Pärast failiplaani koostamist ja SharePointis säilikuhalduslahenduse kujundamist saate kavandada, kuidas ettevõttes aktiivsed dokumendid (nii elektrooniline kui ka püsikoopia) kirjeteks saavad. Selles artiklis antakse ülevaade tehnikatest, mida saate kasutada aktiivsete dokumentide kirjeteks deklareerimiseks, ja soovitatakse ühte viisi, kuidas plaanida, kuidas failiplaani üksused kirjeteks muutuvad.
SharePointis aktiivsete dokumentide kirjeteks teisendamise meetodid
Järgmiste meetodite abil saate aktiivsed dokumendid kirjeteks teisendada.
- Dokumendi käsitsi deklareerimine kirjeks.
- Poliitika määratlemine, mis määratleb dokumendi kirjena või saadab dokumendi määratud ajal kirjekeskuse saidile.
- Dokumendi kirjekeskuse saidile saatva töövoo loomine.
- SharePointi objektimudelil põhineva kohandatud lahenduse kasutamine.
Kirjete käsitsi loomine
Kui dokumenditeegis on kohapealne säilikuhaldus lubatud, saavad kasutajad dokumendi vastavuse üksikasju redigeerides konkreetselt deklareerida, et teegis olev dokument on kirje. Kui saidikogumi administraator lubab kohapealse säilikuhalduse, määrab saidikogumi administraator, kes peaks saama säilikuid deklareerida ja deklareerimist tühistada ning kas kasutajad peaksid saama dokumente pärast kirjeteks muutumist redigeerida või kustutada.
Kui kirjekeskuse saidiga on loodud ühendus, saavad kasutajad käsu Saada abil dokumente kirjekeskuse saidile käsitsi saata. Kui pargi administraator konfigureerib ühenduse kirjekeskuse saidiga, muutub see käsk kättesaadavaks kõigis aktiivsetes dokumentides. Olenevalt sellest, kuidas ühendus on konfigureeritud, saab dokumente kopeerida kirjekeskuse saidile, teisaldada kirjekeskuse saidile või teisaldada kirjekeskuse saidile koos säilitatava dokumendi lingiga.
Kuigi kirjete käsitsi saatmine kirjekeskuse saidile pole praktiline suuremahuline lahendus, saate seda kasutada kirjete loomise muude meetodite täiendamiseks.
Poliitika määratlemine
Säilituspoliitika määrab toimingud, mida dokumentidega teatud aja jooksul teha. Poliitikatoimingud toimuvad automaatselt. Kasutajad ei pea toimingut alustama.
Kaks poliitikatoimingut on seotud konkreetselt kirjete haldamisega: dokumendi ülekandmine teise asukohta ja dokumendi deklareerimine kirjeks. Kui kirjekeskuse saidiga on ühendus olemas, saate luua poliitika, mis saadab dokumendid kirjekeskuse saidile. Poliitika määrab ka selle, kas kopeerida dokument kirjekeskuse saidile, teisaldada või teisaldada ja jätta dokumenditeeki link. Kui saidil on lubatud kohapealne kirjehaldus, saate luua poliitika, mis määratleb dokumendi kirjeks. Kohandatud toimingu loomiseks saate kasutada ka SharePointi objektimudelit.
Säilituspoliitikal võib olla mitu etappi. Näiteks saate luua säilituspoliitika, mis kustutab dokumendi kõik varasemad versioonid aasta pärast dokumendi viimast muutmist ja edastab dokumendi kirjekeskuse saidile viis aastat pärast dokumendi viimast muutmist.
Kui saidil on lubatud kohapealne kirjehaldus, võib sait sisaldada nii aktiivseid dokumente kui ka kirjeid. Sel juhul saate määrata aktiivsetele dokumentidele ja kirjetele erinevad säilituspoliitikad. Näiteks saate luua poliitika, mis määratleb, et aktiivne dokument on rekord kaks aastat pärast dokumendi loomist, ja luua teise poliitika, mis kustutab kirje seitse aastat pärast seda, kui dokument kuulutati kirjeks.
