Create Content Organizer rules to route documents

Selle artikli teemad

• Enne reeglite loomist: esimesed toimingud

• Dokumentide marsruutimise ülevaade

• Reeglite loomine dokumentide marsruutimiseks

Enne reeglite loomist: esimesed toimingud

Enne marsruutimisdokumentide reeglite loomist peate täitma mitu olulist juhist.

1. Sisukorraldaja funktsiooni aktiveerimine.

2. Looge teegid ja kaustad, kuhu soovite dokumendid marsruutida. Võimalik, et soovite luua kaustu iga marsruutitava dokumenditüübi jaoks. Näiteks saate luua teegi ainult meilikirjete või Exceli arvutustabelite jaoks. Lisateavet teekide loomise kohta leiate teemast Dokumenditeegi loomine SharePointis.

3. Sisutüübid peavad olema seostatud marsruuditavate dokumentidega. Nendes võib sisutüüp olla osa kriteeriumidest, mis määravad dokumendi salvestamise lõppasukoha.

Lehe algusse

Dokumentide marsruutimise ülevaade

Dokumente saate marsruutida kirjekeskuse saidil või mis tahes muus SharePointi saidil asuvasse teeki või kausta. Vaikeasukohaks on esmased teegid, mis luuakse sisukorraldaja funktsiooni aktiveerimisel automaatselt. Dokumendi marsruutimise protsess koosneb mitmest elemendist:

• Sihtteegid ja -kaustad    Sisuhaldurid või kirjehaldurid loovad käsitsi teegid ja kaustad, kuhu dokumendid tuleks marsruutida, ning määravad need teegid sihtteekideks.

• Saidi sisutüübid    Igal dokumendil peab olema sisutüüp ja kasutajad saavad sihtteekidesse lisada sobivaid saidisisutüüpe käsitsi.

• Esmased teegid    Dokumendid, mis ei vasta reeglile või millel puuduvad nõutavad metaandmed, saadetakse esmasesse teeki, et kasutajad saaksid sisestada nõutavaid metaandmeid. Samuti saate sisukorraldaja konfigureerida nii, et kõik üleslaaditud dokumendid marsruuditakse ajutiselt esmasesse teeki.

  Märkus.: Esmane teek on ette nähtud püüniseks üksuste jaoks, mis ei vasta ühelegi reeglile. See on kujundatud ajutise asukohana, mitte püsiva koostöösaidina.

• Dokumendireeglite loend    See on kõigi marsruudireeglite kogum. Sisuhaldurid või kirjehaldurid külastavad seda loendit marsruutimisreeglite loomiseks, haldamiseks ja kuvamiseks.

Järgmisel skeemil on näidatud, kuidas dokumendid ja meilisõnumid marsruuditakse vastavalt konkreetsetele kriteeriumidele ja kuidas tagastatakse puuduva teabega dokumendid esmasesse teeki.

Lehe algusse

Reeglite loomine dokumentide marsruutimiseks

Iga loendisse Kirjemarsruutimine lisatava kirjetüübi jaoks saate määrata kirje tiitli ja kirjelduse. Samuti saate määrata asukoha saidil, kuhu kirje on salvestatud. Veendumaks, et kõik asjakohased kirjed marsruuditakse õigesse asukohta, saate kirjetüübile määrata alternatiivsed nimed.

1. Liikuge saidile, mille jaoks soovite sisukorraldaja reegleid luua.

2. Saidi sisu suvandite kuvamiseks valige kiirkäivituspaanil Rohkem.

3. Valige menüüreal Rakendused nupp Sätted.

4. Valige lehe Saidisätted jaotises Saidi administreerimine suvand Sisukorraldaja reeglid.

5. Valige lehe Content Organizer Rules (Sisukorraldaja reeglid ) jaotises Click to add a new item (Klõpsake uue üksuse lisamiseks) käsk add (Lisa).

6. Sisestage jaotises Reegli nimi reegli tingimusi ja toiminguid kirjeldav nimi.

7. Reegli rakendamiseks sissetulevale sisule valige jaotises Reegli olek ja prioriteet väärtus Aktiivne. Seejärel valige prioriteet, et määratleda, kuidas sisu marsruutitakse, kui see peaks ühtima mitme sisukorraldaja reegliga.
   Kui te ei soovi seda reeglit sissetulevale sisule rakendada, valige Passiivne.

8. Seostage reegel jaotises Edastuse sisutüüp sisutüübiga. Seda tehes on sisukorraldajale esitatud edastused sildistatud valitud sisutüübiga ja reegli tingimustes kasutatavad atribuudid tuvastatakse.

   • Valige sobiv sisurühm. Valitud rühm määratleb sisutüübid, mille hulgast saate järgmises etapis valida.

   • Valige sobiv sisutüüp.

   • Kui valitud sisutüübi nimi on mõnel muul SharePointi saidil erinev, märkige jaotises Alternatiivsed nimed vastav ruut. Seejärel sisestage esitatud väljale nimi, mida kasutatakse teisel saidil, ja valige Lisa. Alternatiivsete sisutüüpide nimed kuvatakse loendis selle all.

9. Valige jaotises Tingimused tingimused, millele edastuse atribuudid peavad reegli jaoks vastama. Näiteks võite soovida, et reegel rakenduks kõigile dokumentidele, mille pealkirjas on sõna "eelarve". Täiendavate tingimuste lisamiseks valige link Lisa veel üks tingimus .

   Märkus.: Ripploendist Atribuut saadavad atribuudid erinevad olenevalt 6. juhises valitud sisutüübist.

10. Reeglile vastava sisu paigutamiseks sisestage jaotisse Sihtkoht asukoht või liikuge selleni. Sarnaste dokumentide kaustadesse rühmitamiseks märkige ruut Loo kaust automaatselt . Näiteks kui teil on atribuut, mis loetleb kõik teie ettevõtte projektide dokumendid, saate sundida sisukorraldajat looma iga projekti jaoks eraldi kausta.

    Märkus.: Sisukorraldaja reeglid on mõeldud dokumentide marsruutimiseks erinevatesse asukohtadesse. Me ei toeta reeglite kasutamist failide samasse asukohta uuesti postitamiseks koostöö käigus.

Lehe algusse