Compartir archivos y colaborar en ellos es una capacidad eficaz que tradicionalmente se ha limitado a los dispositivos de escritorio. Ahora, Microsoft Word, Excel y PowerPoint en Android le ofrecen la posibilidad de compartir y colaborar desde su teléfono móvil o tableta.

Invitar a personas al archivo

Para invitar a alguien a tener acceso a este archivo, siga estos sencillos pasos:

Nota: Debe haber iniciado sesión en una cuenta de Microsoft y el archivo que desea compartir debe estar almacenado en Microsoft OneDrive o OneDrive para la empresa, para poder compartir archivos con esta característica.

  1. Pulse el icono compartir Haga clic en el icono Compartir para conceder acceso al archivo a otros usuarios en la esquina inferior derecha de la aplicación o en la cinta superior.El menú enviar vínculo le ayuda a invitar a otros usuarios a acceder al archivo.

  2. Configure el modo en que desea que el vínculo funcione presionando la opción de quién puede tener acceso al vínculo en la parte superior del menú. 

  3. En este menú puede seleccionar a quién desea conceder acceso, si desea que los usuarios puedan modificarlo o no, si presionan la casilla de verificación permitir edición y si desea bloquearlos para que no descarguen el archivo haciendo clic en el botón cambiar junto a bloqueardescarga. Pulse aplicar para guardar los cambios.

    Nota: Si una opción está atenuada y no se puede seleccionar, significa que su organización le está impidiendo que seleccione esa opción.

    Seleccione quién puede tener acceso a un archivo, si desea permitir la edición o bloquear descargas.

  4. Tiene varias formas de compartir el archivo:

    • Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a este documento. Puede escribir un mensaje opcional debajo de la lista de invitados y, a continuación, presionar Enviar. Los invitados recibirán un correo electrónico generado automáticamente con un vínculo para obtener acceso al archivo y el mensaje, si lo hubiera, que haya escrito.

    • Presione el botón Copiar vínculo para guardar un vínculo a su bloc de notas que se puede pegar en otro lugar.

    • Pulsa en los botones de la aplicación o en más aplicaciones para enviar un vínculo a través de otra aplicación de tu dispositivo.

    • Pulse el menú desplegable enviar una copia para enviar una copia del archivo.

  5. Una vez que invite a la otra persona a que comparta el archivo, ese archivo aparecerá automáticamente en la lista compartido (en Mac o iOS) o compartido conmigo (Android). Para obtener más información, consulte ver archivos que otros usuarios han compartido con usted.

Administrar el uso compartido

Una vez que haya invitado a otras personas a compartir el archivo, seguirá teniendo control sobre la forma en que se comparte el archivo.

  1. Para acceder a la configuración de administración compartida, pulse el icono compartir y, a continuación, elija administrar acceso (...).

    Aquí es donde se encuentra el botón administrar acceso.

    Nota: La opción administrar acceso solo aparecerá si el archivo ya se ha compartido con otras personas.

  2. Presione el botón más opciones (...) situado junto al vínculo o las personas de su organización con el vínculo pueden editar el texto para abrir más opciones.

    El menú Manage Access, que le permite cambiar las opciones, así como ver con quién se comparte el archivo.

  3. Para dejar de compartir el vínculo, presione la tecla X situada al lado del vínculo y pulse eliminar vínculo.

    En este menú, puede realizar cambios en la configuración de uso compartido

  4. En configuración de vínculos, puede presionar la opción para cambiar si desea que los invitados puedan editar el archivo o no.

    Notas: 

    • Si la opción está atenuada, significa que su organización no le permite cambiar la opción.

    • Tendrá que eliminar el vínculo compartir (que se muestra en el paso 3 previamente) y volver a enviar el vínculo con la opción de edición correcta seleccionada.

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