Tareas básicas en Access 2010

Bases de datos relacionales en Access

A veces necesita una base de datos relacional para realizar un seguimiento de esta información: un almacén de datos que se ha separado en colecciones de datos más pequeñas (denominadas tablas) para eliminar la redundancia y, a continuación, se relaciona de forma conjunta en función de bits comunes de información (denominados campos). Por ejemplo, una base de datos relacional de planeación de eventos podría contener una tabla con información de clientes, una tabla con información de proveedor y una tabla con información de eventos. La tabla con información de eventos puede tener un campo para relacionarla con la tabla de clientes y un campo para relacionarla con la tabla de proveedores. De esta forma, por ejemplo, si se cambia el número de teléfono de un proveedor, la información podría cambiarse una vez en la tabla de proveedores, en lugar de hacerlo en todos los casos en los que participara el proveedor.

Access es una herramienta que puede usar para desarrollar aplicaciones de bases de datos relacionales de forma rápida y sencilla que le ayuden a administrar la información. Puede crear una base de datos para ayudarle a realizar un seguimiento de casi cualquier tipo de información, como inventario, contactos profesionales o procesos empresariales. De hecho, Access incluye plantillas que puede usar inmediatamente para realizar un seguimiento de una variedad de información, lo que facilita las cosas incluso para un principiante.

Al abrir Access

Al iniciar Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información sobre la base de datos actual, crear una base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

La vista Backstage también contiene muchos otros comandos que puede usar para ajustar, mantener o compartir las bases de datos. Los comandos de la vista Backstage generalmente se aplican a bases de datos completas, no a objetos dentro de una base de datos.

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Agregar una tabla

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas de la pestaña Crear .

Independientemente de la vista en la que se inicie, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones de vista de la barra de estado de la ventana de Access.

Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece el tipo de datos del campo en función del tipo de datos que se escriba.

1. En la pestaña Crear , en el grupo Tablas , haga clic en Tabla .

2. Access crea la tabla y, a continuación, coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar .

3. Para agregar datos, empiece a escribir en la primera celda vacía o puede pegar datos de otro origen, como se describe más adelante en este artículo.

   • Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

     Sugerencia: Asigne un nombre significativo a cada campo para que pueda saber qué contiene sin tener que mirar los datos.

   • Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado de columna y arrástrela hasta donde quiera. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas todas a una nueva ubicación juntas.

     Para agregar más campos a la tabla, puede empezar a escribir en la columna Haga clic para agregar en la vista Hoja de datos o puede agregar nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar & Eliminar de la pestaña Campos .

Crear una tabla a partir de la vista Diseño    En la vista Diseño, se crea primero la estructura de tabla. Después, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o escriba los datos con otro método, como con un formulario.

La vista Diseño no está disponible para las tablas de una base de datos web.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

3. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna Descripción . La descripción que escriba se mostrará en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentre en ese campo y se usará como texto de la barra de estado para los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos a un formulario o informe, así como para los controles creados para ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:

   • En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.

5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento si cambia a la vista Hoja de datos, hace clic en la primera celda vacía y escribe. También puede pegar datos de otro origen, como se describe en la sección siguiente.

Crear una tabla basada en una lista de SharePoint    Con una lista de SharePoint, los datos los pueden usar personas que no tienen Access. Además, los datos de lista se almacenan en un servidor, lo que por lo general ofrece una mejor protección contra la pérdida de datos que los archivos almacenados en un equipo de escritorio. Puede empezar con una lista nueva o vincular a una lista existente. Debe tener permisos suficientes en el sitio de SharePoint donde desea crear la lista; esto puede variar según el sitio, por lo que debe ponerse en contacto con el administrador de SharePoint para obtener más información sobre las opciones.

Esta característica no está disponible en una base de datos web.

1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

2. Puede usar una de las plantillas de lista para crear una lista estándar de SharePoint, como Contactos o Eventos.

   También puede crear una lista personalizada o vincular a una lista existente o importarla. Haga clic en la opción que quiera.

