Dokumentide häälestamine SharePoint serveris

Teave dokumendikomplektide kohta

Dokumendikomplektid on SharePoint Server 2016 funktsioon, mis võimaldab ettevõttel hallata ühte kohaletoimetamis- või töötoodet, mis võib sisaldada mitut dokumenti või faili. Dokumendikomplekt on erilist tüüpi kaust, mis ühendab kordumatud dokumendikomplekti atribuudid, kaustade ja dokumentide atribuudid ja käitumise ning pakub kasutajaliidest (UI), metaandmeid ja objektimudeli elemente, mis aitavad hallata kõiki töötoote aspekte.

Paljude organisatsioonide meeskondade ja kasutajate jaoks on projekti paremaks haldamiseks või projekti kohaletoimetamiseks vaja dokumendikomplekti või töötoodet. Näiteks võib juriidiline meeskond vajada teatud juhtumiga seotud dokumentide, fotode ja helifailide kogumist, loomist ja haldamist. Samuti võib juhtuda, et müügimeeskond peab potentsiaalse kliendi pakkumistaotluse (RFP) loomiseks ja haldamiseks koostama erinevatest allikatest pärit dokumendid. Dokumendikomplektid võimaldavad neil meeskondadel ja kasutajatel hallata neid dokumendikomplekte ühe kogumiku, kohaletoimetava või töötava tootena. Dokumendikomplekti omanikud saavad seejärel luua kohandatud tervituslehe, kus saab kuvada töötoote kaasatud üksused ja olulise teabe.

Ettevõtetel, kes soovivad dokumendikomplekte järjepidevalt luua ja hallata, saavad SharePoint Server 2016 iga tavaliselt loodava töötoote jaoks konfigureerida dokumendikomplekti sisutüübi. Dokumendikomplekti sisutüüp saab seejärel määratleda kinnitatud sisutüübid, atribuudid, vaikeüksused, veerud, töövood ja poliitikad. Seejärel saab emasisutüübi põhjal luua täiendavaid kohandatud dokumendikomplekti sisutüüpe, mis pärivad emadokumendikomplekti sisutüübi atribuudid ja sätted. Kui sisutüüp on teeki lisatud, saavad kasutajad seejärel luua dokumendikomplekti, mis pärib dokumendikomplekti sisutüübi atribuudid käsuga Uus . Dokumendikomplekti sisutüüp pakub lisasätteid, mis võimaldavad teil määrata lubatud sisutüüpe, vaikesisu, ühisveerge, tervituslehe veerge ja tervituslehe vaikevaadet.

Lisateavet sisutüüpide kohta leiate teemast Sisutüüpide ja töövoogude kavandamine (SharePoint Server 2010).

Lisateavet dokumendikomplektide loomise ja haldamise kohta SharePoint Server 2016 leiate SharePoint Server 2016 spikri teemast Uue dokumendikomplekti sisutüübi loomine ja konfigureerimine .

Dokumendikomplektide haldamine

SharePoint Server 2016 dokumendikomplektidel on kaustadega samad atribuudid ja atribuudid. Dokumendikomplekti lahenduse kavandamisel peaksite siiski arvesse võtma mõningaid olulisi asjaolusid.

• Dokumendikomplektis leiduvate dokumentide arv pole piiratud. Kuva laadimisaegu võib aga piirata loendivaate lävega, mille vaikeväärtuseks on seatud 5000 üksust. Kaustad on dokumendikomplektides lubatud, kuid metaandmete navigeerimist ei saa dokumendikomplektis kasutada. Seetõttu on oluline kaaluda võimalust ületada loendivaate lävesid ja navigeerimiskujundusega seotud probleeme, kui otsustate, mitu üksust peaks dokumendikomplektis olema. Kui kasutate funktsiooni Saada koos dokumendikomplektiga, ei tohi kõigi dokumendikomplekti dokumentide summa olla suurem kui 50 MB. Väga suure hulga üksustega kollektsiooni või töötoote puhul võib parem lahendus olla dokumenditeegi kaustastruktuur.

• Dokumenditeegis leiduvate dokumendikomplektide arv pole piiratud. Loendites kuvatavate dokumendikomplektide arvu piirab loendivaate lävi.

• Kui ühiskasutatavaid metaandmeid kasutatakse dokumendikomplektis rohkem kui 10 üksust, käitab metaandmete värskendusi ajastitöö iga 15 minuti järel. Näiteks kui teegi ülatasemel on 10 dokumenti ja dokumendikomplekti üks dokument koos ühiskasutuses metaandmetega, siis ajatööd ei käivitata. Kui lisate veel 9 dokumendiga dokumendikomplekti, siis ajastitöö käivitatakse.

• Dokumendikomplekti marsruutimise kasutamisel jäävad sisukorraldajale saadetavad dokumendikomplektid rippteeki ja sisukorraldaja töötluse ajastitöö teisaldab need õigesse asukohta, mida vaikimisi käitatakse iga päev.

Dokumendikomplektide kasutamiseks saidikogumis peab dokumendikomplektide funktsioon olema lubatud.

Dokumendikomplektide funktsiooni lubamine saidikogumi jaoks

1. Klõpsake lehe Saidisätted jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi funktsioonid.

2. Klõpsake lehe Funktsioonid jaotises Dokumendikomplektid nuppu Aktiveeri.

Kui dokumendikomplektide funktsioon on lubatud, saate luua dokumendikomplekti sisutüüpe.

