El número (incluido el número grande) y los tipos de datos de moneda en Access tienen una amplia variedad de formatos para ayudar a satisfacer sus circunstancias únicas. Con el formato de número y moneda tiene tres opciones: mantener los formatos predeterminados, aplicar un formato predefinido o crear un formato personalizado. Al aplicar un formato a un campo de tabla, ese mismo formato se aplica automáticamente a cualquier control de formulario o informe que se enlace posteriormente a ese campo de tabla. El formato solo cambia la forma en que se muestran los datos y no afecta a la forma en que se almacenan los datos o cómo los usuarios escriben los datos.
En este artículo
Información general sobre formatos de número y moneda
Para crear un formato personalizado, deberá escribir varios caracteres en la propiedad Formato de un campo de tabla. Los caracteres pueden ser marcadores de posición (como 0 y #), separadores (como puntos y comas), caracteres literales y colores en función de cómo desee que se aplique el formato. Recuerde que Access aplica automáticamente cualquier formato personalizado que use en un campo de tabla a un control de un formulario o informe si está enlazado (vinculado).
Puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numéricos: positivo, negativo, cero (0) y nulo (no definido). Si elige crear un formato para cada tipo de valor, primero debe poner el formato de los valores positivos, el formato de los valores negativos en segundo lugar, el formato de valores cero en tercer lugar y el formato de los valores nulos en último lugar. Además, debe separar cada formato con un punto y coma.
Ejemplo de formato personalizado: #,###.#; (#,###.##) [Rojo]; 0,000.00;" Sin definir"
Se muestra como: 1.234.568-1.234.568 = 0
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Esto es lo que significa el formato |
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Se pueden crear hasta cuatro secciones para una cadena y cada sección se separa con un punto y coma (;). Si el campo de tabla acepta valores nulos, puede omitir la cuarta sección.
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Sección |
Descripción del formato |
Ejemplo |
|---|---|---|
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Si la primera sección contiene #,###.## |
Muestra valores positivos. |
1234,5678 se muestra como 1.234,568 Este formato usa la coma como separador de miles y el punto como separador decimal. Si los valores decimales del registro superan el número de caracteres de marcador de posición en el formato personalizado, Access redondea los valores y muestra solo el número de valores especificado por el formato. Por ejemplo, si el campo contiene 3.456.789, pero su formato especifica dos posiciones decimales, Access redondea el valor decimal a 0,79. Sugerencia: Para un formato con valores más grandes o más posiciones decimales, agregue más marcadores de posición para el valor decimal, como #,###.##. |
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Si la segunda sección contiene (#,###.#)[Rojo] |
Muestra solo los valores negativos.Si los datos no contienen valores negativos, Access deja el campo en blanco. |
El valor negativo se incluye entre caracteres literales o paréntesis. En este ejemplo, cualquier valor negativo se mostrará en color rojo. |
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Si la tercera sección contiene 0.000.00 |
Define el formato de todos los valores cero (0). |
Cuando el campo contiene un valor cero, se muestra 0.000,00. Para mostrar texto en lugar de un número, use "Cero" (entre comillas dobles). |
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Si la cuarta sección contiene "No definido" |
Define lo que ven los usuarios cuando un registro contiene un valor nulo. En este caso, los usuarios ven la palabra "No definido". |
También puede usar otro texto, como "Nulo" o "***". Los caracteres adyacentes con comillas dobles se tratan como literales y se muestran exactamente como se escriben. |
Aplicar un formato predefinido
Access proporciona varios formatos predefinidos para los datos de número y moneda. El formato predeterminado es mostrar el número tal y como se ha escrito.
Sugerencia Puede usar la propiedad DecimalPlaces para reemplazar el número predeterminado de posiciones decimales para el formato predefinido especificado para la propiedad Format .
En una tabla
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Abra la tabla en la Vista Diseño.
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En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Fecha y hora al que desea dar formato.
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En la sección Propiedades de campo de la sección inferior, haga clic en la flecha del cuadro de propiedades Formato y seleccione un formato de la lista desplegable.
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Después de seleccionar un formato, aparece el botón Opciones de actualización de propiedades y le permite aplicar el nuevo formato a cualquier otro campo de tabla y controles de formulario que lo heredaría lógicamente. Para aplicar los cambios en toda la base de datos, haga clic en la etiqueta inteligente y, a continuación, haga clic en Actualizar formato en todas partes <se usa el> Nombre de campo. En este caso, Nombre de campo es el nombre de su número o campo de moneda.