3. Si elige cualquiera de las plantillas de lista o para crear una lista personalizada, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nueva lista para guiarle por el proceso. Si elige usar una lista existente, se abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos para ayudarle.

Para obtener más información sobre las tablas, vea el artículo Introducción a la tabla.

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Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados actualmente en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, esto funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, tal y como están en una hoja de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de textos, primero debe separar las columnas de datos mediante pestañas, o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y, a continuación, copiarlos. Si los datos necesitan alguna edición o manipulación (por ejemplo, separar nombres completos en nombres y apellidos), es posible que desee hacerlo antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo de datos de cada campo según el tipo de datos que encuentra allí. Por ejemplo, si un campo copiado no contiene nada más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha y hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombre a los campos en función de lo que encuentra en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna los nombres genéricos de los campos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las filas siguientes, Access usa la primera fila como nombres de campo y excluye la primera fila de los datos reales.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar el nombre al campo cuanto antes para evitar confusiones. Use el procedimiento siguiente:

1. En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar para guardar la tabla.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre para la columna.

3. Guarde de nuevo la tabla.

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Importar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos que ha estado recopilando en otro programa que le gustaría usar en Access. Quizás trabaje con personas que almacenen sus datos en otros programas y desee trabajar con sus datos en Access. O tal vez tenga varias fuentes de datos diferentes y necesite una "plataforma de aterrizaje" donde pueda reunirlas para un análisis más profundo.

Access facilita la importación o vinculación de datos desde otros programas. Puede incluir datos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla en otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint o de cualquiera de otros orígenes. El proceso varía ligeramente según el origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar:

1. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo desde el que va a importar.

   Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no ve el tipo de programa correcto, haga clic en Más.

   Nota: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar & vínculo , es posible que deba iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo compatible con Access (por ejemplo, una archivo de texto delimitado ) y, a continuación, importar o vincular a los datos.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos , haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo .

3. Haga clic en la opción que desee en Especificar cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una tabla con los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.

4. Haga clic en Aceptar.

   Según su elección, se abrirá el cuadro de diálogo Vincular objetos o el cuadro de diálogo Importar objetos .

5. Use el cuadro de diálogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto que siga dependerá de la opción de importación o vinculación que haya elegido.

6. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

   Si decide importar, Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar.

7. Si cree que volverá a realizar esta misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de importación y, a continuación, escriba los detalles.

   Después, puede reproducir fácilmente la operación de importación haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la pestaña Datos externos , haciendo clic en la especificación de importación y, a continuación, haciendo clic en Ejecutar.

8. Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importará los datos a una nueva tabla y, después, mostrará la tabla en Tablas en el panel de navegación.

Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, siga los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

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Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía según sus objetivos, pero probablemente desee considerar la posibilidad de crear consultas, formularios, informes y macros. Este artículo no proporciona información sobre cómo crear objetos de base de datos adicionales.

Para obtener más información, consulte estos artículos:

• Introducción a las consultas

• Introducción a formularios

• Introducción a los informes en Access

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Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Muchas personas comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel. Excel es un buen lugar para empezar una lista, pero a medida que la lista crece, se hace más difícil organizarla y mantenerla actualizada. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

Una tabla de base de datos es similar en estructura a una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como resultado, normalmente es fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en que se organizan los datos. La importación de toda la hoja de cálculo como una tabla nueva en una base de datos no resolverá los problemas asociados con la organización y actualización de los datos, especialmente si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar estos problemas, debe dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes, cada una con datos relacionados. Para obtener más información sobre cómo organizar los datos de las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Access incluye al Asistente para analizar tablas, que puede ayudarle a completar este proceso. Después de importar los datos a una tabla, el asistente le ayuda a dividir la tabla en tablas independientes, cada una de las cuales contiene datos que no están duplicados en ninguna de las otras tablas. El asistente también crea las relaciones necesarias entre las tablas.

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Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.

2. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Crear.

   Se abrirá la nueva base de datos y Access creará una nueva tabla vacía, Tabla1.

