Dokumentide versioonimise, sisu kinnitamise ja väljamöllimise kavandamine SharePointis

Versioonimine, sisu kinnitamine ja väljamöllimine

SharePoint Server 2016 sisaldab järgmisi funktsioone, mis aitavad teil dokumenditeegis dokumente reguleerida.

• Versioonimine on viis, kuidas dokumendi järjestikused Iteratsioonid nummerdatakse ja salvestatakse.

• Sisu kinnitamine on meetod, mille alusel kinnitavad saidi liikmed, kes on kinnitanud sisu avaldamist.

• Väljamöllimine ja sissemöllimine on meetodid, mille alusel saavad kasutajad paremini kontrollida dokumendi uue versiooni loomist ja samuti kommenteerida tehtud muudatusi, kui nad on dokumendi sisse möllinud.

Saate konfigureerida selles artiklis dokumenditeegi sisu haldamise funktsioonide sätteid. Kui soovite need sätted oma lahenduses teekides ühiskasutusse anda, saate luua dokumenditeegi malle, mis sisaldavad teie sisu haldamise sätteid. See tagab, et uued teegid kajastavad teie sisu haldamise otsuseid.

Lisateavet versioonimise kohta leiate teemast loendi või teegi versioonimise lubamine ja konfigureerimine.

Versioonimise plaanimine

Dokumenditeegi vaike-versioonijuhtimise sõltub saidikogumi mallist. Dokumenditeegi versioonijuhtimise saab konfigureerida olenevalt teie konkreetsetest nõuetest. Igal dokumenditeegis võib olla teistsugune versioonijuhtimise, mis sobib kõige paremini teegis olevate dokumentidega. SharePoint Server 2016 on kolme versiooni suvandeid.

• Versioonimine pole      Määrab, et dokumentide varasemaid versioone ei salvestata. Kui Versioonimine pole kasutusel, ei saa dokumentide varasemaid versioone hankida ning ka dokumentide ajalugu ei säilitata, sest iga dokumendi iteratsiooniga kaasas olevaid kommentaare ei salvestata. Kasutage seda suvandit dokumentide teekides, mis sisaldavad ebaolulist sisu või sisu, mis ei muutu kunagi.

• Põhiversioonide loomine      Määrab, et dokumentide nummerdatud versioone säilitatakse lihtsa versioonimise skeemi abil (nt 1, 2, 3). Kui soovite reguleerida efekti salvestusruumi, saate määrata, mitu varasemat versiooni säilitatakse, ja arvestatakse praegusest versioonist tagasi.

  Põhiversioonide korral on iga kord, kui dokumendi uus versioon salvestatakse, kõik kasutajad, kellel on dokumenditeek, saavad sisu vaadata. Kasutage seda suvandit, kui te ei soovi dokumentide ja avaldatud versioonide versioonide mustandeid eristada. Näiteks dokumenditeegis, mida kasutab organisatsiooni töörühm, on põhiversioonid hea valik, kui kõigil töörühma töötajatel peab olema võimalik vaadata iga dokumendi kõiki iteratsioonisid.

• Suuremate ja väiksemate (mustand) versioonide loomine      Määrab, et dokumentide nummerdatud versioone säilitatakse põhi-ja vaheversioonide skeemi (nt 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1) abil. Versioonid, mis lõppevad .0 , on põhiversioonid ja versioonid, mille laiendid pole null, on vaheversioonid. Dokumentide varasemad põhi-ja vaheversioonid salvestatakse koos praeguste versioonidega. Kui soovite reguleerida efekti salvestusruumi, saate määrata, kui palju varasemaid põhiversioone alles jätta, ja praegusest versioonist uuesti arvestada. Samuti saate määrata, mitu põhiversiooni säilitatakse, kui need sisaldavad vastavaid vaheversioone. Kui määrate näiteks, et vaheversioonid tuleks säilitada kahe põhiversiooni jaoks ja praegune põhiversioon on 4,0, säilitatakse kõik vaheversioonid alates 3,1.

  Põhi-ja vaheversioonide korral saab kasutaja, kellel on lugemisõigus, vaadata dokumentide peamisi versioone. Saate määrata, millised kasutajad saavad vaadata ka vaheversioone. Tavaliselt soovitame anda loa vaheversioonide kuvamiseks ja nendega töötamiseks kasutajatele, kes saavad üksusi redigeerida, ja piirata kasutajaid, kellel on lugemisõigus ainult põhiversioonide vaatamiseks.

  Kasutage põhi-ja vaheversioone, kui soovite eristada avaldatud sisu, mida publik saab vaadata, ja mustandi sisu, mis pole veel avaldamiseks valmis. Näiteks inimressursside veebisaidil, kus kirjeldatakse organisatsioonilisi hüvesid, saate kasutada põhi-ja vaheversioone, et piirata töötajate juurdepääsu eeliste kirjeldusele, kui kirjeldusi muudetakse.

