Kokkuvõte Saate teada, kuidas integreerida sisutüüpe ja töövood oma SharePointi 2013 dokumendihalduse lahendusse.
Selles artiklis kirjeldatakse sisutüüpe ja töövood ning antakse juhiseid selle kohta, kuidas kavandada need SharePoint Server 2016 dokumendihalduse lahendusse integreerida. Sisutüüp on korduvkasutatavate metaandmete (veergude), töövoo, käitumise ja muude sätete SharePoint Server 2016 loendis või dokumenditeegis olevate üksuste või dokumentide kategooria. Sisutüübid võimaldavad hallata teabe kategooria sätteid tsentraliseeritud ja korduvkasutataval viisil. Töövoo abil saate SharePoint Server 2016 üksustele äriprotsessi manustada.
Selle artikli teemad
Enne kui kasutate sisutüüpide ja töövoogude kavandamiseks selle artikliga kaasas olevat sisutüübi ja töövoo plaanimise (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878), veenduge, et olete lugenud kasutajate tuvastamiseks ja analüüsimiseks dokumentide kasutust rakenduses SharePoint 2013 ning lõpetanud selle artikliga seostatud dokumendi "analüüsi dokumendi kasutus" ja "dokumendi osalised".
Sisutüübi ülevaade
Sisutüüp määratleb loendiüksuse, dokumendi või kausta atribuudid. Iga sisutüüp saab määrata järgmist.
-
Atribuudid, mida seostatakse selle tüübi üksustega.
-
Metaandmed, mida seostatakse selle tüübi üksustega.
-
Töövood, mida saab alustada selle tüübi üksustest.
-
Teabehalduspoliitika, mida seostatakse selle tüübi üksustega.
-
Dokumendi mallid (dokumendi sisutüüpide jaoks).
-
Kohandatud funktsioonid.
Sisutüübi saate seostada loendi või teegiga. Kui seda teete, saate määrata, et loend või teek saaks sisaldada selle sisutüübi üksusi ja et selle loendi või teegi Uus käsk võimaldab kasutajatel luua selle tüübi uusi üksusi.
Märkus.: Saate ka seostada loendi või teegiga otse atribuudid, töövood, poliitikad ja mallid. See võib siiski piirata nende ühenduste loendit või teeki ja seda ei saa teie lahenduses kasutada. SharePoint Server 2016 saab saidi tasemel töövood seostada mitme loendi või teegiga.
Dokumenditeegid ja loendid võivad sisaldada mitut tüüpi sisutüüpe. Näiteks võib teek sisaldada nii dokumente kui ka projektiga seotud graafikat. Kui loend või teek sisaldab mitut sisutüüpi, rakendub järgmine.
-
Vaikimisi võimaldab selle loendi või teegi Uus käsk kasutajatel uue üksuse loomisel valida kõigi saadaolevate sisutüüpide seast. Sisutüübi omanikud saavad uue käsu konfigureerida ainult teatud tüüpi sisutüüpide kuvamiseks.
-
Kuvatakse kõigi saadaolevate sisutüüpidega seotud veerud.
Saate määratleda kohandatud sisutüübid Saidi sisutüüpide galeriis. Kohandatud sisutüüp peab tulenema otseselt või kaudselt põhisisu tüübist (nt dokument või üksus). Kui see on saidil määratletud, on selle saidi jaoks saadaval kohandatud sisutüüp ja kõik selle saidi all olevad saidid. Kui soovite, et sisutüüp oleks kogu saidikogumis kõige sagedamini kasutatav, määratlege see ülataseme saidi sisutüübi galeriis. SharePoint Server 2016 saate luua kohandatud sisutüübi ka hallatavates metaandmete teenuse eksemplaris määratletud sisutüübi jaoturi sees. Kui see on loodud sisutüübi jaoturis, on sisutüüp saadaval ka muudele saidikogumitele, mis on osa selle hallatava metaandmete teenuse eksemplariga seotud veebirakendustest.
Märkus.: Hallatavate metaandmete teenus ja sisutüübi jaotur pole SharePoint Foundation 2013 saadaval.
