Por Jane Suchan, PMP
La administración de proyectos consiste en averiguar lo que desea lograr, crear una lista de tareas pendientes de trabajo que hay que hacer para llegar allí, determinar cuánto tardará y calcular cuánto costaría. Suena simple, ¿eh? Pero lo más difícil es hacer un seguimiento de todo. ¿Se está ejecutando el proyecto a tiempo? ¿Se realizará con antelación? ¿Está por debajo del presupuesto? ¿Seguirá estando por debajo del presupuesto cuando todo el trabajo esté hecho?
Una forma de evaluar el estado de un proyecto es realizar un seguimiento de la diferencia entre el plan del proyecto original y lo que realmente está sucediendo. Este intervalo se conoce mejor como varianza, una comparación del importe previsto o presupuestado y el importe real gastado. El análisis de varianza es la práctica de comparar los resultados reales de los proyectos con los que se planeó o se esperaba. Es una forma de cuantificar el progreso de un proyecto.
Planificación de varianzas: Establecer líneas base
Para determinar las varianzas del proyecto, debe colocar una estaca en el terreno como punto de partida: esta es su línea base. Sin esto, estás persiguiendo e intentando controlar un objetivo en movimiento. Dos líneas base clave que se deben establecer antes de que se pueda poner en marcha el seguimiento de varianzas y los informes son coste y programación. Pero antes de que pueda llegar allí, querrá reducir el ámbito del proyecto.
Usar una estructura de descomposición del trabajo para crear un ámbito
La línea base de ámbito incluye todas las entregas del proyecto; como tal, identifica todo el trabajo que se va a realizar. Una forma de documentar el ámbito es crear una estructura de descomposición del trabajo (EDC), una vista jerárquica de las entregas del proyecto. Cada nivel inferior de la jerarquía representa una descripción cada vez más detallada de los resultados. Por ejemplo, un WBS para la construcción de una nueva casa incluiría los cimientos, marcos, techo y sistemas eléctricos y de plomería, así como planes de paisajismo, dibujos arquitectónicos y permisos de inspección.
Establecer la programación y las líneas base de costos
La programación y las líneas base de coste se establecen solo después de determinar el ámbito. Sin una imagen clara de lo que producirá el proyecto, no puede determinar cuánto tiempo tardará o cuánto costará.
La línea base de la programación es la programación del proyecto aprobada, la base para medir y elaborar informes de rendimiento de la programación. La línea base de costo es el presupuesto aprobado por fases temporales, con el que se medirá el rendimiento del costo. Se determina agregando los costos de una fase o período de proyecto específico, lo que requiere asignar costos a las tareas del proyecto. Asignar los costos a los componentes del proyecto puede llevar mucho tiempo, pero le permitirá realizar informes de costo-rendimiento más detallados y precisos, algo en lo que estarán muy interesados las partes interesadas y el patrocinador del proyecto.
Para establecer líneas base de programación y costos:
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Desarrolle la programación identificando las actividades y tareas para producir cada entrega en el EDC.
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Identificar recursos para cada tarea. Considere restricciones o cuánto tiempo puede dedicar de forma realista cada persona a este proyecto.
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Calcule cuánto tiempo (en horas o días) tardará en completarse cada tarea.
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Calcule el costo de cada tarea con una tasa media por hora o diaria para cada recurso, más los costos fijos asociados a la tarea.
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Determine qué tareas dependen de otras y, a continuación, desarrolle la ruta crítica.
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Desarrollar la línea base de coste; se trata de un presupuesto por fases temporales para medir el rendimiento de costos del proyecto. Para ello, agregue los costos estimados, por tarea o por período de tiempo.
Responder a varianzas: Cambiar el control
Después de establecer el ámbito, la programación y las líneas base de costo, cree los pasos que seguirá el equipo para administrar las variaciones de estos planes. Esta información se convierte en el plan de administración de cambios del proyecto. Este plan define cuándo se determina que se requiere una solicitud de cambio de proyecto (PCR), cómo documentar las variaciones y enviar para su aprobación, y qué sucede después de aprobar una solicitud de cambio.
Los cálculos de varianza se usan para determinar si se necesita un PCR y si se modificarán la programación del proyecto o las líneas base de costo. Las varianzas pueden ser positivas o negativas:
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Una varianza positiva indica que el proyecto está por adelantado o por debajo del presupuesto. Los escenarios positivos podrían permitirle reasignar dinero y recursos a los que se encuentre en el territorio negativo.
