Administrar un calendario ocupado puede ser abrumador, especialmente cuando los nuevos eventos entrantes entran en conflicto con los existentes. Para ayudarle a organizarse, Copilot puede volver a programar citas personales y reuniones individuales (reuniones con usted y con otra persona) cuando surjan conflictos, lo que reduce el esfuerzo manual que debe realizar para que su programación siga funcionando sin problemas.
Tienes el control
Usted decide las fechas y horas que son aceptables si Copilot necesita reprogramar por usted, y puede comprobar lo que Copilot ha reprogramado en el panel de notificaciones de Outlook en cualquier momento. Email notificaciones llegarán pronto también para mantenerte al tanto. Y, como siempre, puede cambiar la fecha y la hora de los eventos desde el calendario siempre que quiera.
Activar la opción Reprogramar automáticamente con Copilot
Puede hacer que Copilot reprograme automáticamente eventos o series al usar el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la Web o microsoft 365 Calendar en Microsoft Teams.
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Cree un evento o una serie, o abra un evento o una serie existentes.
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Activar Si se producen conflictos, deje que Copilot reprograme este evento.
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Seleccione los días y horas aceptables para buscar las mejores alternativas si Copilot necesita volver a programarlas (este paso es opcional, pero obtendrá mejores resultados si elige días y horas).
Algunas cosas que debe saber sobre la reprogramación automática y las series
Si crea una serie y la opción Reprogramación automática con Copilot está desactivada, no podrá activarla en una única instancia de la serie más adelante.
Si crea una nueva serie y activa la reprogramación automática con Copilot, la opción se puede desactivar para una única instancia más adelante, pero no puede cambiar los días y las horas aceptables para una sola instancia.
Copiloto solo volverá a programarla si se produce un conflicto más adelante
Copilot volverá a programar automáticamente el evento en función de los días y horas aceptables solo si:
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Acepta un nuevo evento que se produce al mismo tiempo.
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Programe o reprograme un nuevo evento para que se produzca al mismo tiempo.
En caso contrario, el evento se mantendrá en los días y las horas originales.
Nota: Solo se tendrán en cuenta los eventos con el estado Ocupado o Fuera de la oficina al evaluar conflictos. Esto significa que si hay un conflicto en el calendario con un evento que tiene la opción Reprogramación automática con Copilot activada, pero el estado de la reunión en conflicto se establece en Provisional, Copilot no se volverá a programar.
Para ver lo que Copilot ha reprogramado, consulte el panel de notificaciones de Outlook
Las notificaciones sobre los cambios en los eventos aparecerán en el panel de notificaciones de Outlook e incluirán:
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El evento se ha reprogramado correctamente.
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El evento no se pudo reprogramar dentro de sus preferencias.
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El evento ha cambiado y ya no se puede volver a programar automáticamente (por ejemplo, si más personas se agregan a un evento posteriormente).
En el futuro, Copilot también enviará correos electrónicos para notificaciones importantes.
Puede administrar sus preferencias de notificación desde la configuración de Outlook.
Escenarios que afectan a la reprogramación automática
Sugerencia: En todos estos escenarios, sabrá lo que está sucediendo con la información en el panel de notificaciones de Outlook.
Si ocurre alguna de estas cosas, Copilot no podrá volver a programarla. Si la reprogramación automática ya estaba habilitada, Copilot le notificará que ya no está administrando la reunión por usted.
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Se agrega más de un asistente o la reunión se reenvía a otros asistentes. Las salas de conferencias no cuentan como asistentes.
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Un evento dura más de 5 horas, incluidos los eventos de todo el día.
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Una serie se programa con una periodicidad con menos frecuencia que la mensual (por ejemplo, cada 2 meses).
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Una serie se programa en una fecha específica del mes (por ejemplo, el día 3 de cada mes).
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Un evento o una serie está programado en un calendario secundario o compartido.
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Un evento o una serie se establece para mostrarse como Fuera de la oficina
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El asistente rechazará la reunión individual. Copilot no sabe si la declinación del asistente indica que se debe cancelar o reprogramar la reunión. En el futuro, Copilot aceptará automáticamente nuevas propuestas de hora de los asistentes.
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El evento o la serie no son adecuados porque:
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No hay horas disponibles (Copilot intentó 5 veces para encontrar una hora y no pudo).
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Se alcanza el límite de reprogramación (el evento se ha reprogramado automáticamente 5 veces ya, lo que indica que probablemente no es una prioridad y continuar con la reprogramación podría no ser la solución correcta).
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Preguntas frecuentes
¿Qué ven los asistentes cuando Copilot vuelve a programarse automáticamente?
Actualmente, los asistentes no serán conscientes de que Copilot reprogramó la reunión. Reciben un mensaje de actualización de la reunión normal como si hubiera cambiado la hora de la reunión. Estamos pensando activamente cómo mejorar esto, por lo que le recomendamos que envíe sugerencias a través de ayuda > comentarios.
¿Cómo elige Copilot cuándo volver a programar, si hay varias horas libres?
Copilot elegirá la hora disponible más próxima a la hora original de la reunión dentro de los días y las horas que indicó como alternativas aceptables.
Si habilite esto para una reunión pero no cambie nada más, ¿recibirá el asistente una actualización?
Si habilita la reprogramación automática con Copilot para una reunión existente y no realiza ningún otro cambio, el asistente no recibirá un mensaje de actualización de la reunión. Actualizaremos la experiencia para que el botón del formulario de evento tenga la etiqueta "Guardar" en este escenario, en lugar de la etiqueta actual "Enviar".
