Con el tiempo, la mayoría de las aplicaciones de base de datos aumentan de tamaño, se vuelven más complejas y necesitan admitir a más usuarios. En algún momento de la vida de su aplicación de Microsoft Office Access, es posible que desee considerar la posibilidad de cambiar su tamaño a una base de datos de Microsoft SQL Server para optimizar el rendimiento, la escalabilidad, la disponibilidad, la seguridad, la confiabilidad y la capacidad de recuperación.
En este artículo
Acerca del cambio de tamaño de una base de datos de Microsoft Office Access
El cambio de tamaño es el proceso de migrar algunos o todos los objetos de base de datos de una base de datos de Access a una base de datos de SQL Server nueva o existente o a un nuevo proyecto de Access (.adp).
Ventajas de cambiar el tamaño de una base de datos a SQL Server
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Alto rendimiento y escalabilidad En muchas situaciones, SQL Server ofrece un mejor rendimiento que una base de datos de Access. SQL Server también proporciona compatibilidad con bases de datos de tamaño terabyte muy grandes, que es mucho mayor que el límite actual para una base de datos de Access de dos gigabytes. Por último, SQL Server funciona de forma muy eficaz procesando consultas en paralelo (usando varios subprocesos nativos dentro de un único proceso para administrar las solicitudes de usuario) y minimizando los requisitos de memoria adicionales cuando se agregan más usuarios.
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Mayor disponibilidad SQL Server le permite realizar una copia de seguridad dinámica, ya sea incremental o completa, de la base de datos mientras está en uso. Por consiguiente, no es necesario que los usuarios salgan de la base de datos para hacer una copia de seguridad de los datos.
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Seguridad mejorada Mediante una conexión de confianza, SQL Server puede integrarse con la seguridad del sistema de Windows para proporcionar un único acceso integrado a la red y a la base de datos, empleando lo mejor de ambos sistemas de seguridad. Esto hace que sea mucho más fácil administrar complejos esquemas de seguridad.
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Capacidad de recuperación inmediata En caso de error del sistema (como un bloqueo del sistema operativo o una interrupción del suministro eléctrico), SQL Server tiene un mecanismo de recuperación automática que recupera una base de datos hasta el último estado de coherencia en cuestión de minutos, sin intervención del administrador de la base de datos.
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Procesamiento basado en servidor El uso de SQL Server en una configuración cliente/servidor reduce el tráfico de red procesando las consultas de base de datos en el servidor antes de enviar los resultados al cliente. El hecho de que el servidor realice el procesamiento suele ser mucho más eficaz, especialmente cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos.
La aplicación también puede usar funciones definidas por el usuario, procedimientos almacenados y desencadenadores para centralizar y compartir lógicas de aplicación, reglas y directivas empresariales, consultas complejas, validación de datos e integridad referencial en el servidor, en lugar de hacerlo en el cliente.
Formas de cambiar el tamaño
El Asistente para cambiar el tamaño mueve los objetos de base de datos y los datos que contienen de una base de datos de Access a una base de datos de SQL Server nueva o existente.
Hay tres formas de usar el Asistente para cambiar el tamaño:
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Acote todos los objetos de base de datos de una base de datos de Access a un proyecto de Access para que pueda crear una aplicación cliente/servidor. Este enfoque requiere algunos cambios adicionales en la aplicación y modificaciones en el código y consultas complejas.
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Acote solo datos o definiciones de datos de una base de datos de Access a una base de datos de SQL Server.
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Cree un front-end de base de datos de Access a un back-end de base de datos de SQL Server para que pueda crear un aplicación front-end/back-end. Este enfoque requiere muy poca modificación de la aplicación, ya que el código todavía está usando el motor de base de datos de Access (ACE).
Antes de acelerar una base de datos de Access
Antes de cambiar el tamaño de la base de datos de Access a una base de datos de SQL Server o un proyecto de Access, considere la posibilidad de hacer lo siguiente:
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Hacer copia de seguridad del correo electrónico Aunque el Asistente para cambiar el tamaño no quita ningún dato u objetos de base de datos de la base de datos de Access, es una buena idea crear una copia de seguridad de la base de datos de Access antes de cambiar su tamaño.
