Peit- ja isikuandmete eemaldamine dokumentide, esitluste või töövihikute kontrollimise teel

Wordi dokumentides dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

Dokumendiinspektor kuvab mitu erinevat inspektorit, mis aitavad teil enne ühiskasutusse andmist Word dokumentidest peit- ja isikuandmeid otsida ja eemaldada.

Andmete ja teabe kiireks otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Dokumendiinspektoris valige või tühjendage eemaldamis- või salvestamissuvandid (nagu allpool kirjeldatud).

2. Valige Kontrolli.

3. Vaadake kontrollitulemused üle ja valige kustutatavate üksuste puhul Käsk Eemalda kõik .
   Teavet teabe eemaldamise kohta leiate teemast Dokumendiinspektori kasutamine.

4. Valige Kontrolli uuesti või Sule.

Peit- ja isikuandmete tüübid

Wordi dokumentides võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid, jälitatud muutuste parandusmärgid, versioonid ja tindimarginaalid.    Kui olete dokumendi loomisel teistega koostööd teinud, võib dokument sisaldada näiteks jälitatud muutuste parandusmärke, kommentaare, tindimarginaale või versioone. Selle teabe abil võivad teised näha teie dokumendiga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi ehk teavet, mida te ei pruugi soovida jagada inimestega, kes ei kuulu teie meeskonda.

• Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.    Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad dokumendiga seotud üksikasju (nt dokumendi autorit, teemat ja pealkirja). Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mis talletatakse Microsoft 365’i programmides automaatselt (nt dokumendi viimasena salvestanud inimese nimi ja dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate teatud erifunktsioone, võib dokument sisaldada ka mitmesugust teavet, mis võimaldab isikut tuvastada (nt meilisõnumipäiseid, teavet läbivaatuseks saatmise kohta, marsruudilipikuid ja mallinimesid).

• Päised, jalused ja vesimärgid    Word dokumendid võivad sisaldada päistes ja jalustes sisalduvat teavet. Lisaks võib teie Wordi dokumendile olla lisatud vesimärk.

• Peittekst    Word dokumendid võivad sisaldada peittekstina vormindatud teksti. Kui te pole kindel, kas teie dokument sisaldab peitteksti või mitte, saate seda Dokumendiinspektori abil kontrollida.

• Dokumendiserveri atribuudid.    Kui dokument on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teenuse Windows SharePoint Services teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

• Kohandatud XML-andmed.    Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektoriga on võimalik need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine dokumendiinspektori abil

1. Avage Wordi dokument, milles peit- ja isikuandmete olemasolu kontrollida soovite.

2. Valige menüüs Fail käsk Salvesta nimega ja seejärel tippige algdokumendi koopia salvestamiseks väljale Faili nimi soovitud nimi.

3. Valige originaaldokumendi koopia menüüs Fail nupp Teave.

4. Valige Otsi probleeme ja seejärel valige Kontrolli dokumenti.

5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida.

6. Valige Kontrolli.

7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

8. Dokumendist eemaldatava peitsisu tüüpide puhul valige kontrollitulemite kõrval käsk Eemalda kõik .

   NB!: 

   • Kui eemaldate dokumendist peitsisu, ei pruugi selle taastamine olla võimalik, kui valite Võta tagasi.

   • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada OpenDocumenti teksti vormingus (.odt) salvestatavatest dokumentidest, peate Dokumendiinspektori funktsiooni käivitama iga kord, kui dokumendi selles vormingus salvestate.

Exceli dokumentides dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

Selles tabelis on loetletud peit- ja isikuandmete tüübid, mida Dokumendiinspektor saavad teie töövihikutest otsida ja eemaldada.

Andmete ja teabe kiireks otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Dokumendiinspektoris valige või tühjendage eemaldamis- või salvestamissuvandid (nagu allpool kirjeldatud).

2. Valige Kontrolli.

3. Vaadake kontrollitulemused üle ja valige kustutatavate üksuste puhul Käsk Eemalda kõik .
   Teavet teabe eemaldamise kohta leiate teemast Dokumendiinspektori kasutamine.

4. Valige Kontrolli uuesti või Sule.

Kogu teavet ei saa eemaldada. Lisateavet leiate teemast Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

Dokumendiinspektori abil saate Exceli töövihikutest peit- ja isikuandmeid otsida ning eemaldada.

