Kirje on organisatsiooni dokument või muu elektrooniline või füüsiline üksus, mis tõendab ettevõtte tegevust või tehingut, mis nõuab teatud ajaperioodi säilitamist. Kirjehaldus on protsess, mille käigus ettevõte:
-
Määratleb, millist tüüpi teavet tuleks kirjetena käsitleda.
-
Määratleb, kuidas tuleks kirjeteks saatvad aktiivsed dokumendid nende kasutamisel käidelda ja määrab, kuidas neid pärast kirjeteks kuulutamist koguda.
-
Määratleb, mis viisil ja kui kaua iga kirjetüüpi tuleks juriidilistele, äri- või regulatiivsetele nõuetele vastamiseks säilitada.
-
Teeb uurimistööd ja rakendab tehnoloogialahendusi ja äriprotsesse, et tagada, et organisatsioon täidaks oma kirjehalduskohustusi kulutõhusal ja mitteusaldusväärsel viisil.
-
Sooritab kirjega seotud toiminguid(nt aegunud kirjete kõrvaldamise või välissündmustega (nt kohtuasjadega) seotud kirjete otsimise ja kaitsmise.
Ettevõtte dokumentide ja muude füüsiliste või elektrooniliste üksuste kirjete määratlemine on ettevõtte vastavusametnike, kirjehaldurite ja juristide ülesanne. Ettevõtte kogu sisu hoolikalt kategoriseerimisega aitavad need inimesed tagada, et dokumente säilitatakse sobiva aja jooksul. Hästi kujundatud kirjehaldussüsteem aitab kaitsta asutust juriidiliselt, aitab ettevõttel näidata vastavust regulatiivsetele kohustustele ja suurendab organisatsiooni tõhusust, soodustades nende väljaminekuid, mis pole kirjed.
Kirjehaldussüsteem sisaldab järgmisi elemente.
-
Sisuanalüüs, mis kirjeldab ja kategoriseerib ettevõtte sisu, mis võib muutuda kirjeteks, mis pakub lähteasukohti ja kirjeldab, kuidas sisu kirjehaldusrakendusse liigub.
-
Failiplaan, mis näitab ettevõtte iga kirjetüübi kohta, kus neid tuleks kirjetena säilitada, neile rakenduvad poliitikad, nende säilitamise aeg, nende kõrvaldamise aeg ja nende haldamise eest vastutav isik.
-
Nõuetele vastavuse nõuete dokument, mis määratleb reeglid, mida ettevõtte IT-süsteemid peavad järgima, et tagada vastavus ja meetodid, mida kasutatakse ettevõtte meeskonnaliikmete osalemise tagamiseks.
-
Meetod selliste kirjete kogumiseks, mis pole enam aktiivsed kõigilt kirjeallikatest (nt koostööserveritest, failiserveritest ja meilisüsteemidest).
-
A method for auditing records while they are active.
-
Kirjete metaandmete hõivamiseks ja ajalugu auditeerimiseks ning nende säilitamiseks.
-
Protsess, mille käigus salvestatakse kirjeid (peatatakse nende ümberpaigutamised), kui toimuvad sündmused (nt kohtuvaidlused).
-
Süsteem, mille abil jälgitakse ja aruandeid kirjete käitlemise kohta, et tagada töötajate andmete esitamine, neile juurdepääsemine ja nende haldamine vastavalt määratletud poliitikatele ja protsessidele.
SharePoint funktsioone, mis aitavad ettevõtetel rakendada integreeritud kirjehaldussüsteeme ja -protsesse.
Kirjehalduse plaanimise ülevaade
Selles teemas kirjeldatakse plaanimistoiminguid, mida peaksite tegema, et tagada, et SharePoint põhjal juurutatud kirjehaldussüsteem saavutaks teie ettevõtte kirjehalduseesmärgid. Järgmine on kirjehalduse plaanimise protsessi eelvaade.