Töövoo loomine
Töövoo loomisel saate lisada toimingu üksuse hoidlasse saatmiseks. Selle toimingu abil saate luua töövooge, mis saadavad dokumente kirjekeskuse saidile. Töövoosse saate kaasata ka muid toiminguid. Näiteks saate luua töövoo, mis saadab kinnitamist taotlevale dokumendi autorile meilisõnumi ja saadab dokumendi kirjekeskuse saidile. Poliitikate ja töövoogude kombineerimiseks saate luua säilituspoliitika, mis käivitab uue töövoo üks aasta pärast dokumendi loomist.
Samuti saate SharePointi objektimudeli abil luua kohandatud töövoo, mis kopeerib failid kirjekeskuse saidile. Kirjekeskuse saidile faile saatva töövoo saab dokumendihaldussüsteemi integreerida töövoo osana, mis juhendab dokumenti selle elutsükli jooksul. Prognoositava elutsükliga (nt kuluaruannete) dokumenditüüpide puhul saate juurutada töövoo, mis juhendab dokumenti selle erinevates etappides, ja saadab dokumendi koopia kirjekeskuse saidile. Töövoo käivitamiseks võib luua uue dokumendi.
Kohandatud lahenduse kasutamine
Saate välja töötada kohandatud lahendusi, mis kasutavad kirjekeskuse saidile sisu saatmiseks muudest andmeallikatest pärit sisu microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy nimeruumi objekte. Lisateavet sharePointi objektimudeli abil kohandatud lahenduste rakendamise kohta leiate SharePointitarkvaraarenduskomplektist (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Plaani täitmine
Pärast failiplaani koostamist ja sisu kirjekeskuse saidile teisaldamise meetodite ülevaatamist täitke oma failiplaan, määrates, kuidas igat tüüpi kirjed kirjekeskuse saidile saata. Arvesse tuleb võtta järgmist.
- Kas vastavus on jõustatud või vabatahtlik?
- Kas saate säilikuhaldusprotsesside järgimisel lähtuda ettevõtte kasutajate koostööst? Üldiselt vältige käsitsi tehtavaid protsesse. Vajaduse korral looge sobiv koolitus ja jälgimine, et tagada meeskonna vastavus nõuetele.
- Kas sisu talletatakse SharePointi dokumendihalduse serverites?
- Kas säilitate füüsilist sisu? Aktiivse füüsilise sisu (nt püsikoopia või CD-ROM-i) haldamine ja selle saatmine säilikuhoidlasse (koos kirje jälitamisega kirjekeskuse saidil) nõuab kordumatut plaanimist, mida selles teemas pole kirjeldatud. Näiteks kui paberdokumendi elektroonilist versiooni pole, peate võib-olla üksust jälgima, kasutades loendit, mis sisaldab seotud poliitikaid ja töövooge.
Järgmises tabelis on näidatud, kuidas mõned näidisfailiplaani kirjed kirjekeskuse saidile teisaldatakse.
| Dokumendid | Kirjeldus | Media | Lähtekoht | Muutub kirjeks... |
|---|---|---|---|---|
| Soodustuste leping | Töötaja soodustuste lepingu kirjeldus. | Veebilehed | SharePointi dokumenditeek | Aegumispoliitikaga seotud kohandatud töövoo kasutamine |
| Kindlustusleping | Töötaja kindlustuslepingu kirjeldus. | Printimine | Füüsiline dokument, mis on sharePointi loendiüksusega seostatud | Saates selle füüsilisele hoidlale ja luues kirjekeskuse saidil jälgimiseks loendiüksuse (vöötkoodi abil) |
| Palga ajatabelid | Töötatud tundide, ületunnitöö ja makstud palkade kokkuvõtted. | Elektroonilised dokumendid | Palgakirjete server, mis ei põhine SharePointil | Kohandatud programmi kasutamine |
| Tootearendusfailid | Toodete ja seotud dokumentide spetsifikatsioonid. | Elektroonilised dokumendid | SharePointi dokumenditeek | Aegumispoliitikaga seotud kohandatud töövoo kasutamine ja käsu Saada abil käsitsi |