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Una varianza negativa es el indicador de que el proyecto está retrasado o por encima del presupuesto y que necesita realizar una acción. Es posible que tenga que aumentar el presupuesto o aceptar márgenes de beneficio reducidos.
Los umbrales de varianza son un componente importante de cualquier plan de administración de cambios de proyectos. Constituyen los cambios materiales del proyecto y, por lo tanto, requieren documentación y aprobación en un PCR. No todos los PCR darán como resultado restablecer el ámbito, la programación o el presupuesto. Se trata de una tarea importante, una que puede requerir un tiempo considerable para completarse y estará obligado a obtener la aprobación de la organización del proyecto.
El seguimiento de las varianzas de costo y programación a lo largo del ciclo de vida del proyecto le ayuda a identificar puntos débiles , áreas con cambios repetidos, y a responder en consecuencia. Por ejemplo, si ve que el equipo de pruebas está experimentando retrasos continuos, es posible que deba asignar recursos adicionales para cumplir con los horarios.
Dándolo un paso más allá: Análisis de valor acumulado
No se ha completado ninguna discusión sobre las varianzas de proyecto sin mencionar el valor acumulado, una técnica de administración de proyectos para estimar el costo y la programación en un momento determinado. El análisis de valor acumulado compara el trabajo finalizado con las líneas base establecidas. Le ayuda a evaluar el rendimiento actual del proyecto y a realizar correcciones del curso cuando sea necesario.
Para realizar un análisis de valor acumulado, debe tener una EDC, una programación de proyecto detallada y un presupuesto (por fase o período de tiempo) para el trabajo planeado.
Formular las preguntas sobre el valor acumulado
En cualquier momento, el análisis de valor acumulado mide el estado del proyecto haciendo tres preguntas clave:
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Valor planeado: ¿Cuál es la cantidad necesaria para el trabajo?
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Valor acumulado: ¿Qué has completado realmente?
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Costo real: ¿Cuánto te costó completar el trabajo?
El valor planeado (VA) es el costo presupuestado de las tareas planificadas. Valor acumulado (VA) es la suma de todos los costes presupuestados del trabajo completado. Los costos reales (AC) son lo que se gastó en el trabajo producido.
Obtener información sobre el análisis de valor acumulado
La forma más sencilla de describir el valor acumulado es a través del ejemplo. Supongamos que administra un proyecto de cuatro meses con un presupuesto de 100.000 $. Son tres meses y se dan cuenta de que el equipo ha completado solo la mitad del trabajo, por lo que el VA es $50,000. En función de la programación del proyecto, aproximadamente el 75 por ciento del trabajo debería realizarse en este momento, por lo que el PV es de $75,000. También sabe que el equipo ha gastado $90,000 hasta ahora, por lo que el AC es $90,000.
Con estos números, puede calcular las varianzas de coste y programación. La variación de costo (CV) mide la diferencia entre los costos reales del trabajo realizado y el presupuesto del proyecto:
CV = EV – AC
La variación de programación (SV) mide el progreso real en comparación con la programación del proyecto:
SV = EV – VA
Usando el ejemplo anterior, la variación de costo para este proyecto es de 50.000 $ - 90.000 $ = 40.000 $. La varianza de programación es de 50.000 $ – 75.000 $ = 25.000 $.
Cualquier jefe de proyecto podría ver que el proyecto ha gastado el 90 por ciento de su presupuesto y ha completado solo el 50 por ciento del trabajo. El proyecto va retrasado y superará el presupuesto en el momento en que se complete, por lo que es necesario realizar cambios. El jefe de proyecto debe reducir el ámbito, ampliar la programación u obtener más financiación para completar el trabajo.
Introducción al seguimiento de varianza
Integrar el seguimiento de varianzas en la administración de proyectos es bastante sencillo, pero requiere un enfoque sistemático. Después de tener la asignación del proyecto, trabaje con su patrocinador para establecer el ámbito, el presupuesto y la programación. Después, trabaje con su equipo para crear un sólido plan de administración de cambios, que identifique umbrales de varianza y describa cómo tratar las varianzas si superan los valores de umbral. Después de desarrollar el EDC y definir la programación detallada del proyecto, puede establecer la programación y el presupuesto del proyecto. Una vez que todos los componentes estén en su lugar, estará listo para empezar a realizar un seguimiento de las varianzas y poner en práctica sus planes de administración de cambios.
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Acerca de la autora Jane Suchan es una administradora de programas con experiencia en la administración de iniciativas empresariales y desarrollo de metodologías de administración de proyectos. Jane vive en Seattle, Washington. |