-
Kirjehalduse rollide tuvastamine Edukaks kirjehalduseks on vaja erirolle, näiteks järgmist.
-
Kirjehaldurid ja vastavustöötajad liigitavad ettevõtte kirjed ja käivitavad kirjehaldusprotsessi.
-
IT-töötajad, kes juurutavad süsteeme, mis toetavad tõhusalt kirjehaldust.
-
Sisuhaldurid saavad teada, kus organisatsiooniteavet säilitatakse, ja veenduda, et nende töörühmad järgivad kirjehaldustavasid.
-
-
Organisatsiooni sisu analüüsimine Enne failiplaani loomist registreerivad kirjehaldurid ja sisuhaldurid ettevõttes dokumendikasutuse, et teha kindlaks, millised dokumendid ja muud üksused võivad kirjeteks saada.
-
Failiplaani loomine Kui olete analüüsinud oma organisatsiooni sisu ja määratud säilitusajakavasid, täitke ülejäänud failiplaan. Failiplaanid on ettevõtteti erinevad, kuid üldiselt kirjeldavad need seda tüüpi üksusi, mida ettevõte peab kirjeteks, näitavad, kuhu need salvestatakse, kirjeldavad nende säilitusperioode ja annavad muud teavet (nt kes vastutab nende haldamise eest ja millisesse laiemasse kirjete kategooriasse need kuuluvad).
-
Säilitusgraafikute loomine Määratlege iga kirjetüübi puhul, millal see enam aktiivne pole (mida kasutatakse), kui kaua seda pärast seda säilitatakse ja kuidas see lõpuks kõrvaldatakse.
-
Dokumendihaldustavade hindamine ja täiustamine Veenduge, et dokumendihoidlates rakendataks nõutavaid poliitikaid. Näiteks veenduge, et sisu auditeeritakse asjakohaselt, et koos kirjetega säiliks sobivad auditid.
-
Kirjehalduslahenduse kujundamine Tehke kindlaks, kas luua kirjearhiiv, hallata kirjeid või kasutada kahe lähenemisviisi kombinatsiooni. Kujundage kirjearhiiv vastavalt oma failiplaanile või määratlege, kuidas kasutada olemasolevaid saite kirjete määramiseks. Määratlege sisutüübid, teegid, poliitikad ja vajaduse korral metaandmed, mis määratlevad dokumendi marsruutimiskoha.
-
Sisu kirjeteks muutumise plaanimine Kui kasutate SharePoint aktiivse dokumendihalduse ja kirjehalduse jaoks, saate luua kohandatud töövood dokumentide teisaldamiseks kirjearhiivi. Kui kasutate kas SharePoint või välist dokumendihaldussüsteemi, saate kavandada ja arendada liideseid, mis teisaldavad sisu nendest süsteemidest kirjearhiivi või deklareerivad dokumendi kirjeks, kuid ei teisalda dokumenti. Samuti saate luua koolitusplaani, et õpetada kasutajatele kirjete loomise ja sellega töötamist.
-
Meiliintegratsiooni kavandamine Tehke kindlaks, kas haldate meilikirjeid SharePoint või kas haldate meilikirjeid meilirakenduses endas.
-
Suhtlussisu nõuetele vastavuse kavandamine Kui teie ettevõte kasutab sotsiaalmeediat (nt ajaveebid või vikid), tehke kindlaks, kuidas sellest sisust saavad kirjed.
-
Nõuetele vastavusest teatamise ja dokumentatsiooni kavandamine Veendumaks, et teie asutus täidab nõutavaid kirjehaldustavasid, ja nendest tavadest teada andmiseks peaksite dokumenteerima oma kirjehaldusplaanid ja -protsessid. Kui teie ettevõte osaleb kirjetega seotud vaidlustes, peate võib-olla koostama need kirjehaldusjuhised, rakendusplaanid ja tõhususe mõõdikud.
