Establecer las reglas para una combinación de correspondencia

Cuando envía cartas a la lista de distribución de correo, puede personalizar el mensaje. Por ejemplo, incluya las palabras "Vencido" para algunos destinatarios en función de los valores de determinados campos del origen de datos. La personalización se basa en reglas que se ejecutan al realizar la combinación.

En el ejemplo "Vencido" se usaba el campo Si... A continuación... En caso contrario , especifique que se incluya el texto "Vencido" para los destinatarios en los que el valor de un campo De fecha de vencimiento se encuentra en el pasado.

La configuración de reglas se realiza después de seleccionar destinatarios para la combinación de correspondencia y después de insertar campos de combinación en el documento.

Vaya aReglade envíos> y elija una regla basada en las descripciones siguientes.

Preguntar

Por ejemplo, va a enviar la misma invitación para una reunión trimestral. El origen de datos no almacena las fechas de la reunión y la fecha de la reunión aparece más de una vez en la invitación.

Si coloca marcadores en el documento e incluye un campo Preguntar, puede ejecutar la misma combinación para cada reunión. Lo único que tendrá que escribir es la fecha de la reunión y solo la escribirá una vez.

1. En el documento de combinación, presione Ctrl+F9 y, después, escriba un nombre para crear un marcador. Repita este procedimiento, con el mismo nombre, en todos los lugares donde quiera que aparezca la respuesta al campo Preguntar en el documento.
2. Coloque el cursor en alguna parte del documento, antes del primer marcador que acaba de crear.
3. Vaya aPreguntar en Reglas>de envíos>.
4. Seleccione el marcador que acaba de crear (o escriba su nombre) y escriba un mensaje, como "¿Fecha del evento?" en el cuadro Mensaje .
5. Seleccione Aceptar y, después, aceptar de nuevo.
6. Al final del proceso, cuando seleccione Finalizar & combinar, elija Editar documentos individuales. Se le pedirá una respuesta para cada destinatario. Esa respuesta se insertará en los marcadores especificados en los documentos resultantes de la combinación.

Más información: Códigos de campo: campo Ask

Rellenar

Por ejemplo, va a enviar la misma invitación para una reunión trimestral. El origen de datos no almacena las fechas de la reunión y la fecha de la reunión solo aparece una vez en la invitación.

Si coloca un campo de relleno en el documento, puede ejecutar la misma combinación para cada reunión. Lo único que tendrá que escribir es la fecha de la reunión.

1. Coloque el cursor donde quiera que vaya el texto de relleno.
2. En la pestaña Correspondencia, vaya aRelleno dereglas>.
3. Escriba un mensaje, como "¿Fecha del evento?" en el cuadro Mensaje .
4. Seleccione Aceptar y, después, aceptar de nuevo.
5. Al final del proceso, cuando presione Finalizar & Combinar, seleccione Editar documentos individuales. Se le pedirá una respuesta para cada destinatario. Esa respuesta se insertará en el campo Rellenar, en los documentos resultantes de la combinación.

Más información: Códigos de campo: campo Fill-In

Si... A continuación... Si no,

Por ejemplo, está enviando correspondencia a una lista de asistentes a la conferencia que viajan tanto a nivel nacional como internacional. El campo País o región del origen de datos podría estar en blanco para los asistentes nacionales. Puede usar si... A continuación... En caso contrario... para personalizar el mensaje para todos los destinatarios. Es posible que los destinatarios cuyo campo País o región esté en blanco vean "Se le recibirá en la puerta al llegar", mientras que el resto de los destinatarios verán "Se le dará la bienvenida en el escritorio cerca de Aduanas".

1. Coloque el cursor donde quiera que vaya el texto condicional.
2. Vaya aReglas>de distribución>de correo si... A continuación... En caso contrario.
3. En la lista Nombre de campo , elija el campo del origen de datos que determinará el texto condicional.
4. En la lista Comparación , elija una forma de comparar el valor de datos.
5. En el cuadro Comparar con , escriba el valor de comparación (omita esto si ha elegido está en blanco o no está en blanco como comparación).
6. En el cuadro Insertar este texto , escriba el texto que aparecerá en el documento cuando se cumplan los criterios de comparación.
7. En el cuadro De lo contrario, inserte este texto, escriba el texto que se incluye en el documento cuando no se cumplen los criterios de comparación.
8. Seleccione Aceptar.

Más información: Códigos de campo: campo SI

Combinar registro n.º

Por ejemplo, desea que la correspondencia muestre a cada destinatario su posición en una lista de espera. Puede ordenar la lista de destinatarios en orden cronológico de las suscripciones y, después, usar una regla de registro de combinación # para mostrar la posición numerada del destinatario en la lista.

