Administrar un calendario ocupado puede ser abrumador, especialmente cuando hay nuevos eventos que entran en conflicto con los existentes. Copilot le ayuda a organizarse reprogramando automáticamente citas personales y reuniones individuales cuando surjan conflictos. Esta característica está diseñada para reducir el esfuerzo manual de administración de calendarios y mantener su programación funcionando sin problemas.
Dónde encontrar las opciones de reprogramación automática
Puede volver a programar con Copilot al crear un evento en el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la Web o el Calendario de Microsoft 365 en Microsoft Teams.
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Cree un nuevo evento o abra uno existente. Se admiten eventos de una sola vez y series periódicas.
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Active Reprogramar automáticamente con Copilot para permitir que Copilot administre el evento.
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Opcional:Para agregar preferencias adicionales para ayudar a Copilot a encontrar mejores alternativas al volver a programar, seleccione las preferencias que se muestran para volver a programar.
Nota: Solo el organizador de la reunión puede habilitar esta opción. Los asistentes a la reunión no verán la opción de pedir a Copilot que se reprograme automáticamente.
Comprender qué desencadena la reprogramación
Copilot volverá a programar automáticamente el evento administrado si:
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Acepta una nueva reunión que tiene lugar al mismo tiempo.
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Programe o reprograme un nuevo evento para que se produzca al mismo tiempo.
Nota: Solo se tendrán en cuenta los eventos con el estado Ocupado o Fuera de la oficina al evaluar conflictos.
Cómo se le notificará
Las notificaciones sobre los cambios en los eventos aparecerán en la fuente de actividades de Outlook e incluirán:
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El evento se ha reprogramado correctamente.
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El evento no se pudo reprogramar dentro de sus preferencias.
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El evento ha cambiado y ya no se puede volver a programar automáticamente (por ejemplo, si se agrega un segundo asistente a la reunión).
En el futuro, Copilot también enviará correos electrónicos para notificaciones importantes.
Otras consideraciones
Asistente rechaza una reunión administrada por 1:1
Copilot no volverá a programar el evento administrado si es una reunión de 1:1 y el asistente ha rechazado la reunión administrada. Copilot no sabe si la declinación del asistente indica que se debe cancelar o reprogramar la reunión. En el futuro, Copilot aceptará automáticamente nuevas propuestas de hora de los asistentes.
Cambios de reunión no enviados desde la versión clásica de Outlook para Windows
En la versión clásica de Outlook para Windows, los organizadores pueden realizar cambios en una reunión, pero elegir no enviar esas actualizaciones a los asistentes. Si usa esta funcionalidad con frecuencia, se recomienda no usar la característica de reprogramación automática de Copilot. Si realiza cambios en la reunión administrada pero no envía, esos cambios se enviarán a los asistentes si Copilot detecta un conflicto y actualiza la reunión.
Salas agregadas a la reunión:
Las salas de conferencias no cuentan como asistentes en la reunión. Si crea una reunión con un usuario y agrega dos salas de conferencias, Copilot considera que se trata de una reunión individual. Las declinaciones de salas tampoco afectan a la reprogramación automática: se recomienda habilitar la reserva automática de salas para que Copilot busque automáticamente otra sala si la sala actual se rechaza.
Escenarios que afectan a la reprogramación automática
Cambios en los eventos que impiden que Copilot se vuelva a programar automáticamente
Si se produce cualquiera de las siguientes situaciones, Copilot le impedirá habilitar la reprogramación automática. Si el evento ya está administrado, Copilot dejará de administrar la reunión y comunicará este cambio en la fuente de actividades de Outlook.
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Agregar más de un asistente.
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Programación de un evento con una duración superior a 5 horas.
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Programación de un evento de todo el día.
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Programar un evento con una periodicidad superior a la mensual, como trimestral o anual.
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Programar una reunión periódica en una fecha específica del mes.
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Programación de un evento en un calendario secundario.
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Attendee rechaza la reunión administrada por 1:1.
Otros motivos por los que Copilot detendrá la programación automática
Copilot dejará de administrar una reunión si cumple determinados criterios que indican que no es adecuado para la administración automática.
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No hay horas disponibles. Hay un conflicto, pero incluso después de 5 intentos que se producen en unos pocos días, Copilot no puede encontrar una hora alternativa para el evento.
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Se alcanza el límite de reprogramación. El evento se ha reprogramado 5 veces. Esto indica que el evento podría no ser una prioridad y que la reprogramación continua puede no ser el mejor resultado para este evento.
La edición de una instancia en una serie periódica limita las opciones de reprogramación
Cuando la reprogramación automática está deshabilitada para la serie, no se puede habilitar para una sola instancia.
Cuando se habilita la reprogramación automática para la serie, se puede deshabilitar para una única instancia, pero no se pueden cambiar las preferencias de reprogramación.
Calendarios compartidos y reprogramación automática
Aunque la reprogramación automática está habilitada en el canal Versión dirigida, los delegados no pueden crear eventos administrados en un calendario compartido ni cambiar las preferencias de un evento administrado existente. Los delegados tampoco recibirán notificaciones de eventos administrados. Se espera que los delegados y los calendarios compartidos sean compatibles cuando la reprogramación automática de Copilot alcance la disponibilidad general.