1. Avage töövihik, milles soovite peit- ja isikuandmete olemasolu kontrollida.

2. Algse töövihiku koopia salvestamiseks valige menüüs Fail nupp Salvesta nimega ja tippige väljale Faili nimi mõni muu nimi.

3. Valige algse töövihiku koopia menüüs Fail nupp Teave.

4. Valige Otsi probleeme ja seejärel valige Kontrolli dokumenti.

5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud vastavalt sellele, millist tüüpi peitsisu soovite kontrollida. Inspektorite kohta leiate lisateavet artiklist Mida dokumendiinspektor Exceli dokumentidest leiab ja eemaldab.

6. Valige Kontrolli.

7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

8. Dokumendist eemaldatavate peitsisutüüpide puhul valige kontrollitulemite kõrval käsk Eemalda kõik .

   NB!: 

   • Kui eemaldate töövihikust peitsisu, ei pruugi te saada seda taastada, kui valite Võta tagasi.

   • Kui eemaldate andmeid sisaldavaid peidetud ridu, veerge või töölehti, võivad arvutuste või valemite tulemid töövihikus muutuda. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read, veerud või töölehed sisaldavad, sulgege Dokumendiinspektor, tooge peidetud read, veerud või töövihikud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

   • Funktsioonide Kommentaarid ja marginaalid, Dokumendi atribuudid ja isikuandmed ning Päised ja jalused jaoks mõeldud inspektoreid ei saa kasutada töövihikus, mis on salvestatud ühistöövihikuna (Läbivaatus > Töövihiku ühiskasutus). Nimelt kasutatakse ühistöövihikutes isikuandmeid selleks, et võimaldada mitmel inimesel samas töövihikus koostööd teha. Kui soovite selle teabe ühistöövihikust eemaldada, võite teha töövihikust koopia ja selle siis ühiskasutusest eemaldada. Töövihiku ühiskasutuse tühistamiseks valige menüüs Läbivaatus nupp Anna töövihik ühiskasutusse ja tühjendage ruut Luba üheaegseid muutusi enam kui ühelt kasutajalt.

   • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada arvutustabelitest, mille salvestate OpenDocumenti arvutustabeli vormingus (.ods), peate Dokumendiinspektori käivitama iga kord, kui salvestate arvutustabeli selles vormingus.

Peit- ja isikuandmete tüübid Excelis

Järgnevalt on toodud mõned üksused, mis võivad Exceli töövihikutes sisaldada peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid ja tindimarginaalid.    Kui olete töövihiku loonud koostöös teistega, võib see sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale. See teave võib võimaldada teistel näha töövihikuga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja töövihikus tehtud muudatusi.

• Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.    Sarnaselt muude Microsoft 365’i rakendustega sisaldavad dokumendi atribuudid ehk metaandmed ka Excelis töövihikut kirjeldavaid üksikasju (nt autor, teema ja pealkiri). Microsoft 365 säilitab automaatselt töövihiku viimati salvestanud isiku nime, dokumendi loomise kuupäeva ja dokumendi asukoha. Kui kasutate mingeid erifunktsioone, võib teie dokumendis olla ka muud tüüpi teavet, mis võimaldab isikut tuvastada (nt meilisõnumipäised, läbivaatuseks saadetud teave, marsruudilipikud, printeri atribuudid (nt printeri tee ja turvalise printimise kood) ning veebilehtede avaldamiseks vajalik failiteeteave).

• Päised ja jalused.    Töövihikute päised ja jalused võivad sisaldada teavet.

• Peidetud read, veerud ja töölehed.    Töövihikus võivad olla peidetud nii read, veerud kui ka terved töölehed. Peidetud ridu, veerge või töölehti sisaldava töövihiku eksemplari levitamisel võivad teised need read, veerud või töölehed peidust välja tuua ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.

• Dokumendiserveri atribuudid.    Kui töövihik on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teenuse Windows SharePoint Services teeki), võib töövihik sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või serveriasukohaga seotud teavet.

• Kohandatud XML-andmed.    Töövihikud võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis pole dokumendis nähtavad. Dokumendiinspektori abil saab need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

• Nähtamatu sisu.    Töövihikud võivad sisaldada nähtamatuna vormindatud objekte.

