Seleccionar y usar una plantilla de Access

Plantillas de base de datos web

Se incluyen cinco plantillas de base de datos web con Access 2010. El término "base de datos web" significa que la base de datos está diseñada para publicarse en un servidor de SharePoint que ejecuta Access Services. Sin embargo, también puede usar una base de datos compatible con Web como base de datos de cliente estándar, por lo que son adecuadas para cualquier situación.

• Base de datos web de activos    Realice un seguimiento de los activos, incluidos los propietarios y los detalles de activos específicos. Clasifique y registre la condición de los activos, cuándo se adquirieron, dónde se encuentran y mucho más.

• Base de datos web de contribuciones benéficas    Si trabaja para una organización que acepta contribuciones benéficas, use esta plantilla para realizar un seguimiento de los esfuerzos de recaudación de fondos. Puede realizar un seguimiento de varias campañas e informar sobre las contribuciones recibidas durante cada una de ellas. Realice un seguimiento de colaboradores, eventos relacionados con la campaña y tareas pendientes.

• Base de datos web de contactos    Administre la información sobre las personas con las que trabajan usted o sus equipos, como clientes y asociados. Realice un seguimiento de la información de nombre y dirección, números de teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso adjunte imágenes, documentos u otros archivos.

• Problemas web Base de datos    Cree una base de datos para administrar un conjunto de problemas, como tareas de mantenimiento que deben realizarse. Asigne, priorice y siga el progreso de un problema de principio a fin.

• Base de datos web de proyectos    Realice un seguimiento de una variedad de proyectos y sus tareas asociadas. Asigne tareas a personas y supervise el porcentaje de finalización.

Para obtener información sobre cómo crear, publicar y usar bases de datos web, vea el artículo Crear una base de datos para compartir en la Web.

Plantillas de base de datos de clientes

Con Access 2010 se incluyen siete plantillas de base de datos de clientes. No están diseñados para publicarse en Servicios de Access, pero aún se pueden compartir colocándolos en una carpeta de red compartida o en una biblioteca de documentos.

• Eventos    Realice un seguimiento de las próximas reuniones, fechas límite y otros eventos importantes. Grabe un título, una ubicación, una hora de inicio, una hora de finalización y una descripción, y también adjunte una imagen.

• Facultad    Administrar información importante sobre los profesores, como números de teléfono, direcciones, información de contacto de emergencia y datos de empleo

• Proyectos de marketing    Administre los detalles de un proyecto de marketing y programe y supervise las entregas del proyecto.

• Northwind    Crea un sistema de seguimiento de pedidos que administre clientes, empleados, detalles de pedidos e inventario.

  Nota: La plantilla Northwind contiene datos de ejemplo que deberá quitar antes de usar la base de datos.

• Canalización de ventas    Supervise el progreso de las ventas potenciales dentro de un pequeño grupo de profesionales de ventas.

• Estudiantes    Administre la información sobre los estudiantes, incluidos los contactos de emergencia, información médica e información sobre sus tutores.

• Tasks    Realice un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su equipo deben completar.

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Crear una base de datos con una plantilla incluida con Access 2010

1. Inicia Access 2010.

2. En la pestaña Nuevo de la vista Backstage de Microsoft Office, haga clic en Plantillas de muestra.

3. En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla que desea usar.

4. En el cuadro Nombre de archivo , escriba un nombre de archivo.

5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta junto al cuadro Nombre de archivo para ir a la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo .

6. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y la abre para su uso.

Crear una base de datos con una plantilla de Office.com

Si está conectado a Internet, puede examinar o buscar plantillas en Office.com desde la vista Backstage de Microsoft Office. Use el procedimiento siguiente:

1. Inicia Access 2010.

2. En la pestaña Nuevo de la vista Backstage, siga uno de estos procedimientos:

   • Buscar una plantilla    En Plantillas Office.com, haga clic en la categoría de plantilla que le interesa (por ejemplo, Empresa).

   • Buscar una plantilla    En el cuadro Buscar Office.com de plantillas , escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.

3. Cuando encuentre una plantilla que quiera probar, haga clic en ella para seleccionarla.

4. En el cuadro Nombre de archivo , escriba un nombre de archivo.

5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta junto al cuadro Nombre de archivo para ir a la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo .

6. Haga clic en Descargar.

Introducción al uso de la nueva base de datos

Según la plantilla que use, es posible que deba realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a usar la nueva base de datos:

• Si Access muestra un cuadro de diálogo Inicio de sesión con una lista vacía de usuarios, siga este procedimiento para empezar:

  1. Haga clic en Nuevo usuario.

  2. Rellene el formulario Detalles del usuario .

  3. Haga clic en Guardar y cerrar.

  4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.

• Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir datos directamente en esa hoja de datos o hacer clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

• Si Access muestra una página de Introducción, puede hacer clic en los vínculos de esa página para obtener más información sobre la base de datos o hacer clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

• Si Access muestra un mensaje de advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, tendrá que iniciar sesión de nuevo.

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