Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access

Importante Access Services 2010 y Access Services 2013 se eliminarán de la siguiente versión de SharePoint. Le recomendamos que no cree nuevas aplicaciones web y que migre las aplicaciones existentes a una plataforma alternativa, como Microsoft Power Apps.

Puede compartir datos de Access con Dataverse, que es una base de datos en la nube en la que puede crear aplicaciones de Power Platform, automatizar flujos de trabajo, agentes virtuales y mucho más para la web, el teléfono o la tableta. Para obtener más información, consulte Introducción: Migrar datos de Access a Dataverse.

Para ver muchos registros de datos en la aplicación de Access al mismo tiempo, use una vista Hoja de datos. Al agregar una nueva tabla a la aplicación de Access o importar datos a la aplicación, Access crea automáticamente una vista Hoja de datos para cada tabla, pero puede crear vistas de hoja de datos adicionales para las tablas. La vista Hoja de datos tiene opciones integradas de filtrado y ordenación disponibles para buscar o filtrar datos específicos. La vista Hoja de datos también es útil para ver rápidamente los detalles de muchos registros, agregar nuevos registros y eliminar registros de una tabla. También puede descargar registros desde una vista Hoja de datos en una aplicación de Access en Excel. Para obtener más información sobre cómo agregar tablas a aplicaciones de Access, vea Crear una aplicación de Access.

Nota: Este artículo no se aplica a las bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información sobre cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, vea Crear un formulario de Access.

Hoja de datos en la que se muestran los registros del cliente

Cuando Access crea una nueva vista Hoja de datos, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Cuando se agrega un nuevo campo a la tabla, Access también agrega un nuevo control para ese campo a la vista Hoja de datos. Sin embargo, si realiza cambios de diseño en una vista Hoja de datos (como mover o cambiar el tamaño de los controles) y guarda los cambios de diseño, Access ya no agrega nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, tendrá que agregar nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla.

¿Qué es una vista de hoja de datos web?

Una vista de hoja de datos web en una aplicación de Access muestra datos en línea organizados en filas y columnas en un explorador web. Puede permitir o no la edición de datos, como prefiera.

Al crear una vista de hoja de datos web en Access, se abre en la vista Diseño, donde puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

Establecer el origen de registros
Proporcionar una subtítulo para la vista
Agregar acciones automáticas que se producen cuando se abre la vista y cuando alguien se mueve entre registros usando la vista
Agregar acciones personalizadas que se producen cuando alguien hace clic en un botón (usted elige el botón)
Cambiar el tamaño y mover controles y establecer propiedades de control

Agregar una nueva vista Hoja de datos

Para agregar una nueva vista Hoja de datos a una tabla en una aplicación de Access, siga estos pasos:

Inicie la aplicación en Access.
Haga clic en la tabla subtítulo nombre en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el botón de signo más junto a la vista subtítulo nombres).
En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista , escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de vista, establezca el Tipo de vista en Hoja de datos y seleccione el nombre de la tabla en el cuadro Origen del registro .

Establecer o cambiar el origen de registros de la vista

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Datos para abrir el cuadro Datos :

Cuadro de diálogo Datos de una vista de hoja de datos web

Elija el nombre de tabla para proporcionar datos para la vista y, opcionalmente, active la casilla Solo lectura para evitar que los usuarios cambien los datos en esta vista. Cuando haya terminado de realizar cambios, simplemente cierre el cuadro de diálogo.

Sugerencia: Si tiene problemas para encontrar las opciones de datos para la vista Hoja de datos, haga clic en un punto vacío en el área de diseño, lejos de los controles.

También puede seleccionar el nombre de una consulta guardada en el cuadro Origen del registro si desea mostrar los resultados de una consulta en la vista Hoja de datos.

Proporcionar un subtítulo

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Formato para abrir el cuadro Formato :

Cuadro de diálogo Formato de una vista de hoja de datos web

Elija si quiere que la barra de acciones esté visible u oculta en el cuadro Barra de acciones visible . Aún puede agregar, editar y eliminar registros en las vistas Hoja de datos si la barra de acciones está oculta, siempre y cuando los datos de la vista Hoja de datos se puedan actualizar.

En el cuadro Título , escriba el texto que se mostrará en la vista Hoja de datos cuando se abra como una ventana emergente en una ventana del explorador. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo.