• Välislingid.    Töövihikud võivad sisaldada muude töövihikute andmeteni viivaid linke (välislinke). Andmeid sisaldavate töölehtede nimed salvestatakse koos töövihikutega, kuid need ei pruugi olla nähtavad.

• Manusfailid või -objektid.    Töövihikutes võivad olla manusfailid (nt Microsoft 365 või tekstidokument) või manusobjektid (nt diagramm või võrrand), mis võivad sisaldada andmeid, mis pole nähtavad.

• VBA-koodi makrod.    Töövihikutes võivad olla makrod, VBA-moodulid, COM- või ActiveX-juhtelemendid, kasutajavormid või kasutaja määratletud funktsioonid (UDF-id), mis võivad sisaldada peitandmeid.

• Üksused, mis võivad sisaldada vahemällu talletatud andmeid.    Töövihikud võivad sisaldada PivotTable-liigendtabelite, PivotChart-liigenddiagrammide, tükeldite, ajaskaalade ja kuubivalemite puhul vahemällu talletatud andmeid, mis ei pruugi olla nähtavad.

• Exceli küsitlused.    Töövihikud võivad sisaldada peidetud Exceli küsitluse ehk uuringu küsimusi, mis sisestati Exceli veebirakendus’is ja salvestati koos töövihikuga, kuid mis pole seal nähtavad.

• Stsenaariumihalduri stsenaariumid.    Töövihikud võivad sisaldada stsenaariume, mis määratleti stsenaariumihalduri abil. Need stsenaariumid võivad sisaldada vahemällu talletatud või peidetud andmeid.

• Filtrid.    Töövihikud võivad sisaldada aktiivseid automaatfiltreid või tabelifiltreid, mis võivad põhjustada vahemällu talletatud või peidetud andmete salvestamist koos töövihikuga.

• Peidetud nimed.    Töövihikud võivad sisaldada peidetud nimesid, mis võivad olla peidetud andmete allikaks.

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad töövihikus sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei eemalda neid üksusi teie eest, kuna see võiks mõjutada töövihiku toimimist. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

Selles tabelis on loetletud peit- ja isikuandmete tüübid, mida Dokumendiinspektor saavad teie PowerPointi esitlustest otsida ja eemaldada.

Andmete ja teabe kiireks otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

1. Dokumendiinspektoris valige või tühjendage eemaldamis- või salvestamissuvandid (nagu allpool kirjeldatud).

2. Valige Kontrolli.

3. Vaadake kontrollitulemused üle ja valige kustutatavate üksuste puhul Käsk Eemalda kõik .
   Teavet teabe eemaldamise kohta leiate teemast Dokumendiinspektori kasutamine.

4. Valige Kontrolli uuesti või Sule.

Kõiki peidetud andmeid ja teavet ei saa Dokumendiinspektor abil eemaldada. Lisateavet leiate teemast Teave, mida dokumendiinspektor leiab, kuid mida ei saa eemaldada.

Kui teie asutuses on Dokumendiinspektorit kohandatud (nt on sellele lisatud inspektorimooduleid), võite saada otsida esitlustest ka muud tüüpi teavet.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

1. Avage PowerPointi esitlus, kust soovite peit- ja isikuandmeid otsida.

2. Originaalesitluse koopia salvestamiseks valige menüüs Fail nupp Salvesta nimega ja seejärel tippige väljale Faili nimi nimi.

3. Valige algse esitluse koopia menüüs Fail nupp Teave.

4. Valige Otsi probleeme ja valige Kontrolli dokumenti.

5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida. Inspektorite kohta leiate lisateavet teemast Peit- ja isikuandmete eemaldamine dokumentide, esitluste või töövihikute kontrollimise teel.

6. Valige Kontrolli.

7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

8. Dokumendist eemaldatava peitsisu tüüpide puhul valige kontrollitulemite kõrval käsk Eemalda kõik .

   • Kui eemaldate esitlusest peitsisu, ei pruugi selle taastamine olla võimalik, kui valite Võta tagasi.

   • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada esitlustest, mille salvestate OpenDocumenti esitluse vormingus (.odp), peate Dokumendiinspektorit käitama iga kord, kui salvestate oma esitluse selles vormingus.