3. Cierre Tabla1.

   Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en el diseño de Tabla1, haga clic en No.

4. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Excel.

5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos , haga clic en Examinar.

6. Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.

7. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

8. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos , asegúrese de que la opción Importar el origen de datos a una nueva tabla de la base de datos actual está seleccionada.

9. Haga clic en Aceptar.

   Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo y le hace algunas preguntas sobre los datos.

10. Siga las instrucciones y haga clic en Siguiente o Atrás para navegar por las páginas. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

    Nota: Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar. Si cree que volverá a realizar esta misma operación de importación, haga clic en Sí y escriba los detalles. Después, puede reproducir fácilmente la operación en el futuro haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la pestaña Datos externos . Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importará los datos a una nueva tabla y los mostrará en Todas las tablas en el panel de navegación.

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Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Una vez importados los datos en una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas para identificar rápidamente datos redundantes. A continuación, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas independientes, de modo que se almacenen de la forma más eficaz. Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuación, crea nuevas tablas que puede usar como base para la aplicación de base de datos.

1. Abra la base de datos de Access que contiene la tabla que desea analizar.

2. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Analizar , haga clic en Analizar tabla.

   Se inicia el Asistente para analizar tablas.

   Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial, con botones en los que puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve las páginas de introducción, sino una casilla denominada ¿Mostrar páginas de introducción?, seleccione la casilla y, a continuación, haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción después de leer la introducción, puede desactivar la casilla ¿Mostrar páginas de introducción?

3. En la página ¿Qué tabla contiene campos con valores repetidos en muchos registros? , seleccione la tabla que desea analizar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. Puede dejar que el asistente decida qué campos contienen las tablas o puede tomar esa decisión usted mismo. Si sigue las sugerencias del asistente, aún puede realizar cambios en el diseño de tabla en la siguiente página del asistente.

   Nota: Si permite que el asistente decida qué campos colocar en cada tabla, es posible que sus opciones no siempre sean adecuadas para los datos, especialmente si no hay muchos datos con los que trabajar. Debe comprobar cuidadosamente los resultados del asistente. Por otro lado, el asistente puede sugerir una organización más eficiente que la que está pensando, por lo que es una buena idea probar al menos las decisiones del asistente una vez. Si no le gustan las sugerencias, puede reorganizar los campos manualmente y siempre puede hacer clic en Atrás y organizar todos los campos usted mismo.

5. Haga clic en Siguiente. En esta página, especifique las tablas que contienen los campos. Si decide permitir que lo decida el asistente, debería ver varias tablas conectadas por líneas de relación. En caso contrario, Access crea solo una tabla que contiene todos los campos. En cualquier caso, puede realizar cambios en esta página.

   • Puede arrastrar campos de una tabla a un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access le pide un nombre de tabla.

   • Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se almacenarán allí de forma más eficaz.

   • La mayoría de las tablas recibirán un id . o un campo de Id. único generado . Para obtener más información sobre los campos Id., haga clic en Sugerencias en la esquina superior derecha del asistente.

   • Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer .

   • Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en la barra de título, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Cuando haya organizado los campos de la forma que desee, haga clic en Siguiente.

7. Si el asistente encuentra registros que tienen valores muy similares, identificará esos valores como posibles errores tipográficos y mostrará una pantalla donde puede confirmar qué hacer con ellos. Desplácese por la lista para buscar los valores en la columna Corrección y, a continuación, haga clic en el elemento correspondiente de la lista desplegable. Seleccione (Abandonar tal cual) para evitar que el asistente realice cambios en el valor. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

8. El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, crear dicha consulta es una buena idea. Si elige Sí, cree la consulta, el asistente cambiará el nombre de la tabla original anexando "_OLD" al nombre de la tabla y, a continuación, asigna un nombre a la nueva consulta con el nombre de la tabla original. Los formularios e informes que se basaban en la tabla ahora usan la consulta para sus datos y siguen funcionando como antes.

9. Haga clic en Finalizar.

   El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelos cuando haya terminado de inspeccionar los resultados.