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Asegúrate de que tienes suficiente espacio en disco Debe tener suficiente espacio en disco en el dispositivo que contendrá la base de datos actualizada. El Asistente para el cambio de tamaño funciona mejor cuando hay una gran cantidad de espacio en disco disponible.
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Crear índices únicos Una tabla vinculada debe tener un índice único que se pueda actualizar en Access. El Asistente para cambiar el tamaño puede cambiar el tamaño de un índice único existente, pero no puede crear uno donde no exista ninguno. Si desea poder actualizar las tablas, asegúrese de agregar un índice único a cada tabla de Access antes de cambiar el tamaño.
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Asignarse los permisos adecuados en la base de datos de SQL Server
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Para poder cambiar el tamaño a una base de datos existente, necesita los permisos CREATE TABLE y CREATE DEFAULT.
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Para crear una base de datos, necesita permisos CREATE DATABASE y SELECT en las tablas del sistema de la base de datos maestra.
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El Asistente para el cambio de tamaño de Access 2007 está optimizado para funcionar con Microsoft SQL Server 2000 y SQL Server 2005.
Usar el Asistente para cambiar el tamaño
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En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en SQL Server.
Se inicia el Asistente para el cambio de tamaño.
Paso 1: Elegir un tamaño máximo para una base de datos existente o una nueva base de datos
En la primera página del Asistente, especifique si desea aumentar el tamaño de la base de datos de Access a una base de datos de SQL Server existente o crear una base de datos de SQL Server nueva.
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Usar una base de datos existente Si selecciona esta opción y, después, hace clic en Siguiente, Access muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos para que pueda crear una conexión ODBC a la base de datos de SQL Server existente.
Información sobre los orígenes de datos ODBC
Un origen de datos es un origen de datos combinado con la información de conexión necesaria para tener acceso a esos datos. Algunos ejemplos de orígenes de datos son Access, SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de cálculo y un archivo de texto. Algunos ejemplos de la información de conexión podrían ser la ubicación del servidor, el nombre de la base de datos, el id. de inicio de sesión, la contraseña, así como varias opciones de controlador ODBC que describen cómo conectarse al origen de datos.
En la arquitectura ODBC, una aplicación (como Access o un programa de Microsoft Visual Basic) se conecta al Administrador de controladores ODBC, que a su vez usa un controlador ODBC específico (por ejemplo, el controlador ODBC de Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (en este caso, una base de datos de SQL Server). En Access, se usan orígenes de datos ODBC para conectarse a orígenes de datos externos a Access que no tienen controladores integrados.
Para conectarse a esos orígenes de datos, haga lo siguiente:
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Instale el controlador ODBC adecuado en el equipo que contenga el origen de datos.
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Defina un nombre de origen de datos (DSN) usando el Administrador de orígenes de datos ODBC para almacenar la información de conexión en el Registro de Microsoft Windows o en un archivo DSN, o bien una cadena de conexión en el código de Visual Basic para trasladar la información de conexión directamente al Administrador de controladores ODBC.
Orígenes de datos de máquina
Los orígenes de datos de máquina almacenan información de conexión en el Registro de Windows en un equipo específico con un nombre definido por el usuario. Puede usar orígenes de datos de máquina solo en el equipo en el que están definidos. Hay dos tipos de orígenes de datos de máquina: usuario y sistema. Los orígenes de datos de usuario solo los puede usar el usuario actual y solo son visibles para ese usuario. Todos los usuarios de un equipo pueden usar los orígenes de datos del sistema y son visibles para todos los usuarios del equipo y de los servicios de todo el sistema. Un origen de datos de equipo es especialmente útil cuando se desea proporcionar mayor seguridad, ya que solo los usuarios que inician sesión pueden ver un origen de datos del equipo y un usuario remoto no puede copiarlo en otro equipo.
Orígenes de datos de archivo
Los orígenes de datos de archivo (también denominados archivos DSN) almacenan información de conexión en un archivo de texto, no en el Registro de Windows, y por lo general son más flexibles de usar que los orígenes de datos de máquina. Por ejemplo, puede copiar un origen de datos de archivo en cualquier equipo con el controlador ODBC correcto para que la aplicación pueda confiar en información de conexión coherente y precisa en todos los equipos que usa. También puede colocar el origen de datos del archivo en un único servidor, compartirlo entre varios equipos de la red y mantener fácilmente la información de conexión en una única ubicación.