El número de registro refleja cualquier ordenación o filtrado que haya aplicado al origen de datos antes de la combinación.

1. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el número de registro.
2. Vaya a Registro de combinación dereglas> de > correo#.

Más información: Códigos de campo: campo MergeRec

Combinar secuencia n.º

Por ejemplo, desea que la correspondencia muestre a cada destinatario el número total de personas que se registraron en un evento. La regla De secuencia de combinación # proporciona un recuento de los registros del documento combinado.

1. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el número de registro.
2. Vaya a Secuencia de combinación dereglas> de > distribución decorreo #.

Más información: Códigos de campo: campo MergeSeq

Próximo registro

Por ejemplo, está usando la combinación de correspondencia para imprimir la lista de contactos en una sola hoja de papel. Use la regla Registro siguiente para indicar a Word que continúe con el registro siguiente sin iniciar una página nueva.

1. Coloque el cursor donde quiera que aparezcan los datos del registro siguiente.
2. Vaya aReglas>de correo>siguiente registro.
3. Insertar un campo de combinación para los datos que quiera usar a continuación
   Una lista de nombres de compañías podría tener este aspecto:
   «Company_Name»
   «Siguiente registro»«Company_Name»
   «Siguiente registro»«Company_Name»

Más información: Códigos de campo: campo Siguiente

Próximo registro si

Por ejemplo, desea una lista de asistentes a una conferencia de viajes nacionales en una hoja de papel y asistentes a viajes internacionales que se muestran en otra hoja de papel. El campo País o región del origen de datos podría estar en blanco para los viajeros nacionales. Puede usar una regla Siguiente registro si para impedir que Word inicie una página nueva hasta que llegue a destinatarios cuyo campo País o región no esté en blanco. Para ello, primero debe ordenar el origen de datos por país o región.

1. Coloque el cursor donde quiera que aparezcan los datos del registro siguiente.
2. Vaya aReglas>de correo>siguiente registro si.
3. En la lista Nombre de campo , elija el nombre del campo de combinación, como Ciudad.
4. En la lista Comparación , elija una forma de comparar el valor de datos. Por ejemplo, para restringir la operación a los destinatarios de una ciudad específica, seleccione Igual a.
5. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea usar. Por ejemplo, para destacar destinatarios en Tokio, escriba Tokio (omita esto si eligió está en blanco o no está en blanco como comparación).

Más información: Códigos de campo: campo NextIf

Asignar marcador

Por ejemplo, está preparando invitaciones a una conferencia en la que el orador principal aún no ha finalizado. Puede dejar marcadores de posición para el nombre del orador en todo el documento e incluir una regla Establecer marcador, en la que escriba el nombre del orador una vez y aparecerá en todos los marcadores de posición.

Los marcadores de posición son campos de referencia; La regla Establecer marcador inserta un campo que no se muestra en el documento (a menos que presione Alt+F9 para mostrar los códigos de campo).

1. Coloque el cursor en cualquier lugar del documento.
2. Vaya aMarcador del conjunto dereglas>de> correo, escriba un nombre y, después, seleccione Aceptar.
3. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el texto del marcador.
4. Vaya a Insertar>campode elementos> rápidos y elija Referencia.
5. Elija el nombre del marcador que acaba de crear y seleccione Aceptar.
6. Inserte el campo Referencia en cualquier lugar donde quiera que aparezca el texto del marcador.
7. Antes de ejecutar la combinación, haga clic con el botón derecho en el campo Establecer, seleccione Editar campo y escriba el texto que quiera en el cuadro Texto .
8. Seleccione Aceptar.

Más información: Códigos de campo: Establecer campo 

Saltar registro si

Por ejemplo, usted es propietario de una tienda de ropa y se encuentra con un exceso de existencias de una camiseta en particular, pero no en la talla más popular. Cuando se prepare para enviar un prospecto de ventas, excluirá los clientes que lleven una talla determinada. Use la regla Omitir registro si para comparar el contenido de los datos de Tamaño de los clientes con el tamaño que desea excluir.

1. Vaya aReglas>de envío omita>el registro si.
2. En la lista Nombre de campo , elija el nombre del campo de combinación, como Tamaño.
3. En la lista Comparación , elija una forma de comparar el valor de datos. Por ejemplo, para destacar a los clientes que usan una talla específica, elija Igual a.
4. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea usar. Por ejemplo, para destacar a los clientes que usan un tamaño extra pequeño, elija XS (omita esto si eligió está en blanco o no está en blanco como comparación).

Más información: Códigos de campo: campo SkipIf