Pärast dokumendiinspektori abil isikuandmete eemaldamist jätkab PowerPoint esitluse muutmisel selle faili salvestamisel isikuandmete automaatset eemaldamist. Kui aga selle esitluse jaoks on vaja veel koostööpõhist redigeerimist (nt peate kaasautori nimed alles jäetud kommentaaridega seostama), võite peatada PowerPointil isikliku teabe automaatse eemaldamise, klõpsates teatises "Isikuandmete eemaldamine lubatud" nuppu "Muuda sätet".

Peit- ja isikuandmete tüübid

PowerPointi esitlustes võib olla talletatud mitut tüüpi peit- ja isikuandmeid. See teave ei pruugi olla kohe nähtav, kuid teised saavad seda siiski soovi korral esitlusest välja otsida.

Peidetud teave võib sisaldada andmeid, mida PowerPoint lisab esitlusse selleks, et saaksite selle loomisel teistega koostööd teha. Samuti võib see sisaldada teavet, mille olete tahtlikult peidetuks määranud.

PowerPointi esitlustes võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid ja tindimarginaalid.    Kui olete esitluse loomisel teistega koostööd teinud, võib esitlus sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale. Selle teabe põhjal saavad ka teised inimesed vaadata esitluse kaasautorite nimesid, läbivaatajate kommentaare ja esitluses tehtud muudatusi.

• Paranduste jälgimise andmed.   Kui teete koostööd pilveteenuses talletatud ühiskasutuses dokumendis, talletab teenusekomplekti Microsoft 365 rakendus PowerPoint 2016 andmed dokumenti muutnud kasutaja ja muudatuse tegemise aja kohta.

• <c0>Dokumendi atribuudid ja isikuandmed</c0>.    Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad üksikasju esitluse kohta (nt autor, teema ja pealkiri). Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mida talletatakse Microsoft 365’i programmides automaatselt (nt dokumendi viimasena salvestanud isiku nimi ning dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate mingeid erifunktsioone, võib teie dokumendis olla mitmesugust isiku tuvastamist võimaldavat teavet (PII), nt meilisõnumipäised, läbivaatuseks saadetud teave, marsruudilipikud ja failiteid puudutav teave (dokumendi avaldamiseks veebilehtedel).

• Nähtamatu slaidisisu.    Esitlus võib sisaldada objekte, mis pole nähtavad, kuna need on vormindatud nähtamatuks.

• Slaidiväline sisu    PowerPoint esitlused võivad sisaldada objekte, mis pole kohe nähtavad, kuna need lohistati slaidilt slaidivälisele alale. See slaidiväline sisu võib hõlmata tekstivälju, lõike- ja muid pilte, klippe ning tabeleid.

• Esitlusemärkmed.    PowerPointi esitluse märkmeala võib sisaldada teksti, mis ei pruugi olla mõeldud levitamiseks, eriti kui märkmed on kirjutatud üksnes esitluse ettekandja jaoks.

• Dokumendiserveri atribuudid.    Kui esitlus on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teenuse Windows SharePoint Services teeki), siis võib see sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

• Kohandatud XML-andmed.    Esitlused võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektoriga on võimalik need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad esitluses sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei eemalda neid üksusi teie eest, kuna see võiks mõjutada esitluse toimimist. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

Dokumendiinspektor ja isikuandmed

Paranduste jälgimise andmed, mis võeti kasutusele PowerPoint 2016 järgus 8403 Microsoft 365 Insideri programmis osalejatele, illustreerivad Dokumendiinspektor piirangut. Näiteks teevad Kelly ja Linda Microsoft 365 esitluse A osas koostööd. Esitlusse lisatakse paranduste jälgimise andmed (kasutajanimed ja muudatuste tegemise ajad). Kui Mohammed avab hiljem esitluse A mõnes PowerPointi varasemas versioonis ja käitab Dokumendiinspektor failis isikuandmete eemaldamiseks, ei saa PowerPoint selles versioonis Dokumendiinspektor tuvastada ega eemaldada paranduste jälgimise andmeid, mille on esitlusse lisanud uuem, Microsoft 365 kelly ja Linda PowerPoint versioon. Mohammed ei saa paranduste jälgimise andmeid eemaldada, ilma et peaksite kasutusele PowerPoint praeguse versiooni ja seejärel käitama Dokumendiinspektor