Un origen de datos de archivo también puede ser no compartible. Un origen de datos de archivo no compartible reside en un único equipo y apunta a un origen de datos de máquina. Puede usar orígenes de datos de archivo no compartibles para obtener acceso a orígenes de datos de máquina existentes desde orígenes de datos de archivo.
Cadenas de conexión
En un módulo, puede definir una cadena de conexión con formato que especifique la información de conexión. Una cadena de conexión pasa la información de conexión directamente al Administrador de controladores ODBC y ayuda a simplificar la aplicación al eliminar el requisito de que un administrador o usuario del sistema cree primero un DSN antes de usar la base de datos.
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Crear nueva base de datos Si selecciona esta opción y, a continuación, hace clic en Siguiente, Access muestra una página en la que especifica información sobre la nueva base de datos de SQL Server.
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¿Qué SQL Server desea usar para esta base de datos? Escriba el nombre del servidor que desea usar.
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Usar conexión de confianza Puede usar una conexión de confianza, es decir, SQL Server puede integrarse con la seguridad del sistema operativo Windows para proporcionar un único inicio de sesión en la red y la base de datos.
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Id. de inicio de sesión y contraseña Si no usa una conexión de confianza, escriba el id. de inicio de sesión y la contraseña de una cuenta con privilegios de CREAR BASE DE DATOS en el servidor.
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¿Qué nombre desea asignar a la nueva base de datos de SQL Server? Escriba el nombre de la nueva base de datos de SQL Server. Access revisa el nombre si entra en conflicto con un nombre de base de datos existente y agrega un sufijo numerado (mibase de datos 1, por ejemplo).
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Paso 2: Elegir qué tablas desea cambiar el tamaño
En este paso, seleccionará las tablas de Access que desea cambiar de tamaño a la base de datos de SQL Server. Seleccione las tablas que quiera cambiar el tamaño y, después, use los botones de flecha para moverlas a la lista Exportar a SQL Server. Como alternativa, puede hacer doble clic en una tabla para moverla de una lista a la otra.
La lista Tablas disponibles incluye todas las tablas vinculadas, excepto las tablas SQL Server que ya están en una base de datos de SQL Server. Las tablas vinculadas que apuntan a una base de datos de SQL Server seleccionada para cambiar el tamaño automáticamente aparecen en el cuadro de lista Exportar a SQL Server y no se pueden quitar. También se excluyen las tablas que no están visibles actualmente en el Panel de navegación, incluidas las tablas ocultas y las tablas del sistema.
Sugerencia: Cualquier tabla que tenga un nombre que termine en "_local" se excluye de la lista de tablas disponibles para evitar el cambio de tamaño de las tablas que ya se han actualizado. Si quiere volver a cambiar el tamaño de estas tablas, cambie el nombre antes de ejecutar el Asistente para cambiar el tamaño quitando el sufijo "_local".
Paso 3: Especificar los atributos y opciones que se van a subir
En este paso, seleccionará los atributos de tabla que desea cambiar de tamaño a la base de datos de SQL Server. De forma predeterminada, todos los atributos están seleccionados para el cambio de tamaño de forma predeterminada.
Nota: De forma predeterminada, el Asistente para cambiar el tamaño convierte los nombres de campo de Access en nombres de campo de SQL Server legales y convierte los tipos de datos de Access en los tipos de datos SQL Server equivalentes.
¿Qué atributos de tabla desea cambiar el tamaño?
