Kirjekeskus on keskne hoidla, kus asutused saavad talletada ja hallata kõiki oma säilikuid (nt juriidilisi ja finantsdokumente). Kirjekeskus toetab kõiki säilikuhaldustoiminguid alates säilikute kogumisest ja haldamisest kuni säilikute likvideerimiseni.
Kirjekeskuse saidimall on selles osas muude SharePointi saitidega sarnane, et ka see toimib dokumentide keskse hoidlana ja võimaldab saidi kasutajatel omavahel koostööd teha. Kirjekeskuse saidimall on aga valmiskonfigureeritud sait, mille otstarve on asutuste abistamine säilikuhaldus- ja -säilitusplaanide kasutuselevõtul. Versioonimine, audit, metaandmete haldamine, e-juurdlus ja kohandatav säilikumarsruutimine on valmisfunktsioonid, mille abil saate säilikuid tõhusamalt hallata.
Märkus.
SharePointis oleme kasutusele võtnud säilitussildid, et deklareerida sisu kirjetena, mis asendab ka kirjekeskuse kasutamise vajaduse. Kui kasutate kirjekeskust, saate seda koos säilitussiltidega edasi kasutada. Kirjehalduse huvides soovitame siiski kirjekeskuse asemel kasutada säilitussilte.
Säilikuhalduskava määratlemine
Selleks, et töötada säilikuhalduskava kasutuselevõtuks välja sobiv kirjekeskuse sait, tuleb täita kaks peamist ülesannet.
- Ettevõttes tuleb luua säilikuhaldusstrateegia ja ametlik säilikuhalduskava. See ülesanne nõuab koostööd ning säilikuhaldurite, vastavustöötajate, IT-töötajate ja teabetöötajate vahelist koordineerimist.
- Seejärel peab asutus säilikuhalduskava kasutuselevõtu jaoks konfigureerima vähemalt ühe kirjekeskuse saidi.
Järgmistes lõikudes antakse põgus ülevaade sellest, mida nende ülesannete täitmine endast kujutab.
Säilikuhalduse kavandamine
Enne seda, kui asutus saab säilikuhalduslahendusena konfigureerida kirjekeskuse saidi, tuleks välja töötada ametlik säilikuhaldusstrateegia kava. Ametliku säilikuhalduskava konkreetsed elemendid on tõenäoliselt igas ettevõttes või asutuses erinevad. Küll aga hõlmavad pea kõik säilikuhalduskavad järgmisi dokumente ja protsesse.
Failiplaan Failiplaan kirjeldab dokumentide või üksuste tüüpe, mida ettevõte tunnistab ametlikeks ärikirjeteks. Samuti näidatakse selles ära koht, kus need säilikud on talletatud, ja antakse teavet selle kohta, kuidas säilikutüüpe üksteisest eristada. Dokumendisäilituskava on laiahaardeline säilikute loomise, salvestamise ja haldamise poliitikate, protsesside ja juhtnööride kogum. Dokumendisäilituskava peaks käsitlema kõiki säilikuid sõltumata meediumist (k.a paber, ajaveebid, vikid, meilid ja elektroonilised failid). Samuti tuleb selles määrata, kuidas säilikuid vastavalt tüübile liigitada, turvata ja viimaks ka hävitada. Lisaks peaks see sisaldama teavet selle kohta, kuidas käsitleda erikategooriatesse kuuluvaid säilikuid (nt konfidentsiaalseid, ülimalt olulisi, ärisaladusi käsitlevaid või eelisõigustega säilikuid). Ja lõpetuseks tuleb dokumendisäilituskavas kindlasti määrata ka see, kes ettevõtte töötajatest iga tüüpi säilikute eest vastutab.
Kirjeteegid Kirjeteegid on sisuliselt dokumenditeegid, mille saate luua oluliste kirjete liigitamiseks ja talletamiseks. Kirjeteegi saate luua iga säilikutüübi jaoks, mida soovite säilitada. Kirjed marsruuditakse sisukorraldajas konfigureeritud sätete põhjal automaatselt vastavasse teeki.
