Saber quién está disponible para trabajar en su proyecto puede convertirse en un desafío cuando está trabajando en varios proyectos.
Si asigna a las mismas personas a varios proyectos o usa recursos compartidos en el proyecto, resulta útil combinar toda la información de recursos en un único archivo central denominado fondo de recursos. El grupo de recursos también es útil para identificar conflictos de asignaciones y ver la asignación de tiempo para cada proyecto.
Crear un fondo de recursos
Nota: Si usa Project Profesional y los recursos existen en el grupo de recursos empresarial de su organización, no es necesario crear otro grupo de recursos. Vea Agregar recursos al grupo de recursos de empresa para obtener más información.
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Abra Project, haga clic en Proyecto en blanco > pestaña Recurso .
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Haga clic en la flecha situada junto a Planner de equipo y haga clic en Hoja de recursos.
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Haga clic en Agregar recursos e importe la información de recursos existente.
Para escribir información de personas nuevas, haga clic en Recurso de trabajo y agregue nombre y detalles del recurso .
Nota: Si usa Project Profesional con Project Server, tendrá acceso a los recursos de la empresa. Para obtener más información sobre las versiones de Project, vea Comparación de versiones de Project. La lista de recursos de empresa la suele administrar un administrador y cada jefe de proyecto puede agregar desde estos recursos a sus proyectos.
Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información de cada proyecto compartido procede de este grupo de recursos y toda la información, como las asignaciones, las tasas de costo y la disponibilidad, se encuentra en esta ubicación central.
Usar el fondo de recursos
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Abra el proyecto del fondo de recursos.
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Abra el proyecto que compartirá recursos del grupo y haga clic en Recurso > grupo de recursos > Compartir recursos.
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Haga clic en Usar recursos y, en el cuadro De , haga clic en el proyecto de fondo de recursos que abrió en el paso 1.
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Haga clic en Grupo tiene prioridad si desea que la información del grupo de recursos invalide cualquier información en conflicto de su proyecto (sharer).
O bien
Haga clic en Sharer tiene prioridad si desea que la información del proyecto invalide cualquier información en conflicto del grupo de recursos.
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Haga clic en Aceptar.
Ahora puede usar los recursos para el proyecto. Todos los recursos del proyecto se agregan automáticamente al grupo.
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Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en Tarea> diagrama de Gantt > hoja de recursos.
Trabajar con información de uso de recursos
Puede ver y actualizar el archivo del grupo de recursos desde el proyecto actual (archivo que comparte ). Es recomendable actualizar y ver periódicamente los recursos para obtener la información más reciente sobre las asignaciones y su impacto en sus proyectos.
Nota: Para editar directamente un archivo de grupo de recursos, necesitará acceso de lectura y escritura en ese archivo. De lo contrario, solo podrá ver el uso de recursos y realizar cambios en los recursos del proyecto.
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Abra el archivo que comparte del proyecto.
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En el cuadro que aparece, haga clic en Abrir grupo de recursos para ver las asignaciones en todos los archivos de quien comparte. Se abrirá el grupo de recursos como un archivo de solo lectura.
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Para ver las asignaciones entre proyectos que comparten el grupo de recursos, haga clic en Tarea > diagrama de Gantt > Uso de recursos.
Sugerencia: Los nombres de los recursos que aparecen en rojo indican el recurso sobre la asignación.
Puede actualizar con nuevos recursos, actualizar el total programado y la información del trabajo. Obtenga más información sobre cómo asignar personas a tareas.
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Después de realizar las actualizaciones, haga clic en Grupo de recursos > recursos >Actualizar grupo de recursos.
Sugerencia: Si Actualizar grupo de recursos no está disponible desde el proyecto, es posible que haya abierto el archivo del grupo de recursos en modo de lectura y escritura. Cierre y vuelva a abrir el grupo de recursos en modo lectura.
Dejar de compartir recursos
Si el proyecto comparte recursos de un grupo de recursos o de otro archivo de proyecto, puede desconectarlo de ese otro archivo. Los recursos con asignaciones en el archivo de proyecto permanecen en el proyecto después de desconectar el archivo del grupo de recursos u otro archivo de proyecto, pero los otros recursos del grupo de recursos u otro archivo ya no están disponibles.
Nota: Normalmente no desea que las asignaciones de tareas se conserven dentro de la fondo de recursos después de desconectar la archivo que comparte. Sin embargo, las asignaciones se conservarán si desconecta el archivo de la parte que comparte del grupo de recursos cuando el grupo de recursos no está abierto, o si no guarda el grupo de recursos después de desconectar el archivo de sharer. Para quitar las asignaciones retenidas del grupo, desconecte el archivo de sharer del archivo del grupo de recursos y toda la información de asignación de tareas se eliminará del grupo de recursos sin que ello afecte al archivo del antiguo recurso compartidor. Si ya hay tareas restantes en el grupo de recursos, vuelva a conectar el archivo de la persona que comparte al grupo de recursos y desconéctelo de nuevo.
Desconectar el archivo de uso compartido activo de su grupo de recursos
Puede desconectar el archivo de proyecto activo del grupo de recursos u otro archivo al que esté conectado y con el que comparta recursos.
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Abra el grupo de recursos que contiene los recursos que está compartiendo.
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En el cuadro de diálogo Abrir grupo de recursos , haga clic en Abrir grupo de recursos de lectura y escritura para poder cambiar la información de los recursos. Tenga en cuenta que abrir el grupo con permisos de lectura y escritura evita que otros usuarios actualicen el grupo con información nueva.
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Abra el proyecto.
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Elija Fondo de recursos > >Compartir recursos.
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Haga clic en Usar recursos propios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Guarde ambos archivos de proyecto.
Más información sobre los grupos de recursos
Un grupo de recursos facilita la administración de personas o equipos asignados a tareas en más de un archivo de proyecto. El grupo de recursos centraliza la información de recursos, como el nombre del recurso, el calendario usado, las unidades de recursos y las tablas de tasas de costo.
Cada proyecto que usa recursos del grupo de recursos se denomina archivo que comparte.
Sugerencia: Cree un nuevo archivo de proyecto (independiente) solo para la información de recursos. Esto le facilitará la administración de información de recursos y asignaciones de tareas entre los archivos de la parte que comparte y el grupo de recursos.
Algunos pasos siguientes
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Es posible que le interese aprender a agregar personas y asignarlas a tareas.
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¿Está trabajando para mantener organizado un proyecto de gran tamaño? Intente crear un proyecto maestro para vincular varios proyectos.
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Si se ha preguntado cuál es el impacto de la asignación de recursos en el proyecto, eche un vistazo a la sección sobre cómo las asignaciones de recursos impulsan la programación.
