Descripción de cómo afectan varias transacciones al importe "Costo de bienes vendidos" (COGS) en Contabilidad Professional y en Accounting Express

Ejemplo 1: Se venden artículos sin recibir los elementos en el inventario

Si vende artículos sin recibir los elementos en el inventario, el precio de compra del registro de artículos se usa para estimar la cantidad de COGS. La cantidad de COGS de todas las transacciones anteriores se recalcula si se cumplen las siguientes condiciones:

• Se cambia el precio de compra.

• El artículo se vende de nuevo. Sin embargo, no recibe el elemento en el inventario.

Imagine la siguiente situación:

• Se crea el artículo A. El artículo A tiene un precio de compra de 10,00 $. El elemento A tiene una cantidad disponible de 0 y un valor de 0,00 $.

• El 1 de enero de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 10,00 $.

• Se abre el elemento A de la lista de elementos. Después, cambia el precio de compra de 10,00 $ a 20,00 $.

• El 5 de enero de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 30,00 $.

Como el precio de compra en el registro de artículos se cambió antes de que este elemento se recibiera en el inventario, el sistema vuelve a calcular todas las transacciones anteriores con el nuevo precio de compra. Por lo tanto, la transacción del 1 de enero de 2006 ahora usa un costo de 20,00 $ en lugar de un costo de 10,00 $. Además, la transacción del 5 de enero de 2006 también usa un costo de 20,00 $. Por lo tanto, el saldo final de la cuenta cogs ahora debe ser de 40,00 $. Como ya se han publicado 10,00 $ para la transacción a partir del 1 de enero de 2006, el 5 de enero de 2006 se publicará otra transacción por 30,00 $, de modo que el saldo final de 40,00 $ se muestre correctamente.

Ejemplo 2: Guardar un documento de ventas antes de guardar un documento de compra

Si guarda un documento de ventas antes de guardar un documento de compra, el precio de compra del registro de artículos se usa cuando se guarda el documento de ventas. Por lo tanto, cuando el artículo se compra realmente, se realiza un ajuste en la cuenta de COGS si se producen diferencias de costo.

Considere el siguiente escenario:

• Se crea el artículo A. El artículo A tiene un precio de compra de 5,00 $. El elemento A tiene una cantidad disponible de 0 y un valor de 0,00 $.

• El 1 de enero de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 5,00 $.

• El 1 de marzo de 2006, recibirá 1 unidad del artículo A que tiene un costo de 4,50 $. El 1 de enero de 2006 se publicó una transacción en la cuenta de COGS por un importe negativo de 50 $. Esto ahora hace que la cuenta de COGS refleje con precisión un saldo final de 4,50 $.

Ejemplo 3: Anula las facturas de una fecha anterior cuando existen documentos que tienen una fecha de transacción posterior a la fecha de transacción de las facturas anuladas

Al anular una factura, los elementos de esa factura se devuelven al inventario. Los elementos se devuelven al inventario en la fecha que se usa en la factura anulada. Cuando el elemento se devuelve al inventario, se restaura el costo de los bienes asociados con esa venta. Ese costo de bienes tendrá la fecha más antigua. Ese costo de los bienes se usará primero para las ventas posteriores. Si se cumplen las siguientes condiciones, se recalculan las entradas de la cuenta DE.COGS para las ventas posteriores del mismo elemento:

• Vendió más del mismo elemento después de crear la factura.

• Vendió más del mismo artículo antes de anular la factura.

Por lo tanto, los costos de los elementos de la factura anulada se consumen en la siguiente venta registrada. Todas las ventas después de la fecha de la factura anulada tienen nuevos importes en la cuenta DE.COGS.

Al anular una factura, el programa crea un conjunto de transacciones para compensar la venta original para que se pueda producir el recálculo. Estas transacciones incluyen lo siguiente:

• Una transacción que quita el costo original de los bienes.

• Otra transacción que agrega el costo de los elementos de la factura anulada de nuevo al inventario.

Ambas transacciones tienen la misma fecha que la transacción anulada. Por lo tanto, la cuenta cogs y el inventario tienen saldos finales correctos después de la reinstalación. Sin embargo, hay un ajuste único grande para los recálculos de todas las ventas posteriores.

Considere el siguiente escenario:

• Puede crear el elemento A. Este elemento tiene una cantidad disponible de 0 y un valor de 0,00 $.

• El 1 de enero de 2006, recibirá 1 unidad del elemento A. Este artículo tiene un costo de 5,00 $.

• El 1 de febrero de 2006, recibirá 1 unidad del elemento A. Este artículo tiene un costo de 4,50 $.

• El 1 de marzo de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 5,00 $.

• El 5 de marzo de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 4,50 $.

• Anula la factura desde el 1 de marzo de 2006.

En este escenario, al anular la factura desde el 1 de marzo de 2006, el elemento se devuelve al inventario. Al artículo se le asigna el costo original de los bienes que se usaron el 1 de enero de 2006. Esto significa que la factura del 5 de marzo de 2006 realmente tendría una cantidad de COGS de 5,00 $ en lugar de una cantidad de COGS de 4,50 $. El 1 de marzo de 2006 se publicó una cantidad negativa de 4,50 $ en la cuenta de COGS.

Este proceso afectará a todas las facturas guardadas que contengan el elemento A porque se publicará un ajuste único grande. Este ajuste usará la fecha de la factura anulada.

Ejemplo 4: Se crea una transacción de ajuste de inventario

Al crear una transacción de ajuste de inventario en la ventana Ajustar cantidad o en la ventana "Ajustar cantidad y valor", debe escribir el nuevo valor en lugar del valor del ajuste que desea realizar. La diferencia entre el nuevo valor que especificó y el valor de la cuenta DE.COGS en la fecha especificada se usa para determinar la cantidad de ajuste de inventario.