Sisu kinnitamise kavandamine

Sisu kinnitamiseks saate kasutada vormistama ja muuta sisu publikule kättesaadavaks. Näiteks ettevõte, mis avaldab sisu ühe oma toote või teenusena, võib enne sisu avaldamist nõuda seaduslikku läbivaatust ja kinnitust.

Sisu kinnitamise ootel oleva dokumendi mustand on ootel olekus. Kui kinnitaja vaatab dokumendi üle ja kinnitab sisu, muutub see kasutajatele kättesaadavaks, kellel on lugemisõigus. Dokumenditeegi omanik saab lubada dokumenditeegi sisu kinnitamist ja soovi korral saab protsessi kinnitamiseks seostada teegiga töövoo.

Dokumentide kinnitamise viis sõltub dokumenditeegi versioonimise sätetest.

• Versioonimine pole      Kui Versioonimine pole kasutusel ja dokumendi muudatused salvestatakse, on dokumendi olekuks Ootel. SharePoint Server 2016 säilitab dokumendi varasema versiooni, et kasutajad, kellel on lugemisõigus, saavad seda endiselt vaadata. Kui ootel muudatused on kinnitatud, on dokumendi uus versioon saadaval vaatamiseks kasutajatele, kellel on lugemisõigus ja varasem versioon jääb alles.

  Kui Versioonimine pole kasutusel ja dokumenditeeki laaditakse üles uus dokument, lisatakse see teegile ootel olekus ja neid ei saa vaadata kasutajad, kellel on lugemisõigus kuni selle kinnitamiseni.

• Põhiversioonide loomine      Kui kasutatakse põhiversiooni ja dokumendi muudatused salvestatakse, on dokumendi olekuks Ootel ja dokumendi varasem põhiversioon on saadaval vaatamiseks kasutajatele, kellel on lugemisõigus. Pärast dokumendi muudatuste kinnitamist luuakse dokumendi uus põhiversioon ja tehakse kättesaadavaks kasutajatele, kellel on lugemisõigus ja eelmine põhiversioon on salvestatud dokumendi ajaloo loendisse.

  Kui kasutatakse põhiversiooni, ja uus dokument laaditakse dokumenditeeki üles, lisatakse see teegile ootel olekus ja seda ei saa vaadata kasutajad, kellel on lugemisõigus, kuni see on versiooni 1 jaoks kinnitatud.

• Suuremate ja väiksemate (mustand) versioonide loomine      Kui kasutusel on põhi-ja vaheversioonid ning dokumendis tehtud muudatused salvestatakse, on autoril võimalus valida dokumendi uus vaheversioon mustandina või luua uus põhiversioon, mis muudab dokumendi olekuks Ootel. Pärast dokumendi muudatuste kinnitamist luuakse dokumendi uus põhiversioon ja tehakse kättesaadavaks kasutajatele, kellel on lugemisõigus. Nii põhi-kui ka vaheversioonide korral säilitatakse dokumentide ajaloos nii põhi-kui ka vaheversioonid.

  Kui kasutatakse põhi-ja vaheversioone ning dokumenditeeki laaditakse üles uus dokument, saab selle lisada teeki kas mustandina versioonina 0,1 või autor saab kohe kinnituse taotleda. Sellisel juhul saab dokumendi olekuks Ootel.

Plaani väljamöllimine ja sisseregistreerimine

Enne dokumentide redigeerimist saate kasutajatelt nõuda dokumenditeegi dokumentide väljamöllimist. Väljaregistreerimise ja sisseregistreerimisega kaasnevad eelised on järgmised.

• Dokumendi versioonide loomise parem reguleerimine. Kui dokument on välja möllitud, saab Autor dokumendi salvestada, kui seda ei kontrollita. Dokumenditeegi teised kasutajad ei saa neid muudatusi vaadata ja uut versiooni ei looda. Uus versioon (nähtav teistele kasutajatele) luuakse ainult dokumendi autori kontrollimisel. See annab autorile suurema paindlikkuse ja juhtimise.

• Metaandmete parem hõivamine. Kui dokument on sisse möllitud, saab autor kirjutada kommentaare, mis kirjeldavad dokumendis tehtud muudatusi. See loob käimasoleva ajaloolise kirje dokumendis tehtud muudatustest.

Kui teie lahendus nõuab kasutajatelt dokumentide sisse-ja väljamöllimist, saate neid toiminguid toetavate Office 2016 klientrakendustes kasutada funktsioone. Kasutajad saavad dokumente välja möllida, tšekke tagasi võtta ja Office 2016 klientrakendustes dokumente sisse möllida.

Kui dokument on välja möllitud, on kasutaja selle eksklusiivseks redigeerimiseks lukustanud. Kui kasutaja salvestab selle kausta redigeerimise, laaditakse muudatused üles ja salvestatakse serverisse. Muudatused on kasutaja jaoks privaatsed ja pole teistele nähtavad. Kui kasutaja on dokumendis valmis sisse möllima, tehakse Viimased muudatused teistele nähtavaks ja avaldatakse.

Office 2016 klientrakenduste kaudu saavad kasutajad ka serverist väljamöllitud dokumente välja jätta, muutes sisu redigeerimise suvandeid.