En este artículo se explica cómo establecer un valor predeterminado para un campo de tabla o para un control de un formulario en una base de datos de Access. Los valores predeterminados que establezca aparecerán en el campo o control siempre que cree un registro en la base de datos.
En este artículo
Comprender los valores predeterminados
Agregue un valor predeterminado a un campo de tabla o control de formulario siempre que desee que Access escriba un valor en un registro nuevo automáticamente. Por ejemplo, puede hacer que Access agregue siempre la fecha actual a los pedidos nuevos.
Normalmente, se agrega un valor predeterminado a los campos de tabla. Para agregar el valor, abra la tabla en la vista Diseño y, después, escriba un valor en la propiedad Valor predeterminado del campo. Si establece un valor predeterminado para un campo de tabla, Access aplica el valor a los controles que se basen en ese campo. Si no enlaza un control a un campo de tabla o vincula a datos de otras tablas, establezca un valor predeterminado para los propios controles de formulario.
Puede establecer un valor predeterminado para los campos de tabla establecidos en los tipos de datos Texto corto, Texto largo, Número, Fecha y hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo. Si no proporciona ningún valor, el campo permanece nulo (en blanco) hasta que se escribe un valor. Después de definir un valor predeterminado, Access aplica ese valor a los nuevos registros que agregue. Si lo desea, puede cambiar el valor de un registro del valor predeterminado a otro valor, a menos que una regla de validación lo prohíba.
Establecer un valor predeterminado para un campo de tabla
Al establecer un valor predeterminado para un campo de tabla, los controles que se enlacen a ese campo mostrarán el valor predeterminado.
Establecer un valor predeterminado
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
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Seleccione el campo que quiera cambiar.
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En la pestaña General , escriba un valor en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado .
El valor que se puede escribir depende del tipo de datos que se establezca para el campo. Por ejemplo, puede escribir =Fecha() para insertar la fecha actual en un campo de fecha y hora. Para obtener ejemplos de valores predeterminados, vea Ejemplos de valores predeterminados, más adelante en este artículo.
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Guarde los cambios.
Establecer un valor predeterminado para un control
Normalmente, se establece un valor predeterminado para un control solo cuando no se enlaza ese control a un campo de tabla o cuando se vincula a datos de otra tabla.
Establecer un valor predeterminado
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
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Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4.
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Haga clic en la pestaña Todo de la hoja de propiedades, busque la propiedad Valor predeterminado y escriba el valor predeterminado.
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Presione CTRL+G para guardar los cambios.
Establecer una fila predeterminada para un cuadro de lista o un cuadro combinado
De forma predeterminada, los controles de cuadro de lista y cuadro combinado muestran dos tipos de listas: listas de valores y listas de búsqueda. Una lista de valores es una lista codificada de forma impresa de elementos que reside en la propiedad Origen de la fila de un control de cuadro de lista o cuadro combinado. En cambio, una lista de búsqueda toma sus datos de un campo de búsqueda (un campo que usa una consulta para recuperar datos de otra tabla) y, a continuación, carga esos datos en un control de cuadro combinado.
Para listas de valores y listas de búsqueda, puede especificar qué elemento de lista aparece de forma predeterminada, pero debe seguir un procedimiento diferente para cada tipo de lista. En los pasos siguientes se explica cómo establecer valores predeterminados para una lista de valores y una lista de búsqueda.
Establecer un valor predeterminado para una lista de valores
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
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Haga clic con el botón secundario en el cuadro de lista o el control de cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades o presione F4.
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Asegúrese de que la propiedad Origen de la fila contiene una lista de valores. Los elementos de una lista de valores están entre comillas dobles y separados por punto y coma. Por ejemplo, es posible que vea una lista como esta: "Bueno";" Justo";" Pobre".
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Si la propiedad Origen de la fila contiene una consulta (una cadena de texto que comienza con SELECT), vaya al siguiente conjunto de pasos.
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En el cuadro de la propiedad Valor predeterminado , escriba lo siguiente:
[control_name]. ItemData(n)
En este caso, control_name es el nombre del cuadro de lista o del control de cuadro combinado, y n es el número del elemento de lista que desea que sea el predeterminado. Si no conoce el nombre del control, observe el valor de la propiedad Name , que se encuentra en la parte superior de la hoja de propiedades.
Por ejemplo, supongamos que tiene un control de cuadro combinado denominado Propietario y desea usar el tercer valor de la lista como valor predeterminado. Escriba lo siguiente en el cuadro de propiedad Valor predeterminado :
[Propietario]. ItemData(2)
Escriba 2 en lugar de 3 porque ItemData está basado en cero, lo que significa que empieza a contar en cero, no en uno.
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Guarde los cambios y vuelva a la vista Formulario. El valor predeterminado seleccionado debería aparecer en la lista o cuadro combinado al agregar un registro a la base de datos.
Establecer un valor predeterminado para una lista de búsqueda
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Abra la tabla que proporciona los datos de origen para el campo de búsqueda en la vista Hoja de datos.
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Observe el valor de clave que está asociado con el elemento que desea que sea el valor predeterminado.
Nota: De forma predeterminada, Access oculta los campos de clave principal y externa. Si no ve el campo de clave, haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la fila de encabezado de la tabla, haga clic en Mostrar columnas y, en el cuadro de diálogo Mostrar columnas , seleccione el campo de clave y haga clic en Cerrar.
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
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Seleccione el campo de búsqueda y, en la pestaña General , en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado , escriba el valor de clave que anotó en los pasos 1 y 2. Este es el valor que corresponde al elemento de lista que desea establecer como predeterminado.
Por ejemplo, supongamos que tiene 10 proveedores y desea que el nombre del proveedor más usado aparezca de forma predeterminada. Para ello, busque el valor de clave que identifica exclusivamente al proveedor y escriba ese valor de clave en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado del campo de clave externa.
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Guarde los cambios, cambie a la vista Hoja de datos e introduzca un nuevo registro. El valor predeterminado aparece en el campo de búsqueda al agregar el registro.
Ejemplos de valores predeterminados
En la tabla siguiente se enumeran y describen algunos valores predeterminados. Puede adaptar estos ejemplos para usarlos con sus propios datos.
|
Expresión |
Valor de campo predeterminado |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"Nueva York, Nueva York" |
Nueva York, Nueva York (tenga en cuenta que debe escribir el valor entre comillas si incluye signos de puntuación) |
|
"" |
Una cadena de longitud cero |
|
Fecha( ) |
Fecha actual |
|
=Sí |
"Sí" se muestra en el idioma local del equipo |