Al establecer la propiedad Título en el cuadro de diálogo Formato, Access muestra ese subtítulo solo si la vista Hoja de datos se abre como una ventana emergente. Establecer la propiedad Título en el cuadro de diálogo Formato no cambia lo que Access muestra en el Selector de vista de la vista. Para cambiar el texto que se muestra en el Selector de vista, vea la sección cambiar el nombre de una vista Hoja de datos subtítulo.

Agregar acciones automáticas

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Acciones para abrir el cuadro Acciones :

Cuadro de diálogo Acciones de una vista de hoja de datos web

Cada botón abre una macro en la vista Diseño. Haga clic en Al cargar para diseñar una macro que se ejecute cuando se abra la hoja de datos y haga clic en Al activar para una macro que se ejecute siempre que alguien seleccione una fila diferente en la hoja de datos. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Obtenga más información sobre cómo personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario.

Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones

De forma predeterminada, las vistas Hoja de datos incluyen un botón de acción Agregar Botón para agregar registro en la barra de acciones y un botón de acción Eliminar Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones . Obtenga más información sobre cómo trabajar con botones de acción en una aplicación de Access. También puede agregar sus propios botones de acción personalizada a la barra de acciones.

En la parte superior central del área de diseño, haga clic en Agregar acción personalizada (el botón del signo más situado junto a la barra de acciones). La nueva acción se muestra como un botón con un icono de estrella:

Botón de acción personalizada en una hoja de datos web

Haga clic en el botón de acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón Datos que aparece. Access abre el cuadro de diálogo Datos para la acción personalizada:

Cuadro de diálogo Datos de una acción personalizada en una hoja de datos web

Asigne un nombre al botón de acción personalizada, elija un icono para usarlo, escriba una información sobre herramientas (texto que aparece cuando el puntero se mantiene sobre el icono de acción) y, a continuación, haga clic en Al hacer clic para abrir la vista Diseño de la macro y escribir una macro que se ejecute cuando se hace clic en el botón de acción personalizada. Obtenga más información sobre cómo agregar acciones personalizadas a la barra de acciones.

Agregar, editar y eliminar datos

Puede realizar cambios en los datos con las vistas Hoja de datos abriendo la vista en el explorador. Access guarda automáticamente los cambios en los registros siempre que se mueve a un registro diferente en la vista.

Para agregar un registro nuevo: haga clic en el botón Agregar registro en la barra de acciones, escriba los datos que desee en las columnas y, después, use la tecla Tab o haga clic en un registro diferente para guardar el nuevo registro. Los registros nuevos en las vistas Hoja de datos siempre aparecen en la parte inferior.
Para editar un registro: Haga clic en la fila que desea editar y use la tecla TAB para ir a la columna específica que desea cambiar. Escriba los nuevos datos y, a continuación, use la tecla Tab o haga clic en un registro diferente para guardar los cambios en el registro.
Para eliminar un registro: haga clic en la fila que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el botón de acción Eliminar . Access muestra un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar ese registro. Haga clic en Sí para eliminar o en No para cancelar la eliminación del registro.

También puede eliminar un registro haciendo clic con el botón derecho en el selector de filas del lado izquierdo y, a continuación, haciendo clic en Eliminar. Para eliminar más de un registro a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en diferentes selectores de filas, haga clic con el botón secundario en uno de ellos y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Filtrar y ordenar datos

Las vistas hoja de datos de las aplicaciones de Access tienen opciones integradas para filtrar y ordenar los datos. Puede filtrar y ordenar rápidamente diferentes columnas de datos para ver solo los registros que desea ver.

Para filtrar datos:

Vaya a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access con el explorador.
Mueva el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en una opción para filtrar la lista para esos datos específicos de la columna. Access muestra un icono de embudo encima de cada columna que tiene aplicado un filtro.

Sugerencia: Seleccione más opciones de la lista para filtrar por más de una opción de datos.
Para quitar un filtro de una columna, haga clic en Borrar filtro en la lista de opciones.

Sugerencia: Use la característica "Buscar en la página" del explorador para encontrar rápidamente datos en una vista de hoja de datos. Por ejemplo, en Internet Explorer, presione Ctrl+F, escriba el texto o número que busca y, a continuación, haga clic en Anterior o Siguiente para avanzar por los valores encontrados.