En la tabla siguiente se enumeran los atributos que puede cambiar el tamaño y se describe cómo el Asistente para cambiar el tamaño controla cada uno de ellos:
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Atributo |
Acción si está seleccionada |
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Índices |
El Asistente para el cambio de tamaño aumenta el tamaño de todos los índices. El Asistente para cambiar el tamaño convierte las claves principales de Access en SQL Server índices y las marca como SQL Server claves principales. Si elige vincular la tabla de SQL Server actualizada a la base de datos de Access, el Asistente para cambiar el tamaño también agrega el prefijo "aaaaa" al nombre del índice. Esto se debe a que Access elige el índice que está primero alfabéticamente en la lista de índices disponibles como clave principal y el prefijo "aaaaa" garantiza que se elija el índice correcto. Todos los demás índices conservan sus nombres, excepto cuando los caracteres no válidos se reemplazan por el carácter "_". Los índices de Access únicos y no únicos se convierten en índices de SQL Server únicos y no únicos. Una tabla vinculada debe tener un índice único que se pueda actualizar en Access. El Asistente para cambiar el tamaño puede cambiar el tamaño de un índice único existente, pero no puede crear uno donde no exista ninguno. Si desea poder actualizar los datos de las tablas después de cambiar su tamaño, asegúrese de agregar un índice único a cada tabla de Access antes de cambiar el tamaño. |
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Reglas de validación |
El Asistente para cambiar el tamaño aumenta el tamaño de los siguientes elementos como desencadenadores de actualización e inserción:
Un desencadenador es una serie de instrucciones Transact-SQL asociadas a una tabla de SQL Server. Una tabla puede tener tres desencadenadores, uno para cada uno de los comandos que pueden modificar los datos de una tabla: los comandos UPDATE, INSERT y DELETE. El desencadenador se ejecuta automáticamente cuando se ejecuta el comando. El Asistente para cambiar el tamaño usa desencadenadores en lugar de reglas de SQL Server para exigir la validación de nivel de campo, ya que las reglas de SQL Server no permiten mostrar mensajes de error personalizados. Cada regla de validación no tiene necesariamente una correspondencia uno a uno con un desencadenador. Cada regla de validación puede formar parte de varios desencadenadores y cada desencadenador puede contener código para emular la funcionalidad de varias reglas de validación. Al establecer la propiedad Requerido de un campo de Access en true, un usuario no puede insertar un registro y dejar el campo obligatorio nulo (si no hay ningún valor predeterminado enlazado al campo) ni hacer que el campo sea nulo al actualizar un registro. Los campos obligatorios se actualizan a los campos que no permiten valores Null en SQL Server. Texto de validación La propiedad Texto de validación de base de datos de Access se convierte en la propiedad Texto de validación del proyecto de Access. Esto permite que se muestren los mensajes de error descriptivos de Access en caso de infracción de restricción en tiempo de ejecución. |
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Valores predeterminados |
El Asistente para el cambio de tamaño aumenta el tamaño de todas las propiedades de Valor predeterminado a los objetos predeterminados del American National Standards Institute (ANSI). |
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Relaciones de tabla |
El Asistente para cambiar el tamaño aumenta el tamaño de todas las relaciones de tabla. Puede decidir cómo aumentar el tamaño de las relaciones de tabla y la integridad referencial mediante desencadenadores de actualización, inserción o eliminación, o bien mediante integridad referencial declarada (DRI). DRI funciona del mismo modo que la integridad referencial de Access definiendo restricciones de clave principal para tablas base (el lado "uno" de una relación uno a varios) y restricciones de clave externa para tablas externas (normalmente el lado "varios" de una relación uno a varios).
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¿Qué opciones de datos desea incluir?
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Agregar campos de marca de tiempo a las tablas SQL Server usa un campo timestamp para indicar que se cambió un registro (pero no cuando se modificó) creando un campo de valor único y actualizando este campo siempre que se actualiza un registro. Para una tabla vinculada, Access usa el valor de los campos de marca de tiempo para determinar si un registro se ha cambiado antes de actualizarlo. En general, un campo timestamp proporciona el mejor rendimiento y confiabilidad. Sin un campo timestamp, SQL Server debe comprobar todos los campos del registro para determinar si el registro ha cambiado, lo que ralentiza el rendimiento.