Sisutüübid Saate luua sisutüübid, et määratleda kirjetüübid, mida teie ettevõte peab talletama, ja tuvastama iga kirjetüübi kordumatud atribuudid. Kui kindlat tüüpi säilikute jaoks on määratletud sisutüübid, saab teie asutus tagada, et iga sisurühma hallatakse järjepideval viisil. Loodavate sisutüüpide abil saab liigitada ja talletada nii Office’i dokumente, PDF-faile, TIFF-faile (skannitud pilte), meilisõnumeid, kiirsõnumitest koosnevaid vestlusi, videoid kui ka füüsilisi säilikuid. Näiteks koheldakse kõiki säilikuid nimega „leping“ SharePointi säilikuhaldussüsteemis ühtemoodi ja järjepidevalt. Säilikute liigitamine ja talletamine sisutüüpide alusel on alternatiiv säilikuteekide kasutamisele.
Säilitusajakava Säilitusajakava määrab, kui kaua tuleb iga failiplaani kirjetüüpi säilitada (säilitusperiood) ja kuidas seda perioodi lõpuks likvideerida (likvideerimisprotsess). Säilitusajakava juhised põhinevad enamasti juriidilistel nõuetel, asutuse äririskidel ja ärivajadustel. Lisaks kirjeldatakse säilitusajakavas enamasti riskijuhtimisega seotud tegevuskavasid, mis määratlevad iga säilikutüübi jaoks säilitusperioodi.
Vastavusnõuete dokument Vastavusnõuete dokumendis määratletakse reeglid, millele säilikuhalduse IT-süsteemid peavad vastama, millised võimalused neil peavad olema ja millist tüüpi regulaarset järelevalvet nad peavad nõuetele vastavuse tagamiseks toetama.
- Ametlik säilikute likvideerimise peatamise protsess See protsess (mida sageli nimetatakse muutmislukustuseks) kirjeldab, kuidas organisatsioon peatab säilikute likvideerimise näiteks kohtuvaidluste, auditite või juurdluste korral.
- Säilikute käitlemise seire ja aruandluse süsteem Tagamaks, et töötajad kirjeid vastavalt määratletud poliitikatele ja protsessidele salvestavad, neile juurde pääsevad ja neid haldavad, peab säilikuhaldusprogrammil olema säilikute töötlemise jälgimise ja aruandluse protsess või süsteem.
Kirjekeskuse saidi konfigureerimine
Kui ettevõttes on asutud säilikuhaldust üksikasjalikult kavandama ja säilikuhalduse jaoks on välja töötatud ametlik kava, võib selle kava kasutuselevõtu hõlbustamiseks luua ja konfigureerida kirjekeskuse saidi.
Kirjekeskuse saidi konfigureerimiseks on vaja teha järgmist.
Iga dokumendisäilituskavas määratud säilikutüübi haldamiseks ja talletamiseks tuleb luua säilikuteegid või -loendid.
- Soovitatav on luua iga säilikukavas määratud sisutüübi jaoks omaette säilikuteek.
- Säilikute edastamisel kirjekeskusse marsruuditakse need vastavasse loendisse või teeki.
Looge vastavate dokumenditeekide, loendite või sisutüüpide veerud, kus salvestatakse ja kuvatakse iga dokumendisäilituskavas määratud säilikutüübi metaandmeid.
Kirjekeskuse saidil tuleb iga säilikutüübi jaoks määrata teabehalduspoliitikad. Need poliitikad peaksid kajastama teie asutuse dokumendisäilituskavas ja säilitusajakavas määratud säilitusperioode ja auditeerimisnõudeid.
Konfigureerige sisukorraldaja marsruutima iga säilikutüüp õigesse asukohta. Säilikute edastamisel kirjekeskuse saidile (käsitsi või programmiliselt) määratleb rakendus selle funktsiooni abil, kuidas säilik kirjekeskuse saidil liigitada ja kuhu see saata.