Acaba de asignar algunas personas a una tarea y la duración de la tarea se ha alargado, no acortado como esperaba. O puede que haya ocurrido lo contrario. En cualquier caso, está desconcertado. Algunas tareas, como curar cemento, tardan una cantidad fija de tiempo, independientemente de cómo se asignen los trabajadores a la hora de echar el cemento. Otros, como la construcción de carreteras o software, aumentan o reducen su duración, en función de las personas y los recursos que se les apliquen.
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Para cambiar los tipos de tarea para reflejar mejor estas realidades, haga doble clic en la tarea, haga clic en Avanzado y cambie el tipo de tarea.
Sugerencia: Para acelerar las cosas, agregue la columna Tipo de tarea a una vista de hoja. Haga clic con el botón derecho en un encabezado de la columna y luego haga clic en Insertar columna.
Más información sobre los tipos de tareas
Cómo cambian su horario los tipos de tarea
Project usa una fórmula de programación que relaciona los tres valores de trabajo, duración y las unidades de asignación:
Trabajo = Duración x Unidades
Establecer un tipo de tarea le permite «corregir» (o hacer que no se pueda cambiar) uno de estos valores. La corrección de uno de los valores le da prioridad a ese valor indicando a Project que no lo cambie cuando cambien los otros dos valores. Esto se aplica a las tareas tanto programadas de forma automática y como manual.
Esta es una tabla útil para ayudarle a tener en cuenta todas las partes móviles de la fórmula de programación.
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En una |
Si se revisan las unidades |
Si se revisa la duración |
Si se revisa el trabajo |
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Tarea de unidades fijas |
Se vuelve a calcular la duración. |
Se vuelve a calcular el trabajo. |
Se vuelve a calcular la duración. |
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Tarea de trabajo fijo. |
Se vuelve a calcular la duración. |
Se vuelven a calcular las unidades. |
Se vuelve a calcular la duración. |
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Tarea de duración fija |
Se vuelve a calcular el trabajo. |
Se vuelve a calcular el trabajo. |
Se vuelven a calcular las unidades. |
Echemos un vistazo más detenidamente a los tres tipos de tareas. Corregir uno de estos valores le proporciona un gran control sobre la programación. Pero antes de continuar, asegúrese de comprender la diferencia entre los tres pilares de la programación de Project: trabajo, duración y unidades y cómo se relacionan entre sí. Para recordarlo rápidamente, consulte Cómo programa Project las tareas: entre bastidores.
La gente tiene dificultades con esto todo el tiempo, por lo que no se desanime si no lo consigue de inmediato. Dominarlo le ayudará a ampliar su experiencia como jefe de proyecto una vez que comprenda cómo controlar las duraciones de las tareas con los tipos de tarea.
En la tabla siguiente se resume el tipo de tarea y el impacto en la programación.
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Tipo de tarea |
Impacto en la programación |
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Unidades fijas |
Esta configuración supone que se conoce el número de personas asignadas a la tarea (unidades) y que no quiere que cambie, incluso si cambia la duración. Cuando el trabajo cambia en una tarea, la duración cambia, pero no el número de personas. Estos tipos de tareas reflejan la mayoría de las tareas de cualquier proyecto. Ejemplo: tiene una persona asignada para escribir un informe que solo debería tardar dos horas en escribir. Si decide que la realidad del trabajo en este informe es que las dos horas deben distribuirse entre dos días en el calendario, puede cambiar la duración a dos días—sin cambiar el número de personas asignadas para escribir el informe. Después de todo, probablemente no quiera que más de dos personas escriban el informe de todos modos. En otras palabras, quiere que el número de unidades (una persona) siga siendo el mismo. Nota: Esta es la configuración que Project suele poner en las tareas. Para cambiar esta configuración predeterminada, haga clic en Archivo > Opciones > Programación y, a continuación, seleccione otro tipo de tarea en la lista de Tipo de tarea predeterminada. |
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Trabajo fijo |
Esta configuración supone que el trabajo no cambia, incluso después de cambiar las duraciones o de agregar personas. Use esta configuración si desea controlar la duración de las tareas agregando o quitando personas. Ejemplo: se tardan 300 horas en diseñar un jardín grande como parte de un proyecto de vivienda. Y quiere que el jardín se cree lo antes posible, por lo que debe empezar a asignar más jardineros al trabajo (tarea). La duración de la tarea de jardín disminuirá a medida que agregue más personas. Nota: No se puede cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo para una tarea de trabajo fijo. Project no considera que las tareas de trabajo fijo tienen valores de trabajo flexibles y, por tanto, están siempre condicionadas por el esfuerzo. Puede cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo para los tipos de tareas. |
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Duración fija |
Esta configuración supone que la duración no cambia, incluso cuando se asignan más personas a la tarea. Use esta configuración si tiene una duración en mente para una tarea antes de conocer otra información sobre la tarea. Ejemplo : una reunión de estado semanal puede tardar una hora. Establezca una duración fija para esta tarea; de lo contrario, a medida que asigne personas a la tarea, la duración de la reunión disminuirá. Y todos sabemos es poco probable que agregar personas a las reuniones disminuya su duración (incluso podría hacer que sean más largas). |
Un ejemplo real de control del tiempo de las tareas
Las tres situaciones siguientes muestran el efecto dominó (y, por tanto, el control) que tienen los tipos de tarea sobre el tiempo de las tareas a lo largo de la programación.