Kui teie ettevõte kasutab näiteks teatud lepingu malli, saate Saidikogumi ülataseme saidi sisutüübi galeriis luua sisutüübi, mis määratleb lepingu metaandmed, lepingu Mall ja töövood, mida on vaja lepingu läbivaatamiseks ja lõpuleviimiseks. Seejärel kaasatakse kõik teie saidikogumi dokumenditeegi, kuhu lepingu sisutüüp seotakse, kõik need funktsioonid ja autorid saavad luua malli põhjal uusi lepinguid.
SharePoint Server 2016 põhinevate saitide puhul on igal loendiüksuse või teegi üksusel (nt kontaktil, ülesandel või dokumendil) vastava põhisisu tüüp Saidi sisutüüpide galeriis. Kui kavandate sisutüüpe, saate neid põhiliste sisutüüpide definitsioone kasutada nii punktide kui ka olemasolevate uute sisutüüpide alusel.
Sisutüübid on korraldatud hierarhiasse, mis võimaldab ühe sisutüübi pärida selle omadused mõnest muust sisutüübile. See pärand võimaldab dokumentide klassidel jagada omadusi kogu ettevõttes ning see võimaldab meeskondadel neid omadusi teatud saitide või loendite jaoks kohandada.
Näiteks võivad kõik ettevõtte kasutajate jaoks mõeldud dokumendid nõuda metaandmete kogumit (nt kontonumber, projekti number ja projektijuht). Kui loote ülataseme klientidest saadud sisutüübi, millelt kõik muud kliendi poolt juurdepääsetavad dokumenditüübid pärivad, veenduge, et nõutav teave (nt kontonumbrid ja projekti numbrid) oleks seostatud teie asutuse kõigi klientide jaoks ette nähtud dokumentide variantide kasutamisega. Pange tähele, et kui sisutüübi omanik lisab teise nõutud veeru kõrgeima taseme kliendile, saab sisutüübi omanik levitada muutusi kõigilt sellest pärivate sisutüüpide jaoks, mis lisavad uue veeru kõigile klientidega dokumentidele.
Atribuudid integreerimine Office 2016 ga
Kui kasutaja redigeerib dokumenti SharePoint Server 2016 dokumendihalduse serverist, kuvatakse dokumendi ülaosas dokumendi teabepaani Microsoft Office’i süsteem. Dokumenditeabe paanil kuvatakse serveris dokumendi atribuutide redigeeritav vorm.
SharePoint Server 2016 muudab sisutüübi atribuudi kohandamise hõlpsaks. Sisutüübi konfigureerimisel saate käivitada InfoPath 2016, mis genereerib sisutüübi atribuutide põhjal vaikimisi kasutatava atribuudi vormi. Vaikimisi sisaldab vorm samu juhtelemente, paigutust ja skeemi, mida InfoPath 2016 kasutada, kui kohandatud vormi pole määratletud. Seejärel saate vormi kohandada ja juurutada kujul, nagu mis tahes muu InfoPath 2016 vorm. Näiteks saate lisada vormile ettevõtte logo, fonte ja värviskeemi; ühendage see kohandatud andmeallikaga; tingimusliku loogika lisamine; ja kujundada funktsioone, mis on kasutajate jaoks saadaval nende rollide põhjal.
Koos atribuutide redigeerimisega dokumenditeabe paanil saavad Word 2016 kasutavad autorid lisada serverisse oma dokumentidesse määratletud atribuute. Kui dokumendi atribuudid sisaldavad näiteks projektijuhi nime, saab selle nime lisada ka pealkirja lehele, jalusele või mujale dokumendis kasutatavale nimele. Kui projektile on määratud uus projektijuht, saab Project Manageri atribuuti värskendada dokumendihalduse serveris. See värskendatud projektijuhi nimi kajastub dokumendis lisatud selle atribuudi igas eksemplaris.
Sisu tüüpidega metaandmete kasutamine
Metaandmed on teave dokumendi kohta, mida kasutatakse sisu liigitamiseks ja klassifitseerimiseks. Metaandmed on seostatud sisutüübi veeruna. Metaandmed võivad anda dokumendile kontekstilise teabe, seostades selle autori, teema, sihtrühma, keele jne. Erinevalt atribuutidest talletatakse metaandmed veergudena ja neid saab indekseerida ja otsida SharePoint Search Engine ' i kaudu.
