Armatuurlaua loomine ning jagamine Exceli ja Microsofti rühmadega

Andmete hankimine

1. Saate andmed kopeerida ja kleepida otse Excelisse või saate häälestada päringu andmeallikast. Selles teemas kasutasime Microsoft Accessi malli Northwind Traders päringut Müügianalüüs. Kui soovite seda kasutada, avage Access, valige Fail > Uus, otsige fraasi „Northwind“ ja looge andmebaasimall. Kui olete seda teinud, pääsete juurde kõigile malli päringutele. Oleme need andmed juba teie jaoks Exceli töövihikusse lisanud, seega pole vaja muretseda, kui teil Accessi pole.

2. Veenduge, et andmed oleksid õigesti liigendatud ning et ridu ega veerge poleks puudu. Iga rida peaks tähistama üksikut kirjet või üksust. Kui vajate päringu häälestamisel abi või kui teie andmeid on vaja manipuleerida, lugege teemat Toomine ja teisendamine Excelis.

   

3. Kui seda pole juba nii tehtud, vormindage andmeid Exceli tabelina. Accessist importimisel imporditakse andmed automaatselt tabelisse.

PivotTable-liigendtabelite loomine

1. Valige andmevahemikus suvaline lahter ja valige seejärel Lisa > PivotTable-​​liigendtabel > Uuele töölehele. Lisateavet leiate teemast PivotTable-liigendtabeli loomine tööleheandmete analüüsimiseks.

2. Lisage soovitud PivotTable-​​liigendtabeli väljad ning vorming. See PivotTable-​​liigendtabel võetakse ülejäänud tabelite loomisel aluseks, mistõttu võiksite praegu teha laadi, aruande paigutuse ja üldise vormingu osas vajalikud muudatused, et te ei peaks neid mitu korda muutma. Lisateavet leiate teemast PivotTable-liigendtabeli paigutuse ja vormingu kujundamine.

   Praegusel juhul lõime müügitulemuste ülataseme kokkuvõtte tootekategooriate kaupa ja sortisime välja Müük järgi laskuvas järjestuses.

   

   Lisateavet leiate teemast Andmete sortimine PivotTable-liigendtabelis või PivotChart-liigenddiagrammis.

3. Kui olete PivotTable-​​liigendtabeli juhttabeli loonud, valige see ning kopeerige ja kleepige see vajalik arv kordi töölehe tühjadele aladele. Meie näites saab nendes PivotTable-​​liigendtabelites muuta ridu, mitte aga veerge, mistõttu paigutasime need samale reale ning jätsime igaühe vahele tühja veeru. Võite aga leida, et peate PivotTable-​​liigendtabelid paigutama üksteise alla, kui nendes saab veerge laiendada.

   NB!: PivotTable-​​liigendtabelid ei tohi üksteisega kattuda, mistõttu veenduge, et kujundus jätaks nende vahele piisavalt ruumi, et need saaksid väärtuste filtreerimisel, lisamisel või eemaldamisel laieneda ja kokku tõmbuda.

   Selles etapis võiksite panna PivotTable-​​liigendtabelitele tähendusega nimed, et teaksite, mida need teevad. Muidu paneb Excel nendele nimeks PivotTable-liigendtabel1, PivotTable-liigendtabel2 jne. Valige soovitud PivotTable-​​liigendtabel, seejärel valige PivotTable-​​liigendtabel tööriistad > Analüüs ja sisestage uus nimi väljale PivotTable-​​liigendtabel nimi. See on oluline, kui on aeg ühendada PivotTable-​​liigendtabelid tükeldite ja ajaskaala juhtelementidega.

   

PivotChart-liigenddiagrammide loomine

1. Klõpsake esimeses PivotTable-liigendtabelis suvalist kohta, valige PivotTable-liigendtabeli tööriistad > Analüüs > PivotChart-liigenddiagramm ja valige diagrammitüüp. Valisime liitdiagrammi, milles Müük on kobartulpdiagramm ja % kogusummast sekundaarteljele kantud joondiagramm.