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Para aplicar los cambios a toda la base de datos, cuando aparezca el cuadro de diálogo Actualizar propiedades y se mostrarán los formularios y otros objetos que heredarán el nuevo formato. Haga clic en Sí.
Para obtener más información, vea Propagar una propiedad de campo.
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Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos para ver si el formato satisface sus necesidades.
Nota Los nuevos formularios, informes o vistas que cree basados en esta tabla obtienen el formato de la tabla, pero puede invalidarlo en el formulario, informe o vista sin cambiar el formato de la tabla.
En un formulario o informe
En un formulario o informe, las fechas suelen mostrarse en cuadros de texto. Solo tiene que establecer la propiedad Formato del cuadro de texto en el formato de fecha que desee.
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Abra la vista Presentación del formulario o informe o la Vista Diseño.
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Coloque el puntero en el cuadro de texto con el número o la moneda.
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Presione F4 para mostrar la Hoja de propiedades.
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Establezca la propiedad Format en uno de los formatos de fecha predefinidos.
En una consulta
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Abra la consulta en la vista Diseño.
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Haga clic con el botón secundario en el campo de fecha y, a continuación, haga clic en Propiedades.
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En la Hoja de propiedades, seleccione el formato que desee de la lista de propiedades Formato .
En una expresión
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Use la función FormatDateTime para dar formato a un valor de fecha en uno de varios formatos predefinidos.
Puede que esto le resulte útil si está trabajando en un área que requiere una expresión, como una macro o una consulta.
Ejemplos de formatos predefinidos
En la tabla siguiente se muestran los valores predefinidos de la propiedad Format para números y moneda.
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Configuración |
Descripción |
|---|---|
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Número general |
(Valor predeterminado) Mostrar el número tal y como se ha escrito. |
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Moneda |
Utilizar los mil separador; sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y de moneda y posiciones decimales. |
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Euro |
Usa el símbolo del euro ( |
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Corregido |
Mostrar al menos un dígito; sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y de moneda y posiciones decimales. |
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Estándar |
Utilizar el separador de miles; sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y posiciones decimales. |
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Porcentaje |
Multiplique el valor por 100 y anexe un signo de porcentaje (%); sigue la configuración especificada en la configuración regional de Windows para cantidades negativas, símbolos decimales y posiciones decimales. |
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Científico |
Use notación científica estándar. |
A continuación se muestran ejemplos de los formatos de número predefinidos.
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Valor |
Datos |
Mostrar |
|---|---|---|
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Número general |
3456.789 –3456,789 $213.21 |
3456.789 –3456,789 $213.21 |
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Moneda |
3456.789 –3456.789 |
3.456,79 $ (3.456,79 $) |
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Corregido |
3456.789 –3456,789 3.56645 |
3456.79 –3456.79 3.57 |
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Estándar |
3456.789 |
3,456.79 |
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Porcentaje |
3 0.45 |
300% 45% |
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Científico |
3456.789 –3456.789 |
3.46E+03 –3,46E+03 |
Aplicar un formato personalizado
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Abra la tabla en la Vista Diseño.
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En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Fecha y hora al que desea dar formato.
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En la sección Propiedades de campo , seleccione la pestaña General , haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato y escriba los caracteres específicos según sus necesidades de formato.
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Después de seleccionar un formato, aparece la etiqueta inteligente Opciones de actualización de propiedades y le permite aplicar el nuevo formato a cualquier otro campo de tabla y controles de formulario que lo heredaría lógicamente. Para aplicar los cambios en toda la base de datos, haga clic en la etiqueta inteligente y, a continuación, haga clic en Actualizar formato en todas partes donde se use nombre de campo. En este caso, Nombre de campo es el nombre del campo de fecha y hora.
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Para aplicar los cambios a toda la base de datos, cuando aparezca el cuadro de diálogo Actualizar propiedades y se mostrarán los formularios y otros objetos que heredarán el nuevo formato. Haga clic en Sí.
Para obtener más información, vea Propagar una propiedad de campo.
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Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos para ver si el formato satisface sus necesidades.
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Pruebe el formato haciendo lo siguiente:
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Escriba valores sin separadores de miles o separadores decimales y vea cómo el formato trata los datos. ¿El formato coloca los separadores en los lugares correctos?
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Escriba valores más largos o más cortos de lo que anticipa (con y sin separadores) y vea cómo se comporta el formato. ¿Agrega el formato espacios en blanco no deseados o ceros iniciales o finales?
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Escriba un valor cero o nulo en un formato pensado para valores positivos o negativos y compruebe si le gusta el resultado.