Primera situación: Cambiar el tipo de tarea a unidades fijas
Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas con una persona a tiempo completo disponible durante 8 horas al día. Además, usted crea la tarea con una duración de 10 días y 80 horas de trabajo.
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Qué cambia |
Qué hace Project |
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Agregar un recurso de tiempo completo |
Project vuelve a calcular la duración de la tarea. La tarea pasará a tener asignadas dos unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo. |
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Aumentar la duración |
Si tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project recalculará el trabajo de la tarea. La tarea pasará a tener una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso. |
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Cambiar el trabajo |
Si la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso. |
Segunda situación: Cambiar el tipo de tarea a trabajo fijo
Ahora crea la misma tarea como tarea de trabajo fijo. Esto significa que la tarea solo puede llevarle el número de horas de trabajo que especifique, ni más ni menos. Recuerde, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.
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Qué cambia |
Qué hace Project |
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Agregar un recurso de tiempo completo |
Project vuelve a calcular la duración de la tarea. La tarea pasará a tener asignadas dos unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo. |
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Aumentar la duración |
Si tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project recalculará las unidades de recursos de la tarea. A fin de completar la tarea en 80 horas y 8 días, deberán asignarse 1,25 unidades de recursos. La unidad de recursos asignada actualmente a la tarea recibirá un exceso de asignación al 125%. Deberá asignar otra persona para que se encargue de la asignación adicional del 25%. |
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Cambiar el trabajo |
Si la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso. |
Tercera situación: Cambiar el tipo de tarea a duración fija
Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija. Esto significa que la tarea debe completarse en la duración que especifique. De nuevo, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas al día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.
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Qué cambia |
Qué hace Project |
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Agregar un recurso de tiempo completo |
Project vuelve a calcular el trabajo asignado a cada recurso. Cuando solo había una persona asignada a la tarea, dicho recurso tenía 80 horas de trabajo que completar. Al asignar otra persona a la tarea, cada recurso tendrá 40 horas de trabajo que completar en la misma duración de 10 días, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra unidad de recursos, también podrá revisar la asignación de ambas unidades al 50%, con lo que ambas unidades quedarán disponibles para trabajar al 50% en otras tareas. |
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Aumentar la duración |
Si tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project recalculará el trabajo de la tarea. La tarea pasará a tener una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso. |
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Cambiar el trabajo |
Si la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project recalculará las unidades de recursos de la tarea de manera que el trabajo adicional siga pudiendo completarse dentro de la duración de 10 días. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una duración de 10 días y 1,25 unidades de recurso. La unidad de recursos asignada actualmente a la tarea recibirá un exceso de asignación al 125%. Deberá asignar otra persona a la tarea para que se encargue de la asignación adicional del 25%. |
Nota: Como las asignaciones de recursos de costo no tiene valores para trabajo o unidades, dichos valores no se recalculará al modificar la fecha de comienzo o finalización de la tarea. Tampoco se recalculan nunca las fechas correspondiente a una asignación de recurso de costos, ya que no se puede modificar el trabajo ni las unidades.
