Kokkuvõte: Siit leiate teavet dokumendihalduslahenduse elementide ja dokumendihalduse kavandamise protsessi kohta SharePoint 2013.
See artikkel sisaldab dokumendihalduslahenduse mitmesuguste elementide kõrgetasemelist kirjeldust, mis põhineb SharePoint Server 2016.
Dokumendihaldus juhib teie asutuse dokumentide elutsüklit – seda, kuidas neid luuakse, vaadatakse läbi ja avaldatakse ning kuidas neid lõplikult kõrvaldatakse või säilitatakse. Kuigi termin "haldus" tähendab, et teavet juhitakse ettevõtte ülaservast, peaks tõhus dokumendihaldussüsteem kajastama seda kasutava organisatsiooni kultuuri. Dokumendihalduse tööriistad peaksid olema piisavalt paindlikud, et teil oleks võimalik dokumendi elutsüklit tihedalt juhtida, kui see sobib teie ettevõtte kultuuri ja eesmärkidega, aga ka selleks, et võimaldada teil rakendada paindlikumat ülesehitusega süsteemi, kui see sobib paremini teie ettevõttega.
Dokumendihaldussüsteemi elemendid
Tõhus dokumendihalduslahendus määrab järgmist.
-
Milliseid dokumente ja muud sisu saab ettevõttes luua.
-
Millist malli iga dokumendi jaoks kasutada?
-
Mis metaandmed tuleb iga dokumendi jaoks esitada?
-
Dokumendi talletamis koht elutsükli igas etapis.
-
Dokumendile juurdepääsu juhtimine elutsükli igas etapis.
-
Dokumentide teisaldamine organisatsioonis meeskonnaliikmena aitab kaasa dokumentide loomisele, läbivaatamisele, kinnitamisele, avaldamisele ja likvideerimisele.
SharePoint Foundation 2013 sisaldab funktsioone, mis rakendavad kõiki neid dokumendihalduse aspekte. SharePoint Server 2016 sisaldab samu funktsioone ja lisab ka järgmised funktsioonid.
-
Millised poliitikad tuleb dokumentidele rakendada, et dokumendiga seotud toiminguid auditeeritaks, dokumente säilitatakse või kõrvaldatakse vastavalt ning organisatsiooni jaoks oluline sisu on kaitstud.
-
Dokumentide käsitlemine ettevõtte kirjetena, mida tuleb säilitada vastavalt juriidilistele nõuetele ja ettevõtte juhistele.
Selleks et teabetöötajad saaksid neid võimalusi hõlpsalt ära kasutada, ilma et nad peaksid oma igapäevaelust ja tuttavatest tööriistadest kõrvale kalduma, hõlmavad Microsoft Office’i süsteem-i rakendused (nt Microsoft Outlook ja Word ) ka funktsioone, mis toetavad dokumendi elutsükli iga etappi.
Plaanimisprotsess
Dokumendihalduse plaanimise protsess koosneb järgmistest põhietappidest.
-
Dokumendihalduse rollide tuvastamine Veenduge, et teie plaanid sisaldaksid teie ettevõtte peamiste huvirühmade tagasisidet, teil on lahenduse rakendamiseks parim meeskond ja teate, kes dokumendihaldusprotsessides osaleb.
-
Dokumendikasutuse analüüsimine Kui olete tuvastanud, kes töötab dokumentidega, tehke kindlaks, mis tüüpi dokumentidega nad töötavad ja kuidas neid kasutatakse. Lisateavet leiate teemast Kasutajate tuvastamine ja dokumendikasutuse analüüsimine (SharePoint Server 2010).
-
Dokumentide korraldamise kavandamine Dokumente saate korraldada saidikogumites, saitidel ja teekides. SharePoint Server 2016 pakub mitmesuguseid funktsioone, mis aitavad dokumente korraldada ja talletada alates erisaitidest kuni dokumenditeekideni, mis on mugavalt liigendatud ja mille abil saab kiiresti dokumente luua ja koostööd teha. Teegis saate sisu korraldada ka kaustadesse ja alamkaustadesse. Lisateavet leiate teemast Dokumenditeegi plaanimine (SharePoint Server 2010).
-
Sisu asukohtade vahel liikumiste kavandamine Võimalik, et dokumendi teisaldamine või kopeerimine ühest saidist või teegist teise võib olla vajalik selle elutsükli eri etappidel. Lisateavet leiate dokumenditeegiplaanimise(SharePoint Server 2010) teemast "Sisuvoo kavandamine".
-
Sisutüüpide plaanimine Sisutüüpide abil saate korraldada teavet dokumentide (nt metaandmete, dokumendimallide ja töövooprotsesside) kohta. See on oluline samm, mis aitab teil dokumente korraldada ja ettevõttes ühtsust tagada. Lisateavet leiate teemast Sisutüüp ja töövoo kavandamine (SharePoint Server 2010).
-
Töövoo kavandamine Kui plaanite töövooge oma asutuse jaoks, saate juhtida ja jälgida, kuidas dokumendid liiguvad ühest meeskonnaliikmest teise, kui iga osaleja teeb dokumendi elutsüklis koostööd. SharePoint Server 2016 sisaldab ühiste meeskonnaülesannete (nt dokumentide läbivaatuse ja kinnitamise) töövooge. SharePoint Server 2016 toetab ka kohandatud töövoogude loomist ja installimist. Lisateavet leiate teemast Sisutüüp ja töövoo kavandamine (SharePoint Server 2010).
-
Sisuhalduse kavandamine Saate plaanida sisutüübil või salvestuskohal põhinevat sobival tasemel juhtelementi. Näiteks võite nõuda, et konkreetse teegi dokumendid oleks enne redigeerimist välja registreeritud. Lisateavet leiate teemast Versioonimine, sisu kinnitamine ja väljaregistreerimise plaanimine (SharePoint Server 2010).
-
Plaani poliitikad Plaanige iga sisutüübi jaoks teabehalduspoliitikaid, et tagada dokumentide auditeerimine, säilimine ja muul viisil käsitlemine vastavalt teie asutuse institutsionaalsetele ja juriidilistele nõuetele. SharePoint Server 2016 poliitikaid, mis juurutavad auditeerimist, dokumendi säilitamist ja vöötkoode (veendumaks, et prinditud sisu saab korrelatsioonis vastavate elektrooniliste versioonidega). Lisateavet leiate teemast Teabehalduspoliitika plaanimine (SharePoint Server 2010).
Märkus.: Poliitikad pole saadaval SharePoint Foundation 2013.