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Nota Cuando se aplica un formato a un campo de tabla, Access usa el mismo formato en cualquier formulario o control de informe que enlace (vincule) a ese campo.
Ejemplos de formatos personalizados
A continuación se muestran ejemplos de formatos de número personalizados.
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Configuración |
Descripción |
|---|---|
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0; (0);;" Nulo" |
Mostrar valores positivos normalmente; mostrar valores negativos entre paréntesis; mostrar la palabra "Null" si el valor es Null. |
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+0.0;–0.0; 0.0 |
Mostrar un signo más (+) o menos (–) con números positivos o negativos; mostrar 0,0 si el valor es cero. |
Caracteres de formato personalizado
Para crear un formato personalizado, use los siguientes caracteres como marcadores de posición y separadores.
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Carácter |
Descripción |
|---|---|
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# |
Se usa para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición para un número. Si no existe ningún valor en una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, se puede usar como marcador de posición. Por ejemplo, si aplica el formato #,### y escribe un valor de 45 en el campo, se mostrará 45. Si escribe 12.145 en un campo, Access muestra 12.145, aunque solo haya definido un marcador de posición a la izquierda del separador de miles. |
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0 |
Se usa para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición para un número. Si no existe ningún valor en una posición, Access muestra un cero (0). |
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Separador decimal . (coma) |
Indica dónde desea que Access coloque el carácter separador entre una parte entera y decimal de un campo numérico o de moneda. Los separadores decimales varían y se establecen en la configuración regional de Windows. |
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Separador de miles . (punto) |
Indica dónde desea que Access coloque el carácter separador entre la parte de miles de un campo numérico o de moneda. Los separadores de miles varían y se establecen en la configuración regional de Windows. |
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espacios en blanco, + - $ () |
Se usa para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -) y símbolos financieros (¥ $) según sea necesario en cualquier lugar de las cadenas de formato. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como la barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), indíquelos entre comillas dobles. Tenga en cuenta que puede colocarlos en cualquier lugar. |
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\ |
Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente. Esto es lo mismo que rodear un carácter con comillas dobles. |
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! |
Se usa para forzar la alineación izquierda de todos los valores. Cuando fuerza la alineación a la izquierda, no puede usar los marcadores de posición # y 0 dígitos, pero puede usar marcadores de posición para caracteres de texto. |
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* |
Se usa para forzar que el carácter situado inmediatamente después del asterisco se convierta en un carácter de relleno (un carácter usado para rellenar espacios en blanco). Access normalmente muestra datos numéricos como alineados a la derecha y rellena cualquier área a la izquierda del valor con espacios en blanco. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar con una cadena de formato y, cuando lo haga, Access rellenará los espacios en blanco con el carácter especificado. Por ejemplo, el formato £##*~.00 muestra un importe en moneda de 45 £~~~~~,15. El número de caracteres de tilde (~) que se muestran en el campo depende del número de espacios en blanco del campo de tabla. |
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% |
Se usa como el último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje final. |
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E+, E- - O bien - e+, e- |
Se usa para mostrar valores en notación científica (exponencial). Use esta opción cuando el formato científico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Use E+ o e+ para mostrar los valores como exponentes positivos, y E- o e- para mostrar exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posición con otros caracteres. Por ejemplo, supongamos que aplica el formato 0,000E+00 a un campo numérico y, a continuación, escriba 612345. Access muestra 6,123E+05. Access redondea el número de posiciones decimales hacia abajo a tres (el número de ceros a la derecha o izquierda del separador decimal). A continuación, Access calcula el valor exponencial a partir del número de dígitos que se encuentran a la derecha (o a la izquierda, según la configuración de idioma) del separador decimal en el valor original. En este caso, el valor original habría puesto "612345" (cinco dígitos) a la derecha del separador decimal. Por ese motivo, Access muestra 6,123E+05 y el valor resultante es el equivalente a 6,123 x 105. |
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"Texto literal" |
Use comillas dobles para rodear el texto que quiera que vean los usuarios. |
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[color] |
Se usa para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre del color entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco. |
Mostrar D.C. o A.C.
Podría usar un formato personalizado para mostrar "D.C." antes de un año o "A.C." después, en función de si se especifica un número positivo o negativo. Los números positivos se muestran como años con "D.C." antes del año. Los números negativos se muestran como años con "A.C." después del año.
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Abra la tabla en la Vista Diseño.
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En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Número al que desea dar formato.
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En la sección inferior, haga clic en el cuadro de la propiedad Formato y escriba este formato personalizado:
"D.C. " #;# " A.C."