Para ordenar datos:

Vaya a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access con el explorador.
Mueva el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Orden ascendente u Orden descendente para ordenar los registros en la vista según esa columna.

Para ocultar una columna:

Vaya a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access con el explorador.
Desplace el puntero sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y en Ocultar columna. Access oculta la columna de la vista en el explorador.

Nota: Ocultar una columna en una vista Hoja de datos en el explorador solo es temporal. Si navega a una vista diferente y regresa o actualiza la vista, Access muestra la columna de nuevo.

Descargar registros de vistas Hoja de datos en Excel

Puede descargar registros desde la aplicación de Access a Excel desde las vistas Hoja de datos.

Para descargar registros en Excel:

Haga clic en la vista Hoja de datos al ver la aplicación en el explorador web.
Haga clic en el botón de acción Descargar en Excel de la barra de acciones.
Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel.
Excel muestra los registros desde la vista Hoja de datos.

Sugerencia: Si usa las opciones de filtro en la vista Hoja de datos para restringir los registros mostrados a un conjunto de registros más pequeño antes de hacer clic en el botón de acción Descargar en Excel, Access descarga todos los registros del origen de registros de la vista en Excel. Si desea descargar un conjunto de registros más pequeño, puede abrir una vista Hoja de datos desde una vista diferente con la acción de macro OpenPopup y usar el argumento de cláusula Where para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en el botón de acción Descargar en Excel de la vista Hoja de datos en este caso, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel.

Nota: El botón de acción Descargar en Excel no se puede quitar de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar este botón de acción, tendrá que ocultar la barra de acciones de la vista Hoja de datos.

Eliminar una vista Hoja de datos

Para eliminar una vista Hoja de datos existente, siga estos pasos:

Inicie la aplicación en Access.
Haga clic en la tabla subtítulo nombre en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Cambiar el nombre de una vista Hoja de datos subtítulo que se muestra en el Selector de vistas

Access muestra una lista de nombres de subtítulo de vista en la parte superior de la aplicación en el Selector de vistas. Para cambiar el nombre de la subtítulo de una vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas, siga estos pasos:

Inicie la aplicación en Access.
Haga clic en la tabla subtítulo nombre en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el botón de la propiedad y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
Escriba el nuevo nombre de la vista Hoja de datos subtítulo y presione Entrar.
Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios subtítulo.

Para cambiar la posición de la vista Hoja de datos en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga presionado el subtítulo y arrástrelo hacia la derecha o izquierda hasta una nueva posición.

Realizar una copia de una vista Hoja de datos

Si desea hacer una copia idéntica de una vista Hoja de datos, puede usar la característica Duplicar en las aplicaciones de Access.

Para realizar una copia de una vista Hoja de datos, siga estos pasos:

Inicie la aplicación en Access.
Haga clic en la tabla subtítulo nombre en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Duplicar.
Escriba el nombre de la nueva copia de la vista Hoja de datos en el cuadro Nombre del duplicado . Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de navegación debe ser único.
Seleccione una tabla a la que asignarla en el cuadro Ubicación para duplicados . Al asignar una copia de una vista a una tabla, Access muestra la vista subtítulo nombre al hacer clic en la tabla subtítulo nombre en el panel izquierdo.

Sugerencia: Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [Independiente/Emergente] en el cuadro Ubicación para duplicados. Cuando realiza una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de navegación, pero no en la lista de vistas asignadas a tablas. Para abrir vistas independientes en el explorador, debe usar la acción de macro OpenPopup.
Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista Hoja de datos o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista Hoja de datos.
Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios en la lista de vistas.

Más información sobre las aplicaciones de Access

Las vistas de hoja de datos web son una característica de las aplicaciones de Access (bases de datos que se ejecutan en un explorador que los usuarios pueden usar en línea), pero solo son una característica. Para obtener más información sobre las aplicaciones de Access, vea el artículo Crear una aplicación de Access.

Obtenga información sobre cómo agregar controles a una vista.
Obtenga información sobre cómo trabajar con botones de acción en una aplicación de Access.
Obtenga información sobre cómo agregar acciones personalizadas a la barra de acciones.
Obtenga información sobre cómo personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario.

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