En la tabla siguiente se describen las opciones disponibles en esta lista:
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Configuración |
Descripción |
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Sí, permitir que el asistente decida |
Si las tablas de Access originales contienen campos de punto flotante (Sencillo o Doble), Memo o Objeto OLE, el Asistente para cambiar el tamaño crea nuevos campos de marca de tiempo en las tablas de SQL Server resultantes para esos campos. |
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Sí, siempre |
El Asistente para el cambio de tamaño crea un campo timestamp para todas las tablas actualizadas, independientemente de los tipos de campo que contengan. Esto mejora el rendimiento de las tablas de Access upsized que pueden no contener campos Memo, Objeto OLE o de punto flotante, pero que tienen campos de otros tipos. |
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No, nunca |
El Asistente para el cambio de tamaño no agrega campos de marca de tiempo a las tablas. |
Importante: En las tablas de SQL Server vinculadas, Access no comprueba si los campos Memo u Objeto OLE han cambiado, ya que estos campos podrían tener un tamaño de muchos megabytes y la comparación podría consumir demasiado tiempo y un uso intensivo de la red. Por lo tanto, si solo ha cambiado un campo de texto o imagen y no hay ningún campo de marca de tiempo, Access sobrescribe el cambio. Además, puede parecer que el valor de un campo de punto flotante ha cambiado cuando no lo ha hecho, por lo que, a falta de un campo de marca de tiempo, Access podría determinar que el registro se ha cambiado cuando no lo ha hecho.
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Cree solo la estructura de tabla, no acote ningún dato El Asistente para el cambio a tamaño aumenta el tamaño de todos los datos a SQL Server de forma predeterminada. Si activa la casilla Crear solo una estructura de tabla, no acote ningún dato , solo se subirá la estructura de datos.
Paso 4: Elegir cómo cambiar el tamaño de la aplicación
En la siguiente página del asistente, puede seleccionar una de las tres maneras diferentes de cambiar el tamaño de la aplicación de base de datos de Access. En ¿Qué cambios de aplicación desea realizar?, seleccione una de las siguientes opciones:
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Crear una nueva aplicación cliente/servidor de Access Si selecciona esta opción, el Asistente para cambiar el tamaño crea un nuevo proyecto de Access. El Asistente para cambiar el tamaño le pide un nombre, que se usa de forma predeterminada en el nombre actual de la base de datos de Access, agrega un sufijo "CS" y, a continuación, almacena el proyecto en la misma ubicación que la base de datos de Access existente.
El Asistente para convertir a Access crea el archivo de proyecto de Access y, después, convierte todos los objetos de base de datos de la base de datos de Access en el proyecto de Access. Si no guarda la contraseña ni el id. de usuario, la primera vez que abra el proyecto de Access, Access mostrará el cuadro de diálogo Propiedades del vínculo de datos para que pueda conectarse a una base de datos de SQL Server.
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Vincular tablas SQL Server a una aplicación existente Si selecciona esta opción, el Asistente para cambiar el tamaño modifica la base de datos de Access para que las consultas, formularios, informes y páginas de acceso a datos usen los datos de la nueva base de datos de SQL Server en lugar de los datos de la base de datos de Access. El Asistente para cambiar el tamaño cambia el nombre de las tablas de Access con el sufijo "_local". Por ejemplo, si cambia el tamaño de una tabla denominada Empleados, se cambia el nombre de la tabla Employees_local en la base de datos de Access. Después, el Asistente para el cambio de tamaño crea una tabla de SQL Server vinculada denominada Empleados.
Nota: Una vez completada la operación de cambio de tamaño, ya no se usarán las tablas a las que se les cambió el nombre con el sufijo "_local". Sin embargo, es una buena idea conservar las tablas locales hasta que compruebe que el cambio de tamaño se realizó correctamente. En una fecha posterior, puede eliminar las tablas locales para reducir el tamaño de la base de datos de Access. Asegúrese de realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar las tablas.
Las consultas, los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos basadas en las tablas originales Empleados usarán ahora la tabla vinculada SQL Server Empleados. Muchas de las propiedades de los campos de la tabla local original son heredadas por la nueva tabla local, incluidas Description, Caption, Format, InputMask y DecimalPlaces.
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No hay cambios en la aplicación Seleccione esta opción si solo desea copiar los datos en la base de datos de SQL Server y no realizar ningún otro cambio en la aplicación de base de datos de Access existente.
Guardar contraseña e id. de usuario De forma predeterminada, el Asistente para cambiar el tamaño crea tablas vinculadas en la aplicación existente o crea un proyecto de Access sin guardar el nombre de usuario y la contraseña. Esto significa que se pide a los usuarios un nombre de usuario y una contraseña cada vez que inicien sesión en una base de datos de SQL Server.