Saidikogumi tasemel lisatud metaandmeid saab seostada sisutüüpidega. Sisutüüpide abil saate kõigi hilisemate sisutüüpide põhjal pärida mõned või kõik ülataseme sisutüübi metaandmed saidikogumi tasemel. Täiendavaid metaandmeid saab lisada madalamale tasemele (nt ühte dokumenti).
Veergude mallid
Iga sisutüübiga seotud metaandmete üksus on veerg, mis on loendi asukoht teabe talletamiseks. Loendid või teegid kuvatakse sageli graafiliselt veergudena. Olenevalt loendiga seostatud vaatest võivad veerud esineda ka muudes vormides (nt kalendri kuval olevad päevad). Loendi või teegiga seotud vormidel kuvatakse veerud väljadena.
Saate määratleda veerge, mida kasutatakse mitme sisutüübi jaoks. Selleks looge need mallide galeriis. Iga saidikogumi saidil on üks veerg templates Galerii. Nagu sisutüüpide puhul, on saidi mallide galeriis määratletud veerud selle saidi ja kõigi selle all olevate saitide jaoks saadaval.
Kaustade sisutüübid
Kaustade sisutüübid määratlevad loendi või teegi kaustaga seotud metaandmed. Kui rakendate loendile või teegile kausta sisutüüp, kaasatakse selle loendi või teegi käsu Uus käsk kausta sisutüüp, mis võimaldab kasutajatel luua sellist tüüpi kaustu.
Saate määratleda vaateid loendis või teegis, mis on saadaval ainult kindla sisutüübi kaustades. See on kasulik siis, kui soovite, et kaust sisaldaks kindlat tüüpi dokumenti, ja soovite, et selles kaustas kuvataks vaid need veerud, mis vastavad selles kaustas olevale dokumendi tüübile.
SharePointi tooted objektimudeli abil saate kohandada kausta sisutüüp uut käsku, nii et kui kasutaja loob selle tüübi uue kausta, on see kaust eelasustatud mitme faili ja dokumentide põhjal, mis põhinevad serveris talletatavatel mallidel. See on kasulik näiteks juhul, kui rakendate mõnda tüüpi dokumenti, mis nõuab ühe dokumendiga kaasamiseks mitut faili.
Dokumendi komplektid on SharePoint Server 2016 funktsioon, mis võimaldab teil kasutada Office 2016 mitme dokumendi spante tulemuste haldamiseks. Dokumendi komplektid on eri tüüpi kaustad, mida kasutatakse ühe kindla või töötootehaldamiseks, mis võivad sisaldada mitut dokumenti mitmes kohas. Saate luua dokumendi komplektid, kasutades SharePoint Server 2016 ga varustatud Extensible templates. Samuti saate kohandada dokumentide kogumi malle, mis esindavad teie asutuse jaoks olulisi töötooteid. Dokumendi komplektid hõlmavad ka versiooni juhtelementi, mille abil saate hõivata terve dokumendikomplekti oleku selle elutsükli eri punktides. Lisateavet dokumentide kogumite kohta leiate teemast dokumendi häälestamise kavandamine (SharePoint Server 2010).
Dokumentide sisutüüpide kavandamine
Dokumendi sisutüüpide kavandamise esimeseks etapiks on iga dokumendi tüübi analüüsimine, mis on loetletud töölehel analüüsi dokumendi kasutus (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), et teha kindlaks, kas olemasolev sisutüüp töötab sellist tüüpi dokumendis. Iga dokumendi sisutüüp peaks pärima selle sätted otse dokumendi põhisisu tüübist või sisutüübi, mis on dokumendi sisutüübiga laskuvas järjestuses. See tagab, et teie dokumenditüübi põhiveerud (nt pealkiri ja loodud) on olemas ning et saate seostada sisutüübi malli. Kui põhiline sisutüüp (nt dokument) on piisav, sisestage töölehe "analüüsi dokumendi kasutamine" veerus sisutüüp sisutüübi nimi.
