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Palabras clave puede ayudarle a limitar el contenido que se incluye en una directiva. Mediante la creación de búsquedas que tiene el foco de una directiva de conservación, reduzca la cantidad de contenido que se debe conservar en cada origen de contenido.
Las consultas pueden ayudarle reducir estos orígenes de contenido y refinar el contenido que se mantiene mediante la creación de reglas con palabras clave, operadores y caracteres comodín. Una consulta en una directiva de conservación es compatible con el lenguaje de consulta de palabras clave (KQL). Para obtener más información, vea sintaxis del lenguaje de consulta de palabras clave (KQL).
Nota: Para que el contenido que desea incluir en una directiva de conservación, debe rastrearse por la búsqueda. Para obtener más información sobre los tipos de archivo predeterminado que se rastrean, vea predeterminado extensiones de nombre de archivo rastreadas y tipos de archivo en SharePoint Server 2013 redistribuidos, que también se aplica a Microsoft 365.
Operadores y proximidad en palabras clave
Para crear relaciones entre varias palabras clave, se pueden usar operadores especiales, como operadores booleanos y de proximidad. Los operadores tienen que escribirse en mayúsculas. Si necesita varios operadores, puede agruparlos con paréntesis para determinar el orden en el que se aplicarán.
Por ejemplo, puede que esté buscando contenido con el ejecutivo"término", pero no desea buscar el término cuando aparece en el título de un informe comunes de su organización denominada "Resumen ejecutivo". Cuando se utiliza la frase "ejecutivo NOT resumen", puede limitar el número de elementos devueltos de 300 a 188 porque está eliminando los documentos que contienen la palabra "Resumen".
Cuando se especifican dos palabras sin operador, AND implícita existe. Por ejemplo: "gusanos oreja" es el mismo que "oreja y gusanos".
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USE ESTO... |
Para... |
EJEMPLO |
|---|---|---|
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AND |
Encontrar contenido que incluya todas las palabras o las expresiones que separa. |
riesgo and valor and VAR encontrará todo el contenido que contiene las tres palabras. |
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OR |
Encontrar contenido que incluya alguna de las palabras o las expresiones que separa. |
riesgo OR VAR encontrará todo el contenido que incluya alguna de estas palabras. |
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NOT |
Excluye el contenido en el que el término forma parte de una frase. |
Ejecutivo NOT resumen encontrará todo el contenido que incluya la expresión ejecutivo, a menos que el contenido también contiene el término resumen. |
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( ) |
Agrupa palabras o expresiones para mostrar el orden en el que se aplicarán. |
(Riesgo AND administración) OR (VAR OR valor en riesgo) |
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NEAR(n) |
Encuentra palabras que estén cerca la una de la otra, donde n equivale al número de palabras que las separa. Si no se especifica ningún número, la distancia predeterminada es 8 palabras. |
Mid Near(5) Office encuentra tanto Mid y Back Office como Mid-Office y Mid, Back y Front Office. |
Caracteres comodín
Los caracteres comodín le ayudan a ampliar sus palabras clave de manera que incluyan términos que contienen parte de una palabra clave o términos que se escriben de diferentes formas.
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USE ESTO... |
Para... |
EJEMPLO |
|---|---|---|
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* al final de la palabra |
Encuentra términos que contienen la palabra raíz y otras letras adicionales. |
riesgo* encuentra riesgo, riesgos, arriesgar, arriesgado y arriesgados |
Reglas básicas para usar palabras clave en filtros y consultas
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Una consulta o filtro de contenido puede incluir palabras, frases entre comillas y términos que usan palabras clave y propiedades. Separe los términos con espacios.
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Se pasan por alto las palabras comúnmente usadas como el y por y los números de un solo dígito.
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Cuando encierra una frase entre comillas, la búsqueda devuelve contenido dentro del ámbito elegido que tiene la frase exacta que escribió. Si hay una variante entre la frase entrecomillada y el contenido actual, el contenido no aparecerá como resultado.
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Operadores (por ejemplo, operadores booleanos), como o y AND, se deben escribir en mayúscula.
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Puede buscar un valor de propiedad de una lista o biblioteca con palabras clave. Escriba un valor de propiedad entre comillas para buscar a una coincidencia exacta o deje el valor sin comillas para buscar coincidencias parciales que comienzan con las letras escritas. Por ejemplo, si busca filename: "Presupuesto" (sin comillas), la búsqueda devolverá un archivo denominado "Budget.xlsx." Buscar filename:budget (sin comillas) también devolverá los archivos "Budget_Current.xlsx" y "Budget_Next.xlsx."
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Una consulta debe incluir un término que se desee buscar. Las consultas que constan solo de términos para excluir producirán un mensaje de error.
Ejemplos en los que se aplican reglas
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Palabras clave |
Resultados de ejemplo |
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Información ejecutiva |
Cualquier contenido que incluya ejecutiva e información, en cualquier en el documento, página o metadatos. |
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"Información ejecutiva" |
Cualquier contenido que incluya las palabras "Información ejecutiva" juntas, en cualquier lugar del documento o página. |
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"Información ejecutiva" AND "Resumen ejecutivo" |
Cualquier contenido que incluya las palabras "Información ejecutiva" juntas, en cualquier lugar del documento, página o cualquier contenido que incluya las palabras "Resumen ejecutivo" juntas. |
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filename:presupuesto |
Cualquier archivo con presupuesto en su nombre de archivo, como previsiones presupuesto 2014.docx de 2016, prioridades presupuesto 2015.pptx de 2016, planeación de 2016 presupuesto 2014.xlsx, revisión presupuesto 2014.xlsx de 2016 y así sucesivamente. |
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FileName:2016 filetype:xlsx de presupuesto |
Hojas de cálculo de Excel que contienen la frase 2016 de presupuesto, como "planeación de 2016 presupuesto 2014.xlsx" y "revisión de 2016 presupuesto 2014.xlsx" |