Si selecciona Guardar contraseña e id. de usuario, los usuarios pueden conectarse a una base de datos de SQL Server sin iniciar sesión. Si selecciona Crear nueva aplicación cliente/servidor de Access, el proyecto de Access almacena la contraseña de nombre de usuario en la cadena de conexión OLE DB.
Nota: Esta opción está deshabilitada para la opción No hay cambios en la aplicación si una tabla de SQL Server vinculada está configurada con una tabla MSysConf para denegar el guardado de contraseñas.
Informe del Asistente para el cambio de tamaño
Al hacer clic en Finalizar, el Asistente para cambiar el tamaño crea un informe que proporciona una descripción detallada de todos los objetos creados e informa de los errores detectados durante el proceso. El Asistente para cambiar el tamaño muestra el informe en vista previa de impresión y, a continuación, puede imprimir o guardar el informe, por ejemplo, como un archivo XPS o PDF. El informe no se guarda como un objeto de Access al cerrar la ventana Vista previa de impresión.
El informe del Asistente para el cambio a tamaño contiene información sobre lo siguiente:
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Parámetros de cambio de tamaño, incluidos los atributos de tabla que ha elegido para cambiar el tamaño y cómo se ha actualizado.
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Información de tabla, incluida una comparación de los valores de Access y SQL Server para nombres, tipos de datos, índices, reglas de validación, valores predeterminados, desencadenadores y si se agregaron o no marcas de tiempo.
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Los errores detectados, como el registro de transacciones o la base de datos completa, los permisos inadecuados, el dispositivo o base de datos no creados, la tabla, el valor predeterminado o la regla de validación omitidos, la relación no exigida, la consulta omitida (porque no se puede traducir a SQL Server sintaxis) y los errores de conversión de control y origen de registros en formularios e informes.
Cómo se upsized objetos de base de datos
Los siguientes objetos de base de datos y datos se upsized:
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Tipos de datos y datos Todos los tipos de datos de base de datos de Access se convierten en su equivalente en SQL Server. El asistente convierte el texto de la base de datos de Access en Unicode agregando el identificador de cadena Unicode a todos los valores de cadena y agregando el prefijo n de Unicode a todos los tipos de datos.
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Consultas
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Las consultas de selección que no tienen una cláusula ORDER BY o los parámetros se convierten en vistas.
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Las consultas de acciones se convierten en consultas de acción de procedimiento almacenado. Access agrega SET NOCOUNT ON después del código de declaración del parámetro para asegurarse de que se ejecuta el procedimiento almacenado.
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Las consultas de selección que solo hacen referencia a tablas (también denominadas consultas base) que usan parámetros o una cláusula ORDER BY se convierten en funciones definidas por el usuario. Si es necesario, la cláusula TOP 100 PERCENT se agrega a una consulta que contiene una cláusula ORDER BY.
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Las consultas de parámetros que usan parámetros con nombre mantienen el nombre de texto original usado en la base de datos de Access y se convierten en procedimientos almacenados o en funciones alineadas definidas por el usuario.
Nota: Es posible que tenga que convertir manualmente las consultas que no han actualizado su tamaño, como consultas de paso a través de SQL, consultas de definición de datos y consultas de tabla de referencias cruzadas. Es posible que también tenga que cambiar manualmente el tamaño de las consultas que se anidaron demasiado profundamente.
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Forms, informes y controles Las instrucciones SQL de las propiedades RecordSource, ControlsSource y RowSource de formularios, informes o controles se mantienen en su lugar y no se convierten en procedimientos almacenados o funciones definidas por el usuario.
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Propiedades de inicio El Asistente para el cambio de tamaño aumenta el tamaño de las siguientes propiedades de inicio:
StartUpShowDBWindowStartUpShowStatusBarAllowShortcutMenusAllowFullMenusAllowBuiltInToolbarsAllowToolbarChangesAllowSpecialKeysUseAppIconForFrmRptAppIconAppTitleStartUpFormStartUpMenuBarStartupShortcutMenuBar
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Módulos y macros El Asistente para el cambio de tamaño no realiza cambios en los módulos ni en las macros. Es posible que deba modificar la aplicación para aprovechar al máximo las características de SQL Server. Para obtener más información, vea el artículo de MSDN Optimización de las aplicaciones de Microsoft Office Access vinculadas a SQL Server.