Märkus.: Toetatud põhisisu tüübid ei sisalda PDF-faile.
Lisateavet põhiliste sisutüüpide muutmise kohta leiate teemast valge raamatu "juhised eelnevalt määratletud sisutüüpide ja saidi veergude redigeerimiseks" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Loendi sisutüüpide plaanimine
Loendi sisutüübi elemendid hõlmavad nende metaandmete veerge, mis on seostatud sisutüübi ja töövoogudega, mida saab selle sisutüübi üksustega käivitada. Loendi sisutüübi abil saate määratleda oma lahendusega ainulaadse loendiüksuse. Näiteks kliendi kõnekeskuse lahenduses, kus toetavad spetsialistid uurivad ja lahendavad klientide tehnilisi probleeme, võib loendi sisutüüp kasutada iga tugiteenuse juhtumi andmete ühtlustamiseks ja intsidendi jälgimiseks töövoo abil.
Töövoogude kavandamine
Töövood rakendavad äriprotsesse SharePoint Server 2016 dokumentides, veebilehtedel, vormides ja loendiüksused. Neid saab seostada teekide, loendite või sisutüüpidega.
Dokumentide halduses saate kasutada töövooge dokumentide marsruutimiseks inimeselt inimesele, et nad saaksid täita oma dokumendihalduse toiminguid (nt dokumentide läbivaatus, nende avaldamise kinnitamine või nende likvideerimise juhtimine). Samuti saate kasutada kohandatud töövooge dokumentide ühest saidist või teegist teise liikumiseks. Näiteks saate kujundada töövoo, et kopeerida dokument ühest saidist teise, kui dokument on ajastatud arhiivimiseks.
SharePoint Server 2016 sisaldab kolme olekuga töövoogu, mille abil saate hallata äriprotsesse, mis jälitavad üksuse olekut kolme osariigi või faasi kaudu. SharePoint Server 2016 kaasatakse ka järgmised töövood, mis käsitlevad dokumendihalduse vajadusi.
-
Tagasiside kogumine Saadab dokumendi läbivaatuseks.
-
Kinnitamine Saadab dokumendi kinnitamiseks, mis on sageli selle avaldamise eelduseks.
-
Likvideerimise Haldab dokumendi aegumist ja paigutust.
-
Allkirjade kogumine Dokumendi marsruutimine allkirjade jaoks.
Seostage töövooga sisutüüp, kui soovite, et see töövoog oleks saadaval, kui seda sisutüüpi kasutatakse. Näiteks võib ostutellimuse sisutüüp nõuda halduri kinnitust enne tehingu lõpuleviimist. Veendumaks, et kinnitamise töövoog on ostutellimuse käivitamisel alati saadaval, looge ostutellimuse sisutüüp ja seostage sellega kinnitamise töövoog. Seejärel lisage ostutellimuse sisutüüp mis tahes dokumenditeeki, kus ostutellimused salvestatakse.
Dokumendihalduse jaoks töövoogude kavandamiseks Analüüsige iga dokumendi sisutüüpi, mida kavatsete rakendada, ja tuvastage äriprotsessid, mis peavad olema saadaval selle tüübi sisuga töötamiseks. Seejärel Tuvastage töövood, mida peate selle sisu jaoks kättesaadavaks tegema.
Järgmises näites on tabel, kus analüüsitakse lepingu sisutüübi töövood.
|
Lepinguline protsess |
Lepingu töövoog |
|---|---|
|
Mustandite läbivaatus. |
Tagasiside kogumine |
|
Saada kinnitust haldurilt ja õigusnõustajalt. |
Kinnitamine |
|
Lahendage avatud probleemid. |
Probleemijälitamine |
|
Hankige allkirjad. |
Allkirjade kogumine |
Lisateavet leiate teemast töövoog rakenduses SharePoint 2013.
Tööleht
Selles artiklis käsitletud teabe salvestamiseks kasutage järgmist töölehte.
-
Sisutüübi ja töövoo planeerimise tööleht (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
