Selle artikli teemad
The dos
Järgmised reeglid aitavad teie meilisõnumitel professionaalse ilmega välja näha ja teie sõnumi esile tuua.
-
Lugege oma sõnum enne saatmist läbi.
-
Valige kirjeldav ja tegevusele suunatud teema. Näiteks :"Juhid: palun saatke tahvli taganemise kuupäevad" sisaldab nii rühma nime kui ka toimingut, et adressaadid saaksid kiiresti aru, mida nad tegema peavad. Muud kasulikud eesliited on näiteks "FYI:" ja "Toiming on nõutav".
-
Kui toiming on nõutav, märkige real Teema soovitud teave.
-
Kui vestluse sisu muutub, muutke sõnumi teemat.
-
Sõnumid olgu lühikesed ja asjakohased.
-
Korraldage sõnumi sisu kõige olulisemast väikseimani.
-
Kaaluge olulise teabe paksuks tegemist .
-
Pange toiminguüksused või küsimused eraldi ridadele , et need paistaksid silma ja neid märgataks.
-
Küsimuste esitamisel paksus kirjas inimeste nimed. Näide: "Ryan: Mis on projekti olek?" Kui kasutate Outlook 2016 koos Microsoft 365, kaaluge @Mentions kasutamist.
-
Piirake nende inimeste arvu , kellele te sõnumi saadate, neile, kellel on vaja seda lugeda.
-
Pange inimesed, keda on vaja teavitada, koopiareale .
-
Viige vastavad või tegutsema vajavad inimesed reale Adressaat .
-
-
Vajaduse korral kasutage signatuuri, kuid jätke oma signatuur lihtsaks, lühikeseks, professionaalseks ja võimalusel graafikavabaks.
-
Kui soovite kohest vastust, ärge saatke meile. Helistage või saatke kiirsõnum.
-
Kui osalete meilivestluses, kus on rohkem kui 10 sõnumit ilma lahenduseta, kaaluge probleemi arutamiseks helistamist või koosoleku korraldamist. Meil ei ole keeruliste probleemide lahendamiseks alati tõhus vahend.
-
Kinnitage põhjalikumat vastust nõudvate sõnumite puhul, et tegelete asjaga. Kui teil pole praegu aega täieliku vastuse koostamiseks, andke saatjale teada, et tegelete küsimusega ja vastate kindlaks kellaajaks või kuupäevaks. Märkige sõnum lipuga, et tuletada endale meelde, et vastate hiljem.
-
Kasutage väga tähtsaid (
Märkus.: Isegi kui olete häälestanud viivitusega saatmise reegli, põhjustab suure tähtsusega sõnumi märkimine selle kohe saatmise.
-
Kui esitate küsimuse ja sellele võib vastata mitu inimest, valige rühmale küsimuse saatmise asemel ainult üks isik .
Heade meilisõnumite kirjutamise võti on adressaatidega kursis olemine.
Järeltegevus: saatmisel lipuga märkimine
Kui saadate sõnumi kellelegi, kellelt vajate vastust, tehke järgmist.
-
Järeltegevuse alustamiseks muutke To-Do ribal lipuga märgitud meilitoimingu nime.
-
Märkige see kategooriaga @Ootel.
Nende kolme toimingu tegemisel teate, et järgmine toiming on uue sõnumi saatmine või vastuse otsimine.
Näpunäide Endale meenutamine, et tuleb teine sõnum saata, on sageli tulemuslikum kui sõnumi adressaadile lipuga märkimine. Kui lubate sõnumis midagi teha, märkige see enda jaoks lipuga, et teil oleks ülesanderibal meeldetuletuseks vastav ülesanne.
Mittevajajad
-
Ära kasuta kirjaplanke.
-
Ärge kaasake oma ülemust igasse saadetavat sõnumisse.
-
Ärge saatke sõnumit, kui olete vihane. Parem kirjutage see valmis, salvestage mustandite kausta ja tegelege sellega hiljem uuesti.
-
Ärge oodake pikkade sõnumite (rohkem kui kaks lõiku) saatmisel kiiret vastust.
-
Ärge saatke järelsõnumit vähem kui päev pärast esimest sõnumit. Kui te ei kuule seda õigeaegselt, proovige kasutada telefoni või kiirsõnumsidet.
-
Ärge kasutage igal saadetud sõnumil lugemisteatisi ega vastuvõtuteatisi. Kasutage neid ainult siis, kui te pole kindel, kas adressaadid saavad sõnumi kätte.
-
Ärge manustage igale saadetavale sõnumile lippe ega
-
Ärge kasutage SUURTÄHED.
-
Ärge saatke manuseid, vaid saatke hoopis linke.