Dokumendikomplekti sisutüüpide plaanimine

Lahenduse jaoks dokumendikomplekti sisutüüpe saate kavandada töölehe Dokumendikasutuse analüüsimine abil, mille saate lõpule viia artikli Kasutajate tuvastamine ja dokumendikasutuse analüüsimine rakenduses SharePoint 2013. Seejärel saate töölehe Sisutüüp (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) abil salvestada otsused iga uue dokumendikomplekti sisutüübi kohta, mida lahenduses kasutate.

Dokumendikomplekti sisutüüpide kavandamine sisutüübi töölehe abil

1. Sisestage dokumendikomplekt töölehe Sisutüüp väljale Sisutüüp    .

2. Sisestage saidi URL, kus uus dokumendikomplekti sisutüüp määratletakse. Pange tähele, et sisutüübid on saadaval saidil, kus need on määratletud, ja kõigil selle saidi all olevatel saitidel.

3. Emasisutüübi määratlemine    Sisestage sisutüübi töölehe väljale Emasisutüüp    emadokumendikomplekti sisutüüp. See on kas dokumendikomplekti põhisisutüüp või juba kavandatud kohandatud dokumendikomplekti sisutüüp.

4. Dokumendikomplekti sätete määratlemine    Määrake ja määrake töölehel Sisutüüp järgmised dokumendikomplekti sätted:

   1. Lubatud sisutüüpide määratlemine    Saate määrata vaikesisutüübid, mis on selles dokumendikomplekti sisutüübis lubatud.

   2. Vaikesisu määratlemine    Kui loodav dokumendikomplekti sisutüüp konfigureeritakse dokumendikomplekti uue eksemplari loomisel automaatselt vaikesisu looma, saate faile dokumendikomplekti lisada käsitsi. Lisada saab ainult dokumendikomplekti lubatud sisutüüpide faile.

   3. Ühisveergude määratlemine    Saate määrata, kas dokumendikomplekti veeruväärtused sünkroonitakse automaatselt kõigi selles komplektis olevate dokumentidega.

   4. Tervituslehe veergude määratlemine    Saate määrata, millised veerud tuleks iga dokumendikomplekti tervituslehel kuvada.

   5. Tervituslehevaate määratlemine    Määrake vaade, kus soovite tervituslehel kuvada dokumendikomplekti sisu.

5. Veergude ja veerujärjestuse määratlemine    Tehke sisutüübi töölehe tabelis Plaani veerud    järgmist.

   1. Sisestage kõik emasisutüübilt päritud veerud. Tippige veergu Uus?    iga kirje jaoks Ei .

   2. Sisestage iga täiendava veeru või loodava veeru nimi. Sisestage täiendavate veergude nimed ja tüübid ning märkige, kas need on uued.

6. Tippige töölehe jaotises Plaanimall    tekst Pole.

7. Töövoogude määratlemine    Kui saadaval on töövoog, mis on dokumendikomplekti sisutüübi jaoks asjakohane, saate soovi korral töövoo sisutüübiga seostada. Seejärel saab töövoo algatada mis tahes selle sisutüübiga loendiüksusega. Töövoo plaanimise täieliku arutelu leiate teemast Töövoogude kavandamine. Pärast töövoogude ülevaatamist ja saadaolevate töövoogude määratlemist sisestage iga töövoog, mis seotakse sisutüübi töölehe tabeli Töövood    sisutüübiga. Kui töövoog pole päritud emasisutüübilt, sisestage see teave veergu Uus?   

8. Poliitika määratlemine    Poliitika on teatud tüüpi sisu reeglite kogum; poliitikafunktsioonid sisaldavad iga reegli üksikasju (nt seda, kas sisutüübiga üksusi saab printida või milliseid üksusega seotud toiminguid tuleks auditeerida). Lisateavet poliitika kavandamise kohta leiate teemast Teabehalduspoliitika kavandamine rakenduses SharePoint Server 2013. Pärast poliitikate ülevaatamist ja saadaolevate poliitikafunktsioonide ja poliitikamallide määratlemist tehke töölehe Sisutüüp jaotises Poliitika kavandamine    järgmist.

   1. Kui emasisutüübil on poliitikasätted, rakenduvad need uues sisutüübis muutmata kujul. See tagab poliitikate jõustamise pärast nende seadmist kõigis asjakohastes sisutüüpides. Kui praegune sisutüüp pärib poliitikasätted ematüübilt, vastake töölehe Sisutüüp jaotises Poliitika kavandamine    küsimusele "Kas poliitika on määratletud emasisutüübis?".

   2. Kui praegune sisutüüp pärib poliitika emasisutüübi põhjal, tippige poliitikamalli nimi jaotise Poliitika kavandamine    väljale Poliitika nimi   . Samamoodi, kui praegune sisutüüp ei päri poliitikat ja soovite rakendada poliitikamalli, tippige poliitikamalli nimi jaotise Poliitika kavandamine    väljale Poliitika nime salvestamine   .

   3. Kui praegune sisutüüp pärib emasisutüübilt ühe või mitu poliitikafunktsiooni, sisestage iga poliitikafunktsioon töölehe jaotise Poliitika kavandamine    tabelisse Funktsioon   . Kui aga praegune sisutüüp ei päri poliitikat ja soovite poliitikafunktsioonid seostada praeguse sisutüübiga, sisestage need poliitikafunktsioonid    tabelisse Funktsioon. Võtke arvesse, et te ei saa seostada nii üksikuid poliitikafunktsioone kui ka poliitikat nime järgi sisutüübiga.

Töölehed

Selles artiklis käsitletud teabe salvestamiseks kasutage järgmisi töölehti.

• Sisutüübi tööleht (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409)

• Dokumendikasutuse töölehe analüüsimine (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid=0x409)