálogo Auxiliar de combinación de correspondencia, haga clic en Crear.
Haga clic en Cartas modelo. Se le pedirá que use la ventana activa del documento principal o que cree un nuevo documento principal. Haga clic en Ventana activa. El documento activo se convierte en el documento principal de combinación de correspondencia.Word vuelve a la aplicación auxiliar de combinación de correspondencia.
Vaya al Paso 2: Abrir o Crear el origen de datos.

Paso 2: Abrir o crear el origen de datos

Al abrir o crear un origen de datos mediante la aplicación auxiliar Combinar correspondencia, le indica a Word que use un conjunto específico de información de variables para la combinación. Use cualquiera de los siguientes métodos para adjuntar el documento principal al origen de datos.

Método 1: Si está escribiendo los nombres y las direcciones por primera vez

Para crear una base de datos, siga estos pasos:

En el área Origen de datos del cuadro de diálogo Auxiliar de combinación de correspondencia, haga clic en Obtener datos.
Haga clic en Crear origen de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear origen de datos. En este cuadro de diálogo, puede especificar los nombres de campo que se incluirán en el origen de datos. En el cuadro Nombres de campo del cuadro Fila de encabezado se enumeran los nombres de campo que se usan a menudo en cartas modelo, etiquetas postales y sobres. Puede quitar los campos que no desee seleccionándolos de uno en uno y, a continuación, haciendo clic en Quitar nombre de campo. Si desea crear nuevos nombres de campo, escriba el nuevo nombre de campo en el cuadro Nombre de campo y, a continuación, haga clic en Agregar nombre de campo. Cuando termine de crear nuevos campos y quitar campos que no desee, haga clic en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desea asignar al origen de datos y, a continuación, haga clic en Guardar.
Cuando se le solicite editar el origen de datos o configurar el documento principal, haga clic en Editar origen de datos.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Formulario de datos, escriba la información en el formulario. Si no hay información para un campo concreto, deje el cuadro en blanco. De forma predeterminada, Word omite los campos en blanco, por lo que la combinación no se ve afectada si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
Después de escribir la información de un registro, haga clic en Agregar nuevo para pasar al registro siguiente.
Después de agregar todos los datos, haga clic en Aceptar para volver al documento principal. Observe la barra de herramientas Combinar correspondencia.
Guarde el documento principal. Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo adjunta al documento principal.
Vaya al Paso 3: Editar el documento principal.

Método 2: Si usa un origen de datos existente

Para usar un origen de datos existente, siga estos pasos:

En el cuadro de diálogo Auxiliar de combinación de correspondencia, haga clic en Obtener datos.
Haga clic en Abrir origen de datos.
En el cuadro de diálogo Abrir origen de datos, seleccione el archivo que contiene la información de variables que desea usar y, a continuación, haga clic en Abrir. NOTA: Si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, elige la unidad y la carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción adecuada en el cuadro Lista de archivos de tipo. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.Word aparece el siguiente mensaje:

Word encontrado ningún campo de combinación en el documento principal. Elija el botón Editar documento principal para insertar campos de combinación en el documento principal.
Haga clic en Editar documento principal para volver al documento principal. Observe la barra de herramientas Combinar correspondencia.
Guarde el documento principal. Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo adjunta al documento principal.
Vaya al Paso 3: Editar el documento principal.

Paso 3: Editar el documento principal

En el paso 1, eligió abrir un documento existente o crear uno nuevo. Use cualquiera de los métodos siguientes, según la selección que realizó en el paso 1.

Método 1: Si usa un documento existente

Haga clic donde desee insertar la información del origen de datos.
En la barra de herramientas Combinación de correspondencia, haga clic en Insertar campo de combinación y, a continuación, haga clic en el campo de combinación que quiera usar. NOTA: Asegúrese de escribir los espacios o signos de puntuación que desee entre dos campos de combinación o después de un campo de combinación. También puede dar formato (aplicar formato de negrita o cursiva a) los campos de combinación, igual que lo haría con el texto normal.
Repita los pasos 1 y 2 para cada campo de combinación que quiera agregar al documento.
Cuando termine de editar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar.
Vaya al Paso 4: Realizar la combinación.

Método 2: Si usa un nuevo documento principal

Escriba o agregue el texto y los gráficos que quiera incluir en la carta.
Cada vez que llegue a un lugar donde desee insertar información del origen de datos, haga clic en Insertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinación de correspondencia y, a continuación, haga clic en el campo de combinación que desee usar.NOTA: Asegúrese de escribir los espacios o signos de puntuación que desee entre dos campos de combinación o después de un campo de combinación. También puede dar formato (aplicar formato de negrita o cursiva a) los campos de combinación, igual que lo haría con el texto normal.
Cuando termine de editar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar.
Vaya al Paso 4: Realizar la combinación.

Paso 4: Realizar la combinación

En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
En Combinar los datos con el documento, haga clic en Combinar.
En el cuadro de diálogo Combinar, haga clic en Combinar en y seleccione Nuevo documento para mostrar el documento combinado en la pantalla. Para imprimir el documento combinado, haga clic en Imprimir en el menú Archivo. NOTA: En el cuadro Combinar a, seleccione Impresora si quiere enviar el documento combinado a la impresora sin verlo primero en la pantalla.
Haga clic en Combinar.

Glosario

Texto modelo. Información genérica que se repite en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo. Campo de datos. Una categoría de información de un origen de datos. Un campo de datos corresponde a una columna de información del origen de datos. El nombre de cada campo de datos se muestra en la primera fila (fila de encabezado) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos. Registro de datos. Un conjunto completo de información relacionada en un origen de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de información del origen de datos. Toda la información sobre un cliente de una lista de distribución de correo de cliente es un ejemplo de un registro de datos. Origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene los datos que varían en cada copia de un documento combinado. Por ejemplo, un origen de datos puede incluir el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. Delimitado. Un archivo de texto que tiene campos de datos separados (o delimitados) por comas o caracteres de tabulación, y registros de datos delimitados por marcas de párrafo. Fila de encabezado. La primera fila (o registro) de un origen de datos de combinación de correspondencia. La fila de encabezado contiene los nombres de campo para las categorías de información del origen de datos; por ejemplo, "Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado también se puede almacenar en un documento independiente llamado origen del encabezado. Documento principal. En una operación de combinación de correspondencia, el documento que contiene el texto y los gráficos que permanecen igual para cada versión del documento combinado; por ejemplo, la dirección de remite y el cuerpo de una carta modelo. Campo de combinación. Marcador de posición que se inserta en el documento principal. Combinar campos dirige Microsoft Word donde insertar información específica desde el origen de datos. Por ejemplo, inserte el campo de combinación "Ciudad" para que Word inserte un nombre de ciudad, como "París", que se almacena en el campo de datos Ciudad. Documento combinado. El documento que se crea combinando los datos del origen de datos en el documento principal.

Referencias

Recursos adicionales

Recursos de soporte técnico de Word combinación de correspondenciaPara obtener más información sobre la combinación de correspondencia, haga clic en Microsoft Word Ayuda en el menú Ayuda, escriba combinación de correspondencia en el Asistente de Office o en el Asistente para respuestas y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.