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Trabajar con datos de otros programas

Access 2010 proporciona características para trabajar con datos almacenados en otros programas.

Crear una nueva base de datos de Access que se vincula a datos en otro formato de archivo    Puede usar Access para abrir un archivo en otro formato de archivo como texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo por usted.

1. Inicie Access.

2. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir , haga clic en el tipo de archivo que desea abrir en la lista. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*).

4. Si es necesario, vaya a la carpeta que contiene el archivo que desea abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.

5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Importar o vincular datos a una base de datos de Access existente    Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access para que los datos se incluyan en el archivo de Access, o bien puede vincular a los datos desde Access para que los datos permanezcan en el archivo original (fuera del archivo de Access).

1. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en el formato en el que se almacenan los datos.

   Puede importar o vincular a datos desde los siguientes orígenes:

   • Excel    Puede incluir datos de una hoja de cálculo o un rango con nombre en un libro de Excel. Cada hoja de cálculo o rango con nombre debe importarse o vincularse por separado.

   • Access    Esto es muy útil para separar el proceso de los datos y crear una base de datos dividida. Es decir, puede usar una base de datos para contener todos los formularios, informes y macros, y mantener los datos en otra base de datos. A continuación, puede desarrollar mejoras sin interrumpir el trabajo de nadie. También puede combinar datos de muchas bases de datos de Access diferentes en una, lo que facilita resumir datos entre departamentos o entre socios empresariales.

   • base de datos ODBC    Muchos programas admiten este formato, incluidos muchos productos de servidores de bases de datos. Esto le ayuda a crear bases de datos de "plataforma de aterrizaje", donde se combinan datos de diferentes sistemas.

   • Archivo de texto    Puede conectarse a un archivo de texto sencillo e incluso puede usar Access para cambiar el contenido de ese archivo. Esto puede ayudar a que los datos de Access sean fáciles de usar por una amplia gama de programas.

   • Archivo XML    Este formato también ofrece compatibilidad con una variedad de otros programas, incluidos algunos servidores web.

   • lista de SharePoint    Esto hace que los datos se puedan usar con un explorador web, la forma estándar de usar una lista de SharePoint.

   • Servicios de datos    Puede conectarse a servicios de datos web dentro de su empresa.

   • Documento HTML   

   • Carpeta de Outlook    Puede conectarse a carpetas de Outlook para integrar más fácilmente su información de contacto con el resto de los datos.

   • dBase file    dBase es un popular sistema de base de datos alternativo que es compatible con Access

     Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos .

2. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo.

   Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, debe especificar la ubicación de los datos y, a continuación, elegir cómo desea que los datos se almacenen en la base de datos.

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Usar un archivo de base de datos de Access en varias versiones de Access

Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access de una versión anterior están contenidos en un archivo y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una base de datos front-end en una versión posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios que tengan la versión anterior de Access podrán seguir usando la base de datos original. Los usuarios que tengan la versión posterior pueden usar la nueva base de datos front-end para vincular a los mismos datos. Puede crear varias versiones front-end si necesita dar cabida a varias versiones de Access.

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Usar una aplicación front-end/back-end en varias versiones de Access

Si la base de datos de Access ya es un aplicación front-end/back-end, puede convertir el front-end al nuevo formato de archivo. No es necesario realizar cambios en la base de datos back-end.

El procedimiento siguiente muestra cómo usar el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos front-end a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva la base de datos original en su formato original y crea una copia en el formato que especifique.

1. Cierre la base de datos front-end. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que nadie más la tiene abierta.

2. Inicie Access 2010.

3. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

4. Busque la ubicación de la base de datos front-end y haga doble clic en ella para abrirla.

   Si aparece el cuadro de diálogo Mejora de la base de datos y le pregunta si desea mejorar la base de datos, haga clic en No.

5. Si aparece un formulario al abrir la base de datos, cierre el formulario.

6. En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar base de datos como.

7. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la nueva base de datos.

8. Haga clic en Guardar.

Ahora puede mejorar la nueva base de datos front-end para admitir nuevas características.

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