-
Ärge laiendage leviloendeid ega kontaktirühmi. Leviloendite laiendamine raskendab sõnumite lugemist ja põhjustab nende sattumise valedesse meilikaustadesse.
-
Ära kasuta sarkasmi. Su huumor võib olla valesti mõistetud.
-
Ärge kirjutage midagi, mida te ei soovi, et kõik teie ettevõtte töötajad loeksid. Te ei tea kunagi, kuhu teie meilisõnum võib sattuda.
-
Ärge kasutage kursiivseid või kunstilisi fonte, mida on raske lugeda.
-
Ärge kasutage punast fonti, kuna neid on raske lugeda ja neid saab tõlgendada kriitilisena.
-
Ärge saatke leviloendile või kontaktirühmale vastust kõigile ja paluge, et see eemaldataks. Mitte kunagi.
Kontaktirühmade ja leviloendite reeglid
-
Kui vastate suurele kontaktirühmale, järgige kõiki meiliaadresse Dos ja Don'ts.
-
Kui vajate ühelt isikult rohkem teavet või uurite probleemi eraldi, vastake kogu leviloendile, et anda kõigile teada, et te vastate, ja seejärel vastake üksikisikule eraldi. Kui probleem on lahendatud lahendusega, vastake leviloendile kindlasti. Nii saavad leviloendis olevad inimesed lahendusele viidata.
Ümbersuunamine
Kui keegi saadab sõnumi leviloendisse, mille liige te olete ja sõnumile vastaks paremini keegi teine või mõni muu leviloend, tehke järgmist.
-
Vastake õige leviloendi või adressaadi real oleva isikuga.
-
Ärge pange algset leviloendit salakoopia reale , kuna teiste inimeste reeglid ei filtreeri teie sõnumit. Pigem jätke leviloend reale Adressaat või Koopia .
DL-ist eemaldamine
Kui saate meilisõnumi leviloendist, mida te ei soovi kasutada, saatke sõnum oma võrguadministraatorile või leviloendi omanikule ja paluge see eemaldada. Ärge vastake kogu leviloendile. Leviloendi omaniku leidmiseks topeltklõpsake leviloendi nime.
Tekstisiseste kommentaaride kasutamine
Tekstisiseste kommentaaride lisamine teile saadetavale meilisõnumile on mugav viis küsimustele vastata ja probleemidele otse vastata. Parimaks tavaks on teha järgmist:
-
Mainige oma sõnumis, et kommenteerite teksti sees. Näiteks: „Vaadake allpool täiendavaid kommentaare.“
-
Eristage oma tekst algsest sõnumist. Seda saab teha näiteks järgmisel viisil.
-
Fondi värvi muutmine
-
Pange nurksulgudes oma nimi või initsiaalid ette, näiteks [Melissa], [MM]
-
Fondi muutmine kursiiviks või paksuks või mõlemaks
-
-
Ärge kustutage midagi, mida te ei kirjutanud.
Millal kasutada salakoopiat?
Salakoopiafunktsiooni abil saate eemaldada inimesi meilivestlusest, kui arvate, et nad ei vaja enam lisameili või kui vestluse teema on muutunud.
Näiteks kui olete üks viiest inimesest, kes saab küsimuse, ja soovite sellele vastata, viige ülejäänud neli inimest salakoopia reale ja kirjutage midagi taolist: "Salakoopia Joe, Jeff, James ja Jennifer. Siin on vastus..." Edaspidised sõnumid jäävad ainult teie ja algse saatja vahele.
Ärge andke salakoopia abil kolmandale osapoolele (nt teie ülemusele) tundliku sisuga sõnumist teada. Salakoopia saaja ei pruugi mõista, et ta on salakoopia saanud, ja võib kõigile vastata, paljastades, et ta sai salakoopia. See võib teie jaoks ette tulla kui hooletu käitumine.
Selle asemel, et salakoopia abil kolmandat osapoolt probleemist teavitada, saatke sõnum pärast saatmist edasi.
Puhkuseks valmistumine
Kui kasutate Outlooki koos Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com või Live.com kontoga või Microsoft Exchange'i kontoga, saate häälestada kontorist väljasoleku teate, mis annab ettevõtte töötajatele teada, et olete läinud.
Hea tavana järgige teemas Kontorist eemalolekuaja lisamine kolleegide Outlooki kalendritesse toodud nõuandeid.
Kui teie või teie administraator on loonud ühispuhkusekalendri, postitage puhkus kindlasti sinna. Kui kõik kasutavad ühiskalendrit, ei pea te saatma eraldi koosolekukutset, et teavitada kõiki sellest, et olete eemal, nagu eespool viidatud artiklis mainitud, kuid meilisõnum võib toimida meeldetuletusena.