Considere el siguiente escenario:

• Se crea el elemento A. El elemento A tiene una cantidad disponible de 10 y un valor de 2.000,00 $ a partir del 1 de enero de 2006. Esto significa que cada elemento cuesta 200,00 $.

• El 1 de febrero de 2006, venderá 5 unidades del artículo A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 1.000 $.

• El 5 de febrero de 2006, venderá 5 unidades del artículo A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 1.000 $.

• Se da cuenta de que el valor del 1 de enero de 2006 debería haber sido de 1.500 $ en lugar de 2.000 $. Para crear este ajuste, abra la ventana "Ajustar cantidad y valor de inventario". La fecha se establece en el 1 de enero de 2006. Escriba una nueva cantidad de 10 y escriba un nuevo valor de 1.500 $.

En este escenario, una transacción se publica en la cuenta de COGS por un importe negativo de 500,00 $ el 1 de enero de 2006.

Si genera el informe de valoración de inventario para el elemento A, el informe contiene la siguiente información:

• El 1 de enero de 2006, la transacción original que se muestra es de 2.000 $.

• El 1 de enero de 2006, se muestra una transacción por un importe negativo de 500,00 $. Esta transacción de un importe negativo refleja la diferencia entre el valor original de 2.000 $ y el nuevo valor de 1.500 $. Esto cambia el costo del artículo individual de 200 $ a 150 $.

• El 1 de febrero de 2006, se muestra una transacción por un importe negativo de 750,00 $. Esta transacción para una cantidad negativa refleja los 5 elementos que se vendieron y que tuvieron un costo de 150,00 $ cada uno.

• El 5 de febrero de 2006, se muestra una transacción por un importe negativo de 750,00 $. Esta transacción para una cantidad negativa refleja los 5 elementos que se vendieron y que tuvieron un costo de 150,00 $ cada uno.

Ejemplo 5: Puede cambiar los elementos de un documento guardado

Al cambiar los elementos de un documento guardado, el efecto en la cantidad de COGS se parece al ejemplo 3. Al cambiar los elementos de un documento guardado, el costo de los elementos eliminados se restaura con la fecha del documento editado. La cantidad de COGS se recalcula para los documentos que se crearon después de la fecha del documento modificado.



Considere el siguiente escenario:

• El 1 de enero de 2006, compra 1 unidad del elemento A. Este artículo tiene un costo de 5,00 $.

• El 5 de enero de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 5,00 $.

• El 1 de febrero de 2006, adquirió 1 unidad del elemento A. Este artículo tiene un costo de 6,00 $.

• El 5 de febrero de 2006, venderá 1 unidad del elemento A. Una transacción se publica en la cuenta de COGS por 6,00 $.
  

• Edite la factura desde el 5 de febrero de 2006. Puede reemplazar el elemento A por el elemento B.

En este escenario, una transacción se publica en la cuenta de COGS por 6,00 $ el 5 de enero de 2006. Esta fecha es la fecha de la factura editada. Por lo tanto, la factura que se creó el 5 de febrero de 2006 usó un costo de 5,00 $ en lugar de 6,00 $.

Ejemplo 6: La unidad de medida que usó para comprar un artículo difiere de la unidad de medida que usó para vender el elemento.

A veces, al comprar un artículo a un proveedor, se separa el elemento en unidades más pequeñas para venderlos como elementos individuales. Para que la cantidad de COGS sea precisa, le recomendamos que use la misma unidad de medida al comprar los artículos y al venderlos.

Considere el siguiente escenario:

• Puede crear el elemento A. Este artículo tiene un precio de compra de 10,00 $, una cantidad disponible de 0 y un valor de 0,00 $.

• El 1 de enero de 2006, compra 5 unidades del elemento A. Este artículo tiene un costo de 10,00 $ cada uno. Agregue un memo en la factura que indica que hay 5 arbustos. Cada arbusto contiene 20 oídos de maíz.

• El 5 de enero de 2006, vende 10 unidades del elemento A. Agregue una nota en el campo de descripción de la factura de que esta venta es para 10 oídos de maíz.

En este escenario, una transacción se publica en la cuenta de COGS por 100,00 $. Esta transacción refleja los 10 elementos que se vendieron y que tuvieron un costo de 10,00 $ cada uno. Sin embargo, esta cantidad debería ser realmente de 5,00 $. Por lo tanto, el importe de la cuenta DE.COGS se sobresalte en 95,00 $.

Además, si genera el informe valoración de inventario, el informe mostrará una cantidad de inventario de -5 y un valor negativo de 50,00 $ para el elemento A. Sin embargo, aún quedan 90 oídos de maíz por vender. Si sigue vendiendo los artículos en incrementos de 10 oídos de maíz, se producirán los siguientes problemas:

• Después de vender todos los oídos de maíz, el informe Devaluación de inventario mostrará una cantidad de inventario de -95.

• El inventario tendrá un valor negativo de 950,00 $.

Ejemplo 7: Puede cambiar la cuenta de COGS asociada a un elemento

Cuando se cambia una cuenta de COGS asociada a un elemento, las transacciones anteriores no se ven afectadas. La nueva cuenta de COGS se usa para cualquier documento nuevo que contenga este elemento.

Ejemplo 8: Se edita una factura de proveedor cuando ya existe una factura para uno o varios elementos incluidos en la factura

Cuando se edita la factura del proveedor, se anula y se crea una nueva factura. Una vez guardada la edición, la factura ya no está asociada a los elementos de la factura. A continuación, se vuelve a calcular la cantidad de COGS de todas las transacciones anteriores.