"Salvestage varakult, salvestage sageli" on minevik. Nüüd on olemas automaatsalvestus, mis salvestatakse iga paari sekundi järel, nii et kasutajad ei pea seda tegema.
Automaatsalvestus on lubatud, kui fail on salvestatud OneDrive, OneDrive töö või kooli jaoks või SharePoint Microsoft 365-s. Kasutajate muudatused salvestatakse töötamise ajal automaatselt pilveteenusesse. Kui sama failiga töötab ka teisi inimesi, võimaldab automaatsalvestus neil muudatusi mõne sekundi jooksul kuvada. Kui automaatsalvestus pole lubatud, ei näe kasutajad samas dokumendis samal ajal koos töötades üksteist reaalajas ja selle asemel näevad nad jätkuvalt Teabevärskendused Saadaval, kui teised on teinud muudatusi.
Kuid automaatsalvestus põhjustab ka muudatusi selles, kuidas kasutajad Microsoft 365 töötavad , seega kirjeldame selles artiklis mõningaid keerukamaid stsenaariume ja automaatsalvestuse sätete konfigureerimist. Soovitame edastada kasutajatele need muudatused, mis mõjutavad nende Office'is töötamise viisi.
Märkus.: Automaatsalvestus ei mõjuta süsteemi jõudlust. Siiski on suurem võrgukasutus, kuna muudatused laaditakse üles kohe, mitte korraga, kui kasutajad teevad muudatusi, mis võivad mõjutada piiratud läbilaskevõimega või suure kuluga andmesidekasutusega inimesi (nt mobiilses pääsupunktis).
Töövoogude muutmine
Automaatsalvestus on enamikul juhtudel abiks, kuid mõnel juhul võib juhtuda, et teie kasutajad peavad muutma nende tavapäraseid tööpõhimõtteid ja soovime, et oleksite valmis neid aitama. Iga stsenaariumi puhul oleme välja toonud, mis stsenaarium on, mis võib valesti minna, ja soovituse selle lahendamiseks.
-
Olemasolevast failist alustamine, redigeerimine ja seejärel koopia salvestamine uude faili – kõik, kes alustavad eelmisest failist (nt eelmise kvartali sissetulekuaruanne), redigeerivad ja seejärel salvestavad koopia selle kvartali sissetulekuaruande käivitamiseks, muudatused salvestatakse mõlemasse faili, kui automaatsalvestus on sisse lülitatud. Enne muudatuste tegemist soovitame kõigil teha koopia salvestamine ja kui see juhtub, oleme lisanud tootele meeldetuletuse. Kui kasutaja teeb kogemata muudatusi, peaks ta algse dokumendi taastamiseks kasutama funktsiooni Versiooniajalugu .
-
"hüpoteetiline" või "what-if" muutmine failis - igaüks, kes avab faili ja teeb hüpoteetilist analüüsi (nt prognoosides turumuudatuste mõju eelarvele), sooviga sulgeda fail salvestamata, on tahtmatult salvestanud kõik faili muudatused, kui automaatsalvestus on sisse lülitatud. Soovitame hüpoteetilise analüüsi käigus automaatsalvestuse välja lülitada ja seejärel uuesti sisse lülitada, kui kasutaja on valmis uuesti salvestama.
-
Armatuurlauad ja sortimis- ja filtritega failide vaatamine Excelis – kõik, kes automaatsalvestuse ajal armatuurlauda sordivad või filtreerivad, mõjutavad kõigi teiste failis olevate üksuste vaadet. Kui fail on mõeldud armatuurlauaks või kui seda kasutab mitu sortimis- ja filtreerimisfunktsiooniga inimest, soovitame määrata selle faili atribuudi Read-Only Soovitatav, kasutades atribuuti Faili > Teave > Kaitse töövihikut > Ava alati kirjutuskaitstuna, nii et armatuurlaua vaatajad ei salvesta oma muudatusi, kui nad just ei soovi faili redigeerida.
-
Viimistletud või avaldatud failid . Kõik, kes kogemata redigeerivad viimistletud avaldatud faili automaatsalvestuse funktsiooniga, salvestavad failis tehtud muudatused. Kui fail on lõpule viidud, soovitame määrata failile atribuudi Read-Only Soovitatav või Märgi lõpetatuks, nii et faili vaatajate ja lugejate kogemata tehtud parandusi ei salvestata.
Automaatsalvestuse sätete konfigureerimine Office'is
Automaatsalvestuse saab konfigureerida järgmiselt.
-
Faili omanik saab määrata selle väärtuseks Ava alati kirjutuskaitstuna , et vältida kogemata redigeerimist. Selleks seadke fail avanema kirjutuskaitstuna soovitatavas failis (faili > teave > Kaitse dokumenti, töövihikut/ esitlust > Ava alati kirjutuskaitstuna) või andke fail ühiskasutusse ilma, et teised saaksid seda redigeerida (Fail > Anna ühiskasutusse> Inimesed lingiga saab redigeerida ja tühjendada ruudu Luba redigeerimine).
-
Kasutaja saab automaatsalvestuse välja lülitada, kui see on avatud, klõpsates lülitit Automaatsalvestus . See keelab selle kasutaja jaoks praeguse dokumendi automaatsalvestuse. Järgmine kord, kui sama kasutaja dokumendi avab, on automaatsalvestus välja lülitatud. Mõne muu dokumendi avamisel ei mõjuta nende valik automaatsalvestust teises dokumendis.
-
Kasutaja saab määrata, et automaatsalvestus on vaikimisi välja lülitatud kõigi selles seadmes (Word, Excel, PowerPoint ) avatud failide jaoks.
Märkus.: Kasutaja saab automaatsalvestuse siiski üksikute failide jaoks sisse lülitada, kasutades ülalkirjeldatud lülitit Automaatsalvestus .
-
Teie kui administraator saate määrata automaatsalvestuse vaikimisi väljalülitamiseks kõigi selles rakenduses avatud failide jaoks (Word, Excel, PowerPoint ) Rühmapoliitika abil.
Märkus.: Ülalkirjeldatud sätete abil saab kasutaja määrata automaatsalvestuse vaikimisi sisse lülitama rakenduses või üksikute failide jaoks.
Rühmapoliitika sätted automaatsalvestuse jaoks
Asendame sätte "Ära automaatsalvesta faile Excel /PowerPoint /Word " Rühmapoliitika uue sättega "Lülita automaatsalvestus vaikimisi välja Excel /PowerPoint /Word " Rühmapoliitika sättega.
Kui kasutate oma asutuses Rühmapoliitika, saate automaatsalvestuse vaikimisi välja lülitada poliitikasätte abil. Excel, PowerPoint ja Word jaoks on eraldi poliitikasätted.
Näiteks Word poliitikasätte nimi on "Lülita automaatsalvestus vaikimisi välja Word" ja leiate poliitikatee "Microsoft Office 2016\Automaatsalvestus".
Nende poliitikasätete kasutamiseks veenduge, et oleksite Microsofti allalaadimiskeskusest alla laadinud uusimad haldusmalli failid (ADMX/ADML).
Kohalike failidega töötamine
Kohalike failidega töötamisel pole automaatsalvestus saadaval. Vana automaattaaste käitumine on endiselt saadaval muudetud failide koopiate perioodiliseks salvestamiseks, et minimeerida andmekadu ootamatu stsenaariumi (nt krahhi) korral.
Siiski soovitame IT-administraatoritel julgustada kasutajaid salvestama oma faile OneDrive, OneDrive töö või kooli jaoks või SharePoint Microsoft 365-s, et lubada automaatsalvestus ja vältida andmete kaotsiminekut. Võite julgustada OneDrive, OneDrive töö või kooli jaoks või SharePoint Microsoft 365-s kasutuselevõttu kasutajahariduse kaudu ja juurutada ka teadaolevate kaustade teisaldamise, mis sünkroonib võtmekaustad automaatselt pilveteenusega. See võimaldab neil failidele kõikjal juurde pääseda ega pea muretsema oluliste andmete kaotuse pärast.
Vt ka
Faili lõpliku versiooni muutmise takistamine
Office'i varasemate versioonide avamine
Failide kaitsmine automaattaastefunktsiooni krahhi korral
Viimati värskendatud 4. juunil 2019