   

2. Valige soovitud diagramm, suurus ja vorming menüüst PivotChart-liigenddiagrammi tööriistad. Lisateavet leiate meie sarjast Diagrammide vormindamine.

3. Korrake toiminguid kõigi ülejäänud PivotTable-liigendtabelite puhul.

4. Nüüd on hea aeg ka PivotChart-liigenddiagrammide ümbernimetamiseks. Valige PivotChart-liigenddiagrammi tööriistad > Analüüs ja sisestage uus nimi väljale Diagrammi nimi.

Tükeldite ja ajaskaala lisamine

Tükeldid ning ajaskaalad võimaldavad PivotTable-liigendtabeleid ja PivotChart-liigenddiagramme kiiresti filtreerida, et saaksite vaadata ainult olulist teavet.

1. Valige suvaline PivotTable-liigendtabel ja seejärel valige PivotTable-liigendtabeli tööriistad > Analüüs > Filter > Lisa tükeldi ning märkige kõik üksused, mida soovite tükeldi jaoks kasutada. Selle armatuurlaua jaoks valisime üksused Kategooria, Toote nimi, Töötaja ja Kliendi nimi. Kui klõpsate nuppu OK, lisatakse tükeldid ekraani keskele ja kuhjatakse üksteise peale, mistõttu peate vastavalt vajadusele neid korraldama ning nende suurust muutma.

   

2. Tükeldi suvandid – kui klõpsate mõnda tükeldit, saate avada Tükeldi tööriistad > Suvandid ning valida erinevaid suvandeid, nt Laad ja seda, mitu veergu kuvatakse. Saate joondada mitu tükeldit, kui valite need klahvikombinatsiooniga Ctrl+vasakklõps ning vajutate seejärel menüüs Tükeldi tööriistad nuppu Joonda.

3. Tükeldi ühendused – tükeldid ühendatakse ainult selle PivotTable-liigendtabeliga, mida kasutasite nende loomiseks, seega peate valima iga tükeldi ja seejärel avama tükeldi tööriistad > Suvandid > Aruande ühendused ja kontrollima, milliste PivotTable-liigendtabelitega soovite iga ühenduse luua. Tükeldid ja ajaskaalad saavad PivotTable-liigendtabeleid juhtida igal töölehel isegi siis, kui tööleht on peidetud.

   

4. Ajaskaala lisamine – valige suvaline PivotTable-liigendtabel ja seejärel valige PivotTable-liigendtabeli tööriistad > Analüüs > Filter > Lisa ajaskaala ning märkige kõik üksused, mida soovite kasutada. Valisime selle armatuurlaua jaoks üksuse Tellimuse kuupäev.

5. Ajaskaala suvandid – klõpsake ajaskaalat, valige Ajaskaala tööriistad > Suvandid ja valige suvandid (nt Laad, Päis ja Pealdis). Klõpsake nuppu Aruande ühendused, et linkida ajaskaala soovitud PivotTable-liigendtabelitega.

Lugege lisateavet tükeldite ja ajaskaala juhtelementide kohta.

Järgmised juhised

Armatuurlaud on nüüd põhimõtteliselt valmis, kuid peate seda ilmselt veel oma käe järgi korraldama ja korrigeerima. Võib-olla soovite näiteks lisada aruande pealkirja või tausta. Meie armatuurlaual lisasime kujundid PivotTable-liigendtabelite ümber ja lülitasime menüüs Vaade välja Pealkirjad ja Ruudujooned.

Testige kindlasti kõiki tükeldeid ja ajaskaalasid ning veenduge, et PivotTable-liigendtabelid ja PivotChart-liigenddiagrammid toimiksid õigesti. Võite avastada olukordi, mille puhul teatud valikud põhjustavad probleeme, kui üks PivotTable-​​liigendtabel soovib kattuda teise liigendtabeliga, mida see ei saa teha, ning kuvatakse tõrketeade. Need probleemid tuleks enne armatuurlaua levitamist parandada.

Kui olete armatuurlaua häälestamise lõpetanud, klõpsake selle teema ülaservas vahelehte „Armatuurlaua jagamine“, et lugeda, kuidas